Skift

Uppdaterad 24/9/21 av Leigh Hutchens

Det finns två sätt att lägga till skift på:

Lägg till ett "Snabbskift"

Klicka på en rad i Schemavyn för att snabbt lägga till ett skift. Välj en skifttyp och så är du färdig! Om du behöver lägga till fler detaljer så klickar du på "Fler val".

Obligatoriska fält anges med en asterisk *.

Snabb redigering

För att göra skiftredigeringen snabbare och enklare har vi nu lagt till "quick edit" i schema och Grundschema. Klicka på ett skift ändra skiftet direkt i pop-upen:

Härifrån kan du nu:

  • Ta bort skiftet: Klicka på papperskorgen.
  • Tilldela skiftet till en annan anställd: Välj en annan anställd i rullgardinsmenyn.
  • Ändra skifttyp: Välj en annan skifttyp i rullgardinsmenyn.
  • Flytta skiftet till en annan dag: Välj ett nytt datum i datumväljaren.
  • Ändra start- och sluttid.

Om du vill göra andra ändringar som byte av kostnadsställe eller rasttid klickar du bara på "fler val" och detaljpanelen öppnas på höger sida.

Lägg till ett "vanligt" skift

Lägg till ett skift genom att klicka på + och följt av "Skift" längst upp till höger.

När du skapar ett schema så kan du lägga till eller redigera följande för respektive skift:

  • Medarbetare
  • Skifttyp
    • Observera att om du byter skifttyper i och med att du skapar ett nytt skift, så kommer skifttiderna och eventuella raster alltid uppdateras till den nya skifttypens värden. Om du byter skifttyper medan du uppdaterar ett befintligt skift så kommer dock varken skifttider eller eventuella raster att uppdateras till den senast valda skifttypens.
  • Datum och tid
  • Rast(er)
    • Det finns stöd för att lägga till flera raster till ett och samma skift. Om du inte har konfigurerat några rastregler så läggs en 30 minuter lång rast automatiskt mitt i ditt skift när du väljer att lägga till ett skift. För ett 9:00-11:00-skift läggs alltså rasten 9:45-10:15, men du kan naturligtvis själv modifiera tiderna. Om ditt skift är kortare än 30 minuter så görs rasten som läggs till lika lång som skiftet.
    • Återvinningsknappen bredvid rubriken "Raster" ersätter eventuella befintliga raster i skiftet med de konfigurerade rastberäkningsreglerna på delad, lokal, avtalsmalls eller avtals-nivå. Du kan också lägga till raster manuellt efter att du tillämpat rastberäkningsregler. Notera att regler för rastberäkningsregler på avtalsmallsnivå för närvarande bara konfigureras i Classic. Läs mer om rastberäkningsregle här.
  • Uppgift(er)
    • Uppgifter är i princip samma sak som skift på så sätt att även de baseras på skifttyper. För varje uppgift du skapar så måste du välja vilken skifttyp det ska ha samt start- och sluttid för uppgiften. Uppgifter läggs direkt på skift. För att du ska kunna lägga en uppgift på ett skift så förutsätts att uppgiftens start- och sluttider ligger inom tiderna för skiftet.
Att schemalägga en uppgift över en rast innebär bara att den anställda kommer arbeta på uppgiften innan och efter dennes rast; om syftet är att den anställda inte ska ha någon rast alls så behöver rasten tas bort helt och hållet.
  • Skiftinformation
    • Avdelning
    • Kostnadsställe
    • Projekt
    • Avtal
      • Avtalsfältet läggs till i panelen först efter att du har tilldelat en anställd till skiftet i fråga.
  • Skiftkommentar
    • Skiftkommentarerna är synliga på skiften både i schemats dags- och veckovy.
  • Löneartsregler
    • Du kan läsa mer om löneartsregler här.

Avancerade inställningar

Avancerade inställningar ärvs från skiftets skifttyp, men under "Avancerade inställningar"-rubriken längst ner i "Ändra skift"-dialogen kan du sen göra avancerade inställningar som trumfar över de som gjorts på skiftstypsnivå.

Följande avancerade inställningar kan konfigureras på skiftnivå:

  • Produktiva timmar
    • Denna rullgardinsmeny innehåller tre möjliga val:
      • "Ja, för schemalagda timmar" - skiftets timmar räknas bara som "Schemalagda timmar" förutsatt att valet för "Räkna som schemalagda timmar" är sant/ibockad.
      • "Nej" - skiftets timmar räknas inte som "Produktiva timmar", oavsett vilket val som gjorts för "Räkna som schemalagda timmar".
  • Räkna som schemalagda timmar
    • Avgör huruvida skiftets timmar räknas som "Schemalagda timmar". Notera att valet du gör i sin tur kan påverka val du gjort i "Produktiva timmar" som beskrivs ovan.
  • Räkna som arbetade timmar
    • Avgör huruvida stämplingen kopplad till det här skiftet räknas som "Arbetade timmar".
  • Fridag
    • Att klicka i att ett skift är en fridag indikerar att personen som det här skiftet är tilldelat till, eller som det tilldelas till, inte ska arbeta mellan start- och sluttiden på skiftet. Detta används typiskt i kombination med att man bockar ur "Räkna som schemalagda timmar" och "Räkna som arbetade timmar".
Om du gör ändringar på skiftnivå för att sen byta skifttyp för skiftet så kommer de avancerade inställningarna för den nyligen valda skifttypen att ersätta de avancerade inställningar du gjort manuellt på skiftnivå.

Korrigerande åtgärder

När ett skift är anslutet till minst ett stans visas ytterligare funktioner i skiftdetaljpanelen:

Split punch

Med denna funktion delas alla segment av stansningen som ligger utanför det anslutna skiftet upp i sina egna stansar. När delningen har gjorts kommer alla splitstansar att kopplas till det ursprungliga skiftet, men de kan kopplas till ett annat skift och till andra avtal, kostnadsställen och projekt, om så önskas.

Ett typiskt exempel på användning är om en anställd har flera avtal, ett som tillåter flextid och ett som tillåter övertid. Med denna funktion kopplar en chef (eller anställd) de olika segmenten till rätt överenskommelse beroende på om medarbetaren har arbetat i flex eller om han eller hon har arbetat för beställd övertid.

Rätt pauser

Detta kan vara användbart om den anställde har slagit in eller ut för paus felaktigt eller inte lyckats slå ut för en paus helt. När chefer väljer "Rätt avbrott" kommer den sista posten som är kopplad till skiftet att gå framåt eller bakåt så att den totala stansade tiden för pausen matchar den totala schemalagda tiden för pausen. Om det inte finns någon paus när du stansar, kommer funktionen "Korrekt brytning" att skapa paus (er) åt dig.

När användaren använder "korrekt brytningsfunktion" gäller följande logik:

  • En schemalagd paus, ingen stansad paus = en paus läggs till samma tid och varaktighet som den planerade pausen och dela stansen
  • En schemalagd paus, en stansad paus som är kortare än den planerade pausen = starttiden för den andra puffen flyttas så att den totala paustiden är densamma som den planerade paustiden.
  • En schemalagd paus, en stansad paus som är längre än den schemalagda pausen = starttiden för den andra punchen flyttas så att den totala paustiden är densamma som den planerade paustiden.
  • Två schemalagda pauser (eller fler), två stansade pauser (eller fler) där summan av schemalagda pausstimmar är längre än summan av stansade pauser = början på den sista stansen flyttas så att den totala paustiden är densamma som den schemalagd paustid.
  • Två schemalagda pauser (eller fler), två stansade pauser (eller fler) där summan av schemalagda pausstimmar är kortare än summan av stansade pauser = början på den senaste stansen flyttas så att den totala paustiden är densamma som schemalagd paustid. (notera att stansade raster kan tas bort helt).

Information om den anställda vid schemaläggning

När du tilldelar ett skift till en anställd, så ser du en lista av anställda som du kan schemalägga. När du tilldelar en skift till en anställd ser du en lista över anställda som du kan schemalägga. Du kan se den anställdas status visas som ett "märke" under den anställdas namn:

Observera att om en anställd inte är tillgänglig är "raden" gråtonad. Se nedan:

Hur ser jag listan?

  • Skapa nytt skift eller redigera ett befintlig skift
  • Välj skifttyp
  • Välj datum och tid
  • Klicka på rullgardinsmenyn för att välja en anställd som ska schemaläggas
  • Anställda sorteras efter relevans.
Vad betyder "sorterat efter relevans":

Högst upp på listan i fallande ordning:

  1. Anställda som är tillgängliga eller inte tillgängliga enligt avtal och har skickat in Intresseanmälan för den relevanta tiden (om Intresseanmälan inte används är denna del inte tillämpbar)
  • Hemmaenhet
  • Bortaenhet
  1. Anställda som är tillgängliga (enligt huvudavtal, ingen frånvaro eller skift)
  • Hemmaenhet
  • Bortaenhet
  1. Anställda som inte är tillgängliga (enligt avtal, har frånvaro eller skift):
  • Hemmaenhet
  • Bortaenhet

I sorteringslogiken tar vi också hänsyn till hur många färdigheter som matchar mellan skifttypen och den anställd, samt om den anställda har en frånvaroansökan.

Om anställda uppfyller exakt samma kriterier, sorteras de i alfabetisk stigande ordning.

Visuella indikatorer
  • Färdigheter:
    • blå text: matchade färdigheter mellan anställd och skifttyp
    • röd text: färdigheter som fattas hos den anställda  

  • Grå "prick" på den anställdas profilbild:
    • Inte tillgänglig vid tiden för skiftet
    • frånvaro
    • redan schemalagd
  • Grön "prick" på den anställdas profilbild:
    • Intresseanmälan
För att få så mycket information som möjligt i listan per anställd, se till att välja datum, tid och skifttyp innan du väljer anställd.
Den visuella indikationen i den sorterade listan är baserad på hela dagen. Exempel: Om en anställd är frånvarande första halvan av dagen så kommer det indikeras i listan med en grå "prick", med texten Frånvaro finns och den anställda kommer att sorteras längst ner i listan, även om skiftet som ska bemannas är på senare halvan av dagen.
Smartlist kontrollerar färdigheter på uppgifter

Med den här versionen har vi gjort förbättringar så att den smarta listan också kontrollerar färdigheter på uppgifter när de föreslår vilken medarbetare som är den bästa matchningen för ett skift.

Exempel

I exemplet nedan tilldelar vi en person ett skift med en uppgift. Skiftet kräver skicklighet 1 och uppgiften kräver skicklighet 2:

  • Elin Olsson har båda färdigheterna så hon anses vara den bästa matchen.
  • Andreas Olsson har Skill 1 (krävs för skiftet) men saknar Skill 2 (krävs för uppgiften), så han anses vara den näst bästa matchen.
  • Björn Gustafsson saknar båda färdigheterna så han anses vara den tredje bästa matchen.
Vilka anställda

Givet att korrekta rättigheter att uppsatta, så kan du schemalägga alla anställda som är medlemmar av gruppen och som har en giltig roll, avtal och ett start datum på anställningen. Du behöver också vara medlem av gruppen.

Partikopiera, flytta och ta bort skift

Partikopia skiftar

Du kan gruppkopiera skift från en anställds schema till en annan anställds schema.

  1. Klicka på medarbetaren i vänster marginal och välj "Kopiera skift".
  1. Välj den anställde som du vill kopiera skiften till.
  2. Välj den period för vilken du vill kopiera skiften.
Du får varningar om det finns några problem med de skift du kopierar. Om du markerar kryssrutan läggs skiftet till trots trots varningen. Du kan välja alla skift eller endast specifika skift. Skiften kopieras inte förrän du accepterar eller avvisar varningarna.
  1. Skiften har nu kopierats.

I exemplet nedan har Gregory Paynes schema kopierats, och nu har han och Charlotte Colbert samma veckoschema.

Batch flyttar skift

Du kan gruppflytta skift från en anställd till en annan.

  1. Klicka på medarbetaren i vänster marginal och välj "Flytta skift".
  1. Välj den anställde som du vill flytta skift till.
Du får varningar om det finns några problem med de skift du flyttar. Om du klickar på bocken flyttas skiftet (arna) trots varningen. Skiftningarna flyttas inte förrän du accepterar eller avvisar varningarna.

I exemplet nedan har Helen Wake nu Francis Eccles skift.

Gruppraderingsskift - anställdrad

Du kan radera en hel anställdrad i Schema.

  1. Klicka på medarbetaren i vänster marginal och välj "Ta bort skift".
  1. Kryssa för "Inkludera stansar" om du vill ta bort alla stansar som är kopplade till skiften.
  1. Radera.
Om du har "Avvikelserapportering" inställd som typ av tidsrapportering för den anställde i fråga kommer stansar att raderas automatiskt.

Gruppraderingsskift - fullständigt schema

Det är möjligt att ta bort alla för närvarande synliga skift, vilket innebär att alla filterval du har gjort beaktas. Det betyder att du till exempel kan välja att radera alla skift för en viss enhet och månad med ursprung i ett visst basschema.

Börja med att navigera till den månad du väljer och tillämpa valfritt filter. I exemplet nedan har vi valt att ta bort alla skift som kommer från basschemat som heter "Basschema" för vår Drottninggatan-enhet i september:

Tänk på att radering av skift tar hänsyn till filter, så om du till exempel har filtrerat på en skifttyp kommer du bara att ta bort skift av den skifttypen.

Klicka sedan på ellipsen i det övre högra hörnet följt av "Ta bort skift" som visas nedan.

När du klickar på "Ta bort skift" visas följande popup-fönster som visar antalet skift som ska raderas och ger dig möjlighet att också radera motsvarande stansar:

I vårt exempel har vårt urval av skift inga motsvarande stansar så vi kryssar inte för den rutan.

Observera att om du har "Avvikelserapportering" inställd som typ av tidsrapportering för den anställde i fråga kommer stansar att raderas automatiskt.

Du kan se resultatet nedan. Alla skift som motsvarar det filter vi använde har tagits bort, med endast frånvaro och intresseanmälningar kvar för september månad på vår Drottninggatan:

Om du inte tillämpar några filter alls när du utför stegen som beskrivs ovan kommer alla skift under perioden du tittar bort.


Fick du hjälp?