Skift

Uppdaterad av Daniel Sjögren

Det finns olika sätt att lägga till skift:

Lägga till ett snabbt skift

  1. Klicka på en rad i Schemavyn för att snabbt lägga till ett skift.
  2. Välj en skifttyp och du är klar! Om du behöver lägga till mer information, välj Fler alternativ.
Obligatoriska fält är markerade med en asterisk *.
Du kan lägga till skift till avdelningar eller enheter i Quinyx. Det är inte möjligt att lägga till skift (eller stämplingar) på region- eller kundnivå.

Du kan också klicka på + ikonen som visas när du håller muspekaren över ett specifikt datum för att snabbt lägga till ett skift i Schema.

Snabb redigering

För att göra redigering av skift snabbare och enklare kan du "snabbredigera" i schemat och i grundschemat.

Klicka på ett skift så öppnas snabbredigeringspanelen:

Härifrån kan du:

  • Radera skift: Klicka på papperskorgen.
  • Omtilldela skift till en annan anställd: Välj en annan anställd i rullgardinsmenyn.
  • Ändra skifttyp: Välj en annan skifttyp i rullgardinsmenyn.
  • Flytta skift till en annan dag: Välj ett nytt datum i datumväljaren.
  • Ändra start och slut tid: Redigera start- och sluttid.

Om du vill göra andra ändringar som att ändra kostnadsställe eller rasttid klickar du bara på Fler alternativ så öppnas detaljpanelen till höger.

Lägga till ett "vanligt" skift

Lägg till ett skift genom att välja + ikonen följt av Skift i det övre högra hörnet:

När du skapar ett schema kan du lägga till eller redigera följande för varje skift:

Anställd

Välj från listan över anställda till vilka du vill att skift ska tilldelas.

Observera att det inte är möjligt att tilldela ett skift till en anställd som har statusen Passiv ikryssad.
Skifttyp

Om du växlar mellan skifttyper när du skapar ett nytt skift så kommer skifttider, liksom alla raster alltid att återspegla de för den senast valda skifttypen. Om du däremot växlar mellan skifttyper när du redigerar ett befintligt skift kommer skifttider, liksom alla raster inte att uppdateras för att återspegla dem för den senast valda skifttypen.

Datum och tid

Välj vilket datum och vilken tid du vill att skiftet ska läggas till för.

Raster(er)
  • Det finns stöd för att lägga till flera raster till samma skift. Om du inte har ställt in rastberäkningsregler så kommer att lägga till en rast att resultera i att en 30-minuters rast läggs till i mitten av ditt skift som standard. För ett skift mellan 9:00-11:00 så kommer rasten att placeras kl. 9:45-10:15, men du kan ändra detta efter eget tycke. Om ditt skift skulle vara kortare än 30 minuter, är standardbeteendet att rast skapas så länge skift innehåller den.

  • Återvinningsknappen bredvid rubriken "Raster" kommer att ersätta alla befintliga raster hos skiftet med det som har konfigurerats i delade/lokala, avtalsmall eller avtal-nivå för rastberäkningsregler. Du kan också lägg till ytterligare raster manuellt efter att du tillämpat dina rastberäkningsregler. Läs mer om rastberäkningsregler här.
Uppgifter

Uppgifter är i princip samma sak som ett skift i den meningen att de är uppbyggda av skifttyper. På en uppgift måste du definiera skifttyp samt start- och sluttid. Du lägger till en uppgift direkt på ett skift. Du kan bara lägga till en uppgift inom moderskiftets tidsspann.

Att schemalägga en uppgift över en rast innebär endast att den anställde kommer att arbeta med uppgiften i fråga både före och efter dennes rast; för att den anställde inte ska gå på rast måste du ta bort rast från skiftet helt och hållet.

Skiftinformation
  • Avdelning: Välj vilken avdelning på enheten som skiftet ska placeras på.
  • Kostnadsställe: Välj relevant kostnadsställe för skiftet.
  • Projekt: Välj ett projekt som du vill ska kopplas till skiftet.

Avtal

Avtalsfältet läggs till i formuläret när du har tilldelat en anställd det aktuella skiftet.

  • När du lägger till ett skift påverkar avtalsinställningen Tillåt godkännande vid överlappande skift om ett nytt skift kan överlappa ett befintligt skift som den anställde har.
    • Den här inställningen kan ställas in i avtalsmallen (Kontoinställningar > Avtal > Avtalsmallar > [ange avtalsmall] > Tidsregler) och i det personliga avtalet (Personer > [ange anställd] > Avtal > Avancerade inställningskategorier > Tidregler).
Läs mer om att arbeta med avtalsmallar här.
Beskrivning

Skiftets kommentarer kommer att synas på skiftet i både dags- och veckovyn i Schemavyn.

Löneartsregler

Löneartsregler beskrivs här.

När du kopierar ett befintligt skift till en ny anställd kommer kostnadsstället för det kopierade skiftet att bli det kostnadsställe som finns på personalkortet. Du kan ändra kostnadsställe på det nyligen kopierade skiftet genom att redigera skiftet.

Kopiera ett skift

För att kopiera ett befintligt skift klickar du på skiftet och klicka sedan på plocknings-ikonen (hand):

Navigera dit du vill lägga till + för att kopiera skiftet:

Viktigt att komma ihåg

  • Den manuella löneartsregeln kopieras oavsett om skiftet kopieras till samma anställd, en annan anställd eller ingen anställd. Detta gäller för närvarande för individuellt kopierade skift.
  • Om det ursprungliga skiftet inte är giltigt på det datum till vilket avtalet har kopierats så kommer logiken för val av avtal att tillämpas och Quinyx kommer att välja ett avtal för det kopierade skiftet baserat på det. Detta gäller förövrigt endast om skiftet kopieras till samma anställd. Det är så det har fungerat hela tiden i Grundschema.
  • Om du manuellt ändrar ett kostnadsställe på ett skift där kostnadsstället ursprungligen ärvdes från skifttypen och sedan kopierar skiftet till en annan dag för samma anställd, kommer det kopierade skiftet att ha samma kostnadsställe som det skift som det kopierades från:

Läs mer om batchkopiering, flyttning och borttagning skift här.

Avancerade inställningar

Avancerade inställningar ärvs från ditt skifts skifttyp, men du kan åsidosätta dessa på skiftnivå längst ner i dialogrutan "Redigera skift", under sektionen Avancerade inställningar.

Följande avancerade inställningar kan konfigureras på skiftnivå:

Produktiva timmar

Det är möjligt för skift som inte räknas som schemalagda timmar att räknas som produktiv tid och därmed inkluderas i den sammanfattning av personalstyrkan som du kan se i det dagliga schemat och i vyn för schemalagd personal om du använder modulen Prognos. Om ett skift är taggat som produktiv tid kommer det att inkluderas i alla sammanfattningar av personalstyrkan i schemalagda vyer och Prognos:

  • Nej: Det här alternativet kan väljas om skifttypen används för uppgifter som inte bidrar till försäljning och ska aldrig inkluderas i sammanfattningen av personalstyrkan vs optimal bemanning, t.ex. administration eller träning.
  • Ja, för schemalagda timmar: Timmar kommer endast att beräknas som produktiva om skiftet har Räkna som schemalagd tid ikryssat och väljs som standard.
  • Ja, alltid: Värdet för Räkna som schemalagd tid ignoreras och skiftet kommer alltid att räknas som produktiv tid.
Räkna som schemalagda timmar

Avgör om skiftets timmar räknas mot Schemalagda timmar. Notera beroendet av denna inställning och den för Produktiva timmar.

Räkna som arbetade timmar

Bestämmer om stämplingen som är kopplad till detta skift räknas mot arbetade timmar.

Fridag

Om du kryssar för att ett skift är en fridag innebär det att den som tilldelats detta skift inte ska arbeta mellan skiftets start- och sluttid. Vanligtvis markeras den här inställningen i kombination med att man avmarkerar Räkna som schemalagda timmar och Räkna som arbetade timmar.

Om du gör ändringar på skiftnivå och sedan väljer en ny skifttyp för ditt skift kommer de avancerade inställningarna för den nyvalda skifttypen att ersätta de du ställer in på skiftnivå.

Korrigerande åtgärder

När ett skift är anslutet till minst en stämpling kommer ytterligare funktionalitet att visas i skiftets detaljpanel:

Dela stämpling

Med den här funktionen delas alla segment av stämplingen som ligger utanför det anslutna skiftet upp i egna stämplingar. När uppdelningen har gjorts kommer alla uppdelade stämplingar att vara anslutna till det ursprungliga skiftet, men de kan anslutas till ett annat skift och till andra avtal, kostnadsställen och projekt om så önskas. 

Ett typiskt exempel på användning är om en anställd har flera avtal, ett som tillåter flextid och ett som tillåter övertid. Med den här funktionen kopplar en chef (eller anställd) de olika segmenten till rätt avtal beroende på om den anställde har arbetat i flex eller om han eller hon har arbetat beordrad övertid.

Korrigera raster

Detta kan vara användbart om den anställde har stämplat in eller ut för en rast på fel sätt, eller om han eller hon inte har stämplat ut för en rast helt och hållet. När cheferna väljer Korrigera raster flyttas den sista posten som är kopplad till skiftet framåt eller bakåt så att den totala stämplade tiden för rasten stämmer överens med den totala schemalagda tiden för rasten. Om det inte finns några raster när du stämplar kommer funktionen Korrigera rast att skapa raster åt dig.

När en användare tillämpar Korrigera rast, gäller följande logik:

  • En schemalagd rast, ingen stämplad rast: en rast läggs till vid samma tid och längd som den schemalagda rasten och delar upp stämplingen.
  • En schemalagd rast, en stämplad rast som är kortare än den schemalagda rasten: starttiden för den andra stämplingen flyttas så att den totala rasttiden är densamma som den schemalagda rasttiden.
  • En schemalagd rast, en stämplad rast som är längre än den schemalagda rasten: starttiden för den andra stämplingen flyttas så att den totala rasttiden är densamma som den schemalagda rasttiden.
  • Två schemalagda raster (eller fler), två stämplade raster (eller fler) där den sammanlagda schemalagda rasttiden är längre än den sammanlagda stämplade rasttiden: starttiden för den sista stämplingen flyttas så att den totala rasttiden är densamma som den schemalagda rasttiden.
  • Två schemalagda raster (eller fler), två stämplade raster (eller fler) där den totala antalet schemalagda rasttimmar är kortare än den totala antalet stämplade raster: början av den sista stämplingen flyttas så att den totala rasttiden är densamma som den schemalagda rasttiden. (Observera att stämplade raster kan tas bort helt och hållet).

Tilldela en anställd till ett skift

När du tilldelar en anställd till ett skift får du en lista över potentiella anställda att schemalägga i en lista. När en anställd är tillgänglig kommer du att se tillgängligheten som ett "märke" under anställds namn:

Om en anställd inte är tillgänglig är "raden" något utgråad.

Hur man tilldelar ett skift

  1. Skapa ett nytt skift eller redigera ett befintligt skift.
  2. Välj en skifttyp.
  3. Välj datum och tid för skiftet.
  4. Klicka på anställd drop-down menyn för att välja en anställd som ska schemaläggas på skiftet.
  5. Listan av anställda visas och anställd sorteras efter relevans.

Vad betyder "Sorterat efter relevans"?

  1. Anställda som är tillgängliga eller otillgängliga enligt sitt avtal och har en intresseanmälan (om intresseanmälan inte används är denna del inte tillämplig)
    1. Hemmaenhet
    2. Bortaenhet
  2. Anställda som finns tillgängliga (enligt avtal, ingen frånvaro eller skift)
    1. Hemmaenhet
    2. Bortaenhet
  3. Anställda som är otillgängliga (har enligt avtal frånvaro eller skift)
    1. Hemmaenhet
    2. Bortaenhet

I sorteringslogiken tar vi även hänsyn till hur många färdigheter som matchar mellan skifttyp och anställda.

Om anställda uppfyller exakt samma kriterier sorteras de i alfabetiskt stigande ordning.

Visuella indikationer

Färdigheter
  • Blå text: matchande färdigheter mellan anställd och skifttyp.
  • Röd text: saknas färdighet mellan anställd och skifttyp.
Grå prick på anställds profilbild
  • Otillgänglighet enligt avtal.
  • Frånvaro
  • Anställd har ett skift samma tid.
Grön prick på anställd profilbild:
  • Intresseanmälan
För att få så mycket information som möjligt i listan, se till att välja datum, tid och skift innan du väljer en anställd.
Den visuella informationen i den sorterade listan är baserad på hela dagen.

Exempel: om den anställde är frånvarande första delen av dagen kommer han/hon att ha en visuell indikation (grå prick) med texten Frånvaro existerar och sorteras längst ner i listan, även om skiftet är påväg att tilldelas under andra delen av dagen.
Smartlist kontrollerar färdigheter på uppgifter

Den smarta listan kontrollerar färdigheter på uppgifter när den föreslår vilken anställd som matchar bäst för ett skift.

Exempel

I exemplet nedan tilldelar vi en person ett skift med en uppgift. Skiftet kräver färdighet 1, och uppgiften kräver färdighet 2:

  • Elin Olsson har båda färdigheterna så hon anses vara den bästa matchningen.
  • Andreas Olsson har färdighet 1 (krävs för skift) men saknar färdighet 2 (krävs för uppgiften), så han anses vara den näst bästa matchningen.
  • Björn Gustafsson saknar båda färdigheterna så han anses vara den tredje bästa matchningen.

Vilka anställda kan jag schemalägga?

Under förutsättning att du har rätt behörigheter uppsatta kan du schemalägga alla anställda som är medlemmar i en given grupp och har en giltig roll, ett giltigt avtal och ett definierat startdatum för anställningen. Som schemaläggare måste du också vara medlem i samma grupp.

Batchkopiera, flytta och ta bort skift

Batchkopiera skift

Du kan batchkopiera flera skift från en anställds schema till en annan anställds schema.

  1. Klicka på anställde i vänstermarginalen och välj Kopiera skift.

  1. Välj den anställde vars skift du vill kopiera.
  2. Välj den till-period som du vill kopiera skiften för.
Du kommer att få varningar om det finns några problem med de skift du kopierar. Om du markerar checkrutan kommer skift(en) att läggas till trots varningen. Du kan välja alla skift eller endast specifika skift. Skiften kommer inte att kopieras förrän du accepterar eller avvisar varningarna.
Du kan inte batchkopiera skift mellan enheter.
  1. Skiften har nu kopierats.

I exemplet nedan har Francis Eccles schema kopierats och nu har hon och Gregory Payne samma veckoschema.

Batchflytta skift

Du kan batchflytta flera skift från en anställd till en annan.

  1. Klicka på anställd i vänstermarginalen och välj Flytta skift.

  1. Välj den anställde som du vill flytta skiften för.

Du kommer att få varningar om det finns några problem med de skift du flyttar. Om du klickar för checkrutan så kommer skiften att flyttas trots varningen. Skiften kommer inte att flyttas förrän du accepterar eller avvisar varningarna.
Du kan inte batchflytta skift mellan enheter.

I exemplet nedan har Anna Sjögren nu Kyle Masons skift .

Batchradera skift - anställningsrad

Du kan ta bort en hel anställningsrad i schemat.

  1. Klicka på anställde i vänstermarginalen och välj Ta bort skift.
  1. Markera Inkludera stämplingar om du vill ta bort alla stämplingar som är associerade med skiften.
  1. Radera.
Om du har Avvikelserapportering inställt som tidsrapportering på anställde så kommer stämplingar att raderas automatiskt.

Batchradera skift - fullständigt schema

Det är möjligt att ta bort alla för närvarande synliga skift , vilket innebär att eventuella filterval du har gjort beaktas. Det betyder att du till exempel kan välja att ta bort alla skift för en given enhet och månad som kommer från ett visst schema.

Börja med att navigera till önskad månad och tillämpa valfritt filter. I exemplet nedan har vi valt att ta bort alla skift som kommer från grundschemat "Base schedule" för vår Drottninggatan-enhet i september:

Att ta bort skift tar hänsyn till filter, så om du till exempel har filtrerat på en skifttyp så kommer du bara att ta bort skift av den skifttypen .

Klicka sedan på ellipsen (tre prickar) i det övre högra hörnet följt av Ta bort skift som visas nedan.

När du klickar på Ta bort skift kommer följande pop-up att visas som visar antalet skift som ska raderas och ger dig möjlighet att även ta bort motsvarande stämplingar:

I vårt exempel har valet av skift inga motsvarande stämplingar så vi kommer inte att kryssa i den rutan.

Observera att om du har ställt in Avvikelserapportering som typ av tidsrapportering på den anställde så kommer stämplingar att raderas automatiskt.

Du kan se resultatet nedan. Alla skift som motsvarar filtret vi tillämpat har raderats, med endast frånvaro och intresseanmälningar kvar för september månad på vår Drottninggatan-enhet:

Om du inte använder några filter alls när du utför stegen som beskrivs ovan kommer alla skift under den period du tittar på att raderas.
Radera historiska skift

Ibland får vi frågan om det är möjligt att automatiskt radera historiska skift för anställda efter en viss tidsperiod. Två saker gäller i detta fall:

  • Det finns för närvarande ingen funktion i chefsportalen som möjliggör automatisk radering av historiska skift. Det kan dock göras via ett externt flöde som använder API:erna och raderar skift. Observera att detta generellt inte rekommenderas eftersom nästan alla kunder av juridiska skäl kommer att vilja kunna gå tillbaka i tiden.
  • Om du avslutar anställningen för en anställd som har ett skift, kommer dessa skift automatiskt att tilldelas efter ett slutdatum om du inte utför de nödvändiga stegen för att omtilldela eller ta bort skiften.

Använda API:er

Läs mer om att använda API:er relaterade till här.

Fick du hjälp?