Arbetar med Scrive/E-signering

Uppdaterad 4 months ago av Leigh Hutchens

E-signering är en tilläggstjänst som använder Scrive eSign-modul. Anställningsavtal kan skapas, tecknas och distribueras digitalt via Quinyx. I en avtalsmall är det möjligt att definiera inställningar för distributionsflödet.

Att sätta upp Scrive är en gemensam ansträngning. Quinyx Application Specialist kommer att aktivera Scrive, och du är ansvarig för att konfigurera den på ett sätt som är skräddarsytt för din organisation.

Komma igång

Inställning av Scrive

Din Quinyx-applikationsspecialist kommer att utföra följande för att komma igång:

  1. Skapa ett Scrive-avtal för kunden.
  2. Aktivera Scrive-modulen.
  3. Konfigurera Scrive med ditt företags varumärke.
  4. Lägg till licensperioder.

Definiera avtalsflöde på avtalsmallar

Alla typer av dokument kan mappas till Quinyx. Vanligast är ett anställningsavtal, men även andra typer av dokument kan kartläggas. Dokumentet måste vara i pdf-format. Om originalet är i något annat format måste det sparas som pdf.

PDF-mappningstaggar

Följande fält är tillgängliga för kartläggning:

Följande fält är tillgängliga för kartläggning:

Standard

"Date1" - Aktuellt datum Y-m- (År-månad)

"Date2" - Aktuellt datum Y-m-d (År, månad, dag)

"managerLogin", - En tagg som returnerar det fullständiga namnet på inloggad chef.

Employee information

"badgeNo" - Anställningnummer

"email" - Email

"cardNo" - Kortnummer

"familyName" - Efternamn

"givenName" - Förnamn

"sectionName" - Avdelningens namn på den anställdes personalkort

"costCentre" - Namn på kostnadsställe

"yearOfBirth" - Födelseår, format: XXXX

"monthOfBirth" - Födelsemånad, format: XX

"dayOfBirth" - Födelsedag, format: XX

"address1" - Address, första raden

"address2" - Address, andra raden

"zip" - Postkod

"city" - Stad

"workPlace" - Namn på enhet

"employedDate" - Startdatum för när anställningen påbörjades

"category" - Anställningskategori

"telephone" - Telefon- eller mobilnummer

"phoneNo" - Telefonnummer

"cellNo" - Mobilnummer

"nextOfKin" - Närmast anhörig

"nextPhone" - Närmast anhörig telefonnummer

"legalGuardian" - Vårdnadshavare

"legalGuardianEmail" Vårdnadshavare mailadress

"employeeInfo" - Informationsfält

"socsecNo" - Personnummer

"isOld" - sant om åldern överstiger 67

Added all employee customer-specific additional fields to tags exported.

(ställs in under Tabeller > Extrafält för anställda, samt under Extrafält på personalkortet för att sätta data)

Om du har ett extrafält med “x” i sig, så kommer det att exporteras som taggen “x”för att användas i PDF:en.

Om det uppstår en konflikt kring namnet mellan två exporterade fält, t.ex. “givenName” så kommer extrafältet som också använder givenName helt enkelt inte att exporteras.

Employee Agreement

"agreementTempName" - Namn på avtalsmallen

"agreementStartDate" - Startdatum för avtalet

"agreementEndDate" - Slutdatum för avtalet (tomt ifall avtalet inte har ett slutdatum)

"agreementInfo" - Kommentar från det personliga avtalet

"salary" - Värde timlön (tomt ifall månadsanställd) 

"monthlySalary" - Värde månadslön (tomt ifall timanställd) 

"hourly", - Sant om arbetade timmar betalas ut

"notHourly" - Falskt om arbetade timmar betalas ut

"weekHours" - Samma veckotimmar som för kolumnen Timmar/vecka i avtals-vyn. (Personal > Avtal/Tillgänglighet i Classic)

"weeklyAvg" - Genomsnitt arbetade timmar/veckan för heltid  

"levelOfEmployment" - Anställningsgrad i procent

"agreementAdditionalFieldX" - Tillagda extrafält för avtalet 1-5 (sätts up under Avtal > Extrafält), exporteras som taggarna agreementAdditionalFieldX där X = 1.. 5

"isFullTime" - (checkruta) om den anställdes anställningsgrad är 100%  

"isPartTime" - (checkruta) om den anställdes anställningsgrad är under 100%

"weekHoursIfPartTime" - (text sträng) Om checkrutan ifPartTime används kommer denna sträng att returnera vecko timmarna.

"salaryParagraph" - Producerar faktisk lön, följt av framtida planerade ändringar 

"salaryParagraphFull" - Producerar din äldsta senaste lön, följt av alla ändringar som har skett eller är planerade att ske

"employmentRateParagraph" - Producerar faktisk anställningsgrad, följt av planerade ändringar.

"employmentRateParagraphFull" - Producerar din äldsta senaste anställningsgrad, följt av alla ändringar som har skett eller är planerade att ske.  

Unit Info

"unitPhoneNo", - Telefonnummer från enheten

"unitEmail", - Email adress from enheten

"companyName", - Bolagsnamn från enheten

"companyAddress", - Bolag, adress från enheten

"companyZip", - Bolag, postnummer från enheten

"companyCity", - Bolag, ort från enheten

"companyOrgNo", - Bolag, organisationsnummer från Enheten

Customer Info

"customerPhoneNo", - Telefonnummer

"customerCellNo", - Mobilnummer

"customerTelephone", - Telefonnummer eller mobilnummer om inget telefonnummer finns

"customerEmail", - Email adress (Företag/Kund)

"customerName", # Namn (Företag/Kund)

 "customerAddress1", # Adress, rad 1 (Företag/Kund)

"customerAddress2", # Adress, rad 2 (Företag/Kund)

"customerZip", # Postnummer (Företag/Kund)

"customerCity", # Ort (Företag/Kund)

Skapa fält i formulär och fältkartläggning

Klicka på ikonen Förbered formulär:

Du är nu i formulärredigeringsvyn. I den här vyn kan du lägga till och ändra textfält och kryssrutor osv.

Rutorna med till exempel "givenName" är namnen på fälten som ska mappas till Quinyx.

Du kan lägga till ett textfält eller en checkruta:

När du lägger till ett fält kan du ge det ett namn. Lägg till taggen för Quinyx-fältet som namn:

När du väljer fältnamn kan du välja bland de fält som redan finns eller skapa ett ytterligare anställds fältnamn.

Skapa ytterligare personalfält

Du kan skapa ytterligare fält i Quinyx via Classic. Navigera till Inställningar > Tabeller > Extrafält på anställda :

När du har valt en Fälttyp, ge en förklaring till fältet under Tooltips. Den förklaringen kommer att visas för kunden som ett popup-fönster.

Extrafälten i Quinyx Classic kommer att hamna i en alfanumerisk ordning, och extrafälten i Quinyx hamnar i den ordning som de skapades.

Det är också möjligt att lägga till/ändra taggen för ett fält i menyn till höger:

Genväg: Använda befintliga fält för ett nytt dokument

Din organisation kanske vill att ett antal olika anställningsavtalsmallar ska kartläggas i Quinyx. Det är vanligt att kunder inom samma verksamhet/vertikal använder samma mall. I dessa fall är det möjligt att använda ett redan mappat dokument och ändra det "underliggande" dokumentet. Välj Organize Pages i menyn Tools. Välj att ersätta (övre högra hörnet i bilden):

Välj alla sidor eller en specifik om bara en ska bytas ut och den andra förblir densamma:

Välj att ersätta sidorna och klicka på OK:

Dokumentet, eller specifika sidor, kommer att ersättas men de mappade fälten kommer att finnas kvar. Det är möjligt att lägga till fler fält och ordna om vid behov.

Sista stegen

När du har skapat och mappat alla fält, spara dokumentet. Ladda upp dokumentet i Quinyx under Inställningar > Formulär > Lägg till nytt:

Välj ett namn för dokumentet. Detta är namnet den kommer att ha inom Quinyx GUI:

Klicka här för att läsa mer om att använda e-signering i avtalsmallar och här för att läsa om att använda e-signering för enskilda medarbetare.


Fick du hjälp?