Arbetar med Scrive/E-signering

Uppdaterad 2 months ago av Leigh Hutchens

E-signering är en tilläggstjänst som använder Scrive eSign-modul. Anställningsavtal kan skapas, tecknas och distribueras digitalt via Quinyx. I en avtalsmall är det möjligt att definiera inställningar för distributionsflödet.

Att sätta upp Scrive är en gemensam ansträngning. Quinyx Application Specialist kommer att aktivera Scrive, och du är ansvarig för att konfigurera den på ett sätt som är skräddarsytt för din organisation.

Komma igång

Inställning av Scrive

Din Quinyx-applikationsspecialist kommer att utföra följande för att komma igång:

  1. Skapa ett Scrive-avtal för kunden.
  2. Aktivera Scrive-modulen.
  3. Konfigurera Scrive med ditt företags varumärke.
  4. Lägg till licensperioder.

Definiera avtalsflöde på avtalsmallar

Alla typer av dokument kan mappas till Quinyx. Vanligast är ett anställningsavtal, men även andra typer av dokument kan kartläggas. Dokumentet måste vara i pdf-format. Om originalet är i något annat format måste det sparas som pdf.

PDF-mappningstaggar

Följande fält är tillgängliga för kartläggning:

Följande fält är tillgängliga för kartläggning:

Standard

"Date1" - Current date Y-m-:

"Date2" - Current date Y-m-d

"managerLogin", - tag that returns the full name of the logged in manager

Employee information

"badgeNo" - Employment number

"email" - Email

"cardNo" - Kortnummer

"familyName" - last name

"givenName" - first name

"sectionName" - Name of section on employee card

"costCentre" - Cost centre name

"yearOfBirth" - Year of birth, format: XXXX

"monthOfBirth" - Month of birth, format: XX

"dayOfBirth" - Day of birth, format: XX

"address1" - address, first line

"address2" - address, second line

"zip" - zip code

"city" - city

"workPlace" - name of unit

"employedDate" - Date when employment started

"category" - Staff category

"telephone" - phoneNo or cellNo

"phoneNo" - telephone number

"cellNo" - cellphone number

"nextOfKin" - Next of kin

"nextPhone" - Next of kin phone number

"legalGuardian" - legal guardian name

"legalGuardianEmail" legal guardian e-mail

"employeeInfo" - Info field

"socsecNo" - Social security number

"isOld" - true if age>67

Added all employee customer-specific additional fields to tags exported.

(setup under Tables > Additional employee fields, and then under the employee card > Additional fields to set the data)

If you have an additional field with key "x" it will be exported as the tag "x" to be used in the PDF.

If there is a conflict in key name with another exported field, e.g. "givenName", the additional field also using the key givenName is simply not exported

Employee Agreement

"agreementTempName" - Name of agreement template

"agreementStartDate" - Start date of agreement

"agreementEndDate" - End date of agreement (none if agreement does not have end date)

"agreementInfo" - Comment from the individual agreement

"salary" - Hourly salary amount (none if monthly employed)

"monthlySalary" - Monthly salary amount (none if hourly employed)

"hourly",  true if payed for working hours

"notHourly"  false if payed for working hours

"weekHours"  The same week hours as the column Hours in the agreement list (Employees -> Agreements/Availability) (changed in v322)

"weeklyAvg" -  avg. weekly working hours for full time

"levelOfEmployment" - level of employment in percentage

"agreementAdditionalFieldX" - Added agreement additional fields 1-5 (setup under Agreement -> Additional fields), exported as the tags agreementAdditionalFieldX for X = 1 .. 5

"isFullTime"  (checkbox) if employee employment level is 100%

"isPartTime"  (checkbox) if employee employment level is below 100%

"weekHoursIfPartTime"  (text string) If checkbox ifPartTime is used, this string will return the weekly hourshours

"salaryParagraph" - Outputs actual salary, followed by future planned changes (multi-line text)

"salaryParagraphFull" - Outputs your least recent salary, followed by all changes that has occurred or are planned to occur (multi-line text)

"employmentRateParagraph" - Outputs actual employment rate, followed by future planned changes (multi-line text)

"employmentRateParagraphFull" - Outputs your least recent employment rate, followed by all changes that has occurred or are planned to occur (multi-line text)

Unit Info

"unitPhoneNo", - Telefonnummer från enheten

"unitEmail", - Email adress from enheten

"companyName", - Bolagsnamn från enheten

"companyAddress", - Bolag, adress från enheten

"companyZip", - Bolag, postnummer från enheten

"companyCity", - Bolag, ort från enheten

"companyOrgNo", - Bolag, organisationsnummer från Enheten

Customer Info

"customerPhoneNo", - Telefonnummer

"customerCellNo", - Mobilnummer

"customerTelephone", - Telefonnummer eller mobilnummer om inget telefonnummer finns

"customerEmail", - Email

"customerName", # Customer name

"customerAddress1", # Customer address line 1

"customerAddress2", # Customer address line 2

"customerZip", # Customer zip

"customerCity", # Customer city

Skapa fält i formulär och fältkartläggning

Klicka på ikonen Förbered formulär:

Du är nu i formulärredigeringsvyn. I den här vyn kan du lägga till och ändra textfält och kryssrutor osv.

Rutorna med till exempel "givennamn" är namnen på fälten som ska mappas till Quinyx.

Du kan lägga till ett textfält eller en kryssruta:

När du lägger till ett fält kan du ge det ett namn. Lägg till taggen för Quinyx-fältet som namn:

När du väljer fältnamn kan du välja bland de fält som redan finns eller skapa ett ytterligare anställds fältnamn.

Skapa ytterligare personalfält

Du kan skapa ytterligare fält i Quinyx i Classic. Navigera till Inställningar > Tabeller > Ytterligare anställdsfält :

När du har valt en Fälttyp, ge en förklaring till fältet under Verktygstips. Den förklaringen kommer att visas för kunden som ett popup-fönster.

De extra fälten i Quinyx Classic kommer att hamna i en alfanumerisk ordning, och de extra fälten i Quinyx hamnar i den ordning som de skapades.

Det är också möjligt att lägga till/ändra taggen för ett fält i menyn till höger:

Genväg: Använda befintliga fält för ett nytt dokument

Din organisation kanske vill att ett antal olika anställningsavtalsmallar ska kartläggas i Quinyx. Det är vanligt att kunder inom samma verksamhet/vertikal använder samma mall. I dessa fall är det möjligt att använda ett redan mappat dokument och ändra det "underliggande" dokumentet. Välj Ordna sidor i menyn Verktyg. Välj att ersätta (övre högra hörnet i bilden):

Välj alla sidor eller en specifik om bara en ska bytas ut och den andra förblir densamma:

Välj att ersätta sidorna och klicka på OK:

Dokumentet, eller specifika sidor, kommer att ersättas men de mappade fälten kommer att finnas kvar. Det är möjligt att lägga till fler fält och ordna om vid behov.

Sista stegen

När du har skapat och mappat alla fält, spara dokumentet. Ladda upp dokumentet i Quinyx under Inställningar > Formulär > Lägg till nytt:

Välj ett namn för dokumentet. Detta är namnet den kommer att ha inom Quinyx GUI:

Klicka här för att läsa mer om att använda e-signering i avtalsmallar och här för att läsa om att använda e-signering för enskilda medarbetare.


Fick du hjälp?