Arbeiten mit Scrive/E-Signing

Updated 4 months ago durch Daniel Sjögren

E-Signing ist ein Zusatzdienst, der das Scrive eSign-Modul verwendet. Arbeitsverträge können über Quinyx digital erstellt, unterzeichnet und verteilt werden. In einer Vereinbarungsvorlage können Einstellungen zum Verteilungsfluss definiert werden.

Die Einrichtung von Scrive ist eine gemeinsame Arbeit. Der Quinyx-Anwendungsspezialist aktiviert Scrive und Sie sind dafür verantwortlich, es so zu konfigurieren, dass es auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist.

Einstieg

Scrive-Setup

Ihr Quinyx-Anwendungsspezialist führt die folgenden Schritte aus, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern:

  1. Richten Sie eine Scrive-Vereinbarung für den Kunden ein.
  2. Aktivieren Sie das Scrive-Modul.
  3. Konfigurieren Sie Scrive mit dem Branding Ihres Unternehmens.
  4. Lizenzzeiträume hinzufügen.

Vereinbarungsablauf in Vereinbarungsvorlagen definieren

Jede Art von Dokument kann Quinyx zugeordnet werden. Am gebräuchlichsten ist ein Arbeitsvertrag, jedoch können auch andere Arten von Dokumenten abgebildet werden. Das Dokument muss im pdf-Format vorliegen. Wenn das Original in einem anderen Format vorliegt, muss es als PDF gespeichert werden.

PDF-Zuordnungs-Tags

The following fields are available for mapping:

Standard

"Date1" - Current date Y-m-:

"Date2" - Current date Y-m-d

"managerLogin", - tag that returns the full name of the logged in manager

Employee information

"badgeNo" - Employment number

"email" - Email

"cardNo" - Kortnummer

"familyName" - last name

"givenName" - first name

"sectionName" - Name of section on employee card

"costCentre" - Cost centre name

"yearOfBirth" - Year of birth, format: XXXX

"monthOfBirth" - Month of birth, format: XX

"dayOfBirth" - Day of birth, format: XX

"address1" - address, first line

"address2" - address, second line

"zip" - zip code

"city" - city

"workPlace" - name of unit

"employedDate" - Date when employment started

"category" - Staff category

"telephone" - phoneNo or cellNo

"phoneNo" - telephone number

"cellNo" - cellphone number

"nextOfKin" - Next of kin

"nextPhone" - Next of kin phone number

"legalGuardian" - legal guardian name

"legalGuardianEmail" legal guardian e-mail

"employeeInfo" - Info field

"socsecNo" - Social security number

"isOld" - true if age>67

Added all employee customer-specific additional fields to tags exported.

(setup under Tables > Additional employee fields, and then under the employee card > Additional fields to set the data)

If you have an additional field with key "x" it will be exported as the tag "x" to be used in the PDF.

If there is a conflict in key name with another exported field, e.g. "givenName", the additional field also using the key givenName is simply not exported

Employee Agreement

"agreementTempName" - Name of agreement template

"agreementStartDate" - Start date of agreement

"agreementEndDate" - End date of agreement (none if agreement does not have end date)

"agreementInfo" - Comment from the individual agreement

"salary" - Hourly salary amount (none if monthly employed)

"monthlySalary" - Monthly salary amount (none if hourly employed)

"hourly",  true if payed for working hours

"notHourly"  false if payed for working hours

"weekHours"  The same week hours as the column Hours in the agreement list (Employees -> Agreements/Availability) (changed in v322)

"weeklyAvg" -  avg. weekly working hours for full time

"levelOfEmployment" - level of employment in percentage

"agreementAdditionalFieldX" - Added agreement additional fields 1-5 (setup under Agreement -> Additional fields), exported as the tags agreementAdditionalFieldX for X = 1 .. 5

"isFullTime"  (checkbox) if employee employment level is 100%

"isPartTime"  (checkbox) if employee employment level is below 100%

"weekHoursIfPartTime"  (text string) If checkbox ifPartTime is used, this string will return the weekly hourshours

"salaryParagraph" - Outputs actual salary, followed by future planned changes (multi-line text)

"salaryParagraphFull" - Outputs your least recent salary, followed by all changes that has occurred or are planned to occur (multi-line text)

"employmentRateParagraph" - Outputs actual employment rate, followed by future planned changes (multi-line text)

"employmentRateParagraphFull" - Outputs your least recent employment rate, followed by all changes that has occurred or are planned to occur (multi-line text)

Unit Info

"unitPhoneNo", - Telefonnummer från enheten

"unitEmail", - Email adress from enheten

"companyName", - Bolagsnamn från enheten

"companyAddress", - Bolag, adress från enheten

"companyZip", - Bolag, postnummer från enheten

"companyCity", - Bolag, ort från enheten

"companyOrgNo", - Bolag, organisationsnummer från Enheten

Customer Info

"customerPhoneNo", - Telefonnummer

"customerCellNo", - Mobilnummer

"customerTelephone", - Telefonnummer eller mobilnummer om inget telefonnummer finns

"customerEmail", - Email

"customerName", # Customer name

"customerAddress1", # Customer address line 1

"customerAddress2", # Customer address line 2

"customerZip", # Customer zip

"customerCity", # Customer city

Felder in Formularen und Feldzuordnungen erstellen

Klicken Sie auf das Symbol Formular vorbereiten:

Sie befinden sich jetzt in der Formularbearbeitungsansicht. In dieser Ansicht können Sie Textfelder und Kontrollkästchen usw. hinzufügen und ändern.

Die Felder mit beispielsweise „givenName“ sind die Namen der Felder, die Quinyx zugeordnet werden.

Sie können ein Textfeld oder ein Kontrollkästchen hinzufügen:

Wenn Sie ein Feld hinzufügen, können Sie ihm einen Namen geben. Fügen Sie das Tag für das Quinyx-Feld als Namen hinzu:

Bei der Auswahl des Feldnamens können Sie aus den bereits vorhandenen Feldern auswählen oder einen zusätzlichen Mitarbeiterfeldnamen anlegen.

Zusätzliche Mitarbeiterfelder erstellen

Sie können in Quinyx in Classic zusätzliche Felder erstellen. Navigieren Sie zu Einstellungen > Tabellen > Zusätzliche Mitarbeiterfelder :

Wenn Sie einen Feldtyp ausgewählt haben, geben Sie unter Tooltip eine Erklärung für das Feld ein. Diese Erklärung wird dem Kunden wie ein Pop-up-Fenster angezeigt.

Die zusätzlichen Felder in Quinyx Classic werden in alphanumerischer Reihenfolge angezeigt, und die zusätzlichen Felder in Quinyx werden in der Reihenfolge angezeigt, in der sie erstellt wurden.

Es ist auch möglich, das Tag für ein Feld im Menü rechts hinzuzufügen/zu ändern:

Shortcut: Vorhandene Felder für ein neues Dokument verwenden

Ihre Organisation möchte möglicherweise eine Reihe verschiedener Vorlagen für Arbeitsverträge in Quinyx abbilden. Es ist üblich, dass Kunden innerhalb desselben Unternehmens/dieser Branche dieselbe Vorlage verwenden. In diesen Fällen ist es möglich, ein bereits gemapptes Dokument zu verwenden und das „unterliegende“ Dokument zu ändern. Wählen Sie im Menü Extras die Option Seiten organisieren. Wählen Sie zum Ersetzen (obere rechte Ecke im Bild):

Wählen Sie alle Seiten oder eine bestimmte aus, wenn nur eine ersetzt werden soll und die anderen gleich bleiben:

Wählen Sie aus, ob Sie die Seiten ersetzen möchten, und klicken Sie auf OK:

Das Dokument oder bestimmte Seiten werden ersetzt, die zugeordneten Felder bleiben jedoch erhalten. Es ist möglich, weitere Felder hinzuzufügen und bei Bedarf neu anzuordnen.

Letzte Schritte

Wenn Sie alle Felder erstellt und zugeordnet haben, speichern Sie das Dokument. Laden Sie das Dokument in Quinyx unter Einstellungen > Formulare > Neu hinzufügen hoch:

Wählen Sie einen Namen für das Dokument. Dies ist der Name, den es in der Quinyx-GUI haben wird:

Klicken Sie hier , um mehr über die Verwendung von E-Signing in Vertragsvorlagen zu erfahren, und hier , um mehr über die Verwendung von E-Signing für einzelne Mitarbeiter zu erfahren.

Häufig gestellte Fragen

F: Kann ein Kunde seinen eigenen Vertrag abbilden?

A: Ja, Kunden können ihre eigenen Verträge abbilden.

F: Kann der Workflow beim Signieren mit BankID so eingestellt werden, dass nur eine Person im Workflow ihn verwenden muss?

A: Nein, wenn BankID im Vertrag konfiguriert ist, muss jeder im Workflow mit BankID unterschreiben.

F: Kann ich Verträge über eine API abrufen?

A: Dies ist derzeit nicht möglich.

F: Ist es möglich, einen Überblick über die nicht unterzeichneten Verträge zu erhalten?

A: Dies ist derzeit nicht möglich.

F: Wie funktioniert es, wenn ein Kunde alle Signaturen verwendet hat, die er in einem Zeitraum hat. Gibt es eine Warnung?

A: Es erfolgt keine Warnung und es gibt keine Begrenzung der Anzahl, die Sie verwenden können, jedoch werden Ihnen alle Vereinbarungen in Rechnung gestellt, die über den im Vertrag mit Quinyx vereinbarten Betrag hinausgehen.

F: Muss ich die Sprache in Quinyx oder Scrive einstellen?

A: Sie konfigurieren Sprachen in Scrive.

F: Wenn ein unterzeichneter Vertrag von allen Unterzeichnern unterzeichnet wurde, wird eine Bestätigung an die Empfänger gesendet. Ist es möglich, die Bestätigungs-E-Mail zu deaktivieren?

A: Nein, das ist nicht möglich. Alle Empfänger erhalten eine Bestätigungs-E-Mail.

F: Warum sehe ich die Vereinbarung nicht, wenn das Arbeitsverhältnis beendet ist?

A: Wenn Sie den Mitarbeiter aktivieren, können Sie die Vereinbarung wieder sehen.

F: Gibt es Möglichkeiten, die Gehaltskosten in Scrive zu verbergen?

A: Nein, dies ist nicht möglich, da dies ein Vertrag ist, den ein Mitarbeiter mit dem vereinbarten Gehalt abschließt.

F: Werden Verträge in Scrive oder in Quinyx gespeichert?

A: Verträge werden in Scrive gespeichert und bei Bedarf in Quinyx abgerufen.

F: Wie stelle ich den Workflow des E-Signierens ein?

A: Sie können den E-Signing-Workflow unter Kontoeinstellungen > Vereinbarungen > Vertragsvorlagen > Vereinbarung > E-Signieren anpassen. Lesen Sie mehr über die E-Signierung Workflow - Einrichtung hier .

F: Warum erhalte ich eine Fehlermeldung, wenn ich den E-Signing-Prozess initiiere?

A: Lesen Sie mehr über Scrive HTTP - Statuscodes, die den Erfolg oder Misserfolg einer API - Anfrage zeigen hier .


Wie haben wir das gemacht?