Fixes Arbeitszeitschema

Updated 20/3/20 durch Leigh Hutchens

In Quinyx lassen sich Dienstpläne auf verschiedene Weise erstellen. Zu den gewöhnlichsten Arten gehören Feste Dienstpläne, Dienstplanvorlagen sowie Einzelschichten. Oftmals werden diese Methoden miteinander kombiniert.

Feste Dienstpläne werden verwendet, um sich wiederholende Pläne, die demselben Muster über einen längeren Zeitraum folgen, zu erstellen. Dabei kann es sich beispielsweise um einen Mitarbeiter an der Rezeption handeln, der jede Woche montags-freitags von 10-18 Uhr an der Rezeption, oder um einen Koch, der jede zweite Woche freitags, samstags und sonntags von 10-19 Uhr in der Küche arbeitet.

Die Erstellung eines einzelnen Dienstplans erfolgt in drei Schritten:

  1. Zuerst müssen wir ihn erstellen,
  2. anschließend in den allgemeinen Dienstplan integrieren, d. h. aktivieren,
  3. und drittens veröffentlichen, d. h. für die Mitarbeiter sichtbar machen.

Ein fixes Arbeitszeitschema ist meistens an einen Mitarbeiter geknüpft, aber es können auch fixe Arbeitszeitschemata für nicht zugewiesene Schichten erstellt werden, die z. B. durch Extrapersonal abgedeckt werden sollen.


Fixes Arbeitszeitschema für einen Angestellten erstellen

  1. Gehen Sie auf den Reiter Planen und klicken Sie anschließend auf Fixe Arbeitszeitschemata.
  2. Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um ein neues Fixes Arbeitszeitschema zu erstellen
  3. Wählen Sie einen Mitarbeiter im Drop-down-Menü „MA auswählen“ aus.
  4. Geben Sie den Gültigkeitszeitraum an, den das Schema haben soll.
    Bitte beachten Sie, dass die Woche, in die das gewählte Datum fällt, Schemawoche 1 im Schemazyklus ist. Dies ist besonders wichtig zu beachten, wenn Sie mehrere Mitarbeiter mit ihren jeweiligen Schemazyklen haben, bei denen die Schemawoche 1 in verschiedene Kalenderwochen für die einzelnen Mitarbeiter fällt!

    Um ein Enddatum für das fixe Arbeitszeitschema festzulegen, muss das Kästchen rechts vom zweiten Kalendericon aktiviert werden. Ein Enddatum kann festgelegt werden, wenn das Schema z. B. nur im Sommer gelten soll und der normale Plan für den Rest des Jahres. Gewöhnlich wird jedoch kein Enddatum festgelegt, damit wird das Schema zu einer Grundlage.
  5. Wählen Sie, wie viele Wochen das Schema aktiviert sein soll. Unmittelbar, nachdem Sie die Anzahl der Schemawochen angegeben haben, sehen Sie relevante Informationen über die nominalen Stunden der Mitarbeiter im Berechnungszeitraum.
  6. Wenn Sie möchten, können Sie einen Kommentar zu einem fixen Arbeitszeitschema eingeben. Der Kommentar ist nur für Sie als Ersteller des Schemas zu sehen. Ein Mitarbeiter kann mehrere fixe Arbeitszeitschemata haben. Zum Beispiel, wenn der Mitarbeiter im Sommer nach einem Dienstplan arbeitet und im restlichen Jahr nach einem anderen. Das Kommentarfeld ist in diesem Fall sehr nützlich, um schnell erkennen zu können, welches Schema zu aktivieren ist.
  7. Um eine Schicht hinzuzufügen, klicken Sie auf „Hinzufügen“
  8. Wählen Sie die Woche (wenn es ein wiederkehrendes 2-Wochen-Schema ist, richtet man zuerst Woche 1 ein und verfährt genauso mit Woche 2, wählt aber 2 unter „Woche“), wählen Sie:
    1. Tag
    2. Schichtart
    3. Zeiten und eventuelle Pausen
    4. Überprüfen Sie, dass der richtige Vertrag angegeben ist
    5. Zu beachten:  In vielen Organisationen haben die Mitarbeiter nur einen Vertrag, aber es kann auch vorkommen, dass mehrere Verträge für denselben Mitarbeiter verwendet werden. Die verschiedenen Verträge können unterschiedliche Arbeitsbedingungen enthalten, daher ist es wichtig, dass eine Schicht unter dem richtigen Vertrag eingeplant wird, damit sich die richtigen Informationen in der Lohn-/Gehaltsdatei wiederfinden.
    6. Die Kostenstelle kommt im Allgemeinen automatisch und muss in der Regel nicht gewählt werden (je nachdem, wie Quinyx konfiguriert wurde).
  9. Speichern Sie die Schicht.
  10. Erstellen Sie den Dienstplan auf dieselbe Weise weiter, indem Sie auf die Plus-Schaltfläche für jeden einzelnen Tag klicken. Quinyx schlägt für einen schnellen Aufbau dieselbe Schichtart und dieselben Zeiten wie für den vorhergehenden Tag vor, aber natürlich lassen sich die Angaben bei Bedarf ändern. Es gibt auch ein Icon mit einem grünen Pfeil, mit dem Sie Fixe Arbeitszeitschemata noch schneller erstellen können. Der grüne Pfeil kann verwendet werden, wenn Sie Schichten von einem Tag zum nächsten oder alle Schichten einer Woche zur nächsten Woche kopieren wollen.


  11. Speichern.
  12. Wenn das fixe Arbeitszeitschema erstellt und gespeichert ist, können Sie es in der Übersicht sehen.


Fixes Arbeitszeitschema kopieren

Wenn Sie mehr als einen Mitarbeiter haben, die nach demselben oder einem ähnlichem Arbeitszeitschema arbeiten, können Sie das fixe Arbeitszeitschema eines Mitarbeiters auf einen anderen übertragen:

  1. Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um ein neues Fixes Arbeitszeitschema zu erstellen.
  2. Wählen Sie einen Mitarbeiter im Drop-down-Menü „MA auswählen“ (Mitarbeiter A) aus.
  3. Im Drop-Down-Menü „Schema zum Kopieren auswählen“ wählen Sie ein bestehendes fixes Arbeitszeitschema aus, das kopiert werden soll (von Mitarbeiter B).
  4. Das fixe Arbeitszeitschema wird von Mitarbeiter B auf Mitarbeiter A übertragen. Soll das Schema exakt gleich sein, brauchen Sie jetzt nur noch auf Speichern zu klicken. Sie können bei Bedarf bestimmte Schichten ändern, wenn es Unterschiede gibt. Ebenso können Sie das Startdatum des fixen Arbeitszeitschemas ändern, um eine „Verschiebung“ des fixen Arbeitszeitschemas zwischen Mitarbeiter A und Mitarbeiter B zu erreichen.

Beim Aufbau eines fixen Arbeitszeitschemas können Sie auch Tage/Wochen kopieren. Klicken Sie auf:

Hier können Sie bestimmte Wochen oder Tage auswählen, um das fixe Arbeitszeitschema schneller aufzubauen.


Erstellen eines unbesetzten fixen Arbeitszeitschemas

Es lässt sich auch ein fixes Arbeitszeitschema erstellen, das noch unbesetzt ist. Diese Funktion kann verwendet werden, wenn man zum Beispiel ein Schema „Bedarf Samstage“ erstellen will, das im Nachhinein besetzt werden soll. Ein solches Schema wird auf dieselbe Weise erstellt wie ein Schema für einen Mitarbeiter, mit der Ausnahme, dass man keinen Mitarbeiter aus der Drop-down-Liste wählt, sondern dem Schema stattdessen einen geeigneten Namen gibt. Das Schema wird anschließend auf dieselbe Weise aktiviert und kann später unter „Planen/Schemata“ besetzt werden.


Ansicht Fixe Arbeitszeitschemata

Die Ansicht unter Fixe Arbeitszeitschemata ist sehr praktisch, wenn Sie sich einen Überblick darüber verschaffen wollen, wie Ihr Schema aussehen wird. Verwenden Sie die Datumwahl, um zu sehen, wie das Schema über einen längeren Zeitraum aussieht. Sie haben auch die Möglichkeit, Schichten in den fixen Arbeitszeitschemata durch Drag and Drop in dieser Ansicht zu kopieren oder zu verschieben.


Fixe Arbeitszeitschemata aktivieren

Wenn Ihr Fixes Arbeitszeitschema angewendet werden soll, muss es eingeführt oder aktiviert werden.

  1. Gehen Sie zum Reiter „Planen“ und das Thema „Fixe Arbeitszeitschemata“.
  2. Klicken Sie auf das Symbol
  3. Wählen Sie die Schemata aus, die Sie aktivieren wollen, indem Sie ein Häkchen in das entsprechende Kästchen setzen.
  4. Lassen Sie Wochenbasiert unberührt.
  5. Wählen Sie, für welchen Zeitraum das Schema aktiviert werden soll.
  6. Verfügbarkeit prüfen - wählen Sie, ob die Verfügbarkeit überprüft werden soll, ansonsten werden nur Urlaub und Abwesenheit kontrolliert - standardmäßig aktiviert
  7. Passende Stempel automatisch verknüpfen - Es kann vorkommen, dass ein Manager vergessen hat, ein fixes Arbeitszeitschema für einen Zeitraum, in dem der Mitarbeiter bereits gestempelt hat, zu aktivieren. In dem Fall ist es möglich, Schichten vom fixen Arbeitszeitschema bei der Aktivierung mit bereits vorhandenen Stempelungen zu verknüpfen - Funktion standardmäßig aktiviert.
  8. Neu zugeordnete/nicht zugewiesene Schichten wiederherstellen - Wenn Sie Änderungen in einem fixen Arbeitszeitschema vornehmen und über das alte Schema legen oder es zurücknehmen, können Sie dieses Feld deaktiviert lassen (standardmäßig nicht aktiviert), um Änderungen im Schema nach dessen Aktivierung wirksam werden zu lassen. Wenn Sie „Neu zugeordnete/Nicht zugewiesene Schichten wiederherstellen“ aktivieren, werden diese Schichten gelöscht.
  9. Klicken Sie auf „Schichten für diesen Zeitraum erstellen“.
  10. ACHTUNG! Wenn man ein Schema aktiviert, das gegen Zeitregelungen oder anderes verstößt, wird ein Fenster mit den entsprechenden Warnungen geöffnet. Sollen die Schichten trotz dieser Warnungen aktiviert werden, müssen diese genehmigt werden. Genehmigt man die Warnungen nicht, werden die Schichten als unbesetzte Schichten im Schema erstellt.
  11. Um eventuelle Warnungen zu genehmigen, klicken Sie auf die entsprechenden Kästchen (man kann auch „alle auswählen“ wählen) und anschließend auf „Genehmigen“´.
  12. Die Schichten werden nun im Schema und Personal mit Dienstplan erstellt und können von den Mitarbeiten eingesehen werden.


Schichten zurücksetzen

Es ist möglich, fixe Arbeitszeitschemata zurückzusetzen.

Klicken Sie auf das Icon mit dem roten Pfeil.



  1. Wählen Sie das betreffende fixe Arbeitszeitschema.
  2. Wählen Sie das Datum, auf das das Schema zurückgesetzt werden soll.
  3. Aktivieren Sie „Neu zugeordnete/Nicht zugewiesene Schichten wiederherstellen“, wenn Schichten im Schema nach der Aktivierung geändert wurden und Sie die Änderungen löschen wollen.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Schichten über einen Zeitraum zurücksetzen.


Schema veröffentlichen

Wie weit im Voraus ein Schema für die Mitarbeiter im Mitarbeiterportal angezeigt wird, hängt vom „Veröffentlichungsdatum“ ganz unten im Schema ab. Das Veröffentlichungsdatum wird für jede Einheit definiert. Mit der Veröffentlichung des Schemas wird es dem Mitarbeiter in der Übersicht über die Arbeitszeiten und im Schema des Mitarbeiters im Mitarbeiterportal angezeigt.


Wie haben wir das gemacht?