Arbeiten mit Zeiterfassung

Updated 1 month ago durch Leigh Hutchens

Die Verwendung von Time Trackers in Quinyx ist optional.

Was ist ein Zeittracker?

Time Tracker ist ein einzigartiger Quinyx-Begriff. Es ist eine Funktion, um Stunden und Minuten oder Tage im Auge zu behalten. Mit Time Trackers können Sie beispielsweise Urlaubsguthaben, Freizeitausgleich, Gleitzeit usw. verfolgen. Mitarbeiter können Time Trackers verwenden, um ihre Salden in der mobilen App zu überwachen.

Einfach ausgedrückt ist ein Time Tracker ein numerischer Wert (Saldo), der sich im Laufe der Zeit ändert und sich aufgrund von Transaktionen erhöht und verringert.

Zeiterfassung:

  • Haben Sie einen Wert pro Mitarbeiter
  • Werden in Stunden oder Tagen gemessen
  • Kann periodisierte oder Gesamtwertbilanz anzeigen

Beispiele beinhalten:

  • Urlaubsstunden/-tage
  • Auszeit an Stelle
  • Krankheitsstunden/-tage

Anwendungsfälle

Als Account Manager kann ich:

  • Navigieren Sie zu einer Seite, auf der ich eine neue Zeiterfassung hinzufügen kann.
  • Erstellen Sie eine Zeiterfassung.
  • Bearbeiten Sie eine vorhandene Zeiterfassung.
  • Löschen Sie eine vorhandene Zeiterfassung.
  • Sehen Sie sich eine Liste aller meiner Zeiterfassungen an.
  • Verwenden Sie meine Zeiterfassung, wenn Sie eine Vertragsvorlage konfigurieren.

Was können Sie mit Zeiterfassung machen?

Sie können Time Trackers verwenden, um Urlaubsguthaben, Freizeitausgleich oder Gleitzeit usw. Ihrer Mitarbeiter zu verfolgen. Sie können Time Trackers individuell für Ihr Unternehmen konfigurieren und so viele erstellen, wie Sie benötigen.

Erstellen Sie Zeiterfassungen

Bevor Sie einen Time Tracker konfigurieren können, müssen Sie ihn erstellen. Die Erstellung ermöglicht es Ihnen auch, einige grundlegende Einstellungen daran vorzunehmen.

Erstellen Sie eine Zeiterfassung, indem Sie zu Konto > Vereinbarungen > Zeiterfassung navigieren:

Abkürzung

Kurzer Name.

Name

Was in Menüs in der Anwendung sichtbar ist.

Dezimalstellen anzuzeigen

Wie viele Dezimalstellen soll der Time Tracker in den Ansichten anzeigen.

Tage/Stunden

Ob der Time Tracker Tage oder Stunden und Minuten zählen soll.

Bemerkungen

Optional

Periodisiert

Verwenden Sie periodisiert, wenn das Time Tracker-Guthaben von einem Jahr auf ein anderes übertragen werden kann und ein einmaliges Guthaben pro Jahr hat. Wenn Mitarbeiter beispielsweise 5 Jahre lang bis zu 5 Urlaubstage sparen können, berechnet Quinyx möglicherweise unterschiedliche Salden pro Jahr.

Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, werden die folgenden Felder angezeigt:

  • Jedes Jahr beginnt am: Wählen Sie aus, an welchem Datum jedes periodisierte Jahr beginnen soll.
  • Maximale Ansammlung pro Jahr: Für positive Transaktionen mit dem Operator Add, mit Ausnahme manueller Anpassungen, begrenzen Sie die Summe der qualifizierenden pro periodisiertem Jahr auf die angegebene Gesamtsumme. Null bedeutet unbegrenzt.
  • Standardabzugsreihenfolge: Wählen Sie aus, wie die Berechnung erfolgen soll, wenn Zeiterfassungen periodisiert werden. Wir unterstützen verschiedene Möglichkeiten, Tage/Stunden von einem periodisierten Time Tracker abzuziehen. Diese Einstellung steuert das Jahr, ab dem negative Buchungen (z. B. Urlaub) abgezogen werden:
    • Keine (vom laufenden Jahr abziehen): Dies ist die Standardoption, und wie beschrieben werden Tage/Stunden von demselben periodisierten Jahr abgezogen, in dem die Transaktion erstellt wurde.
    • Letztes Jahr zuerst: Diese Option zieht Tage vom ältesten Jahr mit einem Kontostand über Null ab.
    • Zuerst das aktuelle Jahr, dann das älteste: Dies nimmt zuerst Tage aus dem aktuellen Jahr und wendet dann die gleiche Reihenfolge wie bei der obigen Option an, das älteste Jahr mit einem Saldo größer als Null.
    • Zuerst ablaufend: Dadurch werden Tage von dem periodisierten Jahr abgezogen, das als erstes abläuft. Dies wird für die gesetzlichen/nicht gesetzlichen Funktionen benötigt, bei denen Sie einige Urlaubstage länger als andere sparen können.
  • Saldo ab laufendem Jahr: Wählen Sie aus, ob die periodisierte Zeiterfassung zum aktuellen Datum oder zum ausgewählten Tag für den Wert dieses Jahres angezeigt werden soll.
  • Saldo des Vorjahres: Wählen Sie aus, ob die Zeiterfassung zum aktuellen Datum oder zum ausgewählten Tag für den Wert des letzten Jahres angezeigt werden soll.
Quinyx zeigt keine 0 (Null)-Werte aus früheren Jahren in der Zeitkarte an.

Gesamtstartdatum

Ab dem Datum soll der Time Tracker zu zählen beginnen.

Begrenzung auf beschäftigt seit Datum

Dies wird nur ab dem Beschäftigungsdatum gezählt.

Warnungen anzeigen

Dies warnt vor dem Mindest- und Höchstwert. Die Warnung wird in der Zeitkarte angezeigt.

Im Mitarbeiterportal und in der mobilen App anzeigen

Verwenden, wenn TT für Mitarbeiter in der mobilen App sichtbar sein soll

Speichern

Vergessen Sie nicht, Ihre Zeiterfassung zu speichern.

Die Anzahl der Zeiterfassungen, die Sie erstellen können, ist unbegrenzt.

Sobald Sie die Zeiterfassung erstellt haben, können sie auf zwei verschiedene Arten konfiguriert werden. Sie können einen Zeittracker so einstellen, dass er basierend auf der Ausgabe einer bestimmten Gehaltsart zählt, oder Sie können Regeln für Anrechnung/Abzug/Zurücksetzung in einer Vereinbarungsvorlage einrichten.

Verbinden Sie Time Trackers mit einer Vereinbarung oder Gehaltsart

Time Tracker können verwendet werden, um die Zeit auf verschiedene Weise zu zählen. Sie können eine Zeiterfassung direkt zu einer bestimmten Gehaltsart hinzufügen, was bedeutet, dass sich der Saldo der Zeiterfassung erhöht oder verringert, wenn diese Gehaltsart generiert wird. Wenn Sie dies direkt unter Kontoeinstellungen mit der Gehaltsart verknüpfen, wird dies in die Gehaltsart in der Vereinbarungsvorlage übersetzt.

Sie können auch eine Zeiterfassung für eine Gehaltsart in einer Vereinbarungsvorlage hinzufügen. Dies bedeutet jedoch, dass es nur mit der Gehaltsart in dieser bestimmten Vereinbarungsvorlage verknüpft wird.

Sie können so viele Zeiterfassungen hinzufügen, wie Sie für Ihre Organisation benötigen.

Verbinden Sie einen Time Tracker mit einer Gehaltsart (auf globaler Ebene)

Um eine Zeiterfassung mit einer Gehaltsart zu verbinden, gehen Sie zu Konto > Gehaltsarten:

Fügen Sie einer Vereinbarung eine Zeiterfassung hinzu

Sie können einer Vereinbarung eine Zeiterfassung hinzufügen, indem Sie zu Kontoeinstellungen > Vereinbarungen > Vereinbarungsvorlagen > Zeiterfassung gehen:

Lesen Sie hier mehr über das Hinzufügen einer Zeiterfassung zu einer Vereinbarung.

Zeigen Sie die Zeiterfassung eines Mitarbeiters an

Sobald Sie Zeiterfassungen konfiguriert haben, können sie als Saldo oder Transaktionsprotokoll (wie ein Bankkonto) angezeigt werden.

Zusammenfassung der Zeiterfassung

Sie können das Zeiterfassungsguthaben auf der rechten Seite der Zeitkarte anzeigen:

Time Tracker-Transaktionen

Eine Zeiterfassungstransaktion kann durch mehrere Quellen oder Ursachen erstellt werden:

  • Ergebnis vom Gehaltstyp.
  • Manuell hinzugefügte Transaktionen, dh Anpassungen über WSDL oder GUI.
  • Zeiterfassungstreiber sind nach der Konfiguration in Vereinbarungsvorlagen vorhanden.

Ein Time Tracker ist für einen Mitarbeiter nur sichtbar, wenn er eine Transaktion hatte. Wenn also beispielsweise ein Mitarbeiter in der mobilen App nachsieht, aber noch nie krankgeschrieben war, wird ihm keine Zeiterfassung angezeigt.
Die Transaktionsliste von Time Tracker zeigt einen Saldo, der auf dem letzten gesperrten Datum (endgültige Überweisung an die Gehaltsabrechnung) + und nicht gesperrten Transaktionen im ausgewählten Zeitraum basiert. Folglich sehen Sie selten einen korrekten Saldo, wenn Sie nur ein einzelnes Datum in der Transaktionsliste auswählen.
Praxisbeispiel

Wenn mein Datum der letzten Übertragung auf die Gehaltsabrechnung Oktober 2021 ist

Und in der Zeitkarte wähle ich aus, dass Zeiterfassungstransaktionen vom 1. Dezember 2021 bis zum 31. Dezember 2021 angezeigt werden

Dann enthält der Saldo keine Transaktionen, die im November stattfinden

Infolgedessen sehe ich in der Zeiterfassungs-Transaktionsliste einen anderen Saldo als im Zeiterfassungs-Pod auf der rechten Seite der Zeitkarte.

Lesen Sie hier mehr über die Verwendung von APIs im Zusammenhang mit Zeiterfassungen.

Wie haben wir das gemacht?