Änderung der Gehaltsabrechnungslösung
Updated
durch
Leigh Hutchens
Bei der Änderung Ihrer Gehaltsabrechnungslösung gibt es einige Dinge, die Sie beachten sollten, insbesondere da jede Gehaltsabrechnungsdatei ihre eigenen Kontrollen und Ausgleiche hat. Eine Sache, die Sie jedoch beachten sollten, ist, dass es eine große Anzahl und Vielfalt von Gehaltsabrechnungsdateien gibt, sodass viele dieser Informationen auf einer allgemeinen Ebene sein werden, da es nicht möglich ist, alle zu berücksichtigen.
Standardmäßig gehen wir davon aus, dass alle Regeln und Berechnungen gleich bleiben, wenn Sie Ihr Gehaltssystem ändern (Überstunden, Unterstunden usw.)
Wie macht man die Änderung?
Es gibt keine definitive Antwort darauf, wie Sie sich für die Änderung zu einer neuen Gehaltsabrechnungsdatei entscheiden, aber im Allgemeinen haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Führen Sie alle Änderungen in vorhandenen Vereinbarungsvorlagen durch. Unser Rat ist, dies direkt nach einer Gehaltsabrechnung durchzuführen, wenn Gehaltsabrechnungstransaktionen übertragen und gesperrt sind.
- Erstellen Sie einen neuen Satz von Vereinbarungsvorlagen mit neuen Gehaltstypcodes und neuen Gehaltsabrechnungsverbindungen. Beenden Sie alte persönliche Vereinbarungen und beginnen Sie die neue persönliche Vereinbarung am Tag danach.
Gehaltstypen
Wenn Sie eine Gehaltsabrechnungsdatei in ein neues Format ändern, ist es manchmal erforderlich, Ihre Gehaltstypen zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass sie mit Ihrem neuen Gehaltssystem übereinstimmen. Dies kann bedeuten, dass Sie möglicherweise Ziffern zu den Gehaltstypcodes in Quinyx hinzufügen oder entfernen müssen, damit sie korrekt übertragen werden. Wenn Ihre alte Gehaltsdatei z.B. 4-stellige Gehaltscodes hatte und Ihre neue nur 3-stellige, müssten Sie Ihre vorhandenen Gehaltscodes, die zur Gehaltsabrechnung übertragen werden sollen, mit dem neuen Codeformat aktualisieren.
Wenn Sie Gehaltstypcodes bearbeiten, tun Sie dies zuerst in den Kontoeinstellungen > Gehaltstypen. Zweitens überprüfen Sie alle Vereinbarungen, um sicherzustellen, dass die gleiche Aktualisierung dort gespiegelt wird. Wenn nicht, müssen Sie dies auch in der Vereinbarungsvorlage(n) bearbeiten.
Vereinbarungsvorlagen
Je nach Gehaltsabrechnungsdatei und dem Umfang der erforderlichen Änderungen müssen Sie möglicherweise Aktualisierungen an Ihren vorhandenen Vereinbarungsvorlagen vornehmen oder neue erstellen. Unabhängig davon muss bei der Änderung der Gehaltsabrechnungslösung ein wichtiger Punkt aktualisiert werden: Stellen Sie sicher, dass Ihre Vereinbarungsvorlagen Ihre neue Gehaltsabrechnungsdatei verwenden. Sie finden diese in der Gehaltsabrechnungsdatei Feld in Ihren Vereinbarungsvorlagen zusammen mit allen anderen vorhandenen Gehaltsabrechnungsdateien, die wir unterstützen.
Um die Gehaltsabrechnungsdatei in der Vereinbarungsvorlage zu aktualisieren, gehen Sie zu Kontoeinstellungen > Vereinbarungsvorlagen > [Vereinbarungsvorlagenname einfügen] > Zeit > Gehaltsabrechnungsdatei.
Wie stellen Sie sicher, dass sich die Historie nicht ändert?
Die Änderung der Gehaltsabrechnungslösung kann manchmal unerwünschte Änderungen verursachen. Wenn Sie z.B. neue Vereinbarungsvorlagen im Rahmen der Änderung erstellen mussten, kann dies auch andere Informationen beeinflussen, wie z.B. Zeitkontostände, Überstundenberechnungen usw.
Bevor Sie Ihre neue Gehaltsabrechnungslösung auswählen und in Betrieb nehmen, stellen Sie sicher, dass Sie alle Zeiträume in der Vergangenheit gesperrt haben. Dadurch wird die Wahrscheinlichkeit unerwünschter Änderungen verringert. Sie können einen Zeitraum sperren, indem Sie eine endgültige Übertragung zur Gehaltsabrechnung im Zeit-Tab der Webanwendung durchführen.
Abwesenheiten
Überprüfen Sie, wie Ihre neue Gehaltsabrechnungsdatei aufgebaut ist, um Abwesenheiten zu behandeln. Dadurch erfahren Sie, ob in Ihrer Konfiguration etwas geändert werden muss. Wird z.B. Krankheitsurlaub genauso behandelt wie Urlaubsabwesenheit?
