Qmail

Updated 26/7/21 durch Leigh Hutchens

Die Standardberechtigung für die Qmail-Funktionsgruppe lautet "Schreiben" für alle Rollen. Klicken Sie hier, um weitere Informationen zu Zugriffsrechten in Neo zu erhalten.

Sie greifen auf Qmail über das Symbol rechts oben in der Navigationsleiste von Neo zu. Wenn Sie ungelesene Qmails haben, wird die Anzahl über dem Qmail-Symbol angezeigt:

Verwenden Sie zum Aktualisieren von Qmail die Schaltfläche "Aktualisieren" Ihres Browsers. Dadurch werden der Zähler und die Liste der Qmails aktualisiert.

Sie benötigen Lesezugriff auf die Funktionsgruppe "Qmail", um Qmails anzuzeigen, als gelesen / ungelesen zu markieren und zu löschen. Sie benötigen Schreibzugriff auf dieselbe Feature-Group, um Qmails selbst schreiben und senden zu können.

Qmail Übersicht

Durch Klicken auf das Qmail-Symbol gelangen Sie zur Qmail-Übersicht. Diese Ansicht wird in einem Seitenbereich angezeigt, damit Sie den Zeitplan oder andere Teile der App sehen können, während Sie eine Qmail schreiben. In dieser Ansicht können Sie:

  • Empfangene oder gesendete Qmails anzeigen lassen
    • Empfangene Qmails werden standardmäßig angezeigt
  • Überprüfen Sie, ob eine bestimmte Qmail einen Anhang enthält oder als wichtig markiert wurde
  • Sehen Sie, wann eine E-Mail empfangen bzw. gesendet wurde
  • Filtern Sie Ihre empfangenen Qmails nach gelesen oder ungelesen
  • Suchen Sie in Ihren Qmails
    • Die Suche kann nach Empfänger / Absender, Betreff und Text in der Nachricht erfolgen
  • Wählen Sie eine, mehrere oder alle in der Ansicht angezeigten Qmails aus und ergreifen Sie Maßnahmen für Ihre Auswahl von Qmails
    • Mögliche Aktionen sind Löschen, Markieren als ungelesen oder als gelesen

Wenn Sie mehr als 100 Qmails empfangen oder gesendet haben, werden im unteren Bereich des Seitenbereichs Pfeile angezeigt, mit denen Sie zwischen älteren und neueren Qmails navigieren können.

Lesen Sie eine Qmail

Um eine empfangene oder gesendete Qmail zu lesen, klicken Sie in der Übersicht auf die betreffende Qmail. Dadurch gelangen Sie zur Leseansicht, in der die vollständige Qmail sowie die Informationen angezeigt werden, die Sie in der Qmail-Übersicht für die betreffende Qmail sehen können. Von hier aus können Sie die Nachricht auch löschen, als ungelesen markieren oder darauf antworten.

Erstellen und versenden Sie eine Qmail

Um eine Qmail zu senden, müssen Sie über Schreibzugriff auf die Funktionsgruppe "Qmail" verfügen.

Klicken Sie auf das folgende Symbol, um eine neue Qmail aus der Übersicht zu senden:

Im Seitenbereich "Qmail verfassen" können Sie entweder "Direktnachricht" oder "Gruppennachricht" auswählen.

"Direktnachricht" ist vorausgewählt. In dieser Ansicht können Sie ein, mehrere oder alle Mitglieder der Gruppe auswählen, die derzeit in der Neo-Gruppenauswahl als Empfänger Ihrer Qmail ausgewählt sind. Dies schließt Mitglieder ein, die für diese Gruppen freigegeben sind, sowie geerbte Mitglieder. Letzteres bedeutet beispielsweise, dass Sie, wenn gerade eine Einheit in der Neo-Gruppenauswahl ausgewählt ist, auch den Distriktmanager dieser Einheit aus dieser Liste auswählen können.

"Gruppennachricht" ist die andere Registerkarte im Seitenbereich "Qmail verfassen". In dieser Ansicht können Sie eine Nachricht an einen, mehrere oder alle Einheiten, in der Sie Mitglied sind senden, und zwar unabhängig von der Gruppe zur Zeit in dem Neo Gruppenwähler ausgewählt. Hier, werden alle ausgewählten Einheiten Mitglieder umfassen, die von anderen Gruppen geteilt wurden, aber keine vererbten Mitglieder. Wenn die Heimeinheit des Absenders ausgewählt wird, erhält der Absender die Qmail, die er gerade versendet, nicht.

Benutzer mit einer Rolle direkt in einem Abschnitt und keiner Rolle in der übergeordneten Einheit des Abschnitts werden nicht in Qmails aufgenommen, die über die Registerkarte Gruppennachricht gesendet werden.
In "Gruppennachricht" können Sie bestimmte Personen nicht ausschließen. Sie senden eine Nachricht an alle Mitglieder der Einheit (en).

Sie können 80 Zeichen in der Betreffzeile der E-Mail verwenden. Die maximale Größe für den Textkörper beträgtungefähr 65.535 Zeichen (64 Kilobyte, wenn Sie nur Einzelbytezeichen verwenden).

Sie können nicht nur einen Betreff und eine Nachricht für Ihre Qmail eingeben, sondern auch einen Anhang zu Ihrer Qmail hinzufügen. Quinyx unterstützt Anhangsnamen mit maximal 80 Zeichen und eine Dateigröße von maximal 20 Megabyte. Es gibt keine Formatbeschränkungen beim Senden einer Qmail mit Anhang aus Neo. Fügen Sie einen Anhang hinzu, indem Sie auf das folgende Symbol klicken:

Sie können auch auswählen, ob Sie eine Lesebestätigung erhalten möchten. Dies löst eine automatische Qmail aus, die an Sie gesendet wird, wenn Ihr Empfänger Ihre Qmail öffnet. Wenn Sie mehrere Empfänger ausgewählt haben, erhalten Sie für jeden Empfänger, der Ihre Qmail öffnet, eine Lesebestätigung. Klicken Sie auf das folgende Symbol, um eine Lesebestätigung anzufordern:

Als letzte Auswahl können Sie die Qmail als wichtig markieren. Wenn Sie eine Qmail als wichtig markieren, sehen Ihre Mitarbeiter die Qmail als Popup, wenn Sie sich bei der Quinyx Mobile App anmelden. Für Mitarbeiter, die Web-Punch verwenden, wird die Qmail beim nächsten Stempeln angezeigt. Um eine Qmail als wichtig zu markieren, klicken Sie auf das folgende Symbol:

Nachdem Sie den Text hinzugefügt und die gewünschte Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf "Senden", um Ihre Qmail zu senden.

Qmail in der Zeitplanung

Es gibt zwei Möglichkeiten, Qmails aus der Zeitplanung zu senden.

Qmail aus einer Schicht

Wenn Sie eine Schicht anzeigen, der derzeit kein Mitarbeiter zugewiesen ist, können Sie eine Qmail bezüglich dieser Schicht an einen oder mehrere Mitarbeiter senden. Klicken Sie einfach auf das Umschlagsymbol links neben dem Feld "Mitarbeiter" im Dialogfeld "Schicht bearbeiten" :

Der Dialog "Qmail verfassen" wird geöffnet und Sie können Ihre Nachricht von hier aus erstellen und senden. Beachten Sie, dass beim Zugriff auf die Ansicht "Qmail verfassen" von einer Schicht wie dieser aus die Liste der Empfänger eine andere Sortierlogik enthält, nämlich die der Dropdown-Liste der zuweisbaren Mitarbeiter für Schichten.

Wenn Sie von einer nicht zugewiesenen Schicht aus auf den Dialog "Qmail verfassen" zugreifen , werden die Betreff- und Nachrichtenfelder mit Text gefüllt, der den / die Empfänger dazu ermutigt, die nicht zugewiesene Schicht zu übernehmen. Der Zugriff auf denselben Dialog von einer zugewiesenen Schicht aus führt zu leeren Betreff- und Nachrichtenfeldern.

Qmail von angezeigten Mitarbeitern

Sie können Filter in der Zeitplanung verwenden, um Qmails an eine bestimmte Untergruppe von Benutzern in Quinyx zu senden.

Lesen Sie die Versionshinweise der Version 0060, um sich mit den Zeitplanfiltern von Neo vertraut zu machen.

Befolgen Sie einfach diese Schritte:

  1. Treffen Sie Ihre Auswahl von Filterwerten in der Zeitplanung, um beispielsweise nur alle Mitarbeiter mit der "Qualifikation" Deutsch anzuzeigen.
  2. Klicken Sie auf das Umschlagsymbol über der Liste der Mitarbeiter im Zeitplan :
  1. Der Dialog "Qmail verfassen" wird nun geöffnet. Das Feld "Empfänger" wird mit den Mitarbeitern gefüllt, die derzeit im Zeitplan angezeigt werden.
  2. Geben Sie den Text der Qmail ein und senden Sie diese an die ausgewählten Empfänger.

Qmail nach Gruppenebene

Qmail ist auf Einheitenebene verfügbar.

Sie können beim Senden einer Qmail keinen Bezirk in der "Gruppenauswahl" auswählen. Sie können jedoch Qmails an einen gesamten Distrikt senden, indem Sie die Funktion "Gruppennachricht" auf Einheitenebene verwenden und alle Einheiten auswählen.

Wenn Sie beispielsweise ein Account Manager sind, haben Sie die Möglichkeit, das Kontrollkästchen "Alle auswählen" zu aktivieren. Anschließend werden alle Einheiten innerhalb der Organisation ausgewählt, sodass Sie eine E-Mail an die "gesamte Organisation" senden können.


Wie haben wir das gemacht?