Rollen Sie Ihre Vorlage aus

Updated 3/6/21 durch Leigh Hutchens

Wenn Sie mit Ihrer Vorlage zufrieden sind, ist es Zeit, sie auszurollen, d.h. zu aktivieren. Die Schichten werden nach dem Rollout in der Zeitplanung angezeigt.

Bitte beachten Sie, dass eine Vorlage nur für 18 Monate in die Zukunft ausgerollt werden kann.

Sie können entweder alle Mitarbeiter einer Vorlage oder eine Auswahl davon ausrollen. Das Ausrollen von ausgewählten Mitarbeitern ist nützlich, wenn ein oder mehrere Mitarbeiter in der Mitte eines Planungszeitraums Ihrem Team beitreten oder dieses verlassen und Sie die Verschiebungen in Ihrem bereits ausgerollten Zeitplan entsprechend aktualisieren müssen. Das Konzept in Quinyx besteht darin, dass Sie die Mitarbeiter, die Sie in der Vorlage sehen, ausrollen. Um also nur einige Mitarbeiter auszurollen, filtern Sie nach denjenigen, die Sie ausrollen möchten. Klicken Sie dann oben rechts auf die Schaltfläche „Ausrollen“.

Beachten Sie, dass Sie immer die vollständige Zeile eines Mitarbeiters ausrollen. In Übereinstimmung damit und gemäß dem oben beschriebenen Konzept erhalten Sie eine Warnung, wenn Sie auf die Ausrollen-Schaltfläche in der rechten Ecke klicken, wenn Sie nach Schichten gefiltert haben:

Die folgenden Filterfelder gelten als Schichtfilter und erzeugen die obige Warnung:

  • Zeitplanelemente
    • Wenn Sie Nichtverfügbarkeit oder Schichten und Nichtverfügbarkeit oder Aufgaben und Nichtverfügbarkeit ausgewählt haben.
  • Schichttyp
  • Schichtstatus
    • Sowohl zugewiesene als auch nicht zugewiesene generieren beim Rollout die obige Warnung.
  • Schichtsektion

Sobald Sie die Ausrollen-Schaltfläche geklickt haben, können Sie einen ausgewählten Zeitraum auswählen, auf den die Vorlage angewendet werden soll. Es gibt zwei Möglichkeiten:

  • Die Rotation vom vorherigen Rollout fortsetzen
  • Die Startwoche Ihrer Wahl einstellen

In der Vergangenheit ausrollen

Es gibt verschiedene Gründe, warum Sie einen Basiszeitplan in die Vergangenheit einführen möchten. Einer davon ist, dass Sie einen Fehler in einem ausgerollten Basiszeitplan nachträglich feststellen. Quinyx unterstützt die Einführung bis vor einem Jahr.

Logik zur Auswahl von Vereinbarungen

Weitere Informationen zur Logik der Vertragsauswahl finden Sie hier.

Setzen Sie die Rotation vom vorherigen Rollout fort

Diese Option ist nur für Vorlagen verfügbar, die in der Vergangenheit bereits mindestens einmal eingeführt wurden. Der Vorteil dieser Option besteht darin, dass Sie so sicherstellen können, dass Ihre Mitarbeiter die Anzahl der Wochenenden frei haben, auf die sie Anspruch haben.

Die Vorlage in unserem obigen Screenshot basiert auf einem Vorlagenzeitraum von 2 Wochen. Wie Sie oben sehen können, werden die Daten des vorherigen Rollouts in der Rollout-Zusammenfassung angezeigt, ebenso wie die Vorlagenwoche und der Tag des Beginns (Woche 1, Montag) und des Endes (Woche 1, Sonntag) dieses Rollouts aus. Darüber ist die Option zum Fortsetzen der Rotation vom vorherigen Rollout vorausgewählt und die Vorlagenwoche und der Tag des Beginns Ihres neuen Rollouts werden darunter angezeigt (Woche 2, Montag). Wie Sie der folgenden Tabelle entnehmen können, wird unser neuer Rollout mit der Rotation des vorherigen Rollouts fortgesetzt:

Kalenderdatum und -tag

Vorlage Tag und Woche in der Rotation des vorherigen Rollouts

Sonntag, 17. Januar

Woche 1, Sonntag

Montag, 18. Januar

Woche 2, Montag

Montag, 25. Januar

Woche 1, Montag

Montag, 01. Februar

Woche 2, Montag

Montag, 08. Februar

Woche 1, Montag

Damit Ihre Zeitplanvorlage immer korrekt ist, befinden sich alle Mitarbeiter immer in derselben Rotation. Dies hat zur Folge, dass alle Mitarbeiter in die Rotation des letzten Rollouts versetzt werden, wenn Sie die Option "Rotation vom vorherigen Rollout fortsetzen" für alle Mitarbeiter verwenden, während der letzte Rollout nur für ausgewählte Mitarbeiter durchgeführt wurde.

Umgekehrte Reihenfolge der Rollouts

Neo bietet auch die Möglichkeit, die Rotation des vorherigen Rollouts fortzusetzen, wenn das Startdatum des vorherigen Rollouts nach dem Enddatum des neuen Rollouts liegt. Mit der im folgenden Screenshot gezeigten Auswahl würden Sie weiterhin sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter die Anzahl der freien Wochenenden erhalten, auf die sie zum September / Oktober des Monats Anspruch haben:

Kopien der Vorlage

Wenn Sie eine Kopie einer Vorlage erstellen und die Rotation der ursprünglichen Vorlage fortsetzen möchten, simulieren Sie einfach einen Rollout für Ihre ursprüngliche Vorlage, um mithilfe der Setzen Sie die Rotation vom vorherigen Rollout fort-Funktion zu ermitteln, welche Vorlagenwoche und welcher Tag für Ihre Kopie verwendet werden sollen. Sie können dann zu Ihrer Kopie zurückkehren und die Option Startwoche auswählen verwenden, um die Rotation der ursprünglichen Vorlage "manuell" fortzusetzen. Weiter unten finden Sie weitere Informationen zur Option Startwoche festlegen.

Startwoche einstellen

Diese Option besteht darin, auszuwählen, welche Vorlagenwoche als Startwoche beim Ausrollen einer Vorlage verwendet werden soll. Im folgenden Screenshot wählen wir den Zeitraum vom 01.03.2021 bis zum 31.03.2021 mit Woche 2 als Startwoche.

Im obigen Screenshot ist der Wochentag, der in den beiden Zeilen des Dropdown-Menüs angezeigt wird, Montag. Der in dieser Dropdown-Liste angezeigte Wochentag ist immer der des Startdatums des ausgewählten Rollout-Zeitraums. In diesem Fall ist der 01.03.2021 zufällig ein Montag. Dies dient dazu, die Vorlagenfunktionalität beizubehalten.

Das Folgende ist ein Screenshot des ausgerollten Zeitplans im Zeitplan. Die erste Woche des Rollout-Zeitraums wurde mit den oben gezeigten Verschiebungen gegenüber der Vorlagenwoche 2 gefüllt. Damit beginnt der untere Mitarbeiter in der ersten Woche des Monats in der Spätschicht.

Diese Funktion ist beispielsweise praktisch, wenn Sie einen oder mehrere neue Mitarbeiter in einer separaten Vorlage haben. Um den Zeitplan Ihrer neuen Mitarbeiter mit Ihrem zuvor veröffentlichten Zeitplan für vorhandene Mitarbeiter zu synchronisieren, möchten Sie möglicherweise Woche 2, 3 oder 4 als Startwoche verwenden statt Woche 1.

Informationen zum letzten Rollout

Am unteren Rand des Rollout-Panels finden Sie einen Abschnitt namens "Rollout-Zusammenfassung". Dieser Bereich enthält ein Feld, in dem angegeben wird, ob nicht zugewiesene Schichten ausgerollt wurden. Sie werden immer dann mitausgerollt, wenn Sie die Vorlage für alle Mitarbeiter ausrollen. Wenn Sie jedoch nur eine Teilmenge von Mitarbeitern ausrollen, werden die nicht zugewiesenen Schichten nicht ausgerollt. Unterhalb des Feldes wird eine Liste der Mitarbeiter angezeigt, die ausgerollt wurden. Die letzten Rollout-Informationen werden pro Mitarbeiter angezeigt. Wenn der Mitarbeiter noch nie zuvor in der Vorlage ausgerollt wurde, wird in diesem Feld "Keine vorheriger Rollout" angezeigt. Die Sortierung der Liste der Mitarbeiter in diesem Bereich entspricht der in der Vorlage.

Mindestens ein Mitarbeiter muss in Ihrer Vorlage erscheinen, damit Sie diese für ihn ausrollen können.

Bestätigungsmeldung

Nachdem Sie Ihre Vorlage erfolgreich ausgerollt haben, erhalten Sie die Benachrichtigung "Your base schedule has been rolled out. Sincerely,Your Quinyx team" per Qmail, SMS oder E-Mail, abhängig von Ihren Benachrichtigungseinstellungen. Diese Benachrichtigung wird immer gesendet und ist derzeit nicht optional. Wenn Sie Warnungen genehmigt haben, erhalten Sie nach Ausrollen dieser Schichten eine weitere Bestätigungsnachricht.

Urlaubsfaktor

Wenn eine Vorlage nur für einen Teil der Mitarbeiter ausgerollt wird, wird der Urlaubsfaktor auch nur für diese ausgerollten Mitarbeiter aktualisiert.

Rollover über Abwesenheiten

Wenn Sie eine Vorlage über eine bereits erfasste Abwesenheit ausrollen, werden die Schichten der Vorlage automatisch gelöscht und als zugrunde liegende Schicht zur Abwesenheit hinzugefügt.


Wie haben wir das gemacht?