Beispielanwendungsfälle für Tags

Updated durch Leigh Hutchens

Tags können verwendet werden, um die Zeit für verschiedene Objekte zu verfolgen. Zum Beispiel können Tags verwendet werden, um die Zeit für Patienten im Gesundheitswesen oder die Zeit für Projekte zu verfolgen. Diese zusätzliche Ebene der Zeiterfassung kann dazu beitragen, die Einhaltung des Budgets und die Genauigkeit der Rechnungsstellung zu verbessern. Im Folgenden sind drei Beispielszenarien aufgeführt, in denen wir auch erklären, wie Tags für jedes Szenario konfiguriert werden können.

Zeit für Projekte verfolgen

Stellen Sie sich vor, Sie sind ein Einzelhändler, der eine Reihe von verschiedenen Projekten zur Umsatzsteigerung durchführt. Ein neues Projekt zur Neugestaltung von Filialen wird gestartet und muss in 200 Stunden in allen Filialen einschließlich der Zentrale abgeschlossen werden. Sie müssen das Budget festlegen und sicherstellen, dass nicht mehr als 200 Stunden für das Projekt geplant und durchgeführt werden.

1. Ein Tag-Kategorie für Projekte einrichten

Zunächst gehen wir davon aus, dass Tags in Ihrem Konto aktiviert sind und die relevanten Rollen Zugriff auf die Funktion haben. Falls nicht, richten Sie das bitte ein.

Gehen Sie dann zu Kontoeinstellungen > Tag-Kategorien und klicken Sie auf Hinzufügen. Benennen Sie die Kategorie Projekte, wählen Sie den Typ Projekt und weisen Sie ihr eine Farbe zu. Fertig!

Lesen Sie mehr über Tagkategorien.

2. Ein Tag für Ihr Projekt einrichten

Gehen Sie zu Kontoeinstellungen > Tags und klicken Sie auf Hinzufügen. Benennen Sie das Projekt "Store Rebranding 2020", wählen Sie die Tag-Kategorie Projekte und setzen Sie das Enddatum auf 2020-12-31. Klicken Sie unter "Perioden" auf Hinzufügen. Hier weisen Sie ein Budget zu. Geben Sie den Zeitraum 2020-01-01 - 2020-12-31 und 1 x 200 Stunden "Pro Periode" ein. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Lesen Sie mehr über Tags und Tag-Inhalte.

3. Ein Schichttyp für Ihr Projekt einrichten

Zuletzt müssen wir einen Schichttyp für dieses Projekt einrichten. Gehen Sie zu Kontoeinstellungen > Schichttypen und klicken Sie auf Hinzufügen. Wählen Sie einen Namen und suchen Sie unter dem Abschnitt "Tags" nach "Store..." und fügen Sie den zuvor erstellten Tag "Store Rebranding 2020" hinzu, dann speichern Sie.

4. Verwenden Sie Ihren neuen Schichttyp "Store Rebranding"

Alle Schichten oder Aufgaben, die mit diesem Schichttyp verbunden sind, sind jetzt mit dem Projekt "Store Rebranding 2020" verknüpft. Probieren wir es aus.

Fügen Sie eine "Store Rebranding" Schicht hinzu

Gehen Sie zum Zeitplan und fügen Sie eine Schicht hinzu. Stellen Sie sicher, dass Sie den Schichttyp "Store Rebranding" auswählen.

Fügen Sie eine "Store Rebranding" Aufgabe hinzu

Fügen Sie eine neue Schicht hinzu oder öffnen Sie eine vorhandene. Klicken Sie auf Weitere Optionen und dann auf die "+"-Schaltfläche im Abschnitt "Aufgaben". Wählen Sie den Schichttyp "Store Rebranding" aus und wählen Sie die Uhrzeit aus, zu der die Aufgabe durchgeführt werden soll, dann speichern Sie.

5. Zeiterfassung für Aufgaben

Mitarbeiter können die Arbeitszeit für Aufgaben sowohl über die Webpunch als auch über die mobile App erfassen. Lesen Sie mehr über die Zeiterfassung für Aufgaben hier unter "Arbeitszeit für Aufgaben/Unterschichten erfassen".

6. Verfolgen Sie die auf das Projekt "Store Rebranding 2020" verwendete Zeit

Jetzt, da Sie Ihren neuen Tag verwenden, möchten Sie vielleicht verfolgen, wie viel Zeit im Vergleich zum Budget für dieses Projekt geplant und erfasst wurde. Hierfür haben wir den Bericht "Tags-Verfolgung" unter Analytics.

Öffnen Sie den Bericht und klicken Sie auf Suchen. Geben Sie Ihre Suchkriterien ein, d.h. den Zeitraum, für den Sie die aufgewendeten Stunden verfolgen möchten, suchen Sie nach und wählen Sie "Store Rebranding 2020" unter "Tags" aus und klicken Sie auf Laden. Ihnen wird eine Zusammenfassung der geplanten, eingeplanten und erfassten Stunden für diesen Tag für den ausgewählten Zeitraum angezeigt. Beachten Sie, dass Sie in den Suchkriterien mehrere Tags auswählen können, um sie alle in der gleichen Zusammenfassung zu verfolgen.

Lesen Sie mehr über die Ansicht zur Nachverfolgung von Tags.

Verfolgung der Arbeitszeit bei der häuslichen Pflege von Patienten mit Geofencing

Anbieter von häuslicher Pflege müssen die geplanten, eingeplanten und erfassten Stunden für jeden Patienten verfolgen. Zusätzlich zu den Zeiterfassungsfunktionen, die Tags bieten, kann Quinyx so konfiguriert werden, dass das Stempeln bei einem bestimmten Patienten nur dann möglich ist, wenn die mobile App bestätigen kann, dass sich der Pflegekraft innerhalb eines bestimmten Bereichs des Wohnorts des Patienten befindet.

Für diesen Anwendungsfall werden Tags auf die gleiche Weise konfiguriert wie oben, jedoch mit einigen kleinen Anpassungen. In den folgenden Schritten können Sie sich für weitere Details an die Anweisungen im obigen Anwendungsfall halten. Hier konzentrieren wir uns nur auf die Konfigurationsunterschiede, die für diesen speziellen Anwendungsfall erforderlich sind.

  1. Richten Sie eine Tag-Kategorie mit dem Namen "Patienten" ein. Wählen Sie unter "Typ" "Erweitert" aus - dies ist erforderlich, um die Geofencing-Funktionalität zu aktivieren.
  2. Richten Sie einen Tag für jeden Patienten ein. Wählen Sie die Tag-Kategorie "Patienten" aus. Wir empfehlen, jeden Tag nach dem Namen des Patienten zu benennen. Klicken Sie im Abschnitt Koordinaten auf Hinzufügen und geben Sie die Längen- und Breitengrade des Wohnorts des Patienten ein. Unter Radius können Sie den Bereich eingeben, innerhalb dessen der Pflegepersonal den Stempelvorgang erlaubt sein sollte. Je kleiner der Radius ist, desto länger dauert es, bis das Telefon bestätigt, dass es sich innerhalb des erlaubten Bereichs befindet. Wir empfehlen, mit einem Radius von 200 Metern zu beginnen und ihn bei Bedarf für diese spezifischen Koordinaten zu erweitern, falls das Pflegepersonal feststellt, dass die Bestätigung des Standorts zu lange dauert.
  3. Erstellen Sie einen Schichttyp für den Patienten und stellen Sie sicher, dass das Tag des Patienten damit verbunden ist.
  4. Beginnen Sie mit der Planung von Schichten oder Aufgaben mit dem für den Patienten erstellten Schichttyp und verfolgen Sie die aufgewendete Zeit mit dem Bericht "Tag-Nachverfolgung".

Verfolgen Sie die Zeit für Kunden im Facility Management mit Geofencing

Facility Management-Anbieter müssen die geplanten, geplanten und gestempelten Stunden für jeden Kunden verfolgen. Zusätzlich zu den von Tags bereitgestellten Zeiterfassungsfunktionen kann Quinyx so konfiguriert werden, dass das Stempeln bei einem bestimmten Kunden nur dann erlaubt ist, wenn die mobile App bestätigen kann, dass sich der Verwalter innerhalb eines bestimmten Bereichs des Kundenstandorts befindet.

Für diesen Anwendungsfall werden Tags auf die gleiche Weise wie oben konfiguriert, es gibt jedoch einige Unterschiede:

  1. Richten Sie eine Tag-Kategorie namens "Kunden" ein. Wählen Sie unter "Typ" "Erweitert" aus - dies ist erforderlich, um die Geofencing-Funktionalität zu aktivieren.
  2. Richten Sie für jeden Kunden ein Tag ein. Wählen Sie die Tag-Kategorie "Kunden". Wir empfehlen, jedes Tag nach dem Namen des Kunden zu benennen. Klicken Sie im Abschnitt Koordinaten auf "Hinzufügen" und geben Sie die Längen- und Breitengrade des Kundenstandorts ein. Unter Radius können Sie den Bereich eingeben, innerhalb dessen der Verwalter das Stempeln erlaubt sein sollte. Je kleiner der Radius ist, desto länger dauert es, bis das Telefon bestätigt, dass es sich innerhalb des erlaubten Bereichs befindet. Wir empfehlen, mit einem Radius von 200 Metern zu beginnen und ihn bei Bedarf für diese spezifischen Koordinaten zu erweitern, wenn der Verwalter feststellt, dass die Bestätigung des Standorts zu lange dauert.
  3. Erstellen Sie einen Schichttyp für den Kunden und stellen Sie sicher, dass Sie das Tag des Kunden damit verbinden.
  4. Beginnen Sie mit der Planung von Schichten oder Aufgaben mit dem von Ihnen für den Kunden erstellten Schichttyp und verfolgen Sie die dafür aufgewendete Zeit mithilfe des Berichts "Tag-Nachverfolgung".

Wie haben wir das gemacht?