Zeitreiter
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durch
Daniel Sjögren
Der Zweck des Zeitreiters besteht darin, Gehaltsabrechnungsposten, gruppiert nach Mitarbeitern, vor der Durchführung der Gehaltsabrechnung zu überprüfen. Mit Gehaltsabrechnungsposten meinen wir jeden Posten, der Gehaltsabrechnungen generiert. Wir bieten volle Unterstützung für diesen Reiter, wenn eine Einheit oder Sektion im Gruppenauswähler ausgewählt ist, jedoch nicht, wenn ein Bezirk ausgewählt ist.
Das Anpassungsansichtsfeld
In der oberen rechten Ecke dieser Ansicht finden Sie die Schaltfläche Anpassungsansicht. Diese Schaltfläche steuert das Anpassungsansichtsfeld, das standardmäßig angezeigt wird, wenn Sie die Zeitansicht betreten.
In diesem Feld können Sie Filterauswahlen treffen, um festzulegen, welche Gehaltsabrechnungsposten in dieser Ansicht angezeigt werden sollen. Die Und-Logik gilt zwischen den Feldern, d.h. das Eingeben eines Werts in mehreren Filterfeldern ruft nur Daten ab, die allen Werten entsprechen, wenn Sie auf die Schaltfläche Anwenden am unteren Rand des Feldes klicken.
Die folgenden Filteroptionen stehen zur Verfügung:
Filteroption | Beschreibung |
Von Datum | Wird verwendet, um das Datum festzulegen, ab dem Sie Gehaltsabrechnungsposten anzeigen möchten. |
Bis Datum | Wird verwendet, um das Datum festzulegen, bis zu dem Sie Gehaltsabrechnungsposten anzeigen möchten. Beachten Sie, dass das ausgewählte Bis Datum ein späteres Datum als das Von Datum sein muss. Aus Leistungsgründen gibt es eine Begrenzung von 3 Monaten (93 Tage), wie lange ein Zeitraum sein darf, den Sie auswählen können. |
Bezirke | Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn Sie als Benutzer über mindestens Lesezugriff auf die Transfer to payroll Berechtigung für mindestens einen Bezirk des Kontos verfügen, in dem Sie derzeit angemeldet sind. Der Standardtext in dem Feld lautet Keine Auswahl, was bedeutet, dass die Standardauswahl für dieses Feld keine Bezirke sind. Sie können beliebige Bezirke auswählen, für die Sie mindestens Lesezugriff auf die Transfer to payroll Berechtigung direkt im Bezirk haben. Die Auswahl mehrerer Bezirke in diesem Feld bedeutet, dass Sie Daten für Einheiten und Sektionen in einem der ausgewählten Bezirke abrufen werden, d.h. die Oder-Logik gilt innerhalb dieses Feldes. Die Auswahl, die Sie im Bezirksfeld treffen, beschränkt die Einheiten, die Sie im Einheitsfeld auswählen können. |
Einheitengruppen | Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn die folgenden Kriterien erfüllt sind:
Der Standardtext in dem Feld lautet Keine Auswahl, was bedeutet, dass die Standardauswahl für dieses Feld keine Einheitengruppen sind. Sie können beliebige Einheitengruppen auswählen, für die Sie mindestens Lesezugriff auf die Transfer to payroll Berechtigung für alle Einheiten haben. Die Auswahl mehrerer Einheitengruppen in diesem Feld bedeutet, dass Sie Daten für Einheiten und Sektionen in einer der ausgewählten Einheitengruppen abrufen werden, d.h. die Oder-Logik gilt innerhalb dieses Feldes. Die Auswahl, die Sie im Einheitengruppenfeld treffen, beschränkt die Einheiten, die Sie im Einheitsfeld auswählen können. |
Einheiten | Dieses Feld wird verwendet, um eine bestimmte Teilmenge von Einheiten auszuwählen, für die Gehaltsabrechnungselemente angezeigt werden sollen. Standardmäßig sind alle Einheiten ausgewählt. Beachten Sie, dass wenn Sie zuerst eine Einheit auswählen und dann einen Bezirk (siehe oben) oder eine Einheitengruppe (siehe oben) auswählen, die Auswahl im Einheitenfeld gelöscht wird. |
Mitarbeiter der Heimeinheit (Optionsfeld) | Dies ist das erste von zwei sich gegenseitig ausschließenden Optionsfeldern, das bestimmt, welche Gehaltsabrechnungselemente in dieser Ansicht angezeigt werden. Diese Option umfasst Gehaltsabrechnungselemente für alle Mitarbeiter, die die von Ihnen ausgewählten Einheiten als Heimeinheit zum ausgewählten Datum "Bis" haben, vorausgesetzt, das Beschäftigt ab-Datum jedes Mitarbeiters liegt vor oder ist gleich dem ausgewählten Datum "Bis". Diese Mitarbeiter werden angezeigt, auch wenn sie keine Gehaltsabrechnungselemente im ausgewählten Zeitraum haben, und dies gilt auch für Mitarbeiter ohne gültige Vereinbarung. Passive Mitarbeiter werden angezeigt, vorausgesetzt, sie haben mindestens ein Gehaltsabrechnungselement im ausgewählten Zeitraum. |
Mitarbeiter mit Gehaltsabrechnungselementen (Optionsfeld) | Dies ist das zweite von zwei sich gegenseitig ausschließenden Optionsfeldern, das bestimmt, welche Gehaltsabrechnungselemente in dieser Ansicht angezeigt werden. Diese Option umfasst Gehaltsabrechnungselemente für alle Mitarbeiter, die mindestens ein Gehaltsabrechnungselement in der ausgewählten Einheit haben, unabhängig davon, welche Heimeinheit diese Mitarbeiter haben, vorausgesetzt, das Beschäftigt ab-Datum eines Mitarbeiters liegt vor oder ist gleich dem ausgewählten Datum "Bis". |
Mitarbeiter-Kostenstelle | Dieses Feld ermöglicht es Ihnen, Gehaltsabrechnungsposten nur für Mitarbeiter mit einer der ausgewählten Kostenstellen abzurufen, die im Feld Kostenstelle auf ihrer Mitarbeiterkarte definiert sind. Standardmäßig liest dieses Feld Keine Auswahl und filtert nicht nach Mitarbeiter-Kostenstellen. Dieses Feld ermöglicht es Kunden, die Gehaltsabrechnung nach Mitarbeiter-Kostenstellen durchzuführen. |
Mitarbeiter-Sektion | Dieses Feld filtert speziell, welche Mitarbeiter basierend darauf angezeigt werden, ob sie die Mitarbeiter-Rolle direkt in der von Ihnen zu einem beliebigen Zeitpunkt in dem ausgewählten Zeitraum ausgewählten Sektion haben oder nicht. Wenn Sie in diesem Feld mehrere Sektionen auswählen, werden alle Mitarbeiter angezeigt, die die Mitarbeiter-Rolle direkt in einer dieser Sektionen haben. Keine Auswahl ist die Standardauswahl. |
Berichtet an | Dieses Feld ermöglicht es Ihnen, Gehaltsabrechnungsposten nur für Mitarbeiter mit einem der ausgewählten Manager abzurufen, die im Feld Berichtet an auf ihrer Mitarbeiterkarte definiert sind. Standardmäßig liest dieses Feld Keine Auswahl und filtert nicht nach Mitarbeiter-Kostenstellen. Dieses Feld ermöglicht es Kunden, die Gehaltsabrechnung nach Mitarbeiter-Kostenstellen durchzuführen. |
Mitarbeiterkategorie | Dieses Feld ermöglicht es Ihnen, nach Mitarbeiterkategorie in die Gehaltsabrechnung zu übertragen. Wenn dieses Feld leer ist, werden alle Mitarbeiterkategorien ausgewählt, d.h. es wird keine Filterung nach Mitarbeiterkategorie angewendet. Wenn Sie mehrere Mitarbeiterkategorien in diesem Feld auswählen, werden von Quinyx Gehaltsabrechnungsposten für alle Mitarbeiter abgerufen, die eine der ausgewählten Mitarbeiterkategorien haben. Das Dropdown-Menü dieses Feldes enthält alle Mitarbeiterkategorien, die in Ihrem Quinyx-Konto definiert sind. |
Gehaltsabrechnungsdatei | In diesem Feld wählen Sie aus, für welche Gehaltsabrechnungsdatei Sie Gehaltsabrechnungsposten anzeigen möchten. Jeder Gehaltsabrechnungsposten in Quinyx ist entweder mit einer Gehaltsabrechnungsdatei verbunden (definiert auf Vereinbarungs-, Vereinbarungsvorlagen- oder globaler Ebene) oder mit keiner Gehaltsabrechnungsdatei. Wenn Sie mehrere Gehaltsabrechnungsdateien in diesem Feld auswählen, werden alle Gehaltsabrechnungsposten angezeigt, die zu einer dieser Gehaltsabrechnungsdateien gehören. Sie müssen eine, und nur eine, Gehaltsabrechnungsdatei auswählen, um in die Gehaltsabrechnung zu übertragen. Die Standardauswahl ist Keine Auswahl, die alle Gehaltsabrechnungsposten anzeigt, die keiner Gehaltsabrechnungsdatei angehören. |
Fähigkeiten | Dieses Feld ermöglicht es Ihnen, nur Mitarbeiter anzuzeigen, die über eine bestimmte Fähigkeit verfügen. Wenn Sie mehrere Fähigkeiten auswählen, werden nur Mitarbeiter angezeigt, die jede der ausgewählten Fähigkeiten haben. Keine Auswahl ist die Standardauswahl. |
Mitarbeiter | In diesem Feld können Sie einen bestimmten Mitarbeiter oder eine Gruppe von Mitarbeitern filtern. Alle Mitarbeiter sind standardmäßig ausgewählt. Hinweis: Wenn Sie die Option Mitarbeiter mit Gehaltsabrechnung ausgewählt haben, enthält das Dropdown-Menü Mitarbeiter derzeit Mitarbeiter mit einer Rolle in mindestens einer der ausgewählten Einheiten im ausgewählten Zeitraum, auch wenn sie keine Gehaltsabrechnung haben. Dies wird bald verbessert. |
Gehaltsabrechnungsstatus | Dieses Feld ermöglicht es Ihnen, Gehaltsabrechnungsposten mit einem oder mehreren Status zu filtern. Es gibt vier mögliche Gehaltsabrechnungsstatus:
Wenn Sie mehrere Status in diesem Feld auswählen, werden alle Posten angezeigt, die einen dieser Status haben. |
Das nächste Mal, wenn Sie zur gleichen Gruppe (Einheit oder Sektion) zurückkehren, merkt sich Quinyx, welche Filter zuletzt angewendet wurden.
Alle Filterfelder unter den beiden Optionsfeldern sehen die verfügbaren Optionen in ihren Dropdown-Listen eingeschränkt, abhängig von den Auswahlmöglichkeiten, die Sie in anderen Feldern treffen. Das bedeutet zum Beispiel, wenn Sie Einheit 1 im Feld "Einheiten" auswählen und dann das Optionsfeld Mitarbeiter der Heimeinheit, können Sie anschließend nur die Namen der Mitarbeiter auswählen, die Einheit 1 als Heimeinheit haben. Die einzige Ausnahme hiervon ist das Feld Status der Gehaltsabrechnung, da es nach Gehaltsabrechnungsposten filtert und nicht nach Mitarbeitern.
Die Ansicht
Mitarbeiteransicht
Sobald Sie Ihre Auswahl im Anpassungsansichtsfenster getroffen und auf Anwenden geklickt haben, wird Quinyx die Gehaltsabrechnungsposten entsprechend Ihrer Auswahl abrufen. Während dieses Vorgangs können Sie in der Ansicht nichts anklicken und es wird eine Fortschrittsleiste angezeigt. Bei Anfragen mit sehr großen Datenmengen kann das Abrufen der Daten einige Minuten dauern. Um die Auswirkungen auf Ihre Effizienz zu minimieren, können Sie diese Ansicht verlassen und zurückkehren, während die Anfrage im Hintergrund ausgeführt wird.
Die Anpassungsansicht bleibt während und nach dem Laden der Anfrage geöffnet. Im unwahrscheinlichen Fall, dass einige Gehaltsabrechnungsposten fehlschlagen, wird eine Warnmeldung angezeigt, die Sie darüber informiert:
Wenn dies geschieht, empfehlen wir Ihnen, es erneut zu versuchen. Sollte dieses Problem 3-4 Mal wiederholt auftreten, wenden Sie sich bitte an Ihren Superuser. Wenn Sie ein Superuser sind, melden Sie dies bitte als Fehler bei Quinyx Support und stellen Sie sicher, dass Sie die ungefähre Zeit und das Datum angeben, wann dies für Fehlerbehebungszwecke aufgetreten ist.
Die Liste, die angezeigt wird, sobald das Abrufen der Elemente abgeschlossen ist, hat zwei Ebenen - Mitarbeiter und Gehaltsabrechnungsposten. Jeder Mitarbeiter verfügt über ein Kontrollkästchen. Abhängig von der Einstellung des Classic-Parameters Nur vollständig genehmigte Zeiten übertragen und dem tatsächlichen Status eines Mitarbeiters können Sie ein oder mehrere Kontrollkästchen aktivieren, um gehaltsbezogene Aktionen durchzuführen. Lesen Sie mehr über Gehaltsabrechnungsaktionen.
Die erste Ebene ist die Mitarbeiter-Ebene. Der Name jedes Mitarbeiters erscheint zusammen mit seiner Ausweisnummer und seinem Bild. Wenn der Mitarbeiter eine andere Heimeinheit als die aktuell ausgewählte im Gruppenselektor hat, wird der Name der Heimeinheit des betreffenden Mitarbeiters neben der Ausweisnummer auf einem blauen Abzeichen angezeigt. Unter dem Namen erscheint ein Zeitstempel, der anzeigt, wann die Gehaltsabrechnungsposten des Mitarbeiters verarbeitet wurden. In der Statusspalte erscheinen der Status des Mitarbeiters und eine Zusammenfassung der Gehaltsabrechnungsposten. Beachten Sie, dass das Fehlen einer Zusammenfassung der Gehaltsabrechnungsposten immer bedeutet, dass keine Gehaltsabrechnungsposten angezeigt werden.
Durch Klicken auf den Namen eines Mitarbeiters gelangen Sie zur zweiten Ebene der Liste. Diese Ebene enthält eine Liste von Gehaltsabrechnungsposten, die entsprechend Ihrer Filterauswahl für einen bestimmten Mitarbeiter gefiltert sind. Die folgenden Informationen werden in verschiedenen Spalten angezeigt:
- Startdatum: das Startdatum des Gehaltsabrechnungspostens.
- Typ: der Schichttyp oder Abwesenheitstyp des Gehaltsabrechnungspostens. Die spezielle Erwähnung der "Feiertagsregel" bedeutet hier, dass der Gehaltsabrechnungsposten als Ergebnis einer Feiertagsregel vom Typ "Freizeit" generiert wird.
- Einheit: die Einheit, auf der der Gehaltsabrechnungsposten stattfindet. Der Geschäftstagbeginn der betreffenden Einheit erscheint unter dem Einheitsnamen.
- Geplant: Wenn der Gehaltsabrechnungsposten eine Schicht enthält, werden hier die Start- und Endzeit dieser Schicht angezeigt.
- Tatsächlich: Wenn der Gehaltsabrechnungsposten einen Stempelvorgang enthält, werden hier die Start- und Endzeit dieses Stempelvorgangs angezeigt.
- Status des Gehaltsabrechnungspostens: der aktuelle Status des Gehaltsabrechnungspostens, der bereit für die Gehaltsabrechnung, zur Gehaltsabrechnung übertragen, attestiert fehlend oder Stempel fehlend sein kann.
Einheit anzeigen
Am oberen Rand der Ansicht können Sie von der Mitarbeiteransicht zur Einheitsansicht wechseln.
Die Einheitsansicht gruppiert nach Einheit die Gehaltsabrechnungselemente, die Quinyx beim Klicken auf Anwenden im Anpassungsansichtsfeld abgerufen hat. Die Einheiten werden in alphanumerischer Reihenfolge angezeigt. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie Zugriff auf mehrere Einheiten haben und einen Überblick darüber erhalten möchten, welche Einheiten bereit für die Gehaltsabrechnung sind und welche nicht. Darüber hinaus können Sie, ähnlich wie in der Mitarbeiteransicht, auf eine Einheit klicken und anschließend auf einen der angezeigten Mitarbeiter klicken, um in spezifische Gehaltsabrechnungselemente einzutauchen, wenn Sie in spezifische Gehaltsabrechnungselemente eintauchen möchten, die nicht bereit für die Gehaltsabrechnung sind usw. Sie können keine Einheiten auswählen und Gehaltsabrechnungsvorgänge aus dieser Ansicht durchführen.
Virtuelle Schichten
Virtuelle Schichten werden aus Feiertagsregeln oder Überstundenkonfigurationen erzeugt. Das Ergebnis wird an dem Tag, an dem die Regel besteht, als "virtuelle Schicht" erzeugt. Diese Schicht ist für den Mitarbeiter oder den Vorgesetzten nicht als geplante Schicht sichtbar und wird auch nicht:
- Als geplante Stunden zählen
- Zählt als geleistete Stunden
- Zählt als Schicht
Mit dieser Funktion werden die geschätzten Gehaltskosten für einzelne Tage rund um einen Feiertag oder eine Überstundenkonfiguration, die eine Freistellungsregel enthält, noch genauer. Außerdem wird deutlich sichtbar, wo das Ergebnis einer Regel generiert wird. Nachfolgend finden Sie einige zusätzliche Informationen:
- Virtuelle Schichten erscheinen immer als ob sie in der Heimeinheit des Mitarbeiters stattfinden würden, d.h. die Spalte "Einheit" zeigt immer die Heimeinheit des Mitarbeiters für virtuelle Schichten an.
- Dies bedeutet wiederum, dass wenn Mitarbeiter mit Gehaltsabrechnungsposten ausgewählt ist, Mitarbeiter X eine virtuelle Schicht hat und Einheit Y als Heimeinheit hat, aber nur Einheit Z zur Gehaltsabrechnung übertragen wird und dieser Mitarbeiter nur Gehaltsabrechnungsposten auf Einheit Z hat, wird die virtuelle Schicht nicht angezeigt, aber dennoch zur Gehaltsabrechnung übertragen. Dies wird bald verbessert.
- Virtuelle Schichten werden mit dem Vermerk "Feiertagsregel" in der Spalte "Typ" der Gehaltsabrechnungspostenliste eines Mitarbeiters angezeigt.
- Die Spalte "Geplant" für virtuelle Schichten ist leer, da die Person an diesem Tag nicht eingeplant ist. Die Spalte "Tatsächlich" gibt [Geschäftstagesbeginn der aktuellen Einheit]-[Geschäftstagesbeginn der aktuellen Einheit] an.
- Der Mitarbeiter muss mindestens eine Schicht, Abwesenheitsschicht oder Stempelung in dem ausgewählten Zeitraum in einer der ausgewählten Einheiten im Anpassungsansichtsfenster haben, damit die virtuelle(n) Schicht(en) tatsächlich in der Ansicht angezeigt und in der Gehaltsabrechnungsdatei berücksichtigt werden.
- Ein Mitarbeiter kann nur eine virtuelle Schicht pro Feiertag erhalten, auch wenn der betreffende Feiertag auf mehreren Einheiten eingerichtet wurde und der Mitarbeiter eine Rolle auf all diesen Einheiten hat.
- Wenn ein Mitarbeiter an einem Tag, an dem er auch arbeitet, eine "Freizeit"-Feiertagsregel hat, erhalte ich nur ein Gehaltsergebnis für meine gearbeitete Schicht, d.h. die Feiertagsregel wird in diesem Fall nicht berücksichtigt.
- Damit ein Mitarbeiter jemals eine virtuelle Schicht aufgrund einer auf Gruppenebene definierten Feiertagsregel erhält, muss diese Gruppe die Heimeinheit des Mitarbeiters einschließen.
- Sollten Sie unterschiedliche Geschäftstage in den Einheiten haben, könnten Sie in die Situation geraten, dass der Mitarbeiter an einem Tag eine Feiertagsregelentschädigung in einer Einheit erhält, während er in einer anderen Einheit eine kurze Mitternachtsschicht arbeitet.
- Angezeigte virtuelle Schichten berücksichtigen immer alle Berechtigungsregeln - wenn der Mitarbeiter die Berechtigungsregel nicht erfüllt, wird der Gehaltsabrechnungsposten nicht angezeigt.
- Gehaltskompensationen Auch als virtuelle Schichten werden angezeigt. Diese Gehaltsabrechnungsposten werden durch die Spalte "Typ" als "Feiertagsgehaltsentschädigung" erkannt.
Tagesanbruch
Wenn Sie in der Anpassungsansicht in Time auf "Anwenden" klicken, holt Quinyx Gehaltsabrechnungsposten, deren Startzeit innerhalb der Tagesanbruchsgrenzen der ausgewählten Daten liegt. Der hier betrachtete Tagesanbruch ist derzeit noch in Classic in den Einheitseinstellungen > Regeln für Stunden > Tagesanbruch festgelegt.
Zeitplan und Vorlagen richten sich weiterhin nach dem Geschäftstag. Wir prüfen sorgfältig, ob wir auch dort die Logik ändern.
