Time Trackers, praktische Beispiele

Updated durch Daniel Sjögren

Zeiterfassungssysteme können je nach Bedarf auf verschiedene Arten verwendet werden.

Verdienter Urlaub, abhängig von der Beschäftigungsdauer

Mitarbeiter verdienen 0,068493 Urlaubstage pro Beschäftigungstag, wenn sie weniger als 3 Jahre beschäftigt sind.

Ab 3 Jahren verdienen sie 0,082191 Tage pro Beschäftigungstag.

Zunächst wird ein Zeiterfassungssystem namens Urlaub unter Kontoeinstellungen > Vereinbarungen > Zeiterfassungssysteme erstellt.

Zweitens wird ein Zeiterfassungssystem auf der Vereinbarungsvorlage des betreffenden Mitarbeiters unter Kontoeinstellungen > Vereinbarungsvorlagen > Zeiterfassungssysteme erstellt mit den folgenden Einstellungen:

  • Akkumulationsfaktor: Jedes Jahrestag des Beschäftigungsbeginns (vorausgesetzt, der Mitarbeiter hat während des gesamten Beschäftigungszeitraums mindestens eine aktive Vereinbarung).
  • Faktorregler: Jahre seit Beginn der Beschäftigung.
    • Faktorstufe 0, Anpassungsfaktor 0,068493
    • Faktorstufe 3, Anpassungsfaktor 0,082191

Dieses Zeiterfassungssystem beginnt bei 0,068493 pro Tag, an dem die Vereinbarung aktiv ist, bis die Beschäftigungszeit größer als 3 ist, ab diesem Zeitpunkt wird der Faktor bei 0,082191 pro Tag, an dem die Vereinbarung aktiv ist, hochgezählt. Wenn die Anzahl der verdienten Tage vom Beschäftigungsgrad beeinflusst werden soll, d.h. wenn ein Mitarbeiter, der auf Teilzeitbasis 50% arbeitet, halb so viele Urlaubstage verdienen soll, müssen Sie den Akkumulationsfaktor mit der Beschäftigungsquote multiplizieren.

Flextime-Guthaben wird jeden Monat zurückgesetzt

  • Verknüpft mit einem Zeitkonto für Gleitzeit.
  • Anrechnungstreiber: Jeden Monat nach dem festgelegten Datum im Startjahr der Vereinbarung.
  • Operator: Auf neuen Wert setzen - 0
  • Anrechnungsfaktor: 0

Neue Urlaubstage hinzufügen und gespeicherte Tage übertragen

  • Das Zeitkonto muss auf Guthaben ab dem: Nächster Vorfall unter Tabellen
  • Anrechnungstreiber: Jedes Jahr nach dem festgelegten Datum im Startjahr der Vereinbarung
  • Festgelegtes Datum: 01-01 (1. Januar)
  • Operator: Auf neuen Wert setzen
  • Bis zu behalten: 5
  • Faktorlevel-Regler: Jahre seit Beginn der Beschäftigung
  • Faktorlevel = 0, Anpassungsfaktor = 25
  • Deaktivieren Sie die Multiplikation des Anpassungsfaktors mit dem Wert des Wertanpassers

25 neue Urlaubstage am 1. Januar, bis zu 5 Tage für 5 Jahre speichern

Legen Sie das Zeitkonto unter Kontoeinstellungen > Zeitkonten wie folgt fest:

Erstellen Sie ein periodisiertes Zeitkonto mit der Standardabzugsreihenfolge = Aktuelles Jahr zuerst, dann das älteste.

Diese Option periodisiert das Guthaben pro Jahr, die Standardreihenfolge gibt an, wie viele Tage genommen werden sollen. Im Beispiel werden zuerst die Urlaubstage des Jahres abgebaut, gefolgt vom ältesten Jahr.

Quinyx zeigt keine 0 (Null) Werte aus den Vorjahren in der Zeitkarte an.

Erstellen Sie 3 Zeitkonto-Verknüpfungen in einer Vereinbarungsvorlage

25 neue Tage pro Jahr

Übertragung von bis zu 5 Tagen

Zurücksetzen des gespeicherten Urlaubs nach 5 Jahren

Urlaub, Reduzierung für Samstage

Ein Wertanpasser ermöglicht es, den Urlaubssaldo für jeden Feiertag zu reduzieren und optional auch für Samstage, obwohl es keinen Gehaltstyp für diesen Tag gibt.

Dieses Beispiel ist in Finnland am häufigsten.
  • Zeitkonto: Wählen Sie aus, welches Zeitkonto aktualisiert werden soll.
  • Akkumulationsfaktor: Wählen Sie Jeden Urlaubstag.
  • Operator: Wählen Sie Hinzufügen
  • Akkumulationsfaktor:  Wählen Sie 1 oder -1, je nachdem, ob Sie den Saldo erhöhen oder verringern möchten.
  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Reduzierung für Samstage
Dieser Akkumulationsanpasser weicht von anderen ab, da er nur angewendet wird, wenn er mit der Hauptvereinbarung verknüpft ist und dass er sich die genommenen Feiertage unabhhängig von der Vereinbarung ansieht, an die der Feiertag gebunden ist.

Der Akkumulationsfaktor Jeder Urlaubstag

Der Akkumulationsfaktor Jeder Urlaubstag Sie können steuern, welche Tag(e) während des Urlaubs den Zeitkonto-Wert beeinflussen sollen. Diese Funktion wird hauptsächlich in Dänemark verwendet.

Es ist möglich festzulegen, ob Samstage den Zeitkonto-Wert reduzieren sollen, unabhhängig davon, ob Schichten an einem Samstag stattfinden oder nicht.

Sie können jedoch auch auswählen, welche Tage den Zeitkonto-Wert NICHT reduzieren sollen, unabhhängig davon, ob Schichten an einem Samstag stattfinden oder nicht, indem Sie das Kästchen "Nicht anrechnen" bei den folgenden Tagzählungen und Tagen ankreuzen. Diese Einstellung steht nur dem Wertanpasser Jeder Urlaubstag zur Verfügung.

Im Beispiel sind die Einstellungen so definiert, dass die Tage mit den Nummern 6 und 7 den Zeitkonto-Wert nicht erhöhen. Das bedeutet, dass wenn ein Urlaubszeitraum für eine Woche festgelegt ist und am Mittwoch beginnt, der Wert für die ersten 5 Tage (Mittwoch bis Sonntag) angepasst wird, aber nicht für die letzten 2 (Montag, Dienstag). Wenn der Urlaub im obigen Beispiel für 3 Wochen wäre, würde er auch für die Mittwoche und Sonntage (aber nicht für Montag, Dienstag) in den Wochen 2 und 3 weiter berechnet werden.

Der Abgrenzungstreiber verwendet die gleiche Tagesnummerierungslogik, die für den Abwesenheitsgrund festgelegt ist. Wenn die Abwesenheit nur zur Berechnung der geplanten Tage festgelegt ist, wird die Tagesnummerierung des Abgrenzungstreibers auch auf dieser Basis berechnet.

Vorabprüfung des Urlaubs

Es ist möglich, automatisch zu überprüfen, ob ein Mitarbeiter genügend Urlaubstage hat, um sich vor dem Versenden des Abwesenheitsantrags an den Manager zu bewerben.

Beispiel:

  • Unser Beispielmitarbeiter hat noch 15 Urlaubstage übrig
  • Der Mitarbeiter erstellt einen Abwesenheitsantrag für 4 Wochen Urlaub (mit 5 geplanten Schichten pro Woche)
  • Wenn ein Mitarbeiter den Abwesenheitsantrag speichert, überprüft das System automatisch den Saldo, und wenn der Saldo nicht ausreicht, wird der Antrag abgelehnt.

Diese Möglichkeit basiert auf der Funktionalität des Zeitkontos und der Möglichkeit, ein Zeitkonto mit einer Vereinbarungsvorlage zu verknüpfen. Um eine Zeitkonto-Verknüpfung einzurichten, benötigen Sie zunächst ein Zeitkonto oder müssen eines erstellen. Das Erstellen und Bearbeiten von Zeitkonten erfolgt unter Kontoeinstellungen > Vereinbarungen > Zeitkonten.

Im obigen Beispiel ist der Zeitkonto als VAC - Urlaub benannt und die Werte für min/max sind auf 0 und 30 eingestellt.

Um das Zeitkonto mit einer Vereinbarungsvorlage zu verknüpfen, gehen Sie zu Kontoeinstellungen > Vereinbarungsvorlagen > [Gewünschte Vereinbarungsvorlage] > Zeitkonten > Hinzufügen.

  • Wählen Sie das Zeitkonto aus, das betroffen sein soll: (VAC - Urlaub)
  • Was soll der Anrechnungstreiber (Grund) für die Änderung des Zeitkontos sein: Jeder Urlaubstag
  • Was soll passieren, wenn ein Urlaubstag genommen wird (Operator): Hinzufügen
  • Welcher Betrag soll angewendet werden (Faktorregler): -1
Wenn Sie diese Anrechnungsmethode verwenden, um eine Urlaubsabwesenheit vorab zu prüfen, ist es sehr wichtig, dass die Gehaltstypen, die im Abwesenheitspanel angehängt sind, nicht vom Zeitkonto abgezogen werden.

Dies muss bei allen Gehaltstypen entfernt werden, die an der Abwesenheit angehängt sind. Sowohl in der Vereinbarungsvorlage als auch bei globalen Gehaltstypen.

"Niederländische Urlaub" Konfiguration

Zeitkonto "Niederländische Konfiguration"

Wir haben viele Verbesserungen und Updates bezüglich der Konfigurationsmöglichkeiten von Quinyx in Bezug auf gesetzliche und nicht gesetzliche Urlaubsstunden für die Niederlande vorgenommen.

Dies ist ziemlich komplex, daher haben wir einen Artikel speziell für diese Konfiguration und Logik erstellt. Lesen Sie mehr über die niederländische Konfiguration hier.

Jährlicher Urlaubsstundenanspruch (ein Beispiel aus Kanada)

  • Verdienen Sie bis zum 5. Jubiläum 160 Stunden (20 Tage x 8 Stunden), dann 200 Stunden (25 x 8 Stunden).
  • Pro-rata vom Einstellungsdatum im ersten Jahr.
  • Setzt sich jedes Jahr am 2. April zurück.
  • Ein Mitarbeiter darf nicht mehr beantragen, als er hat

In diesem Beispiel benötigen Sie 3 Zeitkonto-Verknüpfungen in der Vereinbarungsvorlage.

  1. Anhäufung von Urlaubsstunden.
  2. Abzug von Urlaubsstunden bei Inanspruchnahme.
  3. Jährlicher Rücksetzung.

Anhäufung von Urlaubsstunden

Zerlegen Sie den jährlichen Anspruch in einen monatlichen Wert.

160 Stunden/12 Monate = 13,3333 Stunden pro Monat.

  1. Nach 5 Jahren wird daraus 200 Stunden/12 Monate = 16,666666667 Stunden pro Monat.
  1. Abzug von Urlaubsstunden bei Inanspruchnahme.

Damit das Zeitkonto in Stunden abzieht und Mitarbeiter nicht mehr beantragen können, als sie haben, müssen folgende Einstellungen vorgenommen werden.

  • Es darf keine Verbindung zum Zeitkonto im Gehaltscode selbst geben (global unter Kontoeinstellungen/Vereinbarungen/Gehaltstypen oder lokal in der Vereinbarungsvorlage).
  • Der Abwesenheitstyp muss auf "Nur geplante Tage zählen" eingestellt sein (unter Kontoeinstellungen/ Abwesenheitsverwaltung/ Abwesenheitseinstellungen).
  • Der Zeitkonto muss "Warnungen anzeigen" und ein Minimum aktiviert haben (Kontoeinstellungen/ Vereinbarungen/ Zeitkonten).
  1. Jährlich zurücksetzen

8 Stunden PTO für jede zweiwöchige Abrechnungsperiode verdienen

8 Stunden PTO für jede zweiwöchige Abrechnungsperiode verdienen, wobei PTO Urlaub, Krankheitstage und Tage für psychische Gesundheit umfasst. Mitarbeiter können maximal 200 Stunden zu einem bestimmten Zeitpunkt haben und können nur 200 Stunden pro Jahr am 1. Januar übertragen. Mitarbeiter können nicht mehr PTO beantragen, als sie angesammelt haben.

Vorkonfiguration

  • Übersetzen Sie 8 Stunden pro zwei Wochen in einen täglichen Anrechnungswert. 8 Stunden / 14 Tage = 0,57 Stunden PTO pro Tag.

Schritte:

  1. Erstellen Sie den Zeitkonto mit den folgenden Einstellungen.
"Warnungen anzeigen" muss aktiviert sein, um zu verhindern, dass ein Mitarbeiter mehr PTO nimmt, als ihm erlaubt ist.

  1. Fügen Sie die Zeitkonto-Anrechnung den Vereinbarungsvorlagen hinzu.

  1. Fügen Sie die Zeitkonto-Abbuchung hinzu. Da drei Abwesenheitstypen von einem Zeitkonto abgezogen werden können, müssen Sie für jede Abwesenheit eine Konfiguration hinzufügen, bei der der "Abwesenheitsgrund" geändert wird, um Urlaub, Krankheit und psychische Gesundheitstage widerzuspiegeln.

  1. Fügen Sie eine PTO-Schwelle hinzu, um sicherzustellen, dass pro Jahr nicht mehr als 200 Stunden angesammelt werden können.

Ein freier Tag wird für jede x-Menge an gearbeiteter Zeit angesammelt (Vuosivapaa-Ansammlung)

Ein freier Tag wird für jede x-Menge an gearbeiteter Zeit angesammelt (Vuosivapaa-Ansammlung). Maximal 9 Tage pro Jahr angesammelt.

  1. Erstellen Sie das Zeitkonto.
  1. Legen Sie Regeln fest (Ansammlung beginnt 6 Monate nach dem Beschäftigungsbeginndatum und ist nicht linear). Setzen Sie die Ansammlung jedes Jahr zurück.
Lesen Sie hier mehr über die Vuosivapaa-Akkumulierung sowie die X- und V-Tage-Funktionalität.

Anspruch auf Kinderbetreuung bei Krankheit

In einigen Fällen hängt der Umfang der Urlaubsansprüche von Faktoren ab, die Quinyx nicht verfolgt. Zum Beispiel wird in Norwegen der Anspruch eines Mitarbeiters auf Urlaub zur Betreuung kranker Kinder jedes Jahr durch die Anzahl der Kinder, das Alter dieser Kinder und ihren Status als Alleinerziehende bestimmt. In solchen Fällen ist es möglich, ein Zeitkonto zu konfigurieren, das sich nach oben zählt, während die Anspruchsfaktoren extern von Quinyx verfolgt werden.

  1. Erstellen Sie ein Zeitkonto.
Dies ist auf zwei (2) Dezimalstellen eingestellt, um halbtägige Abwesenheiten zu berücksichtigen

Die unten aufgeführten Einstellungen hängen von kundenspezifischen Anforderungen ab, zum Beispiel kann es wünschenswert sein, eine Warnung auszugeben, wenn die Mindestanspruchsschwelle erreicht ist.

  1. Verbinden Sie das Zeitkonto mit dem erstellten Gehaltstyp für krankes Kind, um für jede Verwendung der Abwesenheit ab dem ersten Tag zu zählen.
Wenn auch eine halbtägige Abwesenheit erforderlich ist, sollte ein Zeitkonto mit einem spezifischen Gehaltstyp für halbe Tage (erstellen Sie einen Abwesenheitstyp dafür) mit einem Multiplikationsfaktor von 0,5 Tagen verbunden werden.
  1. Ein zugehöriges Zeitkonto in der entsprechenden Vereinbarung kann sicherstellen, dass der jährliche Anspruch auf krankes Kind im Zeitkonto zu Beginn des Jahres auf 0 zurückgesetzt wird.

  1. Unten finden Sie die Gehaltstypenübersichten für eine ganztägige und eine halbtägige Abwesenheit basierend auf den oben genannten Konfigurationseinstellungen.

Voraussetzungen für den jährlichen Time Tracker-Abgrenzungsposten

Vor dem Aufbau von Zeitsalden in einem Time Tracker können Voraussetzungen festgelegt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter bestimmte Kriterien erfüllen, bevor das Zeitguthaben angesammelt wird.

Nehmen wir ein Beispiel aus Dänemark: Mitarbeiter verdienen jährlich zusätzliche bezahlte Freizeit (z. B. 5 Tage/Jahr). Sie müssen jedoch mindestens 9 Monate lang gearbeitet haben, um Anspruch auf diese Zeitgutschrift zu haben.

Dies kann in Quinyx mit der Option "Voraussetzungen“ für <ausgewählte> Kumulationstreiber konfiguriert werden (siehe unten):

  • Jahre seit Beginn der Beschäftigung
  • Jedes Jahr nach einem in der Vereinbarung festgelegten Datum
  • Jahre seit der Geburt (Alter)

Beispielhafte Konfigurationsschritte:

Erstellen Sie in der Vereinbarungsvorlage eine Time Tracker-Zuordnung mit einem der oben genannten Abgrenzungsfaktoren.

Time Tracker Accrual Setup: Time Tracker 'Voraussetzung für den Test der Abgrenzungstreiber' baut jährlich am 1. Juni 5 zusätzliche Tage auf.

Voraussetzungen: Die Mitarbeiter müssen mindestens 9 Monate seit ihrem Beschäftigungsbeginn absolviert haben, um Zeit im Time Tracker 'Voraussetzung für den Kumulationsfahrertest' zu erhalten.

Beginn des Arbeitsverhältnisses: 1. Februar 2023.

Am 1. Juni 2023 wird keine zusätzliche Freistellung gewährt, da der Arbeitnehmer nur 4 Monate gearbeitet hat, was die Voraussetzung von 9 Monaten nicht erfüllt.

Am 1. Juni 2024 hat der Mitarbeiter 15 Monate gearbeitet und damit die Voraussetzung erfüllt. Daher werden gemäß den Einstellungen in der Zeiterfassung 5 zusätzliche Tage gutgeschrieben.

Wenn die Vorbedingung ausgeschaltet ist, d. h. "Keine Vorbedingung“ ausgewählt wurde.

Dann ist das Verhalten so, wie es heute ist, d.h. am 1. Juni 2023 werden 5 Tage auf diesem Time Tracker angesammelt und keine Vorbedingungen geprüft.

Lesen Sie mehr über Zeitkonten hier und die Arbeit mit Zeitkonten hier.

Wie haben wir das gemacht?