Genehmigung

Updated 20/3/20 durch Leigh Hutchens

Alle gearbeiteten Stunden müssen in Quinyx bestätigt werden. Im Allgemeinen erfolgt dies zunächst durch den Mitarbeiter und anschließend von einem Manager. Der Prozess kann unterschiedlich gestaltet werden, aber alle Zeiten müssen bestätigt werden, bevor Sie in eine Lohndatei überführt werden. Wir empfehlen hierzu eine interne Routine für den Prozess der Bestätigung einzuführen, sodass dieser kontinuierlich erfolgt. In Quinyx lassen sich Zeiten auf verschiedene Weise bestätigen.

  1. Direkt in einer Zeitkarte
  2. Zeit > Zeit
  3. Zeit > Bestätigen

Bestätigen in einer Zeitkarte

Die Zeitkarten finden Sie unter dem Reiter Zeit und dem Menü Zeit in Quinyx. Öffnen Sie eine Zeitkarte durch Doppelklicken.

Sie als Manager können Zeiten bestätigen, indem Sie das Kontrollkästchen rechts aktivieren. Das Kontrollkästchen für den Angestellten ist bereits aktiviert, wenn der Mitarbeiter seine Zeiten zuvor über die mobile App oder das Mitarbeiterpersonal bestätigt hat. Anderenfalls wird es aktiviert, wenn Sie als Manager das Bestätigungskästchen für Manager aktivieren, so können Sie die eigene Bestätigung des Mitarbeiters umgehen (abhängig von den Einstellungen in Quinyx).

Durch Klicken auf den linken der nach rechts zeigenden Pfeile kommen Sie zur nächsten Zeitkarte. Mit dem Pfeil ganz rechts kommen Sie zur Zeitkarte eine Woche später. Schließen Sie die Zeitkarte mit dem kleinen schwarzen x oben rechts.


Zeit > Zeit

Unter dem Reiter Zeit und dem Menü Zeit können Sie Folgendes bestätigen:

1. sämtliche Zeitstempel für einen Mitarbeiter im gewählten Zeitraum

2. sämtliche Zeitstempel für einen Tag oder im gewählten Zeitraum

Ganz oben in der Ansicht wählen Sie den gewünschten Zeitraum.

Graue Häkchen beim Datum oder Namen des Mitarbeiters zeigen an, dass es unbestätigte Posten gibt.

Klicken Sie auf das Häkchen der Zeile, um sämtliche Zeitstempel für einen Mitarbeiter im gewählten Zeitraum anzuzeigen

Klicken Sie auf das Häkchen der Spalte, um sämtliche Zeitstempel für einen Tag oder im gewählten Zeitraum anzuzeigen

Sie können auch auf das globale Häkchen rechts oben in der linken Spalte klicken, um den gesamten Zeitraum zu bestätigen.


Zeit > Bestätigen

Es ist auch möglich, in der Ansicht Bestätigen die Zeiten zu genehmigen.

Wählen Sie den gewünschten Zeitraum.

Sie können alle Schichten eines Mitarbeiters im gewählten Zeitraum rechts unter der Spalte Manager bestätigen.

Nach der Bestätigung wird die rote Kugel rechts grün.

Wenn Sie einzelne Schichten bestätigen wollen, klicken Sie auf das Dreieck links von der Mappe des Mitarbeiters, um die einzelnen Schichten anzuzeigen. Sie können auch in dieser Ansicht auf eine Zeile doppelklicken, um eine Zeitkarte zu öffnen.

Wenn Sie mit dem Bestätigen fertig sind, sind alle Kugeln grün.


Tipps und Tricks

Um sicherzustellen, dass Sie mit dem Bestätigen für den gewählten Zeitraum fertig sind, können Sie auch das Icon Grüne Kugel verwenden. Wenn Sie auf das Icon klicken, werden alle bestätigten Schichten weggefiltert, und Sie sehen nur noch die Zeiten, die noch nicht bestätigt sind.

Das Icon links von der grünen Kugel kann verwendet werden, um den Bestätigungsstatus für mehrere Einheiten anzuzeigen.

Diese Funktion ist nützlich, wenn beispielsweise ein Manager oder Lohnbuchhalter zentral eine gemeinsame Gehaltsdatei für die gesamte Organisation erstellen will.

Nachdem alle Posten für den gewählten Zeitraum bestätigt sind, kann eine Datei für das Gehaltssystem erstellt werden. Dies erfolgt unter dem Menü Übertrag in Lohn.


Wie haben wir das gemacht?