Übersicht
Die Übersicht erscheint als erste Ansicht, wenn Sie sich bei Quinyx angemeldet haben. Sie ist so aufgebaut, dass Sie schnell und einfach Zugang zu wichtigen Informationen erhalten und bei Bedarf schnelle Maßnahmen ergreifen können. Sie haben Zugang zu den einzelnen Modulen in Quinyx über die Menüleiste ganz oben auf der Seite. Der erste Reiter Übersicht soll Ihnen einen schnellen Zugang zu aktuellen Informationen wie unbesetzte Schichten, Neuigkeiten, neue QMails, Schichtwechsel und allgemeine Systeminformationen verschaffen. Die Seite besteht, je nachdem, welche Module aktiviert sind und welche Zugriffsrechte Sie haben, aus einer Reihe von Blöcken. Diese Blöcke lassen sich beliebig verschieben und vergrößern oder verkleinern.
Oben rechts können Sie, wenn Sie die Rechte besitzen, aus einem Drop-down-Menü die Einheit wählen, in der Sie arbeiten wollen. Oben befindet sich auch eine Menüleiste mit verschiedenen Reitern, über die Sie zu den einzelnen aktivierten Modulen gelangen.
Dienstplan
Unter dem Reiter Dienstplan können Sie unter anderem Monats-, Wochen- und Tagesansichten anzeigen. Hier können Sie Dienstpläne erstellen und Abwesenheiten bearbeiten.
Zeit
Der Reiter Zeit zeigt unter anderem Zeitkarten und Stempel. Hier können Sie als Administrator auch Zeiten genehmigen, Dateien an das System zur Gehalts- und Lohnabrechnung weiterleiten und Vertragsvorlagen erstellen.
Aufgabe
Wenn das Aufgabenmodul, Selbstinspektion, aktiviert ist, lassen sich unter diesem Menü unter anderem Routinen und Kontrollpunkte einrichten.
Personal
Hier findet sämtliche Personalverwaltung statt. Es können hier u.a. auch Qualifikationen und Personalkategorien erstellt werden, die sich anschließend mit den Mitarbeitern verknüpfen lassen.
Prognose
Im Prognosemodul können Sie ausgehend von historischen Daten, z. B. Verkaufsdaten, die Personalbesetzung optimieren.
Budget
Unter dem Reiter Budget können Sie Budgetzahlen eingeben, mit denen dann eine Prognose erstellt und die Personalbesetzung optimiert werden kann.
Kommunizieren
Von hier aus können Sie beispielsweise QMails senden und Neuigkeiten veröffentlichen.
Berichte & Statistik
Unter dem Reiter Berichte & Statistik können Sie:
- Statistiken von Variablen anzeigen wie z. B. Geplante Stunden, Gesendete SMS etc.
- verschiedene Arten von Berichte erstellen wie z. B. Dienstplanberichte, Zeitberichte und Personalberichte.
- mittels Berichte definieren Berichte mit für Sie relevanten Informationen erstellen.
Einstellungen
Unter Einstellungen wird Quinyx für Ihre Organisation konfiguriert. Hier lassen sich auch bestimmte Änderungen bezüglich der Organisationsstruktur, der Lohn- und Gehaltstypen, der Abwesenheitsarten, der Zugriffsrechte u.a.m. vornehmen.
Zeit
Der Reiter Zeit gibt Ihnen ganz rechts Zugang zur neuen Benutzeroberfläche in Quinyx: Neo - wenden Sie sich an Quinyx, wenn Sie den Zugang wünschen.
Blöcke auf der Übersichtsseite
Nicht besetzte Schichten
Dieser Block zeigt alle unbesetzten Schichten im veröffentlichten Dienstplan an.
Klickt man auf eine nicht besetzte Schicht, gelangt man automatisch zum Planungsfenster für den betreffenden Tag, in dem man die Schicht besetzen, bearbeiten oder löschen kann.
Dienste zu genehmigen
Hier werden Anfragen zu Schichtbuchungen, die die Mitarbeiter über das Mitarbeiterportal schicken können, angezeigt. Als Administrator sparen Sie mit dieser Funktion viel Zeit und Verwaltungsaufwand beim Erstellen des Dienstplans. Anfragen müssen genehmigt werden, bevor sie in den Dienstplan übernommen werden können.
Sie können die einzelnen Schichtbuchungen anklicken, die Kriterien für die Schicht prüfen und anschließend die Anfrage genehmigen, ablehnen oder mit der Bearbeitung der Schichtbuchung warten.
Mehrere Mitarbeiter können sich über das Mitarbeiterportal für dieselbe Schicht bewerben. Dies macht es dem Administrator möglich, den am besten geeigneten Mitarbeiter für die betreffende Schicht zu wählen.
Wenn die Schichtbuchung bearbeitet wurde, verschwindet sie aus dieser Ansicht.
Eine automatisch generierte QMail informiert den Mitarbeiter über die Zuteilung der freien Schicht. Haben Sich mehrere Mitarbeiter für dieselbe Schicht beworben, werden die anderen darüber informiert, dass sie ihnen nicht zugeteilt wurde.
Abwesenheitsanträge
Hier sehen Sie Abwesenheitsanträge, die noch nicht genehmigt wurden.
Klicken Sie auf einen Abwesenheitsantrag, den Sie bearbeiten wollen. Sie sehen, um welchen Zeitraum es geht und die Schichten, für die der Mitarbeiter eingeteilt ist. Sie können den Antrag einfach und schnell von hier bearbeiten.
Sie können auf die Schaltfläche Warten auf weitere Bearbeitung klicken. Damit verbleibt der Antrag in diesem Block, bis Sie bereit sind, ihn weiter zu bearbeiten.
Systeminformation
In diesem Block werden wichtige Informationen über das System angezeigt wie zum Beispiel:
- Anzahl Anmeldungen in den letzten 24 Stunden
- Dienstpläne, Qualifikationen und ablaufende Verträge
- Geburtstage des Personals
- Erinnerungen
QMail
QMail ist Quinyx internes Mitteilungssystem. In diesem Block werden Sie schnell und praktisch darüber informiert, wenn es neue, nicht gelesene Mitteilungen gibt.
QMails werden in bestimmten Fällen automatisch generiert. Beispielsweise werden Manager über den Eingang von Urlaubsanträgen informiert, und Mitarbeiter erhalten Bescheid, wenn der Manager diese genehmigt oder ablehnt. QMails können selbstverständlich auch manuell verschickt werden. Klicken Sie auf eine QMail, um sie zu öffnen.
Es ist möglich mehreren Personen gleichzeitig zu antworten und zu wählen, wie die Nachricht verschickt werden soll. Es gibt außerdem die Möglichkeit, Dateien anzuhängen, eine Lesequittung anzufordern und Texte von vordefinierten Vorlagen zu verfassen.
Neuigkeiten
Hier werden globale, lokale und Gruppenneuigkeiten angezeigt. Mithilfe der Kontrollkästchen oben rechts können die verschiedenen Nachrichtenarten aktiviert bzw. deaktiviert werden. Neuigkeiten werden unter dem Reiter Kommunikation erstellt.
Mit dem Nachrichtenfenster können folgende Informationen geteilt werden:
- Newsletter
- Verkaufsdaten
- Erinnerungen an Meetings
- Personalhandbuch
- Allgemeine Informationen
