Zeitkonten

Updated 19/3/20 durch Leigh Hutchens

„Zeitkonto“ ist eine Funktion zur Kontrolle der Stunden und Minuten oder Tage. Dabei kann es sich um das Nachverfolgen von Urlaubssalden, Zeitausgleich oder Flex time handeln. Die Mitarbeiter können ihre Salden in der Zeitkarte und in der App kontrollieren.

Damit die Zeitkonten korrekt über einen längeren Zeitraum berechnet werden, muss eine endgültige Lohnbuchhaltungsdatei mindestens jeden 60. Tag erstellt werden. Dies wird durch Deaktivieren von „Vorläufig“ unter „Zur Lohnbuchhaltung transferieren“.

Ein Zeitkonto erstellen

Sie erstellen Ihr Zeitkonto unter dem Reiter „Einstellungen -> Tabellen“. In der Spalte rechts finden Sie Zeitkonten.

  • Klicken Sie auf „Hinzufügen“
  • Abkürzung - Geben Sie eine Abkürzung ein

  • Name - Geben Sie „Zeitkonto“ einen beschreibenden Namen

  • Periodisiert -Aktivieren, wenn Zeitkonten pro Jahr periodisiert werden und jedes Jahr ein eigenen Saldo haben. Zum Beispiel, wenn der Mitarbeiter 5 Urlaubstage in 5 Jahren ansparen kann, kann Quinyx verschiedene Salden pro Jahr berechnen.

  • Jedes Jahr beginnt mit dem - Auswählen eines Datums, wenn Zeitkonten periodisiert werden sollen.

  • Standardreihenfolge für Abzüge: Wählen Sie, wie die Berechnung erfolgen soll, wenn Zeitkonten periodisiert werden. Wir unterstützen mehrere verschiedene Methoden, Tage/Stunden von einem periodisierten Zeitkonto abzuziehen. Diese Einstellung regelt, welches Jahr negativen Transkationen im Jahr abgezogen werden (z. B. Urlaub herausnehmen):
    • Keine (Abzüge vom aktuellen Jahr) - Das ist die Standardoption und, wie beschrieben, werden Tage/Stunden vom gleichen periodisierten Jahr, in dem die Transaktion erstellt wurde, abgezogen.
    • Letztes Jahr zuerst - Bei dieser Option werden Tage vom ältesten Jahr abgezogen, dessen Saldo höher als Null ist.
    • Aktuelles Jahr zuerst, dann das älteste Jahr - Wird erst Tage des aktuellen Jahres verbrauchen, dann die gleiche Reihenfolge wie die Option oben anwenden, das älteste Jahr, das einen Saldo höher als Null hat.

  • Maximaler Zuwachs pro Jahr - Bei positiven Transaktionen mit dem Operator „Hinzufügen“, außer bei manuellen Anpassungen, die Summe des Zuwachses je periodisiertem Jahr auf die angegebene Summe beschränken. Null bedeutet unbegrenzt.

  • Tage/Stunden - Auswählen, ob Tage oder Stunden hinzugefügt werden sollen. Zum Beispiel wird eine Flex bank oft in Stunden hinzugefügt, während Urlaub vielleicht in Tage gezählt werden.

  • Anzuzeigende Dezimalen - Wie viele Dezimale angezeigt werden sollen

  • Gesamtstartdatum - Geben Sie ein Datum ein, wenn es ab einem bestimmten Datum zu zählen beginnen soll. Wenn Sie kein Datum eingeben, beginnt es ab der ersten Transaktion des Mitarbeiters zu zählen.

  • Auf der Zeitkarte anzeigen - Legen Sie fest, ob Zeitkonto auf der Zeitkarte angezeigt werden soll. Wenn Sie auswählen, dass es gezeigt werden soll, so wird er auch auf der Zeitkarte des Mitarbeiters zu sehen sein. Wenn es nicht auf der Zeitkarte zu sehen ist, kann man es in verschiedenen Berichten sehen.

  • Saldo per - Legen Sie fest, ob der Saldo am aktuellen Tag der durchgeführten Transaktion angezeigt wird, oder ob Sie einen akkumulierten Saldo sehen möchten, basierend auf einem bestimmten Datum - nächstes Auftreten von. Beispielsweise kann man „nächstes Auftreten von“ an das Ende des Jahres für Urlaub setzen. Dann wird der genehmigte Urlaub zukünftig in den Saldo einberechnet. Hierbei lässt sich besser darüber reflektieren, wie viele Urlaubstage übrig sind.

  • Min. Wert,Max. Wert - Sie können den Min. & Max. Wert einfügen, um eine Warnung auf Zeitkonten zu erhalten, wenn einer der Werte erreicht wurde. Beachten Sie, dass ein eingestellter Minimum- und Maximumwert nichts anderes macht, als zu warnen, wenn man am Wert vorbeigeht. Die Warnung wird in der „Übersicht“ unter dem Feld angezeigt

  • Art des Zeitkontos - Wählen Sie unabhängig von der Art „Normales Zeitkonto“. (Wählen Sie nur Urlaub, wenn in der Vertragsvorlage ein Urlaubskalkulationsfaktor vorhanden ist)


Systeminformation.

Wenn Sie Ihr Zeitkonto erstellt haben, müssen Sie festlegen, welche Gehaltstypen es aktivieren soll. Dies nehmen Sie unter der jeweiligen Vertragsvorlage unter dem Reiter „Gehaltstypen“ vor. Klicken Sie auf „Gehaltstyp“, für die Sie eine Berechnung in Zeitkonten durchführen möchten. Wählen Sie, ob es erhöht oder verringert werden soll. Sie können auch wählen, ob Sie 1:1 oder auf eine andere Weise berechnen möchten.


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Wiederholen Sie dies für alle Gehaltstypen, die berechnet werden, sowohl Plus als auch Minus. Danach sind Sie fertig. Sobald Sie den Gehaltstyp benutzen, werden Sie eine Transaktion auf dem Zeitkonto erhalten.

Menü Zeitkonten

In dieser Ansicht können Sie alle Zeitkonten sehen, ohne einzelne Zeitkarten öffnen zu müssen. Sie können nach Datum, Mitarbeiter, Abteilung usw. filtern. Sie können Zeitkonten aktualisieren und bei Bedarf einen Excel-Bericht erstellen.


Manuelles Aktualisieren des Zeitkonten-Saldos

Sie können den Saldo für ein Zeitkonto manuell aktualisieren. Gehen Sie zum Reiter Zeit/Zeit-

konten.

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  • Mitarbeiter wählen
  • Zeitkonto wählen
  • Wählen Sie das Datum, wann die Transaktion registriert werden soll
  • Geben Sie die Anzahl der Transaktionen ein. Wenn der Wert negativ ist, kennzeichnen Sie das mit einem Minuszeichen, z. B. -2,5. Wenn Sie bspw. einen Zeitausgleichssaldo haben, der von 20 Stunden bis 15 geht, schreiben Sie -5.
  • Klicken Sie auf „Speichern“


Zeitkonten - Vertragsvorlagen

Zeitkonten werden unter Einstellungen und Tabellen erstellt und können unterschiedliche Salden, bspw. Urlaub, Flex time oder Zeitausgleich sein.

In der Vertragsvorlage kann man Regeln darüber einstellen, wie der aktuelle Saldo berechnet wird, falls zutreffend. Sie können Zuwachstreiber (anders als Gehaltstypen) und Faktorstufenregler in den Vertragsvorlagen unter dem Reiter „Zeitkonten“ verknüpfen.

Beachten Sie, dass Transaktionen, die älter als 60 Tage alt sind, an die Lohnbuchhaltung transferiert wurden, damit die Zeitkonten funktionieren.

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“, um „Zeitkontoverknüpfung bearbeiten“ zu öffnen.

Name - Geben Sie einen für Ihre Verknüpfung ein. Dieser Name wird für erzeugte Transkationen unter „Zeitkonten“ angezeigt.

Wählen Sie „Zeitkonto“ und „Zuwachstreiber“.

Zuwachstreiber

Der Zuwachstreiber teilt Quinyx mit, wie/wann das Zeitkonto angepasst werden soll.

  • Ein Jahr nach Erhöhung der lohnbasierten Transaktion - Angepasst an jeden Jahrestag jeder steigenden lohnbasierten Transaktion (konfiguriert unter Tabellen → Gehaltstypen). Kann zum Beispiel verwendet werden, um den Effekt einer lohnbasierten Transaktion „auszugleichen“ und somit eine temporäre (genau um ein Jahr) Erhöhung des Zeitkontensaldos zu schaffen.

  • Ein Jahr nach jeder sinkenden lohnbasierten Transaktion - Funktioniert wie „Ein Jahr nach jeder steigenden lohnbasierten Transaktion“, passt sich aber an sinkende lohnbasierte Transaktionen, statt zu steigen.

  • Erster Tag nach jedem periodisierten Nachverfolgungsjahr - Bedeutet, dass dies am ersten Tag eines jeden Jahres geschieht, wie zum Beispiel am ersten Januar oder am ersten April, abhängig von den Einstellungen unter Tabellen → Zeitkonto.

  • Gestempelte Stunden pro Tag - Der Wert des Zeitkontos wird am Ende jeden Tages um die gleiche Anzahl von Stunden erhöht, für die der Mitarbeiter gestempelt hat.

  • Jeden Tag, an dem der Vertrag aktiv war - Der Wert des Zeitkontos wird für jeden Tag erhöht, an dem der Vertag aktiv ist (gültig)

  • Jeder Tag mit Stempel - Der Wert des Zeitkontos wird für jeden Tag erhöht, an dem der Mitarbeiter gearbeitet hat (d. h. einen Stempel hat)

  • Jedes Jubiläum des Einstellungsjahres - Der Wert des Zeitkontos wird für jedes Jahr des Einstellungsdatums erhöht (einmal pro Jahr)

  • Jeder Tag, der für die Arbeit geplant ist, historisch - Der Wert des Zeitkontos wird für jeden Tag erhöht, an dem der Mitarbeiter arbeiten soll

  • Jeder Geburtstag - Jede Geburtstag erhöht den Wert des Zeitkontos

  • Jeder Monat nach festgelegtem Datum des Anfangsjahres des Vertrags - Dies wird jeden Monat an einem bestimmten Tag des Monats angepasst, aber im Anfangsjahr des Vertrags mit dem angegebenen Monat. (Außerdem werden, wie alle anderen Zuwachstreiber, wird er nicht an ein Datum vor dem Anfangsdatum des Vertrags oder nach dem Enddatum des Vertrags angepasst)

  • Jeder Monat nach Einstellungsdatum - Dies wird jeden Monat zum Zeitpunkt der Einstellung angepasst

  • Jeder Urlaubstag - Kann regeln, welche Tagesnummern während des Urlaubs den Zeitkontowert beeinflussen sollen.  Es besteht die Möglichkeit zu regeln, ob Samstage den Zeitkontenwert verringern sollen, unabhängig ob es samstags eine Schicht gibt oder nicht.
  • Aber Sie können auch wählen, welche Tage den Zeitkontenwert nicht verringern sollen, unabhängig ob es samstags eine Schicht gibt oder nicht.

  • Jedes Jahr nach festgelegtem Datum im Anfangsjahr des Vertrags - Wird jährlich an ein spezifisches Monatsdatum angepasst (Außerdem werden, wie alle anderen Zuwachstreiber, wird er nicht an ein Datum vor dem Anfangsdatum des Vertrags oder nach dem Enddatum des Vertrags angepasst)

  • Jeder Jahrestag des Arbeitsvertrags


Jedes Zeitkonto kann mehrere Zuwachstreiber haben.

  • Nur anwenden, wenn auf Hauptvertrag - wenn aktiviert, wird die Verknüpfung ignoriert, wenn sie nicht zu der für die vorliegende Hauptvereinbarung verwendeten Vertragsvorlage gehört.

  • Alle Mitarbeiterdaten einbeziehen - Fügen Sie alle Daten für den Mitarbeiter ein, unabhängig vom Vertrag. Beispielsweise können Transaktionen innerhalb des gesamten Beschäftigungszeitraums statt nur während des Vertragszeitraums erzeugt werden, d. h. alle Schichten und Stempel des Mitarbeiters werden in die Berechnung einbezogen und nicht nur diejenigen, die zu dem fraglichen Vertrag gehören.

  • Operator - Wählen Sie zwischen „Hinzufügen“ und „Auf neuen Wert stellen“. Wenn „Auf neuen Wert stellen“ verwendet wird, werden die erstellten Transaktionen den Saldo für das Zeitkonto auf den Wert des Anpassungsfaktors setzen (überschreiben), anstatt ihm den Saldo hinzuzufügen. Außerdem kann „ein Beibehalten-bis-zu-Wert“ festgelegt werden, der es erlaubt, einen „bis zu Wert“ für den Saldo festzulegen.

  • Faktorstufenregler
    • Jahr seit Beginn der Beschäftigung - z. B. kann der Anpassungsfaktor von 0,5 auf 1 geändert werden, nachdem der Mitarbeiter 3 Jahre lang beschäftigt war, und von 1 auf 2, nachdem der Mitarbeiter 5 Jahre lang beschäftigt war
    • Alter (in Jahren) - Funktioniert wie oben, jedoch mit dem Unterschied, dass der Anpassungsfaktor auf der Grundlage des Alters des Mitarbeiters anstelle der Beschäftigungsdauer angepasst wird
    • Akkumulierter Wert des gewählten Zuwachstreibers

    Es ist möglich, einen Anpassungsfaktor zu definieren, der den Umfang bestimmt, um den das Zeitkonto erhöht oder verringert werden soll. Beispielweise wenn der Zuwachstreiber „Jeden Tag, an dem der Vertrag aktiv war" ausgewählt wurde, kann ein Anpassungsfaktor von 0,5 eingestellt werden, was bedeutet, dass sich der Zeitkontosaldo für jeden Tag, an dem der Vertrag aktiv ist, um 0,5 erhöht.

    er Anpassungsfaktor kann auch dynamisch sein, d. h. bei bestimmten Gelegenheiten auf der Basis anderer Faktoren ansteigen oder abfallen.

    Die Tabelle gibt auf der Grundlage verschiedener Schwellenwerte an, welcher Faktor für verschiedene Ebenen des Werts für den ausgewählten Faktorstufenregler angewendet werden soll. Beachten Sie, dass es immer mindestens eine Ebene geben muss. Diese Ebene muss einen Schwellenwert von Null haben. Diese Ebene wird verwendet, bis der nächste Schwellenwert erreicht wird. Der Anpassungsfaktor kann entweder ein numerischer Wert oder ein leeres Feld sein. Ein leeres Feld wird so interpretiert, dass eine Transaktion erstellt wird.


  • Multiplizieren des Anpassungsfaktors mit dem Wert des Zuwachstreibers - Der Wert für einen Tag von einem Zuwachstreiber (z. B. 8 für einen Tag, wenn Sie 8 Stunden gearbeitet und den Zuwachstreiber „Gestempelte Stunden jeden Tag“ ausgewählt haben) ist ein Faktor zum Erzeugen einer Transaktion. Dies ist standardmäßig enthalten (Kontrollkästchen aktiviert). Der Faktor wird ausgeschlossen, wenn Sie das Kontrollkästchen deaktivieren. (Beachten Sie, dass der Wert aus der Tabelle der Faktorstufen immer verwendet wird, aber er kann auf 1 gesetzt werden, wenn Sie möchten, dass er „ausgeschlossen“ wird. Der Beschäftigungsgrad kann durch die Benutzung bestehender Kontrollkästchen verwendet werden)

  • Transaktionen nur für Schwellenwerte erstellen - Wenn diese Option aktiviert ist, wird eine Transaktion nur jedes Mal erstellt, wenn ein Schwellenwert überschritten wird. Alle anderen zukünftigen Transaktionen werden ignoriert, bevor sie angewendet werden - jeder Schwellenwert wird nur einmal verwendet, d. h. für eine Transaktion.

  • Multiplizieren des Anpassungsfaktors mit dem Beschäftigungsgrad - Wählen Sie, ob der Faktor mit dem Beschäftigungsgrad multipliziert werden soll
  • Multiplizieren Sie den Abgrenzungsfaktor mit den durchschnittlichen Nominalstunden pro Tag - wenn der Abgrenzungsfaktor mit den durchschnittlichen Nominalstunden des Mitarbeiters multipliziert werden soll. Gemiddelle nominale ist die beste Wahl für eine Woche voller geschäftlicher Aktivitäten.

Wie haben wir das gemacht?