Veranderende salarisoplossing
Updated 3 months ago
by
Daniel Sjögren
Bij het wijzigen van uw payroll-oplossing zijn er een aantal dingen waarmee u rekening moet houden, vooral omdat elk payroll-dossier zijn eigen checks and balances heeft. Een ding om in gedachten te houden is echter dat er een groot aantal en een grote verscheidenheid aan salarisbestanden bestaat, dus veel van deze informatie zal op algemeen niveau zijn, omdat het niet mogelijk is om ze allemaal te verantwoorden.
Standaard gaan we ervan uit dat alle regels en berekeningen hetzelfde blijven bij het wijzigen van uw salarissysteem (OT, UT etc.)
Hoe de wijziging aanbrengen?
Er is geen definitief antwoord op de vraag hoe u beslist om de wijziging naar een nieuw loondossier door te voeren, maar in het algemeen heeft u twee opties:
- Voer alle wijzigingen uit in bestaande overeenkomstsjablonen. Ons advies is om dit direct na een payrollrun te doen, en payrolltransacties worden overgedragen en vergrendeld.
- Maak een nieuwe set overeenkomstsjablonen met nieuwe salarissoortcodes en nieuwe salariskoppelingen. Beëindig oude persoonlijke afspraken en start de volgende dag de nieuwe persoonlijke overeenkomst.
Salaris soorten
Bij het wijzigen van een salarisbestand naar een nieuw formaat, is het soms nodig om uw salarissoorten bij te werken om ervoor te zorgen dat ze overeenkomen met uw nieuwe salarissysteem. Dit kan betekenen dat u cijfers moet toevoegen aan of verwijderen uit de salarissoortcodes in Quinyx om ze correct over te dragen. Als uw oude salarisdossier f.ex. 4-cijferige salariscodes had en uw nieuwe heeft er 3, dan moet u uw bestaande salariscodes bijwerken die naar de salarisadministratie moeten worden overgezet met het nieuwe codeformaat.
Wanneer u salarissoortcodes bewerkt, doet u dat eerst in Accountinstellingen > Salarissoorten . Ten tweede, controleer alle overeenkomsten om er zeker van te zijn dat dezelfde update daar wordt gespiegeld. Zo niet, dan moet u deze bewerken in de overeenkomstsjabloon(s).
Overeenkomst sjablonen
Afhankelijk van het salarisbestand en de omvang van de wijzigingen die moeten worden aangebracht, moet u mogelijk uw bestaande overeenkomstsjablonen bijwerken of nieuwe maken. Hoe dan ook, een belangrijk item dat moet worden bijgewerkt bij het wijzigen van salarisoplossingen, is ervoor te zorgen dat uw overeenkomstsjablonen uw nieuwe salarisbestand gebruiken. U vindt het in het veld Salarisbestand op uw overeenkomstsjablonen, samen met alle andere bestaande salarisbestanden die we ondersteunen.
Om het salarisbestand in het overeenkomstsjabloon bij te werken, gaat u naar Rekeninginstellingen > Overeenkomstsjablonen > [naam overeenkomstsjabloon invoegen] > Tijd > Salarisbestand.
Hoe weet je zeker dat de geschiedenis niet verandert?
Veranderende payroll-oplossingen kunnen soms leiden tot ongewenste veranderingen. Als je f.ex. nieuwe overeenkomstsjablonen moest maken als onderdeel van de wijziging, dan kan ook andere informatie worden beïnvloed, zoals Time Tracker-saldi, overurenberekeningen enz.
Voordat u uw nieuwe salarisoplossing selecteert en live gaat, moet u ervoor zorgen dat u alle periodes terug in de tijd hebt vergrendeld. Dit verkleint de kans dat er ongewenste wijzigingen optreden. U kunt een periode vergrendelen door een definitieve overboeking naar payroll te doen in het tabblad Uren van de webapplicatie.
Afwezigheden
Controleer hoe uw nieuwe salarisdossier is opgebouwd om afwezigheden op te vangen. Zo weet u of er iets in uw configuratie moet worden gewijzigd. Wordt ziekteverlof bijvoorbeeld op dezelfde manier behandeld als vakantieverzuim?
