Veranderen van salarisoplossing
Updated 2 months ago
by
Leigh Hutchens
Bij het veranderen van uw payroll-oplossing zijn er enkele zaken waar u rekening mee moet houden, vooral omdat elke payroll-bestand zijn eigen controles en balansen heeft. Eén ding om in gedachten te houden is echter dat er een groot aantal en verscheidenheid aan payroll-bestanden beschikbaar zijn, dus veel van deze informatie zal op een algemeen niveau zijn, aangezien het niet mogelijk is om rekening te houden met allemaal.
Standaard gaan we ervan uit dat alle regels en berekeningen hetzelfde blijven bij het veranderen van uw payroll-systeem (OT, UT, etc.)
Hoe maakt u de verandering?
Er is geen definitief antwoord op hoe u besluit om de verandering naar een nieuw payroll-bestand te maken, maar over het algemeen heeft u twee opties:
- Maak alle wijzigingen in bestaande overeenkomstsjablonen. Ons advies is om dit direct na een payroll-run te doen, wanneer payroll-transacties zijn overgezet en vergrendeld.
- Maak een nieuwe set overeenkomstsjablonen met nieuwe salarissoortcodes en nieuwe payroll-verbindingen. Beëindig oude persoonlijke overeenkomsten en start de nieuwe persoonlijke overeenkomst de dag erna.
Salaristypen
Bij het wijzigen van een salarisbestand naar een nieuw formaat is het soms nodig om uw salaristypen bij te werken om ervoor te zorgen dat ze overeenkomen met uw nieuwe salarissysteem. Dit kan betekenen dat u mogelijk cijfers moet toevoegen of verwijderen uit de salariscode in Quinyx, zodat deze correct worden overgedragen. Als uw oude salarisbestand bijvoorbeeld 4-cijferige salariscodes had en uw nieuwe bestand er 3 heeft, moet u uw bestaande salariscodes die moeten worden overgedragen naar de salarisadministratie bijwerken met het nieuwe codeformaat.
Wanneer u salaristypen bewerkt, doet u dit eerst in Accountinstellingen > Salaristypen. Controleer vervolgens alle overeenkomsten om ervoor te zorgen dat dezelfde update daar wordt weergegeven. Zo niet, dan moet u hetzelfde bewerken in de overeenkomstsjablonen.
Overeenkomstsjablonen
Afhankelijk van het salarisbestand en de omvang van de benodigde wijzigingen, moet u mogelijk updates maken in uw bestaande overeenkomstsjablonen of nieuwe maken. Ongeacht wat, een belangrijk punt dat moet worden bijgewerkt bij het veranderen van salarisoplossingen is ervoor te zorgen dat uw overeenkomstsjablonen uw nieuwe salarisbestand gebruiken. U vindt het in het salarisbestand veld op uw overeenkomstsjablonen samen met alle andere bestaande payrollbestanden die we ondersteunen.
Om het payrollbestand in het overeenkomstsjabloon bij te werken, gaat u naar Accountinstellingen > Overeenkomstsjablonen > [invoegen naam overeenkomstsjabloon] > Tijd > Payrollbestand.
Hoe kunt u er zeker van zijn dat de geschiedenis niet verandert?
Het veranderen van payroll-oplossingen kan soms ongewenste veranderingen veroorzaken. Als u bijvoorbeeld nieuwe overeenkomstsjablonen moest maken als onderdeel van de verandering, kan dit ook andere informatie beïnvloeden, zoals Tijdtracker-saldi, overurentellingen, enz.
Voordat u uw nieuwe payroll-oplossing selecteert en live gaat, zorg ervoor dat u alle periodes in het verleden hebt vergrendeld. Dit verkleint de kans op ongewenste veranderingen. U kunt een periode vergrendelen door een definitieve overdracht naar payroll te doen in het Tijd-tabblad van de webapplicatie.
Absenties
Controleer hoe uw nieuwe payrollbestand is opgebouwd om absenties te verwerken. Dit geeft u inzicht of er iets in uw configuratie moet worden gewijzigd. Bijvoorbeeld, wordt ziekteverlof op dezelfde manier behandeld als vakantieafwezigheid?
