Auditlogs - Absenties

Updated by Leigh Hutchens

Auditlogs zijn verslagen van eerdere acties binnen Quinyx. Er zijn twee soorten absentie-gerelateerde auditlogs die uit Quinyx kunnen worden geëxtraheerd:

  1. Auditlogs voor absentieverzoeken
  2. Absentie-auditlogs (deze pagina)

Ze bieden een transparante geschiedenis van wie een actie op een absentie heeft uitgevoerd, wat de actie was, wanneer deze plaatsvond, enzovoort. Deze functionaliteit helpt managers:

  • Geschillen of vragen met betrekking tot absenties op te lossen.
  • Toegang te krijgen tot historische activiteitsgegevens voor zelfbedieningsinzichten in teambeheer.
  • Belangrijke informatie af te leiden voor personeelsplanning en unit-niveau analyse.
Deze pagina richt zich alleen op de auditlogs voor absenties. Om details te zien over auditlogs voor absentieverzoeken, klik op hier.

Absentie-auditlogs

Voor absenties bieden auditlogs een duidelijke geschiedenis van acties en kunnen ze helpen vragen te beantwoorden zoals (maar niet beperkt tot):

• Wanneer is de absentie aangemaakt?

• Attestatiegegevens voor de absentie

• Absentiepercentage van toepassing op de absentie

• Geplande diensten die door de absentie zijn beïnvloed en wat de impact was (verwijderd, dienst behouden, toewijzing ongedaan maken, enz.).

• Welke opmerkingen zijn toegevoegd; door de werknemer en/of manager

Om de audit logs voor absenties te bekijken, navigeert u naar:

Audit logs > Weergave aanpassen > [Item type] Absentie.

Het "Weergave aanpassen" paneel stelt u in staat om uw zoekopdracht naar audit logs te verfijnen met behulp van de volgende filters:

Filter

Beschrijving

Voorbeeld

Groepen

Deze boomstructuur stelt u in staat om groepen te selecteren waarvoor Quinyx audit logs ophaalt.

  • Het bevat een vrij tekstveld dat helpt bij het vinden van groepen.
  • De boomstructuur is standaard ingeklapt en kan worden uitgeklapt.
  • Het selecteren van een groep omvat automatisch de onderliggende groepen, hoewel deze kunnen worden gedeselecteerd.

Item Type

  • U kunt de specifieke items selecteren waarvoor Quinyx logs moet ophalen met behulp van dit veld. Dit is een verplicht veld.
  • Selecteer 'Absentie' in dit veld.

Item start-/einddatum

  • Deze datums definiëren het begin en einde van de periode waarin de items die u zoekt beginnen.
  • Het zijn optionele velden.
  • De maximale periode die u kunt specificeren is drie maanden.
  • De uitgevoerde zoekopdracht houdt rekening met de zakelijke dagbreuk van de groep waarop het item plaatsvindt.

Type actie

  • Gebruik dit veld om de logs te filteren op de mogelijke acties die aan een item zijn gekoppeld.
  • Momenteel kunt u een of meerdere van de volgende acties uitvoeren voor absentieverzoeken:
    • Aangemaakt
    • Verwijderd
    • Bijgewerkt
  • Standaard zal het veld "Alle" weergeven, wat betekent dat logs voor alle bovengenoemde acties door Quinyx worden opgehaald.

Actie Start/einddatum

  • Deze datumvelden stellen u in staat om de start- en einddatum in te stellen van de periode waarin de actie op het item dat u zoekt in Quinyx is uitgevoerd.
  • Dit is een verplicht veld en standaard is de "Actie startdatum" ingesteld op drie maanden voorafgaand aan de huidige datum, terwijl de "Actie einddatum" is ingesteld op de datum van vandaag.
  • Deze zijn altijd in dezelfde tijdzone als de groep die momenteel is geselecteerd in de groepselector van de bovenbalk.

Actie uitgevoerd door

  • Dit veld kan worden gebruikt om items te filteren op basis van welke gebruiker een actie heeft uitgevoerd.
  • De standaardwaarde van het veld zal de tekst “Alle” zijn, wat betekent dat alle managers/werknemers (zoals hierboven gedefinieerd) standaard in de zoekopdracht zijn opgenomen. De dropdown-waarden worden alfanumeriek gesorteerd.
  • Het veld is doorzoekbaar via een tekstveld.
  • Als een integratie de actie heeft veroorzaakt, zijn de weergegeven gegevens afhankelijk van de gebruikte Quinyx API:
    • REST Web Services: De naam of UUID van de integratie-credentials.
    • SOAP Web Services: "SOAP."

Actie uitgevoerd voor

  • Dit veld kan worden gebruikt om items te filteren die worden weergegeven op basis van welke gebruiker is beïnvloed door een actie in Quinyx.
  • Dit veld stelt u in staat om te zoeken naar elke gebruiker met een werknemerrol in de geselecteerde groep(en). Dit betekent dat het bewerken van uw selecties in de boomstructuur van de groep na het invullen van het veld Actie uitgevoerd voor het veld zal resetten.
  • Elke werknemer in de vervolgkeuzelijst van het veld wordt weergegeven in het volgende formaat: [voornaam] [achternaam] [badgenummer]
  • U kunt zoeken naar een specifieke werknemer door hun naam of badgenummer in te typen en/of door de lijst te scrollen die zich aanpast aan wat u hebt getypt. De werknemers in de lijst zijn alfabetisch gesorteerd.
  • De standaardwaarde is "Alle" wat betekent dat als u dit veld leeg laat wanneer u op "Toepassen" klikt in het Aanpassen-weergavepaneel, logresultaten worden weergegeven voor alle werknemers in die groep.

Interpreteren van absentie-auditlogs: Een gids voor het begrijpen van resultaten

Zodra u de filters in het aanpassingspaneel hebt toegepast, ziet u de auditlogpagina met uw resultaten en kunt u details zien zoals welke actie is uitgevoerd, wie het heeft gedaan, datum en tijd van de actie, enz.

Kolomkop

Uitleg

Tijdstempel

  • Deze kolom toont de datum en tijd van acties in Quinyx. U kunt sorteren op tijdstempel (standaard van nieuw naar oud).
  • Datums en tijden volgen de Quinyx-taalinstellingen en worden weergegeven in de tijdzone van de geselecteerde groep.

Beïnvloede groepen

Toont de units en secties die door het item zijn beïnvloed.

Itemtype

Toont het type item dat door een bepaalde actie is beïnvloed.

Item

Toont informatie om te helpen identificeren welke absentie is behandeld en welke acties zijn uitgevoerd.

Dit toont altijd de laatste status van dat item in lijn met de planningweergave, d.w.z. de datum en tijd, absentietype van dat item.

Actie

Identificeert het type uitgevoerde actie.

Actie uitgevoerd door

Identificeert wie de actie heeft uitgevoerd. Toont hun [voornaam] [achternaam] ([badgenummer]).

Als de werknemer is verwijderd, wordt "Werknemer is verwijderd uit Quinyx" weergegeven. De reden hiervoor is dat het systeem die informatie niet langer bevat.

Actie uitgevoerd voor

Identificeert wie door de actie is beïnvloed. De persoon die de actie uitvoert, wordt aangegeven als: [voornaam] [achternaam] ([badgenummer]).

Als de betrokken persoon is verwijderd, wordt "Werknemer is verwijderd uit Quinyx" weergegeven. De reden hiervoor is dat het systeem die informatie niet langer bevat.

Trail

(!) Deze functie is momenteel in ontwikkeling voor absentie-itemtypen.

Eigenschapstabel

De meeste absentie-items (gebaseerd op de actie) hebben meer details in een sub-tabel genaamd de eigenschapstabel, toegankelijk door op de chevron in de meest linkse kolom van de hoofdtafel te klikken.

Houd er rekening mee dat u alleen toegang hebt tot loggegevens vanaf de datum waarop de logboekregistratie is vrijgegeven. Aangezien de afwezigheidslogboeken bijvoorbeeld zijn vrijgegeven in release 0221, op 1 oktober 2025, bevatten de huidige logboeken geen loggegevens voor data vóór 1 oktober 2025.

Veelgestelde vragen

V: Wat gebeurt er als ik een absentie toevoeg met een absentieplanning over meerdere geplande diensten op één dag?

A: Wanneer u een absentieplanning gebruikt om een absentiedienst toe te voegen, worden alle oorspronkelijke diensten vervangen door de geautomatiseerde absentiedienst 'creatie'. De onderliggende diensten absentieactie zoals 'verwijderen', 'toewijzing ongedaan maken', 'opnieuw toewijzen' of 'behouden' kan nog steeds plaatsvinden op basis van wat is geselecteerd tijdens de goedkeuring van de absentie, maar zal worden bijgehouden als onderdeel van dienstacties (Dienst audit logs)

V: Waarom verdwijnen de oorspronkelijke diensten?

A: Het systeem is ontworpen om een enkele, geconsolideerde absentiedienst te creëren voor de gehele periode op basis van de absentieplanning. Deze nieuwe absentiedienst vervangt de onderliggende diensten die waren ingepland, waardoor de registratie wordt vereenvoudigd

V: Hoe kan ik zien wat er met de oorspronkelijke diensten is gebeurd die zijn vervangen?

A: U kunt de wijzigingen in de oorspronkelijke diensten zien door de Shifts audit logs te controleren. Dit logboek biedt een gedetailleerd overzicht van de acties die zijn ondernomen op alle diensten, inclusief die welke 'verwijderd', 'bewaard', 'niet toegewezen' of 'opnieuw toegewezen' zijn omdat er een absentiedienst is toegepast

V: Waarom toont de "Absence shift action" in de eigenschappentabel 'N/A' voor absentiedienstactie?

A: Wanneer u een absentie creëert met behulp van een absentieplanning, vervangt het systeem automatisch de bestaande met een nieuwe absentiedienst volgens de absentieplanning. Aangezien dit een geautomatiseerd proces is en geen handmatige actie zoals "niet toewijzen" of "verwijderen" voor elke individuele dienst, wordt de "Absence shift action" ingesteld op "N/A" in het absentielogboek. Dit geeft aan dat de dienst is gecreëerd via een absentieplanning, wat een ander proces is dan het handmatig beheren van individuele diensten

V: Wat is het verschil in het veld 'Absentie dienstactie' wanneer ik een absentieplanning gebruik versus wanneer ik dat niet doe?

  • Met een Absentieplanning: De "Absentie dienstactie" zal N.V.T. zijn
  • Zonder een Absentieplanning: De "Absentie dienstactie" zal de specifieke actie tonen die u voor elke individuele dienst hebt geselecteerd (bijv. Opnieuw toewijzen, Opnieuw toewijzen, Behouden of Verwijderen)

V: Wanneer een absentie wordt gecreëerd over een dag met verschillende acties op de onderliggende geplande diensten, hoe worden de acties op die diensten geregistreerd in de auditlogs?

A: Wanneer u een absentie creëert die meerdere geplande diensten op een enkele dag beïnvloedt en u verschillende acties kiest voor elk (bijv. één dienst verwijderen, een andere opnieuw toewijzen), wordt dit geregistreerd als onderdeel van het 'Aangemaakt' actie-item in de absentie-auditlogs. U zult geen 'Bijgewerkt' actie-item zien voor verschillende acties die zijn ondernomen op de onderliggende diensten. Deze informatie is beschikbaar wanneer u de eigenschapstabel van het 'Aangemaakt' actie-item uitbreidt. Binnen de eigenschapstabel vindt u een sectie genaamd 'Absentiediensten voor deze periode'. Hier worden de details van elke door u gekozen actie (verwijderen, opnieuw toewijzen, opnieuw toewijzen) vastgelegd, wat een volledig overzicht biedt van wat er met elke individuele dienst is gebeurd die door de creatie van de absentie is beïnvloed. U kunt dezelfde informatie ook in de 'dienst auditlogs' zien om te zien hoe een absentiedienst de geplande diensten heeft beïnvloed.

Binnenkort beschikbaar

We werken voortdurend aan het verbeteren van deze functionaliteit. Hieronder volgen enkele verbeteringen die binnenkort beschikbaar zullen zijn:

Itemtrail: bekijk alles wat er met een bepaald item is gebeurd in chronologische volgorde. Dit helpt bij het bieden van de nodige context bij het oplossen van geschillen of problemen met betrekking tot personeelsplanning en aanwezigheid.

Oorsprong: Bekijk waar een actie is ontstaan. Wanneer u bijvoorbeeld een afwezigheidspost bekijkt, kunt u zien of deze is aangemaakt door de manager via het Managerportaal, via een goedgekeurd afwezigheidsverzoek of via API's.

PDF-export: Exporteer het auditlogboekrapport als PDF om het gemakkelijker te kunnen delen, archiveren en analyseren.

How did we do?