Byte av lönelösning
Uppdaterad
av
Leigh Hutchens
När du ändrar din lönelösning finns det några saker du kanske vill ta hänsyn till, speciellt eftersom varje lönefil kommer med sina egna inställningar. En sak att tänka på är dock att det finns ett stort antal och en stor variation av lönefiler, så mycket av denna information kommer att vara på en allmän nivå eftersom det inte är möjligt att redogöra för alla.
Som standard antar vi att alla regler och beräkningar förblir desamma när du ändrar ditt lönesystem (ÖT, OB etc.)
Hur gör jag ändringen?
Det finns inget definitivt svar på hur du bestämmer dig för att byta till en ny lönefil men generellt sett har du två alternativ:
- Gör alla ändringar i befintliga avtalsmallar. Vårt råd är att göra detta direkt efter en lönekörning, när lönetransaktioner överförs och låses.
- Skapa en ny uppsättning avtalsmallar med nya löneartskoder och lönekopplingar. Avsluta gamla personliga avtal och påbörja det nya personliga avtalet dagen efter.
Lönearter
När du ändrar en lönefil till ett nytt format krävs det ibland att du uppdaterar dina lönearter för att se till att de överensstämmer med ditt nya lönesystem. Det kan innebära att du kanske måste lägga till eller ta bort siffror från löneartskoderna i Quinyx för att de ska överföras korrekt. Om din gamla lönefil t.ex. haft 4-siffriga lönekoder och din nya har 3 så skulle du behöva uppdatera dina befintliga lönekoder som ska föras över till lön med det nya kodformatet.
När du redigerar löneartkoder gör du det först i Kontoinställningar > Lönearter. Efteråt, kontrollera alla avtal för att se till att samma uppdatering återspeglas där. Om inte, måste du göra samma ändringar i avtalsmallen/avtalsmallarna.
Avtalsmallar
Beroende på lönefilen och omfattningen av ändringar som måste göras kan du behöva göra uppdateringar av dina befintliga avtalsmallar eller skapa nya. Oavsett, så är det viktigt att du ser till att dina avtalsmallar använder sig av den nya lönefilen. Du hittar din lönefil i fältet Lönefil på dina avtalsmallar tillsammans med alla andra befintliga lönefiler vi stödjer.
För att uppdatera lönefilen i avtalsmallen, gå till Kontoinställningar > Avtalsmallar > [infoga avtalsmall namn] > Tid > Lönefil.
Hur kan man vara säker på att historiken inte förändras?
Att byta lönelösningar kan ibland orsaka oönskade förändringar. Om du t.ex. var tvungen att skapa nya avtalsmallar som en del av förändringen så kan även annan information påverkas, som Time Tracker-saldon, övertidsberäkningar etc.
Innan du väljer att gå live med din nya lönelösning, se till att du har låst alla perioder bakåt i tiden. Detta minskar sannolikheten för att oönskade förändringar inträffar. Du kan låsa en period genom att göra en definitiv överföring till lön under fliken Tid i webbapplikationen.
Frånvaro
Kolla hur din nya lönefil är byggd för att hantera frånvaro. Detta låter dig veta om något i din konfiguration behöver ändras. Hanteras till exempel sjukskrivning på samma sätt som semesterfrånvaro?
