Vertragsvorlagen - Zeit

Updated 18/3/20 durch Leigh Hutchens

Unter dem Reiter „Zeit“ können Sie verschiedene Zeitarten einstellen, wie Überstunden, Mehrarbeit, Flex time, Stempelungsart usw.

Die Zeit kann von den Mitarbeitern entweder durch Stempeln der Zeit gemeldet werden oder nicht. Das Stempeln erfolgt über ein Stempelterminal, Mobiltelefon oder über einen Weblink.

  • In einem Stempelterminal erfolgt das Stempeln, indem der Mitarbeiter entweder
    • Seine Ausweisnummer eingibt
    • Seine Magnetkarte einliest
    • Seine Plakette gegen den Terminalleser hält
    • Den Fingerabdruck scannt

  • Beim Stempeln über ein Mobiltelefon können Sie wählen, ob voreingestellte GPS-Koordinaten in Quinyx zur Ortserkennung verwendet werden sollen.

  • Das webbasierte Stempeln auf einem Computer, in einem Kassenterminal oder auf einem Tablet ist eine weitere Möglichkeit, sofern eine Internetverbindung verfügbar ist. Der Mitarbeiter stempelt seine Zeit durch Eingabe seiner Ausweisnummer oder indem er die Plakette gegen den Terminalleser hält.


In Quinyx gibt es vier verschiedene Arten, die Zeit zu erfassen. Sie finden dies im Drop-down-Menü für „Art der Zeiterfassung“.


  • Stempeln von Zeiten und Pausen bedeutet, dass der Mitarbeiter, zusätzlich zum Stempeln der Ein- und Auszeit, auch Ein und Aus bei den Pausen stempeln muss.

  • Die Option Zeiten stempeln ohne Pausen bedeutet, dass der Mitarbeiter seine Ein- bzw. Auszeit stempelt. Eventuell geplante Pausen in der Schicht werden automatisch von den Arbeitsstunden abgezogen.

    Dadurch, dass die Mitarbeiter in Quinyx ein- und ausstempeln können, bietet es eine einfache, automatisierte Möglichkeit, mit Flex time und Zeitausgleich zu arbeiten, wenn die gestempelte Zeit kürzer oder länger als die geplante Schicht ist.

  • Abweichungsberichte bedeuten, dass der Mitarbeiter seine Arbeitsstunden nicht stempeln muss. Quinyx geht vom Dienstplan des Mitarbeiters aus und generiert automatisch Stempel, die zur geplanten Start- und Endzeit der Schichten passen. Dahingegen können eventuelle Abweichungen dokumentiert werden, z. B. Abwesenheit, Überstunden oder eine andere zusätzliche Zeit über der normalen.

    Abweichungsberichte können vorzugsweise verwendet werden, wenn es nicht erforderlich ist, die auf Minutenebene geleistete Zeit nachzuverfolgen, z. B. in Büros oder in Unternehmen, bei denen Stempeln in der Praxis schwieriger ist als draußen bei der Arbeit auf dem Feld.

  • Die letzte Zeiterfassungsart in Quinyx ist Stempeln ohne Dienstplan.
    Beachten Sie, dass Sie diese Zeiterfassungsart nicht verwenden können, wenn Sie möchten, dass Quinyx automatisch Flex time, Runden usw. verwalten soll.
  • Mit dem aktivierten Feld Auto. Genehmigung der Abwesenheit können alle bestätigten Abwesenheiten gleichzeitig genehmigt und somit in die Lohnbuchhaltungsdatei aufgenommen werden. In unserem Fall haben wir uns dafür entschieden, das Feld zu aktivieren, damit die bereits bestätigte Freistellung nicht separat genehmigt werden muss.

  • Die Funktion Automatisches Ausstempeln nach ist nützlich, damit niemand versehentlich in Quinyx eingestempelt bleibt. Durch die Einstellung der Option „12 Stunden“ wird der Mitarbeiter, der das Ausstempeln vergessen hat, automatisch 12 Stunden nach dem Einstempeln ausgestempelt. Schichten, die automatisch ausgestempelt wurden, können einen Warnrahmen in Zeit - Zeit über Einstellungen unter Zeit - Parameter bekommen. Sie können auch festlegen, dass automatisches Ausstempeln korrigiert werden muss, bevor eine Genehmigung durchgeführt werden kann.
    Beachten Sie, dass der Wert für die Anzahl der Stunden angepasst werden sollte, wenn Sie Schichten länger als 12 Stunden geplant haben!


  • Tagesanbruch verletzt die Berechnung der nominalen Arbeitszeit, Überstunden und Mehrarbeit über einen Zeitraum.

  • Abwesenheit in Webpunch 3 ignorieren kann verwendet werden, wenn der Mitarbeiter umgehen können soll, dass die Abwesenheit in Webpunch bei zu spätem Einstempeln oder zu frühem Ausstempeln erstellt wird. Das kann beispielsweise bei Flex time nützlich sein.

  • Stempeln für Aufgaben erlauben kann verwendet werden, wenn der Mitarbeiter Zeit für Aufgaben, die in der Schicht geplant sind, stempeln soll. Hierbei öffnet sich ein zusätzlicher Dialog in Webpunch, der es dem Mitarbeiter erlaubt, die gewünschte Aufgabe einzustempeln. 

  • AN-ZeitWählen Sie, ob eine eventuelle OB-Zeit ausgezahlt oder standardmäßig als Zeitausgleich gespeichert werden soll.

    Laut einigen Tarifverträgen muss der Arbeitgeber eine bestimmte Entschädigung an den Mitarbeiter zahlen, wenn dieser durch eine späte Schichtänderung beeinflusst wird oder während der geplanten Tages- oder Wochenruhe arbeiten muss. Um eine dieser Funktionen zu verwenden, aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen und wählen Sie dann die Art der AN-Zeit, die gelten soll. Der Grenzwert für die minimal tägliche und Wochenruhe sowie die minimale Vorausplanung für späte Dienstplanänderungen werden unter dem Reiter „Zeitregeln“ in der Vertragsvorlage festgelegt.

  • Lohnbuchhaltung: In der Vertragsvorlage wird die korrekte Lohnbuchhaltung angegeben.
    Beachten Sie, dass die Lohnbuchhaltung gewählt werden muss, damit die Zeiten der Mitarbeiter in die Lohnbuchhaltungsdatei aufgenommen werden können. Es ist daher wichtig, die richtige Lohnbuchhaltung zu wählen!

  • Berechnungsfaktor Urlaub: In Quinyx kann man sogenannte Zeitkonten für Urlaubstage verwenden, um den Verbrauch der Urlaubstage oder die verbleibenden Urlaubstage, je nach Einstellung, eines Mitarbeiters unter Kontrolle zu halten. Bei der Benutzung von Zeitkonten für Urlaub kann Quinyx automatisch einen Saldo für jeden Tag, den der Mitarbeiter beschäftigt war und einen gültigen Vertrag hatte, berechnen. Der Urlaubssaldo erhöht sich dann mit dem Berechnungsfaktor pro Tag, den Sie in der Vertragsvorlage angegeben haben. Die Funktion wird hauptsächlich in England verwendet.


Überstunden

Unter dem Reiter „Überstunden“ können Sie wählen, ob Flex time oder Überstunden erstellt werden sollen. Wenn Flex time/Time bank aktiviert ist, werden keine Überstunden berechnet. Wenn Überstunden/Mehrarbeitszeit anfallen, wählen Sie aus, ob dies ausgezahlt oder standardmäßig als Zeitausgleich gespeichert werden soll. Unabhängig von der Wahl in der Vertragsvorlage können Sie dies dann manuell je Zeitkarte für den Mitarbeiter anpassen.

Der Benutzer kann die Überstunden in Webpunch ignorieren: Wenn der Mitarbeiter die Überstunden in Webpunch ignorieren können soll, um zu vermeiden, dass Überstunden erzeugt werden. Die Stempelzeit wird dann auf den Beginn/das Ende der Schicht gerundet.


Überstunden und Mehrarbeitsregeln, die unter Einstellungen konfiguriert sind, können dann für die entsprechende Vertragsvorlage gewählt werden. Denken Sie daran, dass die Reihenfolge der Überstundentypen in der Liste wichtig ist, da sie sich auf die Berechnung auswirkt.

Stempelabweichungen

Einer der großen Vorteile mit Quinyx ist es, dass Sie mit einer optimalen Belegschaft und der richtigen Benutzung von Quinyx häufig die Möglichkeit haben, die Kontrolle über die Gehaltskosten zu haben. Eine nützliche Funktion ist die Option, Abweichungsregeln einzustellen.


  • Pausen runden: Mit der Zeiterfassungsart „Zeiten und Pausen stempeln“ wird „Pausen runden“ aktiviert. Durch das aktivierte Dialogfenster geschieht Folgendes:

    • Die gestempelte Pause ist kürzer als die geplante Pause - In diesem Beispiel ist die gestempelte Pause kürzer als die geplante Pause. Quinyx wird dann die gestempelte Pausenzeit zur geplanten Pausenzeit erhöhen.
      Beachten Sie, dass das Zeitstempeln selbst beim Runden nicht verändert wird. Nur das Gehalt ändert sich.

    • Die gestempelte Pause ist länger als die geplante Pause - Im zweiten Beispiel ist die gestempelte Pause länger als die geplante Pause. Quinyx wird die gestempelte Pausenzeit, die 75 Minuten lang ist, nicht verkürzen.

    Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um andere Regeln zu konfigurieren.

  • Max. Abweichung: Das bedeutet, dass der Mitarbeiter etwas spät sein kann oder etwas früher geht und trotzdem Gehalt für die gesamte Schicht erhält. Zum Beispiel: Der Mitarbeiter ist geplant zwischen 09.00 und 18.00 Uhr. Das Einstempeln erfolgt um 09.07 und das Ausstempeln um 17.52. Die Funktion „Abweichung“ in unserem Beispiel hat einen Abweichungswert von 10 Minuten in Bezug auf den Beginn und das Ende der Schicht. Dies bedeutet, dass der Mitarbeiter die Möglichkeit hat, bis zu 10 Minuten zu spät einzustempeln und bis zu 10 Minuten zu früh auszustempeln, wobei das Gehalt von der Startzeit der Schicht bis zur Endzeit der Schicht berechnet wird. 

  • Runden auf Schichtbeginn/-ende: Hier können Sie als Arbeitgeber runden, sodass, wenn ein Mitarbeiter einige Minuten früher einstempelt und einige Minuten länger bleibt, dieser nur die geplanten Zeiten gezahlt bekommt. Zum Beispiel: Der Mitarbeiter ist geplant zwischen 09.00 und 18.00 Uhr. Das Einstempeln erfolgt um 08.46 und das Ausstempeln um 18.09. Ohne aktivierter Funktion „Runden“ wird die Arbeitszeit von 08.46 bis 18.09 berechnet. Wird der Mitarbeiter außerdem nach Stunden bezahlt, müssen Sie als Arbeitgeber Stundenlohn für 23 Minuten (14 + 9 Minuten = 23 Minuten) mehr als die geplante Schicht zahlen.

    Die Rundungsfunktion bedeutet, dass Quinyx automatisch diese zusätzlichen Minuten entfernen kann, gemäß einem von Ihnen festgelegten Zeitrahmen. Eine Regelung über 15 Minuten in Verbindung mit dem Einstempeln und der gleichen Zeit beim Ausstempeln, bedeutet, dass Quinyx das Ein- und Ausstempeln automatisch zu den Start- und Endzeiten der Schicht rundet, solange das Stempeln innerhalb der vorgegebenen Rahmen von 15 Minuten erfolgt. Im obigen Fall wird dem Mitarbeiter eine Arbeitszeit berechnet von 09.00 bis 18.00 Uhr, genau wie geplant.

  • Zeitintervalle runden: Es steht eine weitere Rundungsmethode zur Verfügung - Das Runden von Zeitintervallen. Die Methoden beinhaltet, dass Quinyx das Ein- und Ausstempeln in verschiedenen Zeitintervallen runden kann. Das Stempeln wird auf ein bestimmtes Zeitintervall gerundet. Man kann auf- oder abrunden oder bis zum nächsten Zeitintervall. Man kann auch angeben, ob das Intervallrunden außerhalb, innerhalb oder sowohl außer- und innerhalb der Schichtzeiten angewendet werden soll.

    Zum Beispiel wird ein 20-Minuten-Intervall angewendet. Wenn der Angestellte mit der Schicht um 09.00 Uhr beginnt, aber 30 Minuten früher einstempelt, wird auf 08:40 Uhr gerundet. Wenn die Rundungsmethode „Ab“ ist, wird das Stempeln auf 08.20 gerundet. Wenn die Rundungsmethode „Nächste“ ist, wird das Stempeln auf 08.40 gerundet, da immer nach oben gerundet wird, wenn die Einstempelzeit innerhalb des definierten Intervalls liegt.

    Beachten Sie, dass die gleiche Logik angewendet wird, wenn Sie das Schichtverhältnis „Innerhalb“ gewählt haben. Der einzige Unterschied besteht darin, dass die Rundungsregeln "innerhalb der Schicht" angewendet werden.

    Wenn man sowohl die Zeitintervallregeln und die Rundungsregeln oder Regeln für die maximale Abweichung verwendet, werden die Rundungsregeln immer Vorrang vor den Zeitintervallregeln haben. Ein Beispiel: Sagen wir, dass wir sowohl die Zeitintervallregeln als auch die Rundungsregeln mit folgender Einstellung angewendet haben:

    Die Zeitintervalle von 6 Minuten, Einstempeln, Rundungsmethode „auf“ und außerhalb der Schicht mit Runden von 30 Minuten. Wenn man z. B. eine Schicht hat, die 09.00 Uhr beginnt und der Mitarbeiter stempelt um 08.32 Uhr, wird das Stempeln auf 08.38 gerundet gemäß den neuen Zeitintervallregeln. Aber wenn der Mitarbeiter um 08.44 stempelt, wird die Rundungsregel angewandt, sodass die Einstempelzeit auf 09:00 Uhr gerundet wird. 

  • Indikator: Sie stellen einen Indikator ein, wählen eine Farbe, die um eine Zeitkarte herum angezeigt wird, wenn der Zeitplan und der zugehörige Stempel mehr als die angegebene Anzahl von Minuten abweichen.


Webpunch 3 Abweichungen

Hier können Sie wählen, ob eine in Webpunch angelegte Abwesenheit beim An- oder Abmelden des Mitarbeiters eine Abwesenheitsanfrage erzeugt, die von einem Manager genehmigt werden muss. Standardmäßig wird eine bestätigte Abwesenheit erstellt.


AN

Unter dem Reiter „AN“ können Sie wählen, ob eine eventuelle AN-Zeit ausgezahlt werden soll oder standardmäßig als Zeitausgleich gespeichert werden soll.

Laut einigen Tarifverträgen muss der Arbeitgeber eine bestimmte Entschädigung an den Mitarbeiter zahlen, wenn dieser durch eine späte Schichtänderung beeinflusst wird oder während der geplanten Tages- oder Wochenruhe arbeiten muss. Um eine dieser Funktionen zu verwenden, aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen und wählen Sie dann die Art der AN-Zeit, die gelten soll. Der Grenzwert für die minimal tägliche und Wochenruhe sowie die minimale Vorausplanung für späte Dienstplanänderungen werden unter dem Reiter „Zeitregeln“ in der Vertragsvorlage festgelegt.


Wie haben wir das gemacht?