Ploegen

Updated 24/9/21 by Leigh Hutchens

Er zijn twee manieren om ploegen toe te voegen:

Voeg een "Quick Shift" toe

Klik op een rij in de planningsweergave en voeg een dienst toe. Selecteer een ploegtype en je bent klaar! Als u meer details wilt toevoegen, selecteert u "Meer opties".

Verplichte velden zijn aangegeven met een asterisk *.

Snelle aanpassing

Om het bewerken van ploegen sneller en gemakkelijker te maken, kunt u "snel bewerken" in het schema en het basisschema.

Klik op een dienst en het paneel voor snelle bewerking wordt geopend:

Vanaf hier kunt u:

  • De ploeg verwijderen: Klik op de prullenbak.
  • Wijs de dienst opnieuw toe aan een andere medewerker: Selecteer een andere medewerker in de vervolgkeuzelijst.
  • Wijzig ploegtype: Selecteer een ander ploegtype in de vervolgkeuzelijst.
  • Verplaats de dienst naar een andere dag: Selecteer een nieuwe datum in de datumkiezer.
  • Begin- en eindtijd wijzigen: Bewerk de begin- en eindtijd.

Als u andere wijzigingen wilt aanbrengen, zoals het wijzigen van de kostenplaats of de pauzetijd, klikt u op "Meer opties" en het detailvenster wordt aan de rechterkant geopend.

Voeg een "gewone" dienst toe

Voeg een dienst toe door de +-knop te selecteren gevolgd door "Shift" in de rechterbovenhoek:

Wanneer u een planning maakt, kunt u voor elke dienst het volgende toevoegen of bewerken:

  • Medewerker
  • Shift-type
    • Let op dat als je schakelen tussen shift typen, zoals u het creëren van een nieuwe verschuiving, de verschuiving tijden alsmede eventuele breuken zal altijd overeen met die van het laatst geselecteerde shift type. Als u echter tussen ploegtypes wisselt terwijl u een bestaande ploeg aan het bewerken bent, worden de ploegentijden en eventuele pauzes niet bijgewerkt om die van het laatst geselecteerde ploegtype weer te geven.
  • Datum en tijd
  • Pauze(s)
    • Er is ondersteuning voor het toevoegen van meerdere pauzes aan dezelfde dienst. Als je geen pauzeregels hebt ingesteld, zal het toevoegen van een pauze ertoe leiden dat er standaard een pauze van 30 minuten wordt toegevoegd aan het midden van je dienst. Bij een shift van 9:00-11:00 uur wordt de pauze ingelast om 9:45-10:15, maar je kunt dit naar eigen inzicht aanpassen. Als uw dienst korter zou zijn dan 30 minuten, is het standaardgedrag dat de pauze zo lang wordt gemaakt als de dienst die deze bevat.
    • De recyclingknop naast de kop "Pauzes" vervangt alle bestaande pauzes van de dienst door wat is geconfigureerd in berekeningen voor gedeelde, lokale , overeenkomstsjabloon of overeenkomstniveau. U kunt ook handmatig extra pauzes toevoegen na het toepassen van uw pauzeberekeningsregels. Houd er rekening mee dat breukberekeningsregels op overeenkomstsjabloonniveau momenteel alleen in Classic kunnen worden ingesteld. Lees meer over break rekenregels hier .
  • Taak(s)
    • Taken zijn in principe hetzelfde als een ploeg, in die zin dat ze zijn opgebouwd uit ploegendiensten. Voor een taak moet u het ploegtype en de begin- en eindtijd definiëren. U voegt een taak direct toe aan een dienst. U kunt alleen een taak toevoegen binnen de diensttijd.
Het plannen van een taak tijdens een pauze betekent alleen dat de werknemer zowel voor als na zijn pauze aan de betreffende taak werkt; om ervoor te zorgen dat de werknemer niet op pauze gaat, moet u de pauze helemaal uit de dienst verwijderen.
  • Shift informatie
    • Sectie
    • kostenplaats
    • Project
    • Overeenkomst
      • Het overeenkomstveld wordt aan het formulier toegevoegd zodra u een medewerker aan de betreffende dienst hebt toegewezen.
  • Beschrijving
    • De ploegopmerkingen zijn zowel in dag- als weekweergave zichtbaar tijdens de ploeg.
  • Regels voor salaristypes
    • Regels voor salaristypes worden hier beschreven.
Houd er rekening mee dat zodra u een bestaande dienst naar een nieuwe medewerker kopieert, de kostenplaats van de gekopieerde dienst de standaard kostenplaats voor de personeelskaart wordt. U kunt de kostenplaats op de nieuw gekopieerde ploeg wijzigen door de ploeg te bewerken

Kopieer een dienst

Om een bestaande ploeg te kopiëren, klikt u op de ploeg en klikt u op het pick (hand)-pictogram:

Navigeer naar waar u de + wilt toevoegen om de dienst te kopiëren:

Belangrijk om te onthouden

  • De handmatige salaristyperegel wordt gekopieerd, ongeacht of de ploeg wordt gekopieerd naar dezelfde werknemer, een andere werknemer of naar geen enkele werknemer. Dit geldt momenteel voor individueel gekopieerde diensten.
  • Voor versie 0106 , toen een dienst werd gekopieerd in Rooster, zou de afspraakkeuze van die dienst niet “volgen”. Dit is nu verbeterd. Houd er rekening mee dat als de oorspronkelijke dienst niet geldig is op de datum waarnaar de overeenkomst is gekopieerd, de logica voor het selecteren van overeenkomsten wordt toegepast en Quinyx op basis daarvan een overeenkomst voor de gekopieerde dienst selecteert. Dit geldt ook alleen als de dienst wordt gekopieerd naar dezelfde medewerker. Merk op dat dit altijd heeft gewerkt in het basisschema
  • Als u handmatig een kostenplaats wijzigt in een ploeg waarvan de kostenplaats oorspronkelijk is overgenomen van het ploegentype en vervolgens die ploeg kopieert naar een andere dag voor dezelfde werknemer, dan heeft de gekopieerde ploeg dezelfde kostenplaats als de ploeg waaruit deze is gekopieerd :

Lees hier meer over het kopiëren, verplaatsen en verwijderen van ploegendiensten in batches.

Geavanceerde instellingen

Geavanceerde instellingen worden overgenomen van het ploegtype van uw ploeg, maar u kunt deze overschrijven op ploegniveau helemaal onderaan het dialoogvenster "Dienst bewerken", onder het gedeelte "Geavanceerde instellingen".

De volgende geavanceerde instellingen kunnen op ploegniveau worden geconfigureerd:

  • Productieve uren
    • Deze vervolgkeuzelijst heeft twee opties:
      • Nee - de uren van de ploeg tellen niet mee voor "Productieve uren", ongeacht de huidige selectie van de instelling "Tellen als geplande uren".
      • "Ja, voor geplande uren" - de uren van de ploeg tellen alleen mee voor "Productieve uren" als de huidige selectie van de instelling "Tellen als geplande uren" waar/aangevinkt is.
  • Tel als geplande uren
    • Bepaalt of de uren van de ploeg meetellen voor "Geplande uren". Let op de afhankelijkheid van deze instelling en die van "Productieve uren".
  • Tellen als gewerkte uren
    • Bepaalt of de punch gekoppeld aan deze dienst meetelt voor "Gewerkte uren".
  • Vrije dag
    • Als u controleert of een dienst een vrije dag is, geeft dit aan dat de vervanger van deze dienst niet geacht wordt te werken tussen de begin- en eindtijd van de dienst. Meestal wordt deze instelling aangevinkt in combinatie met het uitvinken van de "Tellen als geplande uren" en "Tellen als gewerkte uren".
Als u wijzigingen aanbrengt op ploegniveau en vervolgens een nieuw ploegtype voor uw ploeg selecteert, zullen de geavanceerde instellingen van dat nieuw geselecteerde ploegtype de instellingen vervangen die u instelt op ploegniveau.

Corrigerende acties

Wanneer een ploeg aan ten minste één stoot is gekoppeld, verschijnt er extra functionaliteit in het ploegendetailpaneel:

Gesplitste stoot

Met deze functionaliteit worden alle segmenten van het ponsen die buiten de aangesloten ploeg liggen opgedeeld in hun eigen ponsen. Nadat de splitsing is gemaakt, worden alle gesplitste stoten gekoppeld aan de oorspronkelijke ploeg, maar ze kunnen desgewenst worden gekoppeld aan een andere ploeg en aan andere overeenkomsten, kostenplaatsen en projecten.

Een typisch gebruiksvoorbeeld is als een werknemer meerdere overeenkomsten heeft, één waarin flextijd is toegestaan en één waarin overwerk is toegestaan. Met deze functie koppelt een manager (of medewerker) de verschillende segmenten aan de juiste overeenkomst afhankelijk van of de medewerker in flex heeft gewerkt of dat hij of zij heeft gewerkt voor besteld overwerk.

Correcte pauzes

Dit kan handig zijn als de werknemer voor een pauze verkeerd heeft in- of uitgeponst, of niet helemaal heeft uitgeklokt voor een pauze. Wanneer managers "Correctie pauzes" selecteren, zal de laatste invoer die aan de dienst is gekoppeld vooruit of achteruit gaan, zodat de totale tijd van de pauze overeenkomt met de totale geplande tijd van de pauze. Als er geen pauze is tijdens het ponsen, zal de functie "Correcte pauze" pauze(s) voor u maken.

Wanneer de gebruiker de "correcte onderbreking"-functionaliteit toepast, is de volgende logica van toepassing:

  • Eén geplande pauze, geen onderbroken pauze = een pauze wordt toegevoegd op dezelfde tijd en duur als de geplande pauze en splitst de punch
  • Eén geplande pauze, één ponspauze die korter is dan de geplande pauze = de starttijd van de tweede stoot wordt verplaatst zodat de totale pauzetijd gelijk is aan de geplande pauzetijd.
  • Eén geplande pauze, één ponspauze die langer is dan de geplande pauze = de starttijd van de tweede stoot wordt verplaatst zodat de totale pauzetijd gelijk is aan de geplande pauzetijd.
  • Twee geplande pauzes (of meer), twee onderbroken pauzes (of meer) waarbij het totaal van de geplande pauze-uren langer is dan het totaal van de onderbroken pauzes = het begin van de laatste punch wordt verplaatst zodat de totale pauzetijd gelijk is aan de geplande pauze.
  • Twee geplande pauzes (of meer), twee onderbroken pauzes (of meer) waarbij het totaal van de geplande pauze-uren korter is dan het totaal van de onderbroken pauzes = het begin van de laatste punch wordt verplaatst zodat de totale pauzetijd gelijk is aan de geplande pauze. (merk op dat ponsonderbrekingen volledig kunnen worden verwijderd)

Werknemer toewijzen aan een ploeg

Wanneer u een medewerker toewijst aan een dienst, krijgt u een lijst met potentiële werknemers om in te plannen in een lijst. Wanneer een medewerker beschikbaar is, wordt de beschikbaarheid weergegeven als een "badge" onder de naam van de medewerker:

Houd er rekening mee dat als een medewerker niet beschikbaar is, de "rij" enigszins grijs wordt weergegeven.

Een ploeg toewijzen?

  1. Maak een nieuwe ploeg aan of bewerk een bestaande ploeg.
  2. Selecteer een ploegtype.
  3. Selecteer datum en tijd van de dienst.
  4. Klik op de vervolgkeuzelijst werknemer om een werknemer te kiezen die in de dienst moet worden ingepland.
  5. De werknemerslijst verschijnt en de werknemers worden gesorteerd op relevantie.

Wat betekent "Gesorteerd op relevantie"?

  1. Medewerkers die volgens afspraak beschikbaar of niet beschikbaar zijn en een Kennisgeving van Belangen hebben (indien geen kennisgeving van belangen wordt gebruikt, is dit onderdeel niet van toepassing)
    1. Thuiseenheid
    2. Afwezigheidseenheid
  2. Medewerkers die beschikbaar zijn (volgens hoofdovereenkomst, geen afwezigheid of ploegendienst)
    1. Thuiseenheid
    2. Afwezigheidseenheid
  3. Medewerkers die niet beschikbaar zijn (volgens hoofdovereenkomst, afwezig zijn of een dienst hebben):
    1. Thuiseenheid
    2. Afwezigheidseenheid

In de sorteerlogica houden we ook rekening met het aantal vaardigheden dat matcht tussen het ploegentype en de medewerker.

Als medewerkers aan exact dezelfde criteria voldoen, worden ze alfabetisch oplopend gesorteerd.

Visuele indicaties

  • Vaardigheden:
    • Blauwe tekst: matchende vaardigheden tussen werknemer en ploegtype.
    • Rode tekst: ontbrekende vaardigheden tussen werknemer en ploegtype.
  • Grijze stip op de profielfoto van de medewerker:
    • Niet beschikbaar volgens afspraak.
    • Afwezigheid, of
    • Werknemer heeft tegelijkertijd een dienst.
  • Groene stip op de profielfoto van de werknemer:
    • Kennisgeving van belangen
Om zoveel mogelijk informatie in de lijst te krijgen, moet u ervoor zorgen dat u datum, tijd en diensttype selecteert voordat u een werknemer selecteert.
De visuele informatie in de gesorteerde lijst is gebaseerd op de volledige dag. Voorbeeld: als de werknemer het eerste deel van de dag afwezig is, krijgt hij/zij een visuele indicatie (grijze stip) met de tekst Afwezigheid en wordt hij onderaan de lijst gesorteerd, zelfs als de dienst die op het punt staat het tweede deel van de dag.
Smartlist controleert vaardigheden op taken

De slimme lijst controleert vaardigheden op taken bij het voorstellen van welke medewerker het beste bij een dienst past.

Voorbeeld

In het onderstaande voorbeeld wijzen we een persoon toe aan een ploeg met een taak. De dienst vereist Vaardigheid 1 en de taak vereist Vaardigheid 2:

  • Elin Olsson heeft beide vaardigheden, dus zij wordt beschouwd als de beste match.
  • Andreas Olsson heeft vaardigheid 1 (vereist voor de dienst) maar mist vaardigheid 2 (vereist voor de taak), dus hij wordt beschouwd als de op één na beste match.
  • Björn Gustafsson mist beide vaardigheden, dus hij wordt beschouwd als de derde beste partij.

Welke medewerkers kan ik inplannen?

Aangezien u de juiste machtigingen hebt ingesteld, kunt u alle werknemers plannen die lid zijn van een bepaalde groep en een geldige rol, een geldige overeenkomst en een gedefinieerde startdatum van het dienstverband hebben. Je moet ook lid zijn van dezelfde groep.

Batch kopiëren, verplaatsen en verwijderen van ploegen

Batchkopie shifts

U kunt ploegendiensten kopiëren van het rooster van de ene medewerker naar het rooster van een andere medewerker.

  1. Klik op de medewerker in de linkermarge en selecteer "Ploegen kopiëren".

  1. Selecteer de medewerker voor wie u de diensten wilt kopiëren.
  2. Selecteer de tot periode waarvan u de diensten wilt kopiëren.
Je ontvangt waarschuwingen als er problemen zijn met de ploegen die je kopieert. Als u het selectievakje aanvinkt, worden de dienst(en) ondanks de waarschuwing toch toegevoegd. U kunt alle diensten selecteren of alleen specifieke diensten. De diensten worden pas gekopieerd als u de waarschuwingen accepteert of afwijst.
  1. De diensten zijn nu gekopieerd.

In het onderstaande voorbeeld is het schema van Francis Eccle gekopieerd, en nu hebben zij en Gregory Payne hetzelfde weekschema.

Batch verplaatsen verschuivingen

U kunt ploegendiensten batchgewijs van de ene werknemer naar de andere verplaatsen.

  1. Klik op de medewerker in de linkermarge en selecteer "Ploegen verplaatsen".

  1. Selecteer de medewerker naar wie u de diensten wilt verplaatsen.

Je ontvangt waarschuwingen als er problemen zijn met de ploegen die je verplaatst. Als u op het vinkje klikt, worden de ploeg(s) ondanks de waarschuwing verplaatst. De ploegen worden pas verplaatst als u de waarschuwingen accepteert of afwijst.

In het onderstaande voorbeeld heeft Anna Sjögren nu de diensten van Kyle Mason.

Batch verwijderen ploegen - werknemer rij

U kunt een volledige werknemersrij verwijderen in Planning.

  1. Klik op de medewerker in de linkermarge en selecteer "Ploegen verwijderen".
  1. Vink "Inclusief stoten" aan als u alle stoten wilt verwijderen die aan de ploegen zijn gekoppeld.
  1. Verwijderen.
Als u "Afwijkingsrapportage" heeft ingesteld als type tijdrapportage van de betreffende medewerker, worden stoten automatisch verwijderd.

Batch verwijderen ploegen - volledig schema

Het is mogelijk om alle momenteel zichtbare ploegen te verwijderen, wat betekent dat er rekening wordt gehouden met eventuele filterselecties die u heeft gemaakt. Dit betekent dat u er bijvoorbeeld voor kunt kiezen om alle diensten voor een bepaalde eenheid en maand die voortkomen uit een bepaald basisrooster te verwijderen.

Begin door naar de maand van uw keuze te navigeren en een filter toe te passen. In het onderstaande voorbeeld hebben we ervoor gekozen om alle diensten te verwijderen die afkomstig zijn uit het basisschema met de naam "Basisschema" voor onze Drottninggatan-eenheid in september:

Houd er rekening mee dat bij het verwijderen van diensten rekening wordt gehouden met filters, dus als je bijvoorbeeld op een diensttype hebt gefilterd, verwijder je alleen diensten van dat diensttype.

Klik vervolgens op het weglatingsteken in de rechterbovenhoek, gevolgd door 'Verwijder ploegen', zoals hieronder wordt weergegeven.

Als u op "Ploegen verwijderen" klikt, verschijnt de volgende pop-up, waarin het aantal te verwijderen ploegen wordt weergegeven en u de mogelijkheid krijgt om ook de bijbehorende stoten te verwijderen:

In ons voorbeeld heeft onze selectie van ploegen geen overeenkomstige stoten, dus we zullen dat vakje niet aanvinken.

Houd er rekening mee dat als je "Afwijkingsrapportage" hebt ingesteld als type tijdrapportage van de betreffende medewerker, stoten automatisch worden verwijderd.

Het resultaat zie je hieronder. Alle diensten die overeenkomen met het filter dat we hebben toegepast, zijn verwijderd, met alleen afwezigheden en mededelingen van interesse voor de maand september op onze Drottninggatan-eenheid:

Als je helemaal geen filters toepast bij het uitvoeren van de hierboven beschreven stappen, worden alle diensten in de periode die je bekijkt verwijderd.


How did we do?