Auditlogs - Absentieverzoeken

Updated by Leigh Hutchens

Audit logs zijn verslagen van eerdere acties binnen Quinyx. Er zijn twee soorten absentie gerelateerde audit logs die uit Quinyx kunnen worden gehaald:

  1. Absentieaanvraag audit logs (deze pagina)
  2. Absentie auditlogboeken

Ze bieden een transparante geschiedenis van wie een absentie initieerde, wie een actie uitvoerde, wat de actie was, wanneer deze plaatsvond, enzovoort. Deze functionaliteit helpt managers:

  • Geschillen of vragen met betrekking tot absentieaanvragen op te lossen.
  • Begrijpen hoe absentieaanvragen worden aangemaakt, bijgewerkt en verwerkt.
  • Toegang krijgen tot historische activiteitsgegevens voor zelfbedieningsinzichten in teambeheer.
  • Belangrijke informatie afleiden voor personeelsplanning en unit-niveau analyse.
Deze pagina richt zich alleen op de audit logs voor absentieaanvragen. Om details te zien over audit logs voor absenties, klik op hier.

Absentieaanvraag audit logs

Voor absentieaanvragen bieden audit logs een duidelijke geschiedenis van acties en kunnen ze helpen vragen te beantwoorden zoals (maar niet beperkt tot):

• Wie heeft de absentieaanvraag aangemaakt, en wanneer?

• Naar wie is de aanvraag gestuurd?

• Wie heeft de aanvraag goedgekeurd of afgewezen, en wanneer?

• Wie heeft het verzoek verwijderd, en wanneer?

• Welke opmerkingen zijn toegevoegd (door de werknemer en/of manager)?

Om de auditlogs voor absentieverzoeken te bekijken, navigeert u naar:

Auditlogs > Weergave aanpassen > [Itemtype] Absentieverzoek.

Het "Weergave aanpassen" paneel stelt u in staat om uw zoekopdracht naar auditlogs te verfijnen met behulp van de volgende filters.

Filter

Beschrijving

Groepen

Deze boomstructuur stelt u in staat om groepen te selecteren waarvoor Quinyx auditlogs ophaalt.

  • Het bevat een vrij tekstveld dat helpt bij het vinden van groepen.
  • De boomstructuur is standaard ingeklapt en kan worden uitgeklapt.
  • Het selecteren van een groep omvat automatisch de onderliggende groepen, hoewel deze kunnen worden gedeselecteerd.

Itemtype

  • U kunt de specifieke items selecteren waarvoor Quinyx logs moet ophalen met behulp van dit veld. Dit is een verplicht veld.
  • Selecteer Absentieverzoek in dit veld.

Item start-/einddatum

  • Deze datums definiëren het begin en einde van de periode waarin de items die u zoekt beginnen.
  • Het zijn optionele velden.
  • De maximale periode die u kunt specificeren is drie maanden.
  • De uitgevoerde zoekopdracht houdt rekening met de zakelijke dagbreuk van de groep waarop het item plaatsvindt.

Type van actie

  • Gebruik dit veld om de logs te filteren op de mogelijke acties die aan een item zijn gekoppeld.
  • Momenteel kunt u een of meerdere van de volgende acties uitvoeren voor absentieverzoeken:
    • Goedgekeurd
    • Aangemaakt
    • Verwijderd
    • Geweigerd
    • Bijgewerkt

Standaard leest het veld "Alle", wat betekent dat logs voor alle hierboven vermelde acties door Quinyx worden opgehaald.

Actie Start/einddatum

  • Deze datumvelden stellen u in staat om de start- en einddatum in te stellen van de periode waarin de actie op het item dat u zoekt in Quinyx is uitgevoerd.
  • Dit is een verplicht veld en standaard is de "Actie startdatum" ingesteld op drie maanden voorafgaand aan de huidige datum, terwijl de "Actie einddatum" is ingesteld op de datum van vandaag.
  • Deze zijn altijd in dezelfde tijdzone als de groep die momenteel is geselecteerd in de groepselector van de bovenste balk.

Actie uitgevoerd door

  • Dit veld kan worden gebruikt om items te filteren op basis van welke gebruiker een actie heeft uitgevoerd.
  • De standaardwaarde van het veld zal de tekst “Alle” zijn, wat betekent dat alle managers/werknemers (zoals hierboven gedefinieerd) standaard in de zoekopdracht zijn opgenomen. De dropdown-waarden worden alfanumeriek gesorteerd.
  • Het veld is doorzoekbaar via een tekstveld.
  • Als een integratie de actie heeft veroorzaakt, zijn de weergegeven gegevens afhankelijk van de gebruikte Quinyx API:
    • REST Web Services: De naam of UUID van de integratiegegevens.
    • SOAP Web Services: "SOAP."

Actie uitgevoerd voor

  • Dit veld kan worden gebruikt om items te filteren die worden weergegeven op basis van welke gebruiker is beïnvloed door een actie in Quinyx.
  • Dit veld stelt u in staat om te zoeken naar elke gebruiker met een werknemersrol in de geselecteerde groep(en). Dit betekent dat het bewerken van uw selecties in de boomstructuur van de groep na het invullen van het veld Actie uitgevoerd voor het veld zal resetten.
  • Elke werknemer in de keuzelijst van het veld wordt weergegeven in het volgende formaat: [voornaam] [achternaam] [badgenummer]
  • U kunt zoeken naar een specifieke werknemer door hun naam of badgenummer in te typen en/of door de lijst te scrollen die zich aanpast aan wat u hebt getypt. De werknemers in de lijst zijn alfabetisch gesorteerd.
  • De standaardwaarde is "Alle," wat betekent dat als u dit veld leeg laat wanneer u op "Toepassen" klikt in het Aanpassen-weergavepaneel, logresultaten worden weergegeven voor alle werknemers in die groep.

Interpretatie van auditlogs voor absentieverzoeken: Een gids voor het begrijpen van resultaten

Zodra u de filters hebt toegepast, ziet u de auditlogpagina met uw resultaten en kunt u details zien zoals wie het verzoek heeft aangemaakt en de datum en tijd van de actie.

De onderstaande tabel geeft details over de informatie die wordt gepresenteerd in de auditlogs voor absentieverzoeken.

Kolomkop

Uitleg

Tijdstempel

  • Deze kolom toont de datum en tijd van acties in Quinyx. U kunt sorteren op tijdstempel (standaard van nieuw naar oud).
  • Datums en tijden volgen de Quinyx taalinstellingen en worden weergegeven in de tijdzone van de geselecteerde groep.

Beïnvloede groepen

Toont de units en secties die door het item worden beïnvloed.

Itemtype

Toont het type item dat door een bepaalde actie wordt beïnvloed.

Item

Toont informatie om te helpen identificeren welk absentieverzoek is uitgevoerd en welke acties zijn ondernomen.

Dit toont altijd de laatste status van dat item in lijn met de planningview, d.w.z. de datum en tijd, absentietype van dat item.

Actie

Identificeert het type actie dat is uitgevoerd.

Actie uitgevoerd door

  • Identificeert wie de actie heeft uitgevoerd. Toont hun [voornaam] [achternaam] ([badgenummer]).
  • Als de werknemer is verwijderd, wordt weergegeven "Werknemer is verwijderd uit Quinyx."
  • Als een Quinyx systeembeheerder de actie heeft uitgevoerd, toont het (Quinyx werknemer)([interne Quinyx werknemer database id]) om hun privacy te beschermen terwijl transparantie en probleemoplossing mogelijk blijft.
    • Echter, als een Quinyx werknemer met een rol in het Quinyx account van uw bedrijf de actie uitvoert, wordt het standaardformaat gebruikt.
  • Als een integratie de actie veroorzaakte, hangt de weergegeven data af van de gebruikte Quinyx API:
    • REST Web Services: De naam of UUID van de integratiegegevens.
    • SOAP Web Services: "SOAP."

Actie uitgevoerd voor

Identificeert wie werd beïnvloed door de actie. De persoon die de actie uitvoert wordt aangeduid als: [voornaam] [achternaam] ([badgenummer]).

Als de getroffen persoon is verwijderd, wordt weergegeven "Werknemer is verwijderd uit Quinyx." De reden hiervoor is dat het systeem die informatie niet langer bezit.

Spoor

(!) Deze functie is momenteel in ontwikkeling voor absentie-aanvraag itemtypes.

Eigenschappentabel

De meeste absentie-aanvraag items (gebaseerd op de actie) hebben meer details in een sub-tabel genaamd de eigenschappentabel, toegankelijk door op de chevron in de meest linkse kolom van de hoofdtafel te klikken.

Opmerking: Items met een verwijderactie hebben geen eigenschappentabel.

Hieronder staat een lijst van eigenschappen die worden weergegeven in de eigenschappentabel, afhankelijk van de uitgevoerde actie op de absentie-aanvraag.

In de tabel geeft een vinkje (✅) naast een eigenschap voor een specifieke actie aan dat de eigenschap kan worden weergegeven als er wijzigingen zijn, tenzij er (altijd) staat.

Bijvoorbeeld, de "Unit" eigenschap wordt altijd weergegeven wanneer een absentie-aanvraag is "Aangemaakt". Echter, tijdens een "Bijwerken" actie verschijnt het alleen als het unit veld is gewijzigd. Het zal niet worden getoond voor "Goedkeuren", "Afwijzen" of "Verwijderen" acties, ongeacht wijzigingen. Daarom, als een eigenschap een kruisje ❌ heeft voor een actie, zal het niet worden weergegeven voor die specifieke actie.

Eigenschap

Waarde

Creëer

Update

Goedkeuren

Afwijzen

Verwijderen

Unit

De unitgroep waartoe het absentieverzoek behoort

✅

(altijd)

✅

❌

❌

❌

Absentietype

Het geselecteerde absentietype voor het absentieverzoek

✅

(altijd)

✅

✅

❌

❌

Absentieplanning

De gekoppelde absentieplanning (indien van toepassing)

✅

(altijd)

✅

✅

❌

❌

Datum en tijd

Beschrijft de begin- en eindtijd van het absentieverzoek

✅

(altijd)

✅

✅

❌

❌

Verzenden naar

Verwijst naar de manager naar wie het absentieverzoek is verzonden

✅

(altijd)

✅

✅

❌

❌

Werknemeropmerking

De 'werknemeropmerking' bij het aanmaken van het absentieverzoek. Als er geen opmerking is toegevoegd, wordt "N/A" weergegeven

✅

(altijd)

✅

❌

❌

❌

Manageropmerking

Opmerking van de manager voor goedgekeurde of afgewezen absentieverzoeken. Als er geen opmerking is toegevoegd, wordt "N/A" weergegeven

❌

❌

✅

(altijd)

✅

(altijd)

❌

Zoekresultaten

De tabel toont 20 zoekresultaten per pagina. In dit voorbeeld vullen onze zoekresultaten drie pagina's, en we bekijken de eerste daarvan.

Houd er rekening mee dat u alleen toegang hebt tot loggegevens vanaf de datum waarop de logboekregistratie is vrijgegeven. Aangezien de afwezigheidslogboeken bijvoorbeeld zijn vrijgegeven in release 0221, op 1 oktober 2025, bevatten de huidige logboeken geen loggegevens voor data vóór 1 oktober 2025.

Binnenkort beschikbaar

We verbeteren deze functionaliteit continu, en hier zijn enkele verbeteringen die binnenkort komen:

  1. Item trail
    Krijg een chronologisch overzicht van alles wat er met een bepaald item is gebeurd. Dit helpt om de nodige context te bieden bij het oplossen van geschillen of problemen met betrekking tot personeelsplanning en aanwezigheid.
  2. Oorsprong
    Zie waar een actie is ontstaan. Bijvoorbeeld, bij het beoordelen van een absentieverzoek, kunt u identificeren of een actie is ontstaan vanuit het managerportaal of via de personeelsportal op de mobiele app.
  3. PDF-export
    Exporteer het auditlograpport als een PDF voor eenvoudigere deling, archivering en analyse.

Veelgestelde vragen

V: Ik zie ‘Quinyx werknemer [werknemer ID]’ in het veld ‘Actie uitgevoerd door’ - wat betekent dat?

A: Soms kan een actie op een item worden uitgevoerd door een systeembeheerder namens een gebruiker. In dergelijke gevallen kan het veld ‘Actie uitgevoerd door’ ‘Quinyx [werknemer ID]’ bevatten. Dit verwijst naar een Quinyx systeembeheerder die actief was op ten minste één van de datums binnen het bereik van Actie startdatum - Actie einddatum (weergegeven als ‘Quinyx werknemer [werknemer id]’).

V: Hoe kan ik een volledige lijst krijgen van alle acties die door een manager zijn uitgevoerd op absentieverzoeken?

A: U kunt dit doen door de naam van de manager te filteren in het veld ‘Actie uitgevoerd door’.

V: Hoe weet ik welke eigenschappen zijn veranderd sinds de creatie van een absentieverzoek?

A: De eigenschappentabel voor absentieverzoeken toont doorgaans wijzigingen (d.w.z. eigenschappen die zijn gewijzigd) voor andere acties dan creatie.

De enige uitzondering is het veld "Manager opmerkingen", dat altijd zichtbaar is tijdens goedkeur- en afkeuracties, zelfs als er geen wijzigingen zijn opgetreden. Als er wijzigingen zijn, ziet u twee kolommen: "oude waarde" en "nieuwe waarde". De kolom "Oude waarde" wordt weergegeven met een doorhaling, wat aangeeft dat de oude waarde verouderd is en vervangen door de nieuwe waarde.

Een voorbeeld van hoe de gewijzigde eigenschappen worden getoond in de eigenschappentabel.

Q: Waarom toont het auditlogboek "verschillende" datums wanneer een overlappend absentieverzoek wordt ingediend bovenop een bestaand verzoek dat al een beslissing had (goedgekeurd of afgekeurd)?

A: Wanneer een absentieverzoek wordt ingediend en verwerkt (goedgekeurd of afgekeurd), en later wordt een ander verzoek ingediend met overlappende datums, past Quinyx het oorspronkelijke absentieverzoek aan om duplicatie van datums te voorkomen. Dit betekent dat het oorspronkelijke absentieverzoek wordt gesplitst of ingekort zodat overlappende dagen worden verwijderd.

Deze aanpassing houdt absentiegegevens schoon en voorkomt dubbele boekingen van absentiedagen, maar het kan ervoor zorgen dat de datums in het auditlogboek er anders uitzien dan de datums in het oorspronkelijke verzoek.

Voorbeeld:

  • Stap 1: Werknemer Sam Whon vraagt absentie aan voor 24/11 – 29/11.
  • Stap 2: Manager Triss Tworthie beoordeelt en weigert het, en stelt voor dat Sam in plaats daarvan vanaf woensdag (26/11) absentie opneemt.
  • Stap 3: Sam dient een nieuw absentieverzoek in voor 26/11 – 1/12.
  • Stap 4: Triss keurt dit nieuwe verzoek goed.

De auditlogs registreren deze acties nu als volgt:

  1. Eerste absentieverzoek aangemaakt.
  2. Eerste verzoek geweigerd.
  3. Tweede absentieverzoek aangemaakt.
  4. Tweede verzoek goedgekeurd.

Samengevat zijn er gevallen waarin een nieuw absentieverzoek overlapt met een bestaand absentieverzoek of bestaande absenties. In dergelijke gevallen past Quinyx het oorspronkelijke verzoek aan zodat het de overlappende dagen niet meer omvat. In het bovenstaande voorbeeld verschijnt het oorspronkelijke verzoek in het auditlogboek als 24/11 – 26/11 (00:00) in plaats van de aanvankelijk aangevraagde 24/11 – 29/11. De oorspronkelijke datums zijn nog steeds toegankelijk in de eigenschappentabel, maar het auditlogboek registreert het item met de aangepaste datums.

Dit gedrag is opzettelijk ontworpen om duidelijkheid in absentiegegevens te waarborgen en overlappende absentiedagen te voorkomen.

Als gevolg hiervan weerspiegelt het auditlogboek de aangepaste data in plaats van de oorspronkelijke, wat “onjuist” kan lijken, maar in feite opzettelijk is om overlappende absenties te voorkomen.

Let op dat u alleen toegang heeft tot loggegevens vanaf de datum waarop de logging werd vrijgegeven. Bijvoorbeeld, aangezien absentieverzoeklogs werden vrijgegeven in release 0221, die op 1 oktober 2025 was, bevatten de huidige logs geen loggegevens voor data vóór 1 oktober 2025.

How did we do?