Granskningsloggar - Frånvaroansökan

Uppdaterad av Leigh Hutchens

Granskningsloggar är register över tidigare åtgärder inom Quinyx. Det finns två typer av frånvarorelaterade granskningsloggar som kan extraheras från Quinyx:

  1. Granskningsloggar för frånvaroansökningar (denna sida)
  2. Frånvarogranskningsloggar

De ger en transparent historik över vem som initierade en frånvaro, vem som utförde en åtgärd, vad åtgärden var, när den inträffade och så vidare. Denna funktionalitet hjälper chefer att:

  • Lösa tvister eller frågor relaterade till frånvaroansökningar.
  • Förstå hur frånvaroansökningar skapas, uppdateras och behandlas.
  • Få tillgång till historisk aktivitetsdata för självbetjäningsinsikter i teamhantering.
  • Få ut nyckelinformation för personalplanering och enhetsnivåanalys.
Denna sida fokuserar endast på granskningsloggar för frånvaroansökningar För att se detaljer om granskningsloggar för frånvaro, klicka här.

Granskningsloggar för frånvaroansökning

För frånvaroansökningar ger granskningsloggar en tydlig historik över åtgärder och kan hjälpa till att besvara frågor som (men inte begränsat till):

  • Vem skapade frånvaroansökningen, och när?
  • Vem skickades förfrågan till?
  • Vem godkände eller avslog förfrågan, och när?
  • Vem raderade ansökningen, och när?
  • Vilka kommentarer lades till (av anställd och/eller chef)?

För att se granskningsloggar för frånvaroansökningar, navigera till:

Granskningsloggar > Justera vy > [Objekttyp] Frånvaroansökan.

Panelen "Justera vy" låter dig förfina din sökning efter granskningsloggar med följande filter.

Filter

Beskrivning

Grupper

Detta träd låter dig välja grupper för vilka Quinyx hämtar granskningsloggar.

  • Det innehåller ett fritextfält som hjälper till att hitta grupper.
  • Trädet är som standard kollapsat och kan expandera.
  • Val av en grupp inkluderar automatiskt dess undergrupper, även om dessa kan avmarkeras.

Objekttyp

  • Du kan välja de specifika objekt som Quinyx ska hämta loggar för med detta fält. Detta är ett obligatoriskt fält.
  • Välj Frånvaroansökan i detta fält.

Objekt start-/slutdatum

  • Dessa datum definierar början och slutet av perioden för de objekt du söker efter.
  • De är valfria fält.
  • Den maximala perioden du kan specificera är tre månader.
  • Sökningen som utförs tar hänsyn till affärsdygnsbrytet för den grupp där objektet äger rum.

Typ av åtgärd

  • Använd detta fält för att filtrera loggarna efter de möjliga åtgärder som är associerade med ett objekt.
  • För närvarande kan du utföra någon, flera eller alla av följande åtgärder för frånvaroförfrågningar:
    • Godkänd
    • Skapad
    • Raderad
    • Nekad
    • Uppdaterad

Fältet kommer att visa "Alla" som standard, vilket innebär att loggar för alla ovan nämnda åtgärder kommer att hämtas av Quinyx.

Åtgärds start/slutdatum

  • Dessa datumfält gör det möjligt att ställa in start- och slutdatum för den period inom vilken åtgärden på objektet du söker efter utfördes i Quinyx.
  • Detta är ett obligatoriskt fält och som standard är "Åtgärds startdatum" inställt på tre månader före dagens datum, medan "Åtgärds slutdatum" är inställt på dagens datum.
  • Dessa är alltid i samma tidszon som den grupp som för närvarande är vald i gruppväljaren i den övre menyraden.

Åtgärd utförd av

  • Detta fält kan användas för att filtrera ut objekt att visa baserat på vilken användare som har utfört en åtgärd.
  • Standardvärdet för fältet kommer att vara "Alla" text, vilket innebär att alla chefer/anställda (som definierats ovan) ingår i sökningen som standard. Rullgardinsvärdena kommer att sorteras alfanumeriskt.
  • Fältet är sökbart via ett textfält.
  • Om en integration orsakade åtgärden beror de visade uppgifterna på vilken Quinyx API som används:
    • REST Web Services: Namnet eller UUID för integrationens autentiseringsuppgifter.
    • SOAP Web Services: "SOAP."

Åtgärd utförd för

  • Detta fält kan användas för att filtrera ut objekt att visa baserat på vilken användare som har påverkats av en åtgärd i Quinyx.
  • Detta fält tillåter dig att söka efter vilken användare som helst med en anställd roll i den/de valda gruppen/grupperna. Detta innebär att om du redigerar dina val i gruppens träd efter att ha fyllt i Åtgärd utförd för fältet, kommer fältet att återställas.
  • Varje anställd i fältets rullgardinsmeny visas enligt följande format: [förnamn] [efternamn] [anställningsnummer]
  • Du kan söka efter en specifik anställd genom att skriva deras namn eller anställningsnummer och/eller genom att bläddra i listan som anpassar sig efter vad du har skrivit. Anställda i listan är sorterade alfabetiskt.
  • Standardvärdet är "Alla", vilket innebär att om du lämnar detta fält tomt när du klickar på "Tillämpa" i justeringsvyn, kommer loggresultaten att visas för alla anställda i den gruppen.

Att tolka granskningsloggar för frånvaroansökan: En guide för att förstå resultaten

När du har tillämpat filtren kommer du att se granskningsloggsidan som visar dina resultat, och du kan se detaljer som vem som skapade förfrågan samt datum och tid för åtgärden.

Tabellen nedan beskriver informationen som presenteras inom granskningsloggarna för frånvaroansökningar.

Kolumnrubrik

Förklaring

Tidsstämpel

  • Denna kolumn visar datum och tid för åtgärder i Quinyx. Du kan sortera efter tidsstämpel (nyast till äldst som standard).
  • Datum och tider följer Quinyx språkinställningar och visas i tidszonen för den valda gruppen.

Påverkade grupper

Visar de enheter och avdelningar som påverkas av objektet.

Objekttyp

Visar typen av objekt som påverkas av en given åtgärd.

Objekt

Visar information för att hjälpa till att identifiera vilken frånvaroförfrågan som har åtgärdats och de åtgärder som vidtagits.

Detta kommer alltid att visa det senaste tillståndet för det objektet i linje med schemavisningen, dvs. datum och tid, frånvarotyp för det objektet.

Åtgärd

Identifierar typen av åtgärd som utförts.

Åtgärd utförd av

  • Identifierar vem som utförde åtgärden. Visar deras [förnamn] [efternamn] ([anställningsnummer]).
  • Om den anställde raderades, visas det "Anställd har raderats från Quinyx."
  • Om en systemadministratör från Quinyx utförde åtgärden, visas det (Quinyxanställd)([internt Quinyxanställd databas-id]) för att skydda deras integritet samtidigt som transparens och felsökning tillåts.
    • Dock, om en Quinyxanställd med en roll i ditt företags Quinyx-konto utförde åtgärden, används det standardiserade formatet.
  • Om en integration orsakade åtgärden, beror den visade datan på vilket Quinyx API som användes:
    • REST Web Services: Integrationsuppgifternas namn eller UUID.
    • SOAP Web Services: "SOAP."

Åtgärd utförd för

Identifierar vem som påverkades av åtgärden. Personen som utförde åtgärden anges som: [förnamn] [efternamn] ([anställningsnummer]).

Om den påverkade personen har raderats, visas det "Anställd har raderats från Quinyx." Anledningen till detta är att systemet inte längre innehar den informationen.

Spår

(!) Denna funktion är för närvarande under utveckling för frånvaroansökningsobjekttyper.

Egenskapstabell

De flesta frånvaroansökningsobjekt (baserat på åtgärden) har fler detaljer i en undertabell kallad egenskapstabellen, som nås genom att klicka på chevronen i den vänstra kolumnen av huvudtabellen.

Obs: Objekt med en radera-åtgärd har ingen egenskapstabell.

Nedan är en lista över egenskaper som visas i egenskapstabellen beroende på vilken åtgärd som utförs på en frånvaroansökan.

I tabellen indikerar en bockmarkering (✅) bredvid en egenskap för en specifik åtgärd att egenskapen kan visas om det finns ändringar i den, om det inte står (alltid).

Till exempel visas egenskapen "Enhet" alltid när en frånvaroansökan är "Skapad". Under en "Uppdatera"-åtgärd visas den dock endast om enhetsfältet har ändrats. Den kommer inte att visas för "Godkänn", "Neka" eller "Radera"-åtgärder, oavsett ändringar. Därför, om en egenskap har ett kryss ❌ för en åtgärd, kommer den inte att visas för den specifika åtgärden.

Egenskap

Värde

Skapa

Uppdatera

Godkänn

Neka

Ta bort

Enhet

Enhetsgruppen som frånvaroansökan tillhör

✅

(alltid)

✅

❌

❌

❌

Frånvaroorsak

Den frånvaroorsak som valts för frånvaroansökan

✅

(alltid)

✅

✅

❌

❌

Frånvaroschema

Det länkade frånvaroschemat (om något)

✅

(alltid)

✅

✅

❌

❌

Datum och tid

Beskriver start- och sluttid för frånvaroansökan

✅

(alltid)

✅

✅

❌

❌

Skicka till

Avser chefen som frånvaroansökan skickades till

✅

(alltid)

✅

✅

❌

❌

Anställd kommentar

Den 'anställd kommentar' vid skapande av frånvaroansökan. Om ingen kommentar lades till, visas det som "N/A."

✅

(alltid)

✅

❌

❌

❌

Chefskommentar

Chefens kommentar för godkända eller nekade frånvaroansökningar. Om ingen kommentar lades till, visas det som "N/A."

❌

❌

✅

(alltid)

✅

(alltid)

❌

Sökresultat

Tabellen visar 20 sökresultat per sida. I detta exempel fyller våra sökresultat tre sidor, och vi tittar på den första av dessa.

Observera att du endast kan komma åt loggdata från och med det datum då loggningen släpptes. Eftersom frånvarologgarna släpptes i version 0221, som var den 1 oktober 2025, innehåller de aktuella loggarna inte loggdata för några datum före den 1 oktober 2025.

Kommer snart

Vi förbättrar kontinuerligt denna funktionalitet, och här är några förbättringar som kommer härnäst:

  1. Objektspårning
    Få en kronologisk översikt över allt som har hänt med ett givet objekt. Detta hjälper till att ge nödvändig kontext vid lösning av tvister eller problem relaterade till arbetskraftsplanering och närvaro.
  2. Ursprung
    Se var en åtgärd har sitt ursprung. Till exempel, när du granskar en frånvaroförfrågan, kommer du att kunna identifiera om en åtgärd har sitt ursprung från chefportalen eller via personalportalen i mobilappen.
  3. PDF-export
    Exportera granskningsloggrapporten som en PDF för enklare delning, arkivering och analys.

Vanliga frågor

F: Jag ser ‘Quinyx anställd [employee ID]’ i fältet ‘Åtgärd utförd av’ - vad betyder det?

S: Ibland kan en åtgärd på ett objekt utföras av en systemadministratör på uppdrag av en användare. I sådana fall kan fältet ‘Åtgärd utförd av’ innehålla ‘Quinyx [employee ID]’. Detta hänvisar till en Quinyx systemadministratör som var aktiv på minst ett av datumen inom intervallet Åtgärdsstartdatum - Åtgärdsslutdatum (visas som ‘Quinyx anställd [employee id]’).

F: Hur kan jag få en fullständig lista över alla åtgärder utförda av en chef på frånvaroförfrågningar?

S: Du kan göra detta genom att filtrera chefens namn i fältet ‘Åtgärd utförd av’.

F: Hur vet jag vilka egenskaper som har ändrats sedan skapandet av en frånvaroförfrågan?

A: Egenskapstabellen för frånvaroförfrågningar visar vanligtvis ändringar (dvs. egenskaper som har ändrats) för andra åtgärder än skapande.

Det enda undantaget är fältet "Chefskommentarer", som alltid är synligt under godkännande och avslag, även om inga ändringar har skett. Om det finns ändringar, ser du två kolumner: "gammalt värde" och "nytt värde". Kolumnen "Gammalt värde" visas med genomstrykning, vilket indikerar att det gamla värdet är föråldrat och ersatt av det nya värdet.

Ett exempel på hur de ändrade egenskaperna visas i egenskapstabellen.

Q: Varför visar granskningsloggen "olika" datum när en överlappande frånvaroförfrågan skickas ovanpå en befintlig som redan hade ett beslut (godkänd eller avslagen)?

A: När en frånvaroförfrågan skickas in och behandlas (godkänd eller avslagen), och senare skickas en annan förfrågan med överlappande datum, justerar Quinyx den ursprungliga frånvaroförfrågan för att undvika duplicering av datum. Detta innebär att den ursprungliga frånvaroförfrågan delas upp eller förkortas så att överlappande dagar tas bort.

Denna justering håller frånvaroregistren rena och förhindrar dubbelbokning av frånvarodagar, men det kan göra att datumen som visas i granskningsloggen ser annorlunda ut än datumen i den ursprungliga begäran.

Exempel:

  • Steg 1: Anställd Sam Whon begär frånvaro för 24/11 – 29/11.
  • Steg 2: Chef Triss Tworthie granskar och avslår den, och föreslår att Sam tar frånvaro med start onsdag (26/11) istället.
  • Steg 3: Sam skickar in en ny frånvarobegäran för 26/11 – 1/12.
  • Steg 4: Triss godkänner denna nya begäran.

Granskningsloggen registrerar nu dessa åtgärder enligt följande:

  1. Första frånvarobegäran skapad.
  2. Första begäran avslagen.
  3. Andra frånvarobegäran skapad.
  4. Andra begäran godkänd.

Sammanfattningsvis finns det fall där en ny frånvarobegäran kommer att överlappa befintliga frånvarobegäran eller frånvaron. I sådana fall justerar Quinyx den ursprungliga begäran så att den inte längre inkluderar de överlappande dagarna. I exemplet ovan visas den ursprungliga begäran i granskningsloggen som 24/11 – 26/11 (00:00) istället för de ursprungligen begärda 24/11 – 29/11. De ursprungliga datumen är fortfarande tillgängliga i egenskapstabellen, men granskningsloggen registrerar objektet med de justerade datumen.

Detta beteende är avsiktligt för att säkerställa tydlighet i frånvaroregister och undvika överlappande frånvarodagar.

Som ett resultat återspeglar granskningsloggen de justerade datumen snarare än de ursprungliga, vilket kan verka "felaktigt" men är faktiskt avsiktligt för att förhindra överlappande frånvaro.

Observera att du endast kommer att kunna komma åt loggdata från och med det datum då loggningen släpptes. Till exempel, eftersom frånvaroförfrågningsloggar släpptes i release 0221, som var den 1 oktober 2025, innehåller de nuvarande loggarna inte loggdata för några datum före den 1 oktober 2025.

Fick du hjälp?