Gehaltsabrechnungslösung ändern
Updated 1 month ago
durch
Daniel Sjögren
Bei einem Wechsel Ihrer Abrechnungslösung sollten Sie einige Dinge beachten, zumal jede Abrechnungsdatei mit eigenen Kassenbeständen ausgestattet ist. Beachten Sie jedoch, dass es eine große Anzahl und Vielfalt von Abrechnungsdatei gibt, so dass viele dieser Informationen allgemein gehalten werden, da es nicht möglich ist, alle zu berücksichtigen.
Standardmäßig gehen wir davon aus, dass alle Regeln und Berechnungen gleich bleiben, wenn Sie Ihr Gehaltsabrechnung (OT, UT usw.) ändern.
Wie nimmt man die Änderung vor?
Wie Sie sich für den Wechsel auf eine neue Abrechnungsdatei entscheiden, lässt sich nicht pauschal beantworten, aber grundsätzlich haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Führen Sie alle Änderungen in bestehenden Vereinbarungsvorlage s durch. Wir empfehlen, dies direkt nach einer Abrechnung zu tun, und Abrechnungstransaktionen werden übertragen und gesperrt.
- Erstellen Sie einen neuen Satz von Vereinbarungsvorlage mit neuen Gehaltsartencodes und neuen Gehaltsabrechnungsverbindungen. Beenden Sie alte persönliche Vereinbarungen und beginnen Sie am nächsten Tag mit der neuen persönlichen Vereinbarung.
Gehaltsarten
Wenn Sie eine Abrechnungsdatei auf ein neues Format umstellen, ist es manchmal erforderlich, Ihre Gehaltsarten zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass sie mit Ihrem neuen Gehaltsabrechnungssystem übereinstimmen. Dies kann bedeuten, dass Sie in Quinyx möglicherweise Ziffern zu den Gehaltsartencodes hinzufügen oder entfernen müssen, damit sie korrekt übertragen werden. Wenn Ihre alte Gehaltsdatei z.B. hatte 4-stellige Gehaltscodes und Ihr neuer hat 3, müssten Sie Ihre bestehenden Gehaltscodes, die in die Gehaltsabrechnung übertragen werden sollen, mit dem neuen Codeformat aktualisieren.
Wenn Sie Gehaltsartencodes bearbeiten, tun Sie dies zuerst in Einstellungen > Gehaltsarten . Überprüfen Sie zweitens alle Vereinbarungen, um sicherzustellen, dass dort dasselbe Update gespiegelt wird. Wenn nicht, müssen Sie dies in der/den Vereinbarungsvorlage(n) bearbeiten.
Vertragsvorlagen
Abhängig von der Gehaltsabrechnungsdatei und dem Umfang der erforderlichen Änderungen müssen Sie möglicherweise Ihre vorhandenen Vereinbarungsvorlagen aktualisieren oder neue erstellen. Unabhängig davon ist ein wichtiger Punkt, der aktualisiert werden muss, wenn Sie Gehaltsabrechnungslösungen ändern, sicherzustellen, dass Ihre Vertragsvorlagen Ihre neue Gehaltsabrechnungsdatei verwenden. Sie finden es zusammen mit allen anderen bestehenden Gehaltsabrechnungsdateien, die wir unterstützen, im Feld Gehaltsabrechnungsdatei in Ihren Vertragsvorlagen .
Um die Gehaltsabrechnungsdatei in der Vertragsvorlage zu aktualisieren, gehen Sie zu Einstellungen > Vertragsvorlagen > [Name Vereinbarungsvorlage einfügen] > Zeit > Gehaltsabrechnungsdatei.
Wie kann man sicher sein, dass sich die Geschichte nicht ändert?
Ein Wechsel der Lohnabrechnungslösung kann manchmal zu unerwünschten Änderungen führen. Wenn Sie z.B. im Rahmen der Änderung neue Vereinbarungsvorlage erstellen mussten, dann könnten auch andere Informationen betroffen sein, wie Zeiterfassungssalden, Überstundenberechnungen usw.
Bevor Sie Ihre neue Gehaltsabrechnung auswählen und live gehen, vergewissern Sie sich, dass Sie alle Perioden rechtzeitig zurückgesperrt haben. Dadurch wird die Wahrscheinlichkeit verringert, dass unerwünschte Änderungen auftreten. Sie können einen Zeitraum sperren, indem Sie im Register Zeit der Webanwendung eine endgültige Übertragung zur Gehaltsabrechnung vornehmen.
Abwesenheiten
Prüfen Sie, wie Ihre neue Abrechnungsdatei für den Umgang mit Abwesenheiten aufgebaut ist. Dadurch erfahren Sie, ob etwas in Ihrer Konfiguration geändert werden muss. Wird beispielsweise der Krankenstand wie der Urlaub gehandhabt?
