Gehaltsabrechnungsprozess-Checkliste
Updated
durch
Leigh Hutchens
Effiziente Gehaltsabrechnungsverarbeitung ist entscheidend für genaue und zeitgerechte Abläufe. Quinyx bietet einen strukturierten Workflow, der Gehaltsabrechnungsadministratoren hilft, jeden Schritt mit Zuversicht und Klarheit zu verwalten. Die folgende Anleitung skizziert den gesamten Gehaltsabrechnungsprozess, von der Vorbereitung bis zur Berichterstattung, und kann als Referenz oder praktische Checkliste verwendet werden, um sicherzustellen, dass während jedes Gehaltsabrechnungszyklus nichts übersehen wird. Egal, ob Sie neu im Prozess sind oder Ihre Routine verfeinern, dieser Schritt-für-Schritt-Überblick unterstützt Konsistenz, Compliance und Kontrolle.
1. Vorbereitung für die Gehaltsabrechnung
- Überprüfen Sie Zeitberichte: Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter-Zeitberichte eingereicht und genehmigt sind.
- Abwesenheiten überprüfen: Verifizieren Sie, dass alle Abwesenheiten erfasst und genehmigt sind.
- Zeitplanänderungen validieren: Bestätigen Sie, dass alle Zeitplanänderungen aktualisiert und genehmigt sind.
2. Gehaltsabrechnungsexport initiieren
- Gehaltsabrechnungsmodul aufrufen: Navigieren Sie zur Gehaltsabrechnungssektion innerhalb von Quinyx.
- Gehaltsabrechnungszeitraum auswählen: Wählen Sie den entsprechenden Gehaltsabrechnungszeitraum für die Verarbeitung.
- Exportdatei generieren: Erstellen Sie die Gehaltsabrechnungs-Exportdatei, die alle relevanten Daten für den ausgewählten Zeitraum enthält.
3. Exportierte Daten überprüfen
- Mitarbeiterdetails verifizieren: Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiterinformationen korrekt und aktuell sind.
- Stunden und Raten überprüfen: Bestätigen Sie, dass die gearbeiteten Stunden und die Gehaltssätze korrekt sind.
- Abzüge und Leistungen bewerten: Überprüfen Sie alle Abzüge oder Leistungen, die auf die Gehälter der Mitarbeiter angewendet wurden.
4. Integration mit dem Gehaltsabrechnungssystem
- Daten importieren: Übertragen Sie die exportierte Datei in das Gehaltsabrechnungssystem Ihrer Organisation.
- Gehaltsabrechnung verarbeiten: Führen Sie die Gehaltsabrechnung in Ihrem System durch und wenden Sie alle notwendigen Berechnungen und Anpassungen an.
- Gehaltsabrechnungen erstellen: Erstellen Sie Gehaltsabrechnungen für Mitarbeiter, die ihre Einnahmen und Abzüge detailliert aufzeigen.
5. Nach-Gehaltsabrechnungsaktivitäten
- Gehaltsabrechnungen verteilen: Teilen Sie die Gehaltsabrechnungen über die vorgesehenen Kanäle mit den Mitarbeitern.
- Anfragen bearbeiten: Beantworten Sie alle Fragen oder Bedenken der Mitarbeiter bezüglich ihrer Gehaltsabrechnungen.
- Aufzeichnungen archivieren: Speichern Sie Gehaltsabrechnungsunterlagen sicher für zukünftige Referenzen und Compliance-Zwecke.
6. Abstimmen und Berichten
- Konten abstimmen Transaktionen der Gehaltsabrechnung mit Finanzkonten abgleichen, um die Genauigkeit sicherzustellen.
- Berichte erstellen: Erstellen Sie Berichte für interne Analysen und externe Compliance-Anforderungen.
- Prozess überprüfen: Bewerten Sie den Gehaltsabrechnungsprozess auf Unstimmigkeiten oder Verbesserungsmöglichkeiten.
