Optimal bemanning och arbetsstandarder NY

Uppdaterad av Daniel Sjögren

Du måste ha köpt modulen Prognosmodul för att kunna konfigurera och använda den här lösningen.

Optimal bemanning som beräknas genom den nya funktionen Optimal bemanningt & arbetsstandarder kan användas av Auto Schedule-algoritmen för att skapa scheman. Kontakta Quinyx för att få hjälp med att konfigurera detta.
Observera att denna nya funktion för att beräkna optimal bemanning och arbetsstandarder så småningom kommer att ersätta befintliga statiska och dynamiska regellösningar samt arbetsstandardberäkningar genom Pythia (AI-Optimering), när alla funktioner har integrerats. För närvarande kan dock dessa metoder fortfarande användas samtidigt. Vi kommer att dela ytterligare information om detaljerna i denna migration vid ett senare tillfälle.
För närvarande stöds endast globala skifttyper.

Introduktion

Vill du ställa in optimal bemanning och arbetsstandarder i Quinyx? Nedan finns anvisningar om hur du kan göra detta.

Vad är arbetsstandarder?

Arbetsstandardberäkning är beräkningen som översätter den prognostiserade efterfrågan av en efterfrågedrivare (besökare, försäljning, etc.) till en krävd bemanningskurva per roll baserat på produktivitetsstandarder.

Exempel
- Antalet kassörer som behövs beror på antalet transaktioner som behandlas.
- För att ställa in antalet kassörer per transaktion som behandlas måste kunden veta i genomsnitt hur lång tid det tar för en anställd att behandla en transaktion.

Generellt sett kan arbetsstandarder konfigureras för specifika bemanningsvariabler, för specifika grupper (distrikt, enheter eller avdelningar) och för specifika tidsperioder. Tidsperioden är också viktig eftersom det kan vara så att teamens produktivitet ökar (till exempel om du köper en ny kaffemaskin kan du förvänta dig att dina baristor blir snabbare på att förbereda kaffe), och det bör också återspeglas i uppdaterade arbetsstandarder. Sådana förändringar i produktivitet beaktas i bemanningsberäkningen när ändringarna har tillämpats.

Resultatet av arbetsstandardberäkningen är en optimal bemanningskurva som kan användas som grund för manuell schemaläggning, basplanering och i framtiden automatisk schemaläggning för att skapa ett schema som matchar efterfrågan.

Förutsättningar

För att kunna använda arbetsstandarder för att beräkna din optimala bemanning krävs följande steg:

  • Skapa en prognos (manuell, extern eller Quinyx Demand Forecasting) på en 15, 30 eller 60-minuters nivå.

Skapa din variabel för optimal bemanning

Du kan skapa din optimala bemanning under Variabelinställningar.

När du loggar in på ditt konto, klicka på pilen nedåt bredvid det övre högra hörnet på sidan och välj sedan Optimeringsinställningar. När du är i Variabelinställningar, klicka på Lägg till.

För närvarande öppnas variabelinställningarna direkt när du går in i Optimeringsinställningar.

Klicka på Lägg till > Optimal bemanning och arbetsstandarder NY. Optimal bemanning tillåter fortfarande användare att fortsätta använda och lägga till optimal bemanning som beräknas genom statiska och dynamiska regler.

Du kommer sedan att bli ombedd att fylla i relevant allmän information om variabeln för optimal bemanning.

Namn på optimal bemanning och Välj skifttyp är obligatoriska fält.
  • Namn på optimal bemanning*: Detta fält är för att du ska kunna ange det namn du vill att din variabel för optimal bemanning ska ha. Till exempel kan detta vara rollen som kassör eller chef som du lägger till bemanningsberäkningen för.
  • Välj skifttyp*: Detta fält är för att välja den specifika skifttypen för denna optimala bemanning. Till exempel kan du välja Kvällsskift 17:00 - 23:00, Kassör, Städare eller Morgonskift 9:00 - 12:00 beroende på dina skifttyper, etc. Du måste välja en skifttyp eftersom du i visualiseringen i schemastatistik och prognosflik kan jämföra optimal bemanning med schemalagd bemanning för den specifika rollen/bemanningen.
  • Aggregeringstyp: Aggregeringstypen bestämmer hur data visas i daglig, veckovis och månatlig vy. Observera att aggregeringstypen som standard kommer att vara inställd på Genomsnitt.
  • Lägg till i visningsgrupper: Välj den relevanta visningsgruppen. Variabler från samma visningsgrupp kommer att visas tillsammans i prognos och schemastatistik.

När de allmänna detaljerna för din optimala bemanningsvariabel har fyllts i, klicka på Spara.

Skapa arbetsstandarder med linjära regler

När du ställer in linjära arbetsregler i dina arbetsstandarder för din specifika optimala bemanningsvariabel har du två formatalternativ att välja mellan:

  • Data Per Hour: Till exempel, om det tar en kassör 2 minuter per transaktion och vi förutspår 60 transaktioner mellan kl. 10 och 11, skulle vi behöva 2 kassörer mellan kl. 10 och 11.
  • Minutes Per Data: Till exempel, om det tar en kock 5 minuter att förbereda en hamburgare och vi förutspår 24 hamburgarbeställningar mellan kl. 10 och 11, skulle vi behöva 2 kockar mellan kl. 10 och 11. Men eftersom vi också förutspår att kunderna kommer att beställa 30 pommes frites och det tar en kock 2 minuter att förbereda pommes frites, behöver vi totalt sett 3 kockar mellan kl. 10 och 11.

Du kan ställa in olika arbetsstandardregler för olika enheter. För att göra detta, följ följande steg.

Efter att ha konfigurerat allmän information om optimal bemanning, kommer du att se följande sida där du väljer + knappen bredvid Arbetsstandarder.

Du kommer sedan att se följande sida.

Fyll sedan i följande:

  • Arbetsstandardens namn* Detta är namnet du vill ge arbetsstandarden. Detta är relevant när du har olika arbetsstandarder för olika grupper (distrikt, enheter) och du vill se till att du kan skilja mellan dessa olika produktivitetsstandarder.
  • Avrundningsmetod* Du har tre alternativ: Upp, Närmast och Ner. Detta indikerar om, när resultatet av beräkningen av antalet anställda resulterar i ett decimalvärde, antalet anställda ska avrundas uppåt, nedåt eller till närmaste heltal. Decimalvärden som slutar med .5 kommer alltid att avrundas uppåt när Närmast är valt.
  • Lägg till valda grupper* Detta alternativ gör att du kan välja från din hierarki till vilka grupper du vill att denna arbetsstandard ska gälla. Anledningen till att detta alternativ är obligatoriskt är för att du har möjlighet att välja vissa eller alla enheter i din hierarki. Du kan välja hela organisationen eller specifika regioner, enheter eller avdelningar för varje arbetsstandardkonfiguration eftersom du kanske vill skapa mer än en arbetsstandard för olika enheter. När en grupp har lagts till i en specifik arbetsstandardkonfiguration kan du inte välja den gruppen inom en annan arbetsstandardkonfiguration; den kommer istället att vara gråtonad.

Lägg sedan till en arbetsregel. Arbetsregeln inkluderar de specifika produktivitetsberäkningsdetaljer du vill tillämpa på din valda grupp. Klicka på knappen Lägg till arbetsregel + du kommer då att se följande.

Inget enskilt format används konsekvent för att definiera produktivitetsnivåer över branscher när man använder den linjära metoden. Vissa branscher föredrar att använda Minuter per data medan andra föredrar att använda Data per timme

Här har du flexibiliteten att välja det format du är bekant med för att säkerställa att konfigurationen är så enkel som möjligt att underhålla.

För Data per timme som ses i bilden nedan, välj formatet och klicka sedan på Lägg till konfiguration vilket gör att du kan välja dina prognosdata och ange den nödvändiga mängden.

För Minuter per data (som ses i bilden nedan) måste du också välja formatet och sedan klicka på Lägg till konfiguration, vilket gör att du kan välja dina prognosdata och ange den nödvändiga tiden.

När det nödvändiga formatet har valts och den nödvändiga informationen har angetts, klicka på Spara-knappen.

Du kan se de ifyllda versionerna av båda formaten för arbetsregeln nedan.

Data per timme

I det här exemplet har vi valt att antalet kassörer beror på antalet sålda kaffe, där en kassör kan skapa 12 kaffe på en timme. Det betyder att när prognosen för sålda kaffe förutspår 24 kaffe under en specifik timme, skulle vi behöva 2 kassörer för att täcka den efterfrågan.

Minuter per data

I det här exemplet har vi valt att antalet kassörer beror på antalet sålda kaffe, där en kassör tar 5 minuter att förbereda en enskild kopp kaffe. Det innebär att när prognosen för sålda kaffe förutspår 24 koppar under en specifik timme, skulle vi behöva 2 kassörer för att täcka den efterfrågan.

Om du inte fyller i de obligatoriska fälten under något av de två formaten och klickar på Spara, kommer följande varningsmeddelande att visas under alla eller valda obligatoriska fält.

Du kan också lägga till flera konfigurationer i ett valt format. Du kan göra detta genom att välja Lägg till konfiguration flera gånger efter att du har angett dina initiala prognosdata och produktivitetsnivå. Nedan kan du se hur det kommer att se ut på plattformen.

När du har lagt till mer än en konfiguration kommer du att kunna se dessa konfigurationer i en listvy som visas på bilden nedan.

Här kan du se dina sparade arbetsregler.

Nedan ser du vad du kommer att se när alla relevanta fält har fyllts i och arbetsstandarderna har sparats. Sammanfattningen av arbetsstandarderna ger en enklare översikt över de konfigurerade arbetsreglerna och en indikation på hur många regioner, enheter och avdelningar de tillämpas på.

Du kan också lägga till flera arbetsstandarder, som visas i bilden nedan. Detta är relevant när olika grupper har olika produktivitetsnivåer och därför behöver konfigureras separat.

Om du har flera arbetsstandarder kan du se sammanfattningen enligt följande.

Skapa arbetsstandarder med minimum/maximum-regler

Vad är minimum- och maximum-regler?

Minimum- och maximum-regler är begränsningar som kan konfigureras för din optimala bemanning för att ange det minsta eller största antalet anställda som behövs för den specifika rollen/skifttypen. Till exempel kan det vara så att du behöver se till att minst 1 chef är schemalagd hela tiden. Alternativt se till att du aldrig kan schemalägga mer än 6 kassörer samtidigt, även om efterfrågan kan kräva det på grund av enhetens fysiska begränsningar.

Minimum- och maximum-regler kan användas för informativa ändamål vid manuell schemaläggning eller för att begränsa Auto-schema för att säkerställa att det resulterande schemat inte överskrider de angivna minimum- eller maximumkraven.

I framtida versioner planerar vi också att visualisera minimum- och maximumregler i visningsgruppen för arbetskraft. Håll dig uppdaterad i våra release notes!

Hur konfigurerar du minimum- och maximumregler?

För att konfigurera minimum- och maximumregler måste du först följa stegen som nämns tidigare i den här artikeln om hur du skapar din optimala bemanningsvariabel, samt ange de initiala reglerna för arbetsstandarder. Du kan lägga till dina minimum- och maximumregler i samma standardregel för arbetskraft som dina andra regler (t.ex. linjära regler) eller så kan du skapa en annan standardregel om dessa nya minimi- och maxregler gäller för en annan grupp.

När dina standardregler för arbetskraft är skapade kan du lägga till dina specifika minimum- och maximumregler.

  1. Välj Lägg till arbetsregel
  1. Välj Min/max-regel

Välj om du lägger till en minimum- eller maximumregel i rullgardinsmenyn och ange det specifika minimi- eller maxkravet för antal anställda som gäller för den specifika rollen/skifttypen.

Minimum- och maximumregler kan konfigureras per tidpunkt på dagen. Detta kan göras genom att ange eller välja specifika tidsintervall på 15 minuters nivå.

Det är också möjligt att koppla minimum- och maximumregler till dina öppettider, t.ex. behöver du minst 1 chef 15 minuter före öppettiderna och 15 minuter efter öppettiderna. Läs mer om hur du ställer in dina öppettider här: Öppettider - standard och specialtider.

Min/max-regler baserade på öppettider kan konfigureras genom att välja alternativet Inkludera öppettider och ange de relativa kraven till öppettiderna.

Minimum- och maximumregler kan också konfigureras per veckodag. Genom att välja/avmarkera specifika veckodagar inom avsnittet Välj veckodagar* kan du välja vilka dagar dessa specifika regler gäller för.

Lägg till ytterligare regler genom att välja Lägg till konfiguration och lägg till eventuella ytterligare minimi- eller maxregler baserat på tidpunkten på dagen och veckodagen.

När alla regler är sparade kan du se de specifika minimum- och maximumreglerna i sammanfattningen av arbetsstandarder.

Begränsningar för minimum- och maximumregler

  1. Du kan inte lägga till motstridiga minimum- och maximumregler.
  2. Om du lägger till flera minimum- eller maximumregler för samma tidsperiod och samma dag kommer Quinyx att använda den strängaste regeln (dvs. det högsta minimikravet och det lägsta maxkravet).

Radera Arbetsstandarder

Det finns tre nivåer av att radera arbetsstandarder.

  1. Att radera variabeln för optimal bemanning skulle radera alla underliggande arbetsstandarder och ta bort variabeln från alla visningsgrupper. Du kan göra detta på sidan för Variabelinställningar.
  2. Att radera arbetsstandarder inom variabeln för optimal bemanning kan göras genom att välja papperskorgsikonen bredvid den relevanta arbetsstandarden. Detta kommer att ta bort arbetsreglerna för de specifika grupper som valts i konfigurationen av arbetsstandarden.
  3. Att radera specifika regler inom en specifik arbetsstandard kan göras genom att välja papperskorgsikonen när du redigerar arbetsstandarden. Detta kommer att ta bort den specifika arbetsregeln från arbetsstandarden. Alla återstående arbetsregler kommer att finnas kvar.

Beräkna den Optimala Bemanningen baserat på Arbetsstandarder

När variablerna för optimal bemanning med de definierade arbetsstandarderna och linjära arbetsreglerna har sparats, kommer den variabeln att vara synlig på sidan för variabelinställningar. Nästa steg är att lägga till bemanningsvariablerna till eventuella ytterligare visningsgrupper, förutom arbetsvisningsgruppen, och lägga till synlighet på sidan för schema och prognos.

Den optimala bemanningen för variabeln optimal bemanning kommer att beräknas baserat på den relevanta prognosen och de definierade arbetsreglerna. När ändringar görs i prognosen eller arbetsreglerna kommer ändringarna omedelbart att tillämpas och den optimala bemanningen kommer att beräknas om.

Visualisering av optimal bemanning - Visningsgrupp för arbete

Visualisering av bemanningen för Optimal bemanning och arbetsstandarder funktionaliteten fångas av standardvisningsgruppen: Arbete

Visningsgruppen för arbete skapas automatiskt när en optimal bemanningsvariabel skapas genom funktionaliteten Optimal bemanning och arbetsstandarder - NY. Den optimala bemanningsvariabeln, liksom eventuellt senare skapade optimala bemanningsvariabler, kommer automatiskt att läggas till i den nyss skapade visningsgruppen arbete med synlighet både i Schema och Prognos. Du kan självklart ändra synligheten för variablerna senare.

Arbetskraftvisningsgrupp - Graf

Möjligheterna till filtrering och jämförelse med schemalagd bemanning är endast möjliga i schemastatistik, och ännu inte i prognosgraf- och tabellen. I prognosgrafen och tabellen kan du endast se de individuella optimala bemanningsvariablerna i den nya visningsgruppen.

I Arbetskraft -visningsgruppen kan du se total optimal bemanning, vilket är en summering av alla optimala bemanningsvariabler i enheten du tittar på, samt optimal bemanning för varje enskild optimal bemanningsvariabel genom vår nya filtreringsmöjlighet som endast är unik för Arbetskraft-visningsgruppen.

Som standard kommer du att se den totala optimala bemanningen.

Genom att använda filtreringsfunktionen kan du välja att endast se den optimala bemanningen för till exempel kassapersonalens bemanningsvariabel.

Du kan också jämföra optimal bemanning med schemalagd bemanning totalt sett, samt för varje optimal bemanningsvariabel. Detta hjälper dig att verifiera om du har schemalagt tillräckligt med personal för att matcha den nödvändiga bemanningen för att möjliggöra mer exakt schemaläggning. Detta kan göras genom att se till att både Schemalagd och Optimal är valda i Justera vy-panelen.

I grafen representeras den schemalagda bemanningen av linjen med den skuggade bakgrunden, medan den optimala bemanningen representeras av en mörkblå linje.

Du kan också jämföra optimal bemanning baserat på prognosdata med optimal bemanning baserat på faktiska data totalt sett, samt för varje variabel för optimal bemanning. Detta hjälper dig att verifiera skillnaden mellan optimal bemanning baserat på prognosdata ("hur många personer borde jag schemalägga baserat på min prognos?"), optimal bemanning baserat på faktiska data ("hur många personer borde jag ha schemalagt baserat på mina faktiska nivåer?") till schemalagd bemanning. Skillnader i dessa två variabler skulle indikera potentiella prognos- eller arbetsstandardproblem.

Den optimala (faktiska) bemanningskurvan är endast synlig i det förflutna, där faktiska data finns tillgängliga.

I grafen representeras den schemalagda bemanningen av linjen med skuggad bakgrund, medan den optimala (prognostiserade) bemanningen representeras av den mörkblå linjen. Den lila linjen representerar den optimala (faktiska) bemanningen.

Du kan välja vilka bemanningsvariabler du är intresserad av att se inom justeringsvyn panelen.

Medan den optimala bemanningen beräknas baserat på de beräkningsregler som är konfigurerade för den specifika variabeln och den specifika enheten i Optimal bemanning och arbetsstandard - NY konfigurationen, så beräknas den schemalagda bemanningen baserat på antalet schemalagda skift med skifttypen som matchar den konfigurerade skifttypen på den optimala bemanningsvariabeln i variabelinställningarna. Endast en skifttyp kan väljas per optimal bemanningsvariabel.

I fliken Prognos visualiserar vi för närvarande endast den optimala bemanningen per varje optimal bemanningsvariabel utan filtreringsmöjligheter och visualisering av schemalagd bemanning.

Arbetskraftsvisningsgrupp - Tabell

Den optimala prognosen, optimal faktisk, och schemalagd bemanning kan också ses i tabellvyn. När Total bemanning är vald, visualiserar Quinyx varje optimal bemanningsvariabel separat och visar optimal och bemanning.

Genom att scrolla till botten av tabellen summerar Quinyx den totala optimala och schemalagda bemanningen om alla variabler har valts i justeringsvyn panelen.

Genom att filtrera efter optimal bemanningsvariabel eller genom att avmarkera antingen optimal eller schemalagd i Justera vy-panelen kan du anpassa tabellen och bara visa de data som du är intresserad av.

Frågor och svar

Vad kommer att arbetas på härnäst inom den nya funktionen för Optimal bemanning & Arbetsstandarder?

Med planen att helt kunna ersätta den nuvarande konfigurationen för statiska och dynamiska regler samt Pythias (AI-Optimering) beräkningar av arbetsstandarder, kommer vi att fortsätta utveckla ytterligare sätt att definiera arbetskraftsbehov för att tillåta mer omfattande definitioner av arbetsstandarder. Detta inkluderar att migrera över funktioner från nuvarande statiska och dynamiska regler, samt arbetsregler i Pythia (AI-Optimering). Håll utkik!

Vad behöver jag göra om jag för närvarande använder statiska och dynamiska regler för att definiera mina arbetskraftsbehov?

Inget ännu. Med tiden kommer vi att flytta över funktioner från statiska och dynamiska regler, där du så småningom kommer att behöva övergå till att använda de nya statiska och dynamiska funktionerna. Mer detaljer kommer att följa. Fram till dess kan du definiera och fortsätta använda dina arbetskraftsbehov genom nuvarande statiska och dynamiska regler samt de nya arbetsnormerna.

Vad behöver jag göra om jag för närvarande använder Arbetsstandardberäkningar i Pythia för att definiera mina arbetskraftsbehov?

Om du använder Auto-schema för att skapa dina scheman måste du vänta tills algoritmen kan ta hänsyn till dessa nya optimala bemanningsvärden som inmatning för att kunna använda den här funktionen på rätt sätt. Fram tills dess kan du konfigurera dina arbetskraftsbehov i Quinyx, men de kommer ännu inte att beaktas inom vår Auto-schema-lösning. Var vänlig och håll dig uppdaterad om när och hur detta kommer att bli möjligt.


Fick du hjälp?