Rulla ut ditt grundschema

Uppdaterad 20/10/20 av Leigh Hutchens

När du är nöjd med ditt schema så är det dags att rulla ut det, dvs aktivera det! Skiften kommer visas i Schema när utrullningen är färdig.

Du kan rulla ut antingen samtliga medarbetare i ett grundschema eller ett specifikt urval av dem. Att rulla ut ett urval är praktiskt när en eller flera medarbetare i ditt arbetslag börjar, eller slutar, mitt i en schemaperiod och du behöver uppdatera grundschemaskiften i Schema därefter. Konceptet är att du rullar ut de medarbetare du ser, så för att enbart rulla ut vissa medarbetare så filtrerar du på de du vill rulla ut. Efter det så klickar du på "Rulla ut"-knappen i det övre högra hörnet.

Observera att du alltid rullar ut en medarbetares hela rad. I linje med detta och konceptet som beskrivs ovan får du nedan varning om du filtrerat på skift när du klickar på utrullningsknappen i det övre högra hörnet:

Följande filterfält betraktas som skiftfilter och genererar ovanstående varning:

  • Schemakomponenter
    • Om du har valt Inte tillgänglig eller Skift och Inte tillgänglig eller Uppgifter och Inte tillgänglig.
  • Skifttyp
  • Skiftavdelning

När du väl har kommit in i Rulla ut-panelen så kan du välja ett start och slutdatum för din utrullning. Sedan kan du välja mellan två alternativ:

  • Fortsätt på den senaste utrullningens rotation
  • Välj startvecka

Fortsätt på den senaste utrullningens rotation

Det här alternativet är bara tillgängligt för grundscheman som redan har rullats ut tidigare. Detta förenklar mycket när du vill försäkra dig om att dina anställda får det antal lediga helger de har rätt till.

Klicka därefter på "Rulla ut" för att få fram sidopanelen för utrullning:

Vårt grundschema baseras här på ett repetitionsmönster à 4 veckor. Som du ser i skärmbilden ovan så visas datumen från den senaste utrullningen högst upp i sidopanelen och detsamma gäller grundschemats vecka och dag för början (vecka 2, måndag) och slutet (vecka 2, söndag) av den utrullningen. Längre ner ser du att valet som heter Fortsätt på den senaste utrullningens rotation är förvalt och grundschemats vecka och dag för din nya utrullning visas under det valet (vecka 2, måndag). I nedan tabell framgår att din nya utrullning mycket riktigt fortsätter på den föregående utrullningens rotation:

Kalenderdatum och -dag

Grundschemats dag och vecka i den föregående utrullningens rotation

Söndag 7 juli

vecka 2, söndag

Måndag 8 juli

vecka 3, måndag

Måndag 15 juli

vecka 4, måndag

Måndag 22 juli

vecka 1, måndag

Måndag 29 juli

vecka 2, måndag

För att din schemaläggning alltid ska vara korrekt så kommer alla medarbetare i ett givet grundschema alltid att vara på samma rotation. Konsekvensen av detta är att om du använder alternativet ”Fortsätt på den senaste utrullningens rotation” för alla medarbetare när den senaste utrullningen bara var för ett urval av de medarbetarna så kommer alla medarbetare att sättas på rotationen för den senaste utrullningen.

Omvänd ordning på utrullningar

Neo har även stöd för att fortsätta på föregående utrullnings rotation när startdatumet för den föregående utrullningen ligger senare i tiden än slutdatumet på den nya utrullningen. Med valen som gjorts i nedan skärmbild så kommer alltså de anställda få det antal lediga helger de har rätt till även runt månadsskiftet mellan september och oktober:

Kopior på grundscheman

Om du skapar en kopia av ett grundschema och vill fortsätta på det ursprungliga grundschemats rotation i din kopia så behöver du bara simulera en utrullning av ditt ursprungliga grundschema. Tack vare Fortsätt på den senaste utrullningens rotation-funktionen identifierar du lätt vilken vecka och dag i det ursprungliga grundschemat du bör använda för din kopia. Återgå sedan till din kopia och använd Välj startvecka-funktionen för att fortsätta på det ursprungliga grundschemats rotation. Se nedan för mer information angående Välj startvecka-funktionen.

Välj startvecka

Det här alternativet gör att du kan du välja vilken vecka i grundschemat som ska användas som startvecka när du rullar ut ett grundschema. I skärmdumpen nedan så väljer vi att rulla ut grundschemat från 2020-02-01 till och med 2020-02-29 med vecka 2 som startvecka.

I skärmdumpen ovan så visas veckodagen lördag på alla fyra rader i rullgardinsmenyn. Den veckodag som visas här kommer alltid bero densamma som startdatumet för den valda utrullningsperioden, i det här fallet lördag eftersom 2020-02-01 råkar vara en lördag. Syftet med det här är att bevara grundschemats egenskaper som mall.

Nedan visas en skärmdump av det utrullade schemat i Schema; den första veckan i utrullningsperioden har fyllts med skift från grundschemats vecka 2 som visades ovan. Notera att det inte fanns några skift på vare sig lördag eller söndag i grundschemats vecka 2, vilket är anledningen till att de första skiften du ser nedan när du läser schemat från vänster till höger kommer från grundschemats vecka 3.

Den här funktionen är väldigt smidig när du har en eller flera nyanställda på ett separat grundschema - för att se till att dina nyanställdas schema synkas med ditt redan publicerade schema för befintlig personal kan du ibland behöva välja vecka 2, 3 eller 4 som startvecka istället för vecka 1.

Information om senaste utrullningen

Längst ner i Rulla ut-panelen finner du ett avsnitt som heter "Sammanfattning av utrullning". Detta avsnitt innehåller en ruta som anger huruvida obemannade skift rullas ut; de rullas alltid ut om du rullar ut samtliga medarbetare, medan om du rullar ut ett urval av anställda så rullas de inte ut. Nedanför visas sen en lista över de medarbetare som kommer rullas ut. Information om den senaste utrullningen visas för respektive medarbetare. Om medarbetaren aldrig har utrullats tidigare så visas "Ingen tidigare utrullning". Sorteringen av listan över medarbetare här återspeglar den i grundschemat.

Minst en medarbetare måste visas i ditt grundschema för att du ska kunna rulla ut det.

Semesterfaktor

För kunder som använder semesterfaktorn, observera att när ett grundschema rullas ut för en delmängd medarbetare så uppdateras semesterfaktorn bara för de utrullade medarbetarna.

Rulla ut över frånvarotillfällen

Om du rullar ut skift över en frånvaro så kommer skiften i fråga automatiskt att raderas och läggas som underliggande skift till frånvaron i fråga.


Fick du hjälp?