Rulla ut ditt grundschema
Uppdaterad 2 months ago
av
Daniel Sjögren
När du är nöjd med ditt grundschema så är det dags att rulla ut det, dvs aktivera det! Skiften kommer visas i Schema när utrullningen är färdig.
Du kan rulla ut antingen samtliga medarbetare i ett grundschema eller ett specifikt urval av dem. Att rulla ut ett urval är praktiskt när en eller flera medarbetare i ditt arbetslag börjar, eller slutar, mitt i en schemaperiod och du behöver uppdatera grundschemaskiften i Schema därefter. Konceptet är att du rullar ut de medarbetare du ser, så för att enbart rulla ut vissa medarbetare så filtrerar du på de du vill rulla ut. Efter det så klickar du på Rulla ut-knappen i det övre högra hörnet.
Följande filterfält betraktas som skiftfilter och genererar ovanstående varning:
- Schemakomponenter
- Om du har valt Inte tillgänglig eller Skift och Inte tillgänglig eller Uppgifter och Inte tillgänglig.
- Skifttyp
- Skiftstatus
- Både tilldelade och obemannade skifter genererar varningen ovan vid utrullning.
- Skiftavdelning
När du väl befinner dig i Rulla ut-panelen så kan du välja ett start och slutdatum för din utrullning. Sedan kan du välja mellan två alternativ:
- Fortsätt på den senaste utrullningens rotation
- Välj startvecka
Rulla ut skift i det förflutna
Det finns olika skäl till varför du kanske vill rulla ut ett grundschema historiskt, en av dem är att du inser ett misstag i ett utrullat grundschemat i efterhand. Quinyx stöder utrullning så långt som ett år tillbaka i tiden.
Utrullning av obemannade skift i grundschemat
Det finns fall där flera chefer arbetar i ett och samma grundschema eftersom de har samma anställda i samma avdelning eller enhet. Dessa chefer kommer alla att rulla ut sin delmängd av anställda, men detta skulle innebära att de obemannade skift som inte är tilldelade i det specifika grundschemat aldrig skulle rullas ut.
På grund av detta har även möjligheten att rulla ut obemannade skift i ditt grundschema.
Huruvida de obemannade skiften rullas ut när du rullar ut ett grundschema eller inte beror på dina val i fältet Skift > Statusfilter i grundschemat:
- Om du väljer "Tilldelad" kommer obemannade skift inte att rullas ut.
- Om du inte gör något val i det här fältet kommer både tilldelade och obemannade skift att rullas ut.
- Om du väljer "Obemannad" kommer obemannade skift att rullas ut. Observera att inga anställda kommer att rullas ut när du specifikt har filtrerat på obemannad.
Du kommer även att se den senaste utrullningsinformationen för obemannade skift i utrullningspanelen, precis på samma sätt som du ser dem för anställda.
Du kommer få en varning om du försöker filtrera på andra skiftfält och rulla ut. Anledningen till detta är att majoriteten av användarfeedback vi har fått om detta ämne pekar mot att du vill rulla ut ett mönster av något slag och att av misstag rulla ut bara skift av en viss skifttyp skulle gå emot den logiken. Därför visas följande varning om du först filtrerar på till exempel skifttyp och sedan klickar på utrullningsknappen:
Logik för val av avtal
Fortsätt på den senaste utrullningens rotation
Det här alternativet är bara tillgängligt för grundscheman som redan har rullats ut tidigare. Detta förenklar mycket när du vill försäkra dig om att dina anställda får det antal lediga helger de har rätt till.
Klicka därefter på Rulla ut för att få fram sidopanelen för utrullning:
Vårt grundschema baseras här på ett repetitionsmönster à 4 veckor. Som du ser i skärmbilden ovan så visas datumen från den senaste utrullningen högst upp i sidopanelen och detsamma gäller grundschemats vecka och dag för början (vecka 2, måndag) och slutet (vecka 2, söndag) av den utrullningen. Längre ner ser du att valet som heter Fortsätt på den senaste utrullningens rotation är förvalt och grundschemats vecka och dag för din nya utrullning visas under det valet (vecka 2, måndag). I nedan tabell framgår att din nya utrullning mycket riktigt fortsätter på den föregående utrullningens rotation:
Kalenderdatum och -dag | Grundschemats dag och vecka i den föregående utrullningens rotation |
Söndag 7 juli | vecka 2, söndag |
Måndag 8 juli | vecka 3, måndag |
Måndag 15 juli | vecka 4, måndag |
Måndag 22 juli | vecka 1, måndag |
Måndag 29 juli | vecka 2, måndag |
För att din schemaläggning alltid ska vara korrekt så kommer alla medarbetare i ett givet grundschema alltid att vara på samma rotation. Konsekvensen av detta är att om du använder alternativet ”Fortsätt på den senaste utrullningens rotation” för alla medarbetare när den senaste utrullningen bara var för ett urval av de medarbetarna så kommer alla medarbetare att sättas på rotationen för den senaste utrullningen.
Omvänd ordning på utrullningar
Neo har även stöd för att fortsätta på föregående utrullnings rotation när startdatumet för den föregående utrullningen ligger senare i tiden än slutdatumet på den nya utrullningen. Med valen som gjorts i nedan skärmbild så kommer alltså de anställda få det antal lediga helger de har rätt till även runt månadsskiftet mellan september och oktober:
Kopior på grundscheman
Om du skapar en kopia av ett grundschema och vill fortsätta på det ursprungliga grundschemats rotation i din kopia så behöver du bara simulera en utrullning av ditt ursprungliga grundschema. Tack vare Fortsätt på den senaste utrullningens rotation-funktionen identifierar du lätt vilken vecka och dag i det ursprungliga grundschemat du bör använda för din kopia. Återgå sedan till din kopia och använd Välj startvecka-funktionen för att fortsätta på det ursprungliga grundschemats rotation. Se nedan för mer information angående Välj startvecka-funktionen.
Välj startvecka
Det här alternativet gör att du kan du välja vilken vecka i grundschemat som ska användas som startvecka när du rullar ut ett grundschema. I skärmdumpen nedan så väljer vi att rulla ut grundschemat från 2020-02-01 till och med 2020-02-29 med vecka 2 som startvecka.
Nedan visas en skärmdump av det utrullade schemat i Schema; den första veckan i utrullningsperioden har fyllts med skift från grundschemats vecka 2 som visades ovan. Notera att det inte fanns några skift på vare sig lördag eller söndag i grundschemats vecka 2, vilket är anledningen till att de första skiften du ser nedan när du läser schemat från vänster till höger kommer från grundschemats vecka 3.
Den här funktionen är väldigt smidig när du har en eller flera nyanställda på ett separat grundschema - för att se till att dina nyanställdas schema synkas med ditt redan publicerade schema för befintlig personal kan du ibland behöva välja vecka 2, 3 eller 4 som startvecka istället för vecka 1.
Information om senaste utrullningen
Längst ner i Rulla ut-panelen finner du ett avsnitt som heter "Sammanfattning av utrullning". Detta avsnitt innehåller en ruta som anger huruvida obemannade skift rullas ut; de rullas alltid ut om du rullar ut samtliga medarbetare, medan om du rullar ut ett urval av anställda så rullas de inte ut. Nedanför visas sen en lista över de medarbetare som kommer rullas ut. Information om den senaste utrullningen visas för respektive medarbetare. Om medarbetaren aldrig har utrullats tidigare så visas "Ingen tidigare utrullning". Sorteringen av listan över medarbetare här återspeglar den i grundschemat.
Bekräftelsemeddelande
När du har lyckats rulla ut ditt grundchema får du meddelandet "Your base schedule has been rolled out. Sincerely, Your Quinyx team" via Qmail, SMS eller e-post, beroende på dina aviseringsinställningar i Personer > Medarbetaruppgifter > Kontaktuppgifter > Få information via. Det här meddelandet skickas alltid och det är för närvarande inte frivilligt att ta emot det. Om du har godkänt varningar får du ett nytt bekräftelsemeddelande efter att dessa skift har rullats ut.
Semesterfaktor
För kunder som använder semesterfaktorn, observera att när ett grundschema rullas ut för en delmängd medarbetare så uppdateras semesterfaktorn bara för de utrullade medarbetarna.
Rulla ut över frånvarotillfällen
I inställningarna för en frånvaroorsak kan du välja vad som ska hända med skift som läggs till på frånvarodagar med hjälp av inställningen Orsak till frånvaro påverkar dagsbuffert.
- Radera skift: Om det här alternativet är markerat kommer alla utrullade skift automatiskt att tas bort och läggas till som underliggande skift i frånvaron.
- Obemanna skift: Om det här alternativet är markerat kommer alla utrullade skift i frånvaron att automatiskt bli obemannade.
