Rulla ut ditt grundschema
Uppdaterad
av
Victor Jespersen
När du är nöjd med ditt grundschema är det dags att rulla ut det, dvs. aktivera det. Skiften kommer att visas i schemat efter utrullningen.
Du kan antingen rulla ut alla anställda i ett grundschema eller en delmängd av dem. Att rulla ut endast en delmängd är användbart när en eller flera anställda ansluter sig till eller lämnar ditt team mitt i en schemaperiod, och du behöver uppdatera grundschemaskiften i ditt schema därefter. Konceptet i Quinyx är att du rullar ut de anställda du ser, så för att endast rulla ut vissa anställda filtrerar du på dem du vill rulla ut. Klicka sedan på Rulla ut-knappen i det övre högra hörnet.
Följande filterfält betraktas som skiftfilter och kommer att generera ovanstående varning:
- Schemaobjekt
- Om du har valt otillgänglighet eller skift och otillgänglighet, eller uppgifter och otillgänglighet.
- Skifttyp
- Skiftstatus
- Både tilldelade och obemannade genererar varningen ovan vid utrullning.
- Skiftavdelning
När du har kommit in i utrullningspanelen kan du välja ett från- och till-datum för vilket grundschemat ska tillämpas. Det finns två alternativ:
- Fortsätt på den senaste utrullningens rotation
- Välj startvecka
Utrullning av ett grundschema i det förflutna
Det finns olika skäl till varför du kanske vill rulla ut ett grundschema i det förflutna, en av dem är att du inser ett misstag i ett utrullat grundschema efteråt. Quinyx stöder utrullning av ett grundschema så långt tillbaka i tiden som ett år.
Utrullning av obemannade skift i ett grundschema
Det finns fall där flera chefer kommer att arbeta i ett och samma grundschema eftersom de delar samma anställda i samma avdelning eller enhet. Dessa chefer kommer alla att rulla ut sin delmängd av anställda, men detta skulle innebära att de obemannade skiften i det aktuella grundschemat aldrig skulle rullas ut.
Huruvida obemannade skift rullas ut när du rullar ut ett grundschema beror på dina val i Skift > Status filterfältet i grundschemat:
- Om du väljer "Tilldelad", kommer obemannade skift inte att rullas ut.
- Om du inte gör något val i det här fältet, kommer både tilldelade och obemannade skift att rullas ut.
- Om du väljer "Obemannad", kommer obemannade skift rullas ut. Observera att inga anställda kommer att rullas ut när du specifikt filtrerat på obemannad.
Dessutom kommer du att se den senaste utrullningsinformationen för obemannade skift i utrullningspanelen, precis på samma sätt som du ser dem för anställda.
Du får en varning om du försöker filtrera på andra skiftfält och rulla ut. Anledningen till detta är att majoriteten av användaråterkopplingen vi har fått om det här ämnet pekar i riktning att du vill rulla ut ett mönster av något slag, och att oavsiktligt rulla ut bara skift av en viss skifttyp skulle gå emot den logiken. Därför visas följande varning om du först filtrerar på t.ex. skifttyp och sedan klickar på utrullningsknappen.
Logik för val av avtal
Fortsätt rotation från tidigare utrullning
Detta val är endast tillgängligt för grundscheman som redan har rullats ut minst en gång tidigare. Fördelen med detta val är att den i hög grad underlättar att säkerställa att dina anställda får det antal helger ledighet de är berättigade till.
Grundschemat i bilden ovan är baserat på en 4-veckors mallperiod. Som du kan se ovan visas datumen för den tidigare utrullningen högst upp i sidofältet, liksom grundschemavecka och dag för start (vecka 2, måndag) och slutet (vecka 2, söndag) av den utrullningen. Längre ner är alternativet Fortsätt på den senaste utrullningens rotation förvalt, och grundschemavecka och dag för början av din nya utrullning visas under det (vecka 2, måndag). Som du kan se från tabellen nedan fortsätter vår nya utrullning på den tidigare utrullningens rotation:
Kalenderdatum och dag | Grundschema dag och vecka i tidigare utrullningsrotation |
Söndag 7 juli | vecka 2, söndag |
Måndag 8 juli | vecka 3, måndag |
Måndag 15 juli | vecka 4, måndag |
Måndag 22 juli | vecka 1, måndag |
Måndag 29 juli | vecka 2, måndag |
För att din schemamall alltid ska vara korrekt kommer alla anställda i ditt grundschema alltid att vara på samma rotation. Konsekvensen av detta är att om du använder alternativet Fortsätt på den senaste utrullningens rotation för alla anställda, medan den sista utrullningen bara var för vissa anställda, så kommer alla anställda att sättas på rotationen från den senaste utrullningen.
Omvänd ordning på utrullningar
Quinyx erbjuder också möjligheten att fortsätta på rotationen från föregående utrullning när startdatumet för den föregående utrullningen är efter slutdatumet för den nya utrullningen. Med valet som visas i bilden nedan skulle du fortfarande se till att dina anställda får det antal lediga helger de har rätt till vid september/oktober månadsskifte:
Kopior av grundschema
Om du skapar en kopia av ett grundschema och vill fortsätta på rotationen från det ursprungliga grundsschemat så kan du simulera en utrullning för ditt ursprungliga grundschema för att identifiera vilken vecka och dag i grundschemat du bör använda för din kopia genom att använda funktionen Fortsätt på den senaste utrullningens rotation. Du kan sedan återvända till din kopia och använda funktionen Välj startvecka för att "manuellt" fortsätta på det ursprungliga grundschemats rotation. Se nedan för mer information om funktionen Välj startvecka.
Välj startvecka
Denna funktion väljer vilken vecka i grundschema som ska användas som startvecka när du rullar ut ett grundschema. I bilden nedan väljer vi att rulla ut grundschema från 2020-02-01 till 2020-02-29, med vecka 2 som startvecka.
Nedan är en bild av det utrullade grundschemat i Schemavyn; den första veckan i utrullningsperioden har fyllts med skiften från grundschemavecka 2 som visas ovan. Observera att det inte fanns några skift på lördag eller söndag i vecka 2 i vårt exempelgrundschema, vilket är varför de första skiftena du kan se nedan när du läser från vänster till höger är de från grundschemavecka 3.
Denna funktion är praktisk när du har en eller flera nya anställda på ett separat grundschema. För att synkronisera dina nya anställdas schema med ditt tidigare publicerade schema för befintlig personal, kan du vilja använda vecka 2, 3 eller 4 som startvecka istället för vecka 1.
Senaste utrullningsinformation
I botten av utrullningspanelen hittar du en avsnitt som heter Sammanfattning av utrullning. Detta avsnitt innehåller en ruta som indikerar om obemannade skift rullas ut eller inte. De rullas alltid ut om du rullar ut alla anställda, medan om du rullar ut en delmängd av anställda, rullas de inte ut.
Nedan visas en lista över de anställda som ska rullas ut. Den senaste utrullningsinformationen visas per anställd. Om anställda aldrig har rullats ut tidigare visas "Ingen tidigare utrullning" i det fältet. Sorteringen av listan över anställda i denna panel återspeglar den i grundschemat.
Grundschema-notifikation i appen
Fram till Version 0180 skickades ett meddelande till en användare av chefsportalen när denne rullade ut ett grundschema. Även om detta tjänade syftet med transparens vid en tidpunkt då utrullningsprestandan ibland var mycket långsam, har prestandan för utrullningar av basscheman nu förbättrats avsevärt, vilket innebär att vi nu kan övergå till en mer användarvänlig lösning.
Framöver kommer användare av adminportalen att informeras genom ett in-app toastermeddelande när processen för utrullning av grundschema har slutförts. Vår avsikt är att adressera känslan av att bli överöst med irrelevanta e-postmeddelanden som många av er har rapporterat, samtidigt som vi lägger till detaljer som är relevanta för dig som chef.
Följande gäller:
- Om din utrullning genererar en varning kommer vi att informera dig om det genom att använda en toaster. Denna toaster visas i några sekunder och försvinner sedan.
- När du har vidtagit åtgärder för de varningar som uppstått och utrullningen har slutförts kommer du att bli meddelad om det. Observera att om du inte får några varningar vid utrullningen kommer du endast att se informationen som visas på bilden nedan, dvs. punkt 1 ovan inträffar endast om din utrullning faktiskt innehåller varningar.
- Toastermeddelandet visas i den vy du för närvarande befinner dig i Quinyx, oavsett om det är Schema, Personer, Grundschema, etc.
- Till skillnad från det äldre meddelandet som skickades till användare, vilket tyvärr alltid var på engelska, kommer informationen i ovanstående toaster att återspegla dina språkinställningar.
- Observera att på grund av tekniska begränsningar:
- Det finns en fördröjning på upp till 30 sekunder från det att utrullningen faktiskt slutförs och toastermeddelandet visas.
- Om du navigerar från grundschemaöversikten till en annan vy och sedan kommer tillbaka och utrullningen ännu inte har slutförts så kommer toastern inte att visas när utrullningen är klar om du vid den tiden fortfarande är på grundschemaöversiktssidan.
- Om du använder Quinyx i två webbläsarfönster kommer toastermeddelandet bara att visas i det fönster där utrullningen startades.
- Om du loggar ut och sedan loggar in igen innan utrullningen är klar kommer toastermeddelandet inte att visas.
Som ett resultat av att ovanstående nu har implementerats kommer du inte längre att få det äldre meddelandet.
Vi har tagit hänsyn till den stora mängden feedback som skickats till oss om detta ämne när vi utformade denna lösning - tack för att du tog dig tid att dela med dig av dina synpunkter.
Möjlighet att stänga av notifikation om publicerat schema
Med denna uppdatering har vi lagt till ett nytt alternativ i Grupphantering → Avancerade enhetsinställningar. Detta alternativ gör det möjligt för dig att stänga av notifikationen om det publicerade schemat för den enheten. Om checkrutan inte är markerad kommer anställda inte längre att få meddelanden när schemat för denna enhet publiceras.
Semesterfaktor
För kunder som använder semesterfaktor, observera att när ett grundschema rullas ut endast för en delgrupp av anställda så uppdateras semesterfaktorn endast för de utrullade anställda.
Rulla ut över frånvaro
Quinyx stöder olika metoder för att skapa frånvaroscheman, som i sin tur direkt påverkar frånvarolönen för den berörda medarbetaren. Frånvaroskift kan skapas genom att skapa frånvaro ovanpå ett befintligt skift i Quinyx, genom att rulla ut ett grundschema ovanpå en befintlig frånvaro eller genom att skapa en frånvaro med hjälp av ett frånvaroschema.
Se nedan för vilket beteende som kan förväntas när ett grundschema rullas ut över frånvaro. Observera att varningsmeddelandet "Skiftet överlappar med ett frånvaroskift" som beskrivs här också gäller när skift rullas ut från grundschema.
Utrullning av skift över frånvaro som gjorts med ett frånvaroschema
- Om ett frånvarotillfälle skapades med hjälp av ett frånvaroschema och ett grundschema därefter rullas ut över frånvarotillfället gäller följande:
- Skiften från grundschemat kommer inte att omvandlas till frånvaroskift.
- Observera att om ett skift från något grundschema rullas ut ovanpå delar av en befintlig frånvaro, så rullas inte den del av skiftet som överlappar med frånvaron ut, medan den del av skiftet som inte överlappar med frånvaron rullas ut.
- Som ett direkt resultat av ovanstående visas inte valideringen av grundschemat "Skiftet överlappar ett frånvaroskift" när ett grundschema rullas ut över ett frånvarotillfälle som har skapats med hjälp av ett frånvaroschema.
- Skiften från grundschemat kommer inte att omvandlas till frånvaroskift.
- Denna logik kommer att gälla för alla tillfällen, oavsett om frånvaron i fråga skapades före eller efter version 0189 av Quinyx.
- Observera att om ett frånvarotillfälle som skapats med ett frånvaroschema tas bort efter att ett grundschema har rullats ut under samma period, och det grundschemat rullas ut igen, kommer Quinyx att rulla ut grundschemat; dvs. logiken för att ändra utrullningen av grundschemat gäller endast när det (för närvarande) finns ett frånvarotillfälle i schemat.
Utrullning av skift över frånvaro som gjorts utan frånvaroschema
- Om ett frånvarotillfälle skapades utan användning av ett frånvaroschema och ett grundschema därefter rullas ut ovanpå frånvarotillfället gäller följande:
- Skiftet från grundschemat omvandlas till ett frånvaroskift under den tid av skiftet som överlappar med frånvarotillfället.
- Delen av skiftet som inte överlappar med frånvarotillfället omvandlas inte till ett frånvaroskift.
- Om det är relevant visas valideringsrutinen "Skiftet överlappar ett frånvaroschema." i dessa fall.
Frånvaroorsak påverkar schema
I inställningarna för en frånvaroorsak har du möjlighet att välja vad som ska hända med skift som läggs till på frånvarodagar.
- Radera skift: Med den här inställningen vald kommer alla utrullade skift automatiskt att raderas och läggas till som underliggande skift i frånvaron.
- Obemanna skift: Med den här inställningen vald kommer alla utrullade skift automatiskt obemannas och läggas till som underliggande skift i frånvaron.
