Verständnis und Anwendung von Pausenberechnungsregeln
Updated
durch
Victor Jespersen
Regeln zur Pausenberechnung können an zwei Stellen eingerichtet werden: Kontoeinstellungen und Gruppeneinstellungen (nur auf Einheitsebene verfügbar).
- Kontoeinstellungen: Hier erstellte Regeln werden mit allen Einheiten innerhalb der Organisation geteilt.
- Gruppeneinstellungen: Hier erstellte Regeln sind lokal und nur für diese Gruppe (Einheit) verfügbar.
Um eine Regel zu erstellen, klicken Sie auf Hinzufügen und definieren Sie die folgenden Kriterien:
- Schicht-/Stempelvorgangslänge: Geben Sie die Länge der Schicht in Stunden und Minuten ein.
- Pause: Geben Sie die Länge der Pause (in Minuten) ein.
- Nur an bestimmten Wochentagen anwenden: Fügen Sie hinzu, ob die Regel für alle Tage oder einen bestimmten Wochentag gilt.
Pausen anzeigen: Sie können Pausen anzeigen deaktivieren, wenn die geplante Pause nicht im Zeitplan angezeigt werden muss. Es ist nützlich, wenn das Personal seine Pause nehmen kann, wenn Zeit ist, anstatt zu einer festen Zeit. - Ort der Pausen: Geben Sie an, ob die Pause zu Beginn, in der Mitte, am Ende oder nach der Schicht eingeplant werden soll.
- Anzahl der Pausen: Geben Sie die Anzahl der Pausen an.
Ausnahmen von den Standardregeln zur Pausenberechnung
Sie können auch Ausnahmeregeln für bestimmte Mitarbeiter oder Gruppen von Mitarbeitern erstellen, indem Sie spezifische Pausenberechnungsregeln auf der Ebene der Vereinbarungsvorlage und der Mitarbeitervereinbarung festlegen, anstatt die Standardregeln zur Pausenberechnung zu verwenden:
- Vereinbarungsvorlagen: Hier erstellte Regeln gelten für Mitarbeiter, die dieser Vereinbarungsvorlage zugewiesen sind.
- Mitarbeitervereinbarung: Hier erstellte Regeln sind persönlich und gelten nur für den Mitarbeiter.
Anwendung von Pausenberechnungsregeln auf Schichten
Es gibt zwei Hauptmethoden zur Anwendung von Pausenregeln: die ursprüngliche zeitplanbasierte Methode und die stempelvorgangbasierte Methode.
Zeitplanbasierte Berechnung (manuelle Anwendung)
Diese Methode wendet Pausenregeln basierend auf der geplanten Schichtlänge an und wird typischerweise manuell auf eine Schicht angewendet.
Um bestehende Pausenberechnungsregeln auf eine einzelne Schicht anzuwenden:
- Öffnen Sie das Fenster Schicht hinzufügen oder Schicht bearbeiten .
- Klicken Sie auf das kreisförmige Symbol mit zwei Pfeilen, um Pausenberechnungsregeln auf eine Schicht anzuwenden.
Stempelvorgangsbasierte Pausenberechnungsregeln
Diese Berechnungsmethode ermöglicht es Managern, Pausenabzugsregeln direkt auf Stempelvorgänge anzuwenden, um sicherzustellen, dass die korrekte Pausenzeit basierend auf der tatsächlichen Dauer des Stempelvorgangs/der geleisteten Arbeitszeit abgezogen wird. Diese Funktion ist darauf ausgelegt, Ihnen mehr Kontrolle über die erfassten Arbeitsstunden und Gehaltsauswirkungen zu geben, wenn Mitarbeiter Zeitstempelmethoden verwenden.
Hierarchie der Pausenregeln
Das System bestimmt, welche Pausenberechnungsregeln angewendet werden, basierend auf der folgenden Hierarchie, beginnend mit der spezifischsten Regel und hin zur allgemeinsten:
- Mitarbeitervereinbarung
- Vereinbarungsvorlagen
- Gruppeneinstellungen (Einheitseinstellungen)
- Kontoeinstellungen
Berechtigungskriterien (Phase 1)
Um in dieser Anfangsphase Genauigkeit zu gewährleisten, wird die neue Berechnung nur auf Stempelvorgänge angewendet, die alle der folgenden Kriterien erfüllen:
Kriterium | Beschreibung |
Stempelvorgangstyp | Muss ein einzelner, geschlossener Stempelvorgang sein (ein einzelner "Stempeln" und "Stempelausgang" Eintrag) und darf nicht in die Gehaltsabrechnung übertragen werden. |
Schichtverbindung | Der Stempelvorgang muss in der Zeitplanansicht mit einer Schicht verbunden sein. |
Vereinbarungstyp | Die Vereinbarung des Mitarbeiters muss die Zeitberichtsmethoden "Abweichungsbericht" oder "Stempeln Ein/Aus ohne Pausen" verwenden. |
Stempeln-Einstellungen | Die Vereinbarung des Mitarbeiters darf keine der folgenden Einstellungen aktiviert haben: Stempeln bei Aufgaben erlauben, Vorhandenen Stempelvorgang der Schicht bei Aufgabenhinzufügung aufteilen, Gehälter für Aufgaben generieren, Mobil: Stempeln bei vergangenen Aufgaben erlauben, oder Mobil: Stempelaufteilung bei Aufgaben. |
Manager-Workflow: Anwendung von Pausenberechnungsregeln basierend auf der Länge des Stempelvorgangs
Als Manager können Sie die Berechnung der Pausen für eine Gruppe von berechtigten Stempelvorgängen direkt aus der Zeitplanansicht initiieren.
Schritt 1: Berechnungsschalter aktivieren (Administratoraktion)
Ein Administrator muss die globale Einstellung aktivieren, bevor die Massenaktion verwendet werden kann:
- Navigieren Sie zu Kontoeinstellungen > Pauseneinstellungen.
- Schalten Sie den Button auf "Pausenregeln basierend auf tatsächlich gearbeiteter Zeit anwenden" (deaktiviert).
Schritt 2: Verwenden Sie die Massenaktionsschaltfläche (Manageraktion)
Sobald aktiviert, können Sie die Regeln in der Zeitplanansicht anwenden:
- Navigieren Sie zur Zeitplanansicht.
- Wenden Sie alle notwendigen Filter an (z. B. Datumsbereich, spezifische Mitarbeiter).
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Pausenregeln berechnen" Massenaktionsschaltfläche.
Identifizierung betroffener Stempelvorgänge
Um Ihnen zu helfen, die von dieser neuen Berechnung betroffenen Stempelvorgänge einfach zu überwachen und zu korrigieren, wurde eine neue Systemwarnung eingeführt.
Aktivierung der Warnung (Administratoraktion)
Ein Administrator sollte diese Warnung in den Kontoeinstellungen aktivieren:
- Navigieren Sie zu Kontoeinstellungen > Vereinbarungen > Warnungen.
- Aktivieren Sie das Warnflag "Pausenzeit basiert auf Stempelvorgangslänge".
Sobald die Warnung aktiviert ist, können Sie die Filter der Zeitplanansicht verwenden, um schnell alle Stempelvorgänge zu identifizieren, bei denen die Pausenzeit mit dieser neuen stempelvorgangsbasierten Logik berechnet wurde. Dies ermöglicht es Ihnen, die korrigierten Arbeitsstunden zu überprüfen und sicherzustellen, dass das Gehaltsergebnis korrekt ist.
