Arbeiten mit Zeitkonten

Updated durch Leigh Hutchens

Die Verwendung von Zeitkonten in Quinyx ist optional.

Was ist ein Zeitkonto?

Zeitkonto ist ein einzigartiger Begriff in Quinyx. Es ist eine Funktion zur Erfassung von Stunden und Minuten oder Tagen. Sie können beispielsweise Zeitkonten verwenden, um Urlaubsguthaben, Freizeitausgleich oder Gleitzeit zu verfolgen. Mitarbeiter können Zeitkonten verwenden, um ihre Guthaben in der mobilen App zu überwachen.

Kurz gesagt ist ein Zeitkonto ein numerischer Wert (Guthaben), der im Laufe der Zeit variiert und durch Transaktionen erhöht oder verringert wird.

Zeitkonten:

  • Haben einen Wert pro Mitarbeiter
  • Werden in Stunden oder Tagen gemessen
  • Können periodisierte oder Gesamtguthaben anzeigen

Beispiele sind:

  • Urlaubsstunden/-tage
  • Freizeitausgleich
  • Krankheitsstunden/-tage

Anwendungsfälle

Als Account Manager kann ich:

  • Zu einer Seite navigieren, auf der ich ein neues Zeitkonto hinzufügen kann.
  • Ein Zeitkonto erstellen.
  • Ein vorhandenes Zeitkonto bearbeiten.
  • Ein vorhandenes Zeitkonto löschen.
  • Eine Liste aller meiner Zeitkonten anzeigen.
  • Meine Zeitkonten bei der Konfiguration einer Vereinbarungsvorlage verwenden.

Was können Sie mit Zeitkonten tun?

Sie können Zeitkonten verwenden, um die Urlaubsguthaben, Freizeitausgleich oder Gleitzeit Ihrer Mitarbeiter zu verfolgen. Sie können Zeitkonten einrichten, die einzigartig für Ihre Organisation sind, und so viele erstellen, wie Sie benötigen.

Zeitkonten erstellen

Bevor Sie ein Zeitkonto konfigurieren können, müssen Sie es erstellen. Die Erstellung ermöglicht Ihnen auch einige grundlegende Einstellungen.

"Erstellen Sie ein Zeitkonto, indem Sie zum Konto navigieren." > Vereinbarungen > Zeitkonten.

Abkürzung

'Kurzname.'

Name (no improvement needed)

Was in den Menüs der Anwendung sichtbar ist.

Dezimalstellen anzeigen

"In wie vielen Dezimalstellen soll das Zeitkonto in den Ansichten angezeigt werden?"

Tage/Stunden

Wenn das Zeitkonto Tage oder Stunden und Minuten zählen soll.

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Optional (optional)

Periodisiert

Verwenden Sie periodisiert, wenn das Zeitkonto von einem Jahr auf das andere übertragen werden kann und pro Jahr einen eindeutigen Saldo aufweist. Wenn Mitarbeiter beispielsweise bis zu 5 Urlaubstage über 5 Jahre hinweg ansammeln können, kann Quinyx unterschiedliche Salden pro Jahr berechnen.

Wenn Sie dieses Kästchen ankreuzen, erscheinen die folgenden Felder:

  • Jedes Jahr beginnt am: Wählen Sie das Datum, an dem jedes periodisierte Jahr beginnen soll.
  • Maximale Anhäufung pro Jahr: Für positive Transaktionen mit dem Operator Add, mit Ausnahme von manuellen Anpassungen, begrenzen Sie die Summe der qualifizierenden Beträge pro periodisiertem Jahr auf den angegebenen Gesamtbetrag. Null bedeutet unbegrenzt.
    • Du kannst keinen maximalen Ansammelwert in einem Zeitkonto festlegen, das nicht periodisiert ist.
  • Standard-Abzugsreihenfolge: Wählen Sie aus, wie die Berechnung erfolgen soll, wenn Zeitkonten periodisiert sind. Wir unterstützen verschiedene Möglichkeiten, um Tage/Stunden von einem periodisierten Zeitkonto abzuziehen. Diese Einstellung steuert das Jahr, von dem negative Transaktionen (z.B. Urlaub) abgezogen werden:
    • Keine (vom aktuellen Jahr abziehen): Dies ist die Standardoption, und wie beschrieben werden Tage/Stunden aus demselben periodisierten Jahr abgezogen, in dem die Transaktion erstellt wurde.
    • Ältestes Jahr zuerst: Diese Option zieht Tage von dem ältesten Jahr ab, das einen höheren Saldo als Null aufweist.
    • Zuerst das aktuelle Jahr, dann das älteste: Hier werden Tage zuerst aus dem aktuellen Jahr genommen und dann die gleiche Reihenfolge wie bei der Option oben angewendet, das älteste Jahr mit einem höheren Saldo als Null.
    • Zuerst das bald ablaufende Jahr: Hier werden Tage aus dem periodisierten Jahr abgezogen, das zuerst abläuft. Dies ist für die gesetzliche/nicht-gesetzliche Funktionalität erforderlich, bei der Sie einige Urlaubstage länger als andere speichern können.
  • Saldo zum aktuellen Jahr: Wählen Sie aus, ob das periodisierte Zeitkonto gemäß dem tatsächlichen Datum oder einem ausgewählten Tag für den Wert dieses Jahres angezeigt werden soll.
  • Saldo des Vorjahres: Wählen Sie aus, ob das Zeitkonto für den tatsächlichen Tag oder für einen ausgewählten Tag des Vorjahres angezeigt werden soll.
Quinyx zeigt keine 0-Werte aus den Vorjahren in der Zeiterfassung an.

Gesamtstartdatum

Ab dem Datum, an dem das Zeitkonto zu zählen beginnen soll.

Begrenzung auf das Beschäftigungsdatum

Dies zählt nur ab dem Beschäftigungsdatum.

Warnungen anzeigen

Dies wird bei Mindest- und Höchstwerten warnen. Eine Warnung wird in der Zeiterfassung sichtbar sein. Legen Sie Mindest- und Höchstwerte fest, um eine Warnung für das Zeitkonto anzuzeigen, wenn einer dieser Werte erreicht wurde. Beachten Sie, dass das Festlegen eines Mindest- und Höchstwerts lediglich eine Warnung gibt, wenn der Wert überschritten wird, es stoppt das Zeitkonto nicht von der Berechnung.

Sie können eine manuelle Planungswarnung für Abwesenheitsakkumulation konfigurieren. Wenn Sie sich dafür entscheiden, erhält ein Benutzer im Managerportal eine Warnung, die das Überschreiten des angegebenen Zeitkontos anzeigt, wenn er versucht, eine Abwesenheit zu erstellen, und wird daran gehindert, fortzufahren.

Im Mitarbeiterportal und in der mobilen App anzeigen

Verwendung, wenn Zeitkonten in der mobilen App für Mitarbeiter sichtbar sein sollen

Speichern

Vergessen Sie nicht, Ihr Zeitkonto zu speichern.

Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Zeitkonten, die Sie erstellen können.

Sobald Sie die Zeitkonten erstellt haben, können sie auf zwei verschiedene Arten konfiguriert werden. Sie können ein Zeitkonto so einstellen, dass es auf der Ausgabe eines bestimmten Gehaltstyps basiert, oder Sie können Regeln für Zuschüsse/Abzüge/Reset in einer Vereinbarungsvorlage einrichten.

Verknüpfen Sie Zeitkonten mit einer Vereinbarung oder einem Gehaltstyp

Zeitkonten können verwendet werden, um Zeit auf verschiedene Arten zu zählen. Sie können ein Zeitkonto direkt zu einem bestimmten Gehaltstyp hinzufügen, was bedeutet, dass sich das Zeitkonto-Guthaben erhöht oder verringert, wenn dieser Gehaltstyp generiert wird. Wenn Sie dies direkt unter Kontoeinstellungen mit dem Gehaltstyp verknüpfen, wird dies in der Vereinbarungsvorlage auf den Gehaltstyp übersetzt.

Sie können auch ein Zeitkonto zu einem Gehaltstyp in einer Vereinbarungsvorlage hinzufügen. Dies bedeutet jedoch, dass es nur mit dem Gehaltstyp auf dieser spezifischen Vereinbarungsvorlage verknüpft wird.

Sie können so viele Zeitkonten hinzufügen, wie Sie für Ihre Organisation benötigen.

Verknüpfen Sie ein Zeitkonto mit einem Gehaltstyp (auf globaler Ebene)

Um ein Zeitkonto mit einem Gehaltstyp zu verknüpfen, gehen Sie zu Kontoeinstellungen > Vereinbarungen > Gehaltstypen.

Fügen Sie ein Zeitkonto zu einer Vereinbarung hinzu

Sie können ein Zeitkonto zu einer Vereinbarung hinzufügen, indem Sie zu Kontoeinstellungen > Vereinbarungen > Vereinbarungsvorlagen > Zeitkonten gehen.

Lesen Sie mehr darüber, wie Sie ein Zeitkonto zu einer Vereinbarung hinzufügen können. hier.

Anzeigen der Zeitkonten eines Mitarbeiters

Sobald Sie Zeitkonten konfiguriert haben, können sie als Saldo oder Transaktionsprotokoll (wie ein Bankkonto) angezeigt werden.

Zusammenfassung des Zeitkontos

Sie können den Zeitkontosaldo auf der rechten Seite der Zeiterfassungskarte anzeigen.

Sie können einen Anfangssaldo auf der Zeiterfassungskarte festlegen. Lesen Sie mehr hier.
Zeitkontotransaktionen

Eine Zeitkontotransaktion kann von mehreren Quellen oder Ursachen erstellt werden.

  • Ergebnis des Gehaltstyps.
  • Manuell hinzugefügte Transaktionen, d.h. Anpassungen über WSDL oder GUI.
  • Zeitkontenakkumulationsfaktoren sind in Vereinbarungsvorlagen vorhanden, nachdem sie konfiguriert wurden.

Ein Zeitkonto ist nur für einen Mitarbeiter sichtbar, wenn er eine Transaktion hatte. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise in der mobilen App nachsieht, aber noch nie krankheitsbedingt abwesend war, wird er kein Zeitkonto sehen.
Die Zeitkonto-Transaktionsliste zeigt einen Saldo, der auf dem letzten Sperrdatum (Definitive Übertragung zur Gehaltsabrechnung) + und entsperrten Transaktionen im ausgewählten Zeitraum basiert. Folglich werden Sie selten einen korrekten Saldo sehen, wenn Sie nur ein einzelnes Datum in der Transaktionsliste auswählen.
Beachten Sie, dass Änderungen an Vereinbarungsvorlagen sich auf Zeiterfassungswerte in Perioden auswirken können, die bereits in die Lohn- und Gehaltsabrechnung übertragen wurden. F.ex wenn Sie Änderungen an Gehaltsarten vornehmen, die mit einem Time Tracker verbunden sind.
Praktisches Beispiel

Wenn Mein letztes Überweisungsdatum zur Gehaltsabrechnung ist Oktober 2021.

Und "In der Zeiterfassung wähle ich aus, dass Zeitkonto-Transaktionen vom 1. Dezember 2021 bis zum 31. Dezember 2021 angezeigt werden sollen."

Dann "Das Gleichgewicht wird nicht" "Beinhaltet alle Transaktionen, die im November 2021 stattfinden."

"Als Ergebnis" "Ich werde einen anderen Saldo in der Liste der Zeitkonto-Transaktionen sehen im Vergleich zum Zeitkonto-Pod auf der rechten Seite der Zeiterfassungskarte."

"Erfahren Sie mehr über die Verwendung von APIs im Zusammenhang mit Zeitkonten." hier.

Wie haben wir das gemacht?