Gruppenmanagement
Updated
durch
Leigh Hutchens
Sie können das Gruppenmanagement verwenden, um Bezirke, Sektionen und Einheiten hinzuzufügen/bearbeiten/löschen.
Bezirke
Bezirke hinzufügen
Navigieren Sie zu Kontoeinstellungen > Gruppenmanagement und klicken Sie auf die Domäne. Ein Seitenteil wird geöffnet, in dem Sie auf Bezirke hinzufügen klicken können:
- Geben Sie einen Namen für den Bezirk ein (obligatorisch).
- Wählen Sie einen Manager für den Bezirk aus (nicht obligatorisch).
- Es ist zwar nicht obligatorisch, aber es ist notwendig, einen Manager festzulegen, damit Webpunch ordnungsgemäß funktioniert.
- Wenn Sie mehrere Bezirke gleichzeitig hinzufügen möchten, klicken Sie auf Hinzufügen und wiederholen Sie die oben genannten Schritte.
- Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK und die Bezirke werden erstellt.
Bezirke bearbeiten
Navigieren Sie zu Kontoeinstellungen > Gruppenmanagement und klicken Sie auf einen Bezirk. Ein Seitenteil wird geöffnet, in dem Sie den Namen und den Manager für den Bezirk bearbeiten können. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie mit Ihren Änderungen fertig sind:
Löschen von Bezirken
Navigieren Sie zu Kontoeinstellungen > Gruppenmanagement und klicken Sie auf einen Bezirk. Ein Seitenteil öffnet sich und unten im Panel sehen Sie eine Löschen-Schaltfläche:
Nach dem Klicken auf Löschen wird ein Bestätigungsdialog angezeigt. Klicken Sie auf OK, wenn Sie mit der Löschung fortfahren möchten.
Eine Nachricht wird oben rechts angezeigt, die anzeigt, ob die Löschung erfolgreich war.
Sektionen
Sektionen hinzufügen
Navigieren Sie zu Kontoeinstellungen > Gruppenmanagement und klicken Sie auf die Einheit, in der Sie Sektionen erstellen möchten. Ein Seitenteil wird geöffnet, in dem Sie Sektionen hinzufügen können:
- Geben Sie einen Namen für die Sektion ein (obligatorisch).
- Wählen Sie einen Manager für den Bezirk aus (nicht obligatorisch).
- Wählen Sie eine Kostenstelle für die Sektionen aus (nicht obligatorisch).
- Fügen Sie Gruppenintegrationsschlüssel hinzu.
- Fügen Sie Sektionsintegrationsschlüssel hinzu. Wenn Sie mehr als einen Integrationsschlüssel für eine Sektion hinzufügen möchten, klicken Sie einfach auf das Pluszeichen, und ein neues Feld wird angezeigt, in dem Sie zusätzliche Integrationsschlüssel eingeben können (nicht obligatorisch).
- Wenn Sie mehrere Sektionen gleichzeitig hinzufügen möchten, klicken Sie auf Hinzufügen und wiederholen Sie die oben genannten Schritte (nicht obligatorisch).
- Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK und die Sektionen werden erstellt.
Sektionen bearbeiten
Navigieren Sie zu Kontoeinstellungen > Gruppenmanagement und klicken Sie auf einen Bezirk. Ein Seitenteil wird geöffnet, in dem Sie den Namen, den Manager, die Kostenstelle sowie die Integrationskeys für Gruppe und Sektion bearbeiten können.
Wenn Sie einen vorhandenen Integrationskey bearbeiten möchten, ändern Sie einfach den Key, bevor Sie die Sektion speichern. Wenn Sie einen vorhandenen Integrationskey entfernen möchten, löschen Sie einfach den eingegebenen Key aus dem Feld, bevor Sie die Sektion speichern.
Speichern Sie Ihre Änderungen, wenn Sie fertig sind.
Sektionen löschen
Navigieren Sie zu Kontoeinstellungen > Gruppenmanagement und klicken Sie auf eine Sektion. Ein Seitenteil öffnet sich und am unteren Rand des Panels sehen Sie eine Löschen-Schaltfläche.
Nachdem Sie auf Löschen geklickt haben, wird ein Bestätigungsdialog angezeigt. Klicken Sie auf OK, wenn Sie mit der Löschung fortfahren möchten. Eine Nachricht wird in der oberen rechten Ecke angezeigt, die anzeigt, ob die Löschung erfolgreich war.
Einheiten
Einheiten hinzufügen
Navigieren Sie zu Kontoeinstellungen > Gruppenmanagement und klicken Sie auf einen Bezirk. Ein Seitenteil öffnet sich, das es Ihnen ermöglicht, Einheiten hinzuzufügen:
- Geben Sie einen Namen für die Einheit ein (obligatorisch).
- Wählen Sie einen Manager für die Einheit aus (nicht obligatorisch).
- Wählen Sie eine Kostenstelle für die Einheit aus (nicht obligatorisch).
- Wenn Sie mehrere Einheiten gleichzeitig hinzufügen möchten, klicken Sie auf Hinzufügen und wiederholen Sie die oben genannten Schritte.
- Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK, um die Einheiten zu erstellen.
Einheiten bearbeiten
Navigieren Sie zu Kontoeinstellungen > Gruppenmanagement und klicken Sie auf eine Einheit. Ein Seitenteil wird geöffnet, in dem Sie die häufigsten Einstellungen für die Einheit bearbeiten können. Speichern Sie, wenn Sie eine der Einstellungen im Seitenteil geändert haben
Um das Auffinden einer Haupteinheit zu erleichtern, finden Sie außerdem eine Schaltfläche Haupteinheit bearbeiten in der Übersicht der Gruppenverwaltung in den Kontoeinstellungen.
Der Name der Haupteinheit wird auf der Schaltfläche angezeigt und wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, wird das Haupteinheitendetailfenster zum Anzeigen oder Bearbeiten geöffnet.
Erweiterte Einstellungen
Wenn Sie zusätzliche Einstellungen für die Einheit bearbeiten möchten, klicken Sie unten im Seitenteil auf Erweiterte Einheitseinstellungen:
Ein Vollbildformular mit allen verfügbaren Einstellungen für die Einheit wird geöffnet.
Allgemein
Geben Sie der Einheit einen Namen, die erste Einheit sollte eine Haupteinheit sein. Die Einstellungen in der Haupteinheit gelten dann auch für andere nachfolgende erstellte Einheiten.
Für Restaurants in Schweden muss die Unternehmensnummer (org.nr) für den Anwesenheitsbericht hinzugefügt werden, um gültig zu sein. Lesen Sie mehr über die Erstellung von Berichten hier.
Informationen
Wenn die Einheit keine Haupteinheit ist, geben Sie Unternehmensinformationen einschließlich der Unternehmensregistrierungsnummer ein. Dies ist wichtig, um Berichte zu erstellen (z. B. als Personalregister für die Restaurantbranche).
Diese Informationen müssen hinzugefügt werden, wenn Sie die e-Signatur-PDF-Funktionalität Scrive verwenden möchten, da einige Informationen für die PDF von der Einheitskarte abgebildet werden.
Sonstiges.
- Kostenstelle auswählen: Wählen Sie eine Standard-Kostenstelle aus.
- Kostenstelle in Webpunch überschreiben: Aktivieren Sie diese Option, um die Kostenstelle beim Stempeln in Webpunch zu überschreiben.
- Nächste Ausweisnummer: Wählen Sie die Ausweisnummer aus, mit der Sie beginnen möchten, wenn Sie einen neuen Mitarbeiter erstellen
- Anzahl der UT-Zeiträume: Wählen Sie aus, wie viele Zeiträume für unsoziale Arbeitsstunden verwendet werden sollen. Es ist möglich, bis zu 8 Zeiträume für unsoziale Arbeitsstunden auszuwählen.
- Geschäftlicher Tagesbeginn: Wählen Sie die Stunde aus, ab der die Anzeige in der Zeitplanansicht beginnen soll.
- Pausen/Schichten: Wählen Sie die maximale Anzahl von Pausen pro Schicht aus. Maximal 4.
- Zeitplan automatisch veröffentlichen: Wählen Sie aus, ob der Zeitplan automatisch veröffentlicht werden soll und in welcher Häufigkeit; die Optionen sind Deaktiviert, Tage, Wochen, Monate.
- Zeitplan genehmigen: Wählen Sie aus, ob der Zeitplan von Nicht-Zeitplanpersonen zur Überprüfung genehmigt werden soll. Standardmäßig ist dies auf "Keine" eingestellt, was bedeutet, dass es nicht aktiviert ist. Durch Auswahl von "Ein-Schritt-Genehmigung" aktivieren Sie es und können die Rolle festlegen, die für die Genehmigung verantwortlich ist.
Einstellungen
Unter Einstellungen können Sie den ersten Tag der Woche, die Zeitzone, die Währung, die Minuten bis zur automatischen Abmeldung und die SSO-Anmeldung auswählen.
Erster Tag der Woche: Welcher Tag soll als erster Tag angezeigt werden, wenn Sie die Wochenansicht im Zeitplan betrachten
Zeitzone: Gleiche Funktionalität wie auf der ersten Seite der Einheit-Karte
Sprache: Die gewählte Sprache kann einige Einstellungen beeinflussen.
Tagesbeginn: Welchen Tagesbeginn hat Ihr Unternehmen und wann beginnt der Tag in der Zeitplanansicht?
Währung: Für Gehalts- und Kostenberechnungen. Welche Währung soll angezeigt werden
Minuten bis zur automatischen Abmeldung: Gleiche Funktionalität wie auf der ersten Seite der Einheit-Karte
Nur SSO-Anmeldung zulassen: Wenn die Anmeldung bei Quinyx nur über SSO möglich sein soll. SSO muss dann in Quinyx für Ihr Konto konfiguriert werden.
Nachrichten
Konfigurieren Sie unter welchen Umständen Mitarbeiter Nachrichten erhalten sollen.
Wenn Benachrichtigung bei neuer Schicht, Benachrichtigung bei gelöschter Schicht und Benachrichtigung bei geänderten Schichten aktiviert sind und der Mitarbeiter die Vereinbarung Stempeln auf Aufgaben erlauben hat, wird der Mitarbeiter benachrichtigt, wenn eine Aufgabe in seiner veröffentlichten Schicht geändert wird.
Der Mitarbeiter erhält in den folgenden Fällen eine Benachrichtigung (nur gültig in veröffentlichten Zeiträumen):
- Wenn eine Aufgabe dem Mitarbeiter zugewiesen wird.
- Wenn Zeit oder Datum geändert werden.
- Wenn eine Aufgabe gelöscht wird.
Funktionalität
Sie können die Einstellungen der mobilen App unter Funktionalität konfigurieren:
- Automatische Genehmigung von Schichtbuchungen: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie Schichtbuchungen für Mitarbeiter zulassen möchten, vorausgesetzt, alle Anforderungen für die Buchung der Schicht sind erfüllt.
- Automatische Genehmigung von Schichttausch: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie Mitarbeitern erlauben möchten, Schichten zu tauschen, wenn alle Anforderungen erfüllt sind.
- Die Zuweisung einer Schicht auf eine abwesende Einheit erfordert Genehmigung:
- Anonyme Schichten: Wählen Sie aus, ob die Schichten unter "Mein Zeitplan" anonym angezeigt werden sollen oder ob die Namen der Mitarbeiter angezeigt werden sollen.
- Überlappende Abwesenheiten zulassen: Wählen Sie aus, ob es möglich ist, überlappende Abwesenheiten zu haben.
- Manager bei Abwesenheitsantrag auswählen: Wählen Sie aus, ob der Manager des Mitarbeiters automatisch ausgewählt wird oder ob der Mitarbeiter einen Manager aus einer Liste auswählen darf.
- Löschen Sie den Einsatzwunsch beim Buchen einer Schicht: Wählen Sie aus, ob Einsatzwünsche gelöscht werden sollen, wenn Schichten gebucht werden.
- PIN-Code in der mobilen App: Erfordern Sie vom Benutzer, bei jedem Öffnen der App einen PIN-Code einzugeben. Der Benutzer wird beim ersten Anmelden aufgefordert, einen PIN-Code zu erstellen.
- Nur Stempelvorgang innerhalb von Koordinaten erlauben: Erlauben Sie nur das Stempeln, wenn der Mitarbeiter sich innerhalb des für die Einheit definierten Koordinatenradius befindet. Verlässt der Mitarbeiter den Koordinatenradius, ohne auszustempeln, wird er gemäß den automatischen Ausstempel-Einstellungen für die Vereinbarung oder Vereinbarungsvorlage automatisch ausgestempelt.
Regeln für Arbeitsstunden
Sie können Regeln für die Arbeitszeit festlegen, die für Mitarbeiter gelten sollen. Die von Ihnen festgelegten Regeln helfen dann bei der Planung. Quinyx generiert Warnungen, wenn die Regeln verletzt werden. Wenn Regeln in der Vereinbarung des Mitarbeiters festgelegt sind, haben diese Vorrang vor den Regeln, die für die Einheit festgelegt sind.
Die Regeln für Arbeitsstunden werden auch in den Vereinbarungsvorlagen konfiguriert. Die Regeln in den Vorlagen haben Vorrang vor den Regeln in der Einheit für den mit der Vorlage verknüpften Mitarbeiter.
Beispiel:
- Erstellen Sie eine nicht zugewiesene Schicht = Einheitseinstellungen.
- Erstellen Sie eine Schicht für einen Mitarbeiter mit Vereinbarungsvorlage = Vorlageneinstellungen.
Regeln für die Arbeitszeit
Legen Sie spezifische Arbeitszeitstunden fest:
- Max Stunden/Tag: Die maximale Anzahl an Stunden, für die der Mitarbeiter pro Tag geplant werden darf, bevor Quinyx eine Warnung ausgibt.
- Pro Woche: In diesem Fall haben wir festgelegt, dass die geplante Zeit pro Woche maximal 48 Stunden betragen darf.
- Min Ruhezeit: Die minimale Ruhezeit, die tägliche Ruhezeit, ist in diesem Beispiel auf 11 Stunden festgelegt. Das Kästchen rechts bestimmt, ob die Ruhezeit über die tägliche Pause hinaus verlängert werden kann (in diesem Fall ist das Kästchen angekreuzt) oder ob die gesamte Ruhezeit innerhalb des voreingestellten 24-Stunden-Zeitraums liegen muss (in diesem Fall ist das Kästchen nicht angekreuzt). In letzterem Fall (bei nicht angekreuztem Kästchen) ist keine Ruhezeit von 11 Stunden zwischen den Arbeitsschichten erforderlich, sondern die Ruhezeit kann zu jeder Zeit während des 24-Stunden-Zeitraums genommen werden, jedoch nicht über die tägliche Pause hinaus.
- Mindeststunden/Woche: Die Mindestgrenze für die Anzahl der geplanten Stunden pro Woche.
- Freie Tage: Die minimale Anzahl aufeinanderfolgender freier Tage, auf die der Mitarbeiter Anspruch hat, nachdem er die im obigen Feld angegebene maximale Arbeitszeit geleistet hat.
- Max Tage: Die maximale Anzahl aufeinanderfolgender Tage, die für denselben Mitarbeiter geplant werden können. Quinyx gibt eine Warnung aus, wenn der Mitarbeiter für mehr als diese aufeinanderfolgenden Tage eingeplant ist.
- Mindestens Ruhezeit/Woche: Genauso wie bei der täglichen Ruhezeit können Sie angeben, wie viele Stunden kontinuierliche wöchentliche Ruhezeit der Mitarbeiter haben soll. Zum Beispiel 35 Stunden. Quinyx gibt auch in diesem Fall eine Warnung aus, wenn die Mindestwochenruhezeit nicht erfüllt wird.
- Feiertage im Zeitplan: Wenn die Vereinbarungsvorlage Personen betrifft, die in einer Einheit arbeiten, die beispielsweise an jedem Feiertag geschlossen ist, wie zum Beispiel eine Zentrale, kann dieses Kästchen abgewählt werden. Sie erhalten dann eine Warnung, wenn Sie Mitarbeiter für Tage einplanen möchten, die in Quinyx als Feiertage eingetragen sind.
- Tagesbeginn tägliche Ruhezeit: Dies bezieht sich auf die Zeit für den täglichen Tagesbeginn. Der hier festgelegte Wert wirkt sich auf die Mindesttägliche Ruhezeit, die Mindestwochenruhezeit, die maximale Stundenanzahl pro Tag und die maximale Stundenanzahl pro Woche aus.
- Mindestanzahl freier Wochenenden/Jahr: Dieses Feld kann verwendet werden, wenn der Mitarbeiter Anspruch auf eine bestimmte Anzahl freier Wochenenden pro Jahr hat.
- Erster Wochentag: Geben Sie den ersten Tag in einem 7-Tage-Zeitraum an. Dieser Zeitraum wird festgelegt, damit Quinyx überwachen kann, innerhalb welches 7-Tage-Zeitraums die wöchentliche Ruhezeit erfüllt wird.
- UT-Schwelle: Einige Tarifverträge legen fest, dass Mitarbeiter eine bestimmte Anzahl von Stunden pro Woche oder Abrechnungszeitraum arbeiten müssen, um Anspruch auf Ausgleich für unsoziale Arbeitszeiten zu haben. Dieser Ausgleich wird in diesem Fall auf der Grundlage der relevanten unsozialen Zeitperioden berechnet. Der Ausgleich für unsoziale Arbeitszeiten wird nur generiert, wenn das angegebene Zeitlimit erreicht ist. Wenn das Zeitlimit erreicht ist, gilt dieser Ausgleich auch rückwirkend für den gesamten Zeitraum.
- Während der Tage/Maximale Tage/Mit Überstunden: Diese drei Felder werden in Verbindung miteinander verwendet und sind nur für einige Tarifverträge relevant. In diesen Tarifverträgen gibt es eine Regel, die besagt, dass während eines bestimmten Zeitraums die Anzahl der Tage, an denen der Mitarbeiter Schichten mit einer bestimmten Anzahl von Stunden arbeiten darf, begrenzt ist. Als Beispiel könnte die Regel besagen, dass während eines Zeitraums von 10 Tagen maximal 3 Tage, an denen der Mitarbeiter arbeitet, Schichten mit mehr als 10 Stunden enthalten dürfen. In Quinyx wird eine Warnung generiert, wenn die in diesen drei Feldern angegebene Regel verletzt wird.
- Mindestschichtlänge: Klicken Sie auf "Hinzufügen", um Regeln zur Mindestschichtlänge festzulegen, für die ein Mitarbeiter eingeteilt werden kann. Ein Beispiel wäre, dass die Schicht mindestens 6 Stunden dauern muss, wenn sie zwischen 19:00 und 03:00 Uhr beginnt.
Regeln für Pausen
Hier können Sie Regeln für Pausen konfigurieren:
- Pausen als Arbeitszeit berechnen: Verwenden Sie dies, wenn Sie Pausen (bezahlte Mittagspausen) am Arbeitsplatz einhalten. Dieses Kästchen muss angekreuzt sein.
- Maximale Arbeitsstunden ohne Pausen (h): Hier können Sie die maximale Anzahl von Arbeitsstunden ohne Pausen angeben.
- Minimale Pausenlänge (Minuten)/ Maximale Pausenlänge (Minuten): Hier können Sie die Länge der kürzesten und längsten Pause angeben. Es wird eine Warnung generiert, wenn Sie eine Schicht mit einer Pausenzeit planen, die kürzer oder länger ist als das Minimum oder Maximum.
- Sperre für Zeitplanänderungen: Legen Sie die Dauer der Zeitplansperre in Monaten, Wochen oder Tagen fest. Dadurch wird eine Warnung ausgelöst, wenn Sie versuchen, einen Mitarbeiter innerhalb dieses Zeitraums einzuteilen.
SMS/Koordinaten
Konfigurieren Sie SMS und Koordinaten in diesem Abschnitt:
- Ländervorwahl: Geben Sie den Ländercode für den Standort ein.
- Anwendungs-ID: Anwendungs-ID.
- SMS-Anbieter: Wählen Sie den SMS-Anbieter aus.
- Standard-SMS-Einstellungen abrufen: Klicken Sie hier, um die folgenden Felder automatisch auszufüllen.
- Service-ID: Service-ID.
- Benutzername: Geben Sie einen firmenspezifischen Benutzernamen ein.
- Passwort: Geben Sie ein eindeutiges Passwort ein.
- Zwei-Wege-SMS-Nummer: Zwei-Wege-SMS-Nummer.
- SMS-Absender: Geben Sie den SMS-Absender ein.
- Koordinaten: Hier können Sie Breitengrad, Längengrad und Radius manuell konfigurieren. Diese sind in Metern definiert, wobei 1 Meter = 3,2808399 Fuß entspricht. Wenn die Koordinate um einen bestimmten Ort herum liegt, ist es möglicherweise sinnvoll, den Ortsnamen und die Adresse hinzuzufügen, damit Sie wissen, was eingerichtet wurde.
Schicht
Hier können Sie Schichttypen konfigurieren:
- Standard-Schichttyp: Wählen Sie den Standard-Schichttyp aus, der erstellt werden soll, wenn der Mitarbeiter sich ohne Planung einstempelt
- X-Tages-Schichttyp: Erster freier Tag.
- V-Tages-Schichttyp: Zweiter freier Tag.
Einheiten löschen
Navigieren Sie zu Kontoeinstellungen > Gruppenmanagement und klicken Sie auf eine Einheit. Ein Seitenteil öffnet sich und am unteren Rand des Seitenteils sehen Sie eine Löschen-Schaltfläche:
Nach dem Klicken auf Löschen wird ein Bestätigungsdialog angezeigt. Klicken Sie auf OK, wenn Sie mit der Löschung fortfahren möchten:
Eine Nachricht wird in der oberen rechten Ecke angezeigt, die anzeigt, ob die Löschung erfolgreich war.
Beim Löschen einer Einheit, die alle Mitarbeiter und verbundenen Daten umfasst, behandelt Quinyx dies als Hintergrundprozess. Das bedeutet, dass es, abhängig von der Größe der Einheit und den verbundenen Daten, eine Weile dauern kann, bis sie tatsächlich gelöscht und aus dem System entfernt wird:
