Schichten

Updated 4 weeks ago durch Daniel Sjögren

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Schichten hinzuzufügen.

Eine Schicht hinzufügen

  1. Klicken Sie in der Zeitplanansicht auf eine Zeile, um schnell eine Schicht hinzuzufügen.
  2. Wählen Sie einen Schichttyp aus. Wenn Sie weitere Details hinzufügen möchten, wählen Sie Weitere Optionen.
Pflichtfelder sind mit einem Sternchen * gekennzeichnet
Sie können in Quinyx Schichten zu Abschnitten oder Einheiten hinzufügen. Es ist nicht möglich, Schichten (oder Stempeln) auf regionaler oder Kundenebene hinzuzufügen.
  1. Sie können auch auf das + Symbol klicken, das oben rechts in der App angezeigt wird.
  2. Klicken Sie auf Schicht hinzufügen.
  3. Wählen Sie den Mitarbeiter aus, für den Sie eine Schicht hinzufügen möchten.
  4. Wählen Sie einen Schichttyp aus. Wenn Sie weitere Details hinzufügen möchten, wählen Sie Weitere Optionen.

Schnelle Bearbeitung

Um die Bearbeitung von Schichten schneller und einfacher zu machen, können Sie "schnell bearbeiten" im Zeitplan und in der Vorlage verwenden. Klicken Sie auf eine Schicht und das Schnellbearbeitungs-Panel wird geöffnet. Möglicherweise möchten Sie dies tun, um die Schicht eines Mitarbeiters zu ändern, die Kostenstelle zu ändern oder Korrekturen vorzunehmen.

Von hier aus können Sie:

  • Die Schicht löschen: Klicken Sie auf den Papierkorb.
  • Die Schicht einem anderen Mitarbeiter zuweisen: Wählen Sie einen anderen Mitarbeiter aus der Dropdown-Liste aus.
  • Den Schichttyp ändern: Wählen Sie einen anderen Schichttyp aus der Dropdown-Liste aus.
  • Die Schicht auf einen anderen Tag verschieben: Wählen Sie ein neues Datum im Datumsauswahlmenü aus.
  • Start- und Endzeit ändern: Bearbeiten Sie die Start- und Endzeit.

Wenn Sie weitere Änderungen vornehmen möchten, z. B. die Änderung der Kostenstelle oder der Pausenzeit, klicken Sie einfach auf Weitere Optionen und das Detailfenster wird auf der rechten Seite geöffnet.

Mitarbeiter

Wählen Sie aus der Liste der Mitarbeiter, denen Sie die Schicht zuweisen möchten.

Schichttyp

Wenn Sie beim Erstellen einer neuen Schicht zwischen Schichttypen wechseln, werden die Schichtzeiten sowie eventuelle Pausen immer diejenigen des zuletzt ausgewählten Schichttyps widerspiegeln. Wenn Sie jedoch beim Bearbeiten einer vorhandenen Schicht zwischen Schichttypen wechseln, werden sich die Schichtzeiten sowie eventuelle Pausen nicht aktualisieren, um diejenigen des zuletzt ausgewählten Schichttyps widerzuspiegeln.

Datum und Uhrzeit

Wählen Sie das Datum und die Uhrzeit der hinzuzufügenden Schicht aus.

Pausen
  • Es besteht die Möglichkeit, mehrere Pausen zu derselben Schicht hinzuzufügen. Wenn Sie keine Pausenregeln festgelegt haben, wird standardmäßig eine 30-minütige Pause in der Mitte Ihrer Schicht hinzugefügt, wenn Sie eine Pause hinzufügen. Für eine Schicht von 9:00-11:00 Uhr wird die Pause von 9:45-10:15 Uhr eingelegt, aber Sie können dies nach Belieben ändern. Wenn Ihre Schicht kürzer als 30 Minuten wäre, wird die Pause standardmäßig so lang gemacht, wie die Schicht sie enthält.
  • Der Recycling-Button neben der Überschrift Pausen ersetzt alle bestehenden Pausen der Schicht durch die in gemeinsamen/lokalen, Vereinbarungsvorlagen- oder Vereinbarungsebene konfigurierten Pausenberechnungen. Sie können auch zusätzliche Pausen manuell hinzufügen, nachdem Sie Ihre Pausenberechnungsregeln angewendet haben. Lesen Sie mehr über Pausenberechnungsregeln hier.
Aufgaben

Aufgaben sind im Grunde genommen dasselbe wie eine Schicht, da sie aus Schichttypen bestehen. Bei einer Aufgabe müssen Sie den Schichttyp und die Start- und Endzeit definieren. Sie fügen eine Aufgabe direkt in einer Schicht hinzu. Sie können eine Aufgabe nur innerhalb des Zeitraums der Mutterschicht hinzufügen.

Die Planung einer Aufgabe über eine Pause bedeutet nur, dass der Mitarbeiter vor und nach seiner/ihrer Pause an der betreffenden Aufgabe arbeiten wird; um zu verhindern, dass der Mitarbeiter eine Pause einlegt, müssen Sie die Pause aus der Schicht vollständig entfernen.
Schichtinformationen
  • Sektion: Wählen Sie aus, in welchem Bereich der Einheit die Schicht platziert werden soll.
  • Kostenstelle: Wählen Sie die relevante Kostenstelle für die Schicht aus.
  • Projekt: Wählen Sie jedes Projekt aus, das Sie mit der Schicht in Verbindung bringen möchten.
Vereinbarung

Das Vereinbarungsfeld wird dem Formular hinzugefügt, sobald Sie einen Mitarbeiter der betreffenden Schicht zuweisen.

  • Beim Hinzufügen einer Schicht beeinflusst die Vereinbarungseinstellung "Überschneidungen bei Schichten zulassen" , ob eine neue Schicht eine bestehende Schicht überlappen kann, die der Mitarbeiter hat.
    • Diese Einstellung kann in der Vereinbarungsvorlage (Kontoeinstellungen > Vereinbarungen > Vereinbarungsvorlagen > [Vereinbarungsvorlage einfügen] > Regeln für Stunden) und in der persönlichen Vereinbarung (Personen > [Mitarbeiter einfügen] > Vereinbarung > Erweiterte Einstellungskategorien > Regeln für Arbeitszeit) festgelegt werden.
Lesen Sie mehr über die Arbeit mit Vereinbarungsvorlagen hier.
Kommentar

Die Schichtkommentare sind sowohl in der täglichen als auch in der wöchentlichen Ansicht auf der Schicht sichtbar.

Gehaltstypregeln

Gehaltstypregeln ermöglichen es Ihnen, Regeln für zusätzliche Gehaltstypen festzulegen, die generiert werden sollen, wenn ein Mitarbeiter auf einer bestimmten Schicht stempelt. Diese Regeln können für einzelne Schichten im Zeitplan (aber nicht in der Vorlage) und für Schichttypen definiert werden.

Lesen Sie mehr über Gehaltstypregeln hier.
Sobald Sie eine vorhandene Schicht auf einen neuen Mitarbeiter kopieren, wird die Kostenstelle der kopierten Schicht zur Standardkostenstelle für die Mitarbeiterkarte. Sie können die Kostenstelle auf der neu kopierten Schicht ändern, indem Sie die Schicht bearbeiten.

Schicht kopieren

Sie können eine Schicht auf verschiedene Arten kopieren. Um eine vorhandene Schicht zu kopieren, klicken Sie auf die Schicht und klicken Sie auf das Pick (Hand) Symbol.

Navigieren Sie zu dem Ort, an dem Sie das + hinzufügen möchten, um die Schicht zu kopieren.

Wichtig zu beachten!

  • Die manuelle Gehaltsart-Regel wird unabhängig davon kopiert, ob die Schicht für denselben Mitarbeiter, einen anderen Mitarbeiter oder keinen Mitarbeiter kopiert wird. Dies gilt derzeit nur für individuell kopierte Schichten.
  • Wenn die ursprüngliche Schicht am Datum der kopierten Vereinbarung ungültig ist, wird die Vereinbarungsauswahllogik angewendet und Quinyx wählt eine Vereinbarung für die kopierte Schicht basierend darauf aus. Dies gilt nur, wenn die Schicht für denselben Mitarbeiter kopiert wird. So kopieren Sie auch Schichten im Vorlagenplan.
  • Wenn Sie das Kostenzentrum manuell auf einer Schicht ändern, bei der das Kostenzentrum ursprünglich von der Schichtart übernommen wurde, und dann diese Schicht für denselben Mitarbeiter auf einen anderen Tag kopieren, hat die kopierte Schicht dasselbe Kostenzentrum wie die Schicht, von der sie kopiert wurde.

Erweiterte Einstellungen

Erweiterte Einstellungen werden von der Schichtart Ihrer Schicht übernommen, aber Sie können diese auf der Schichtebene am unteren Rand der Schichtbearbeitung überschreiben Dialog unter den erweiterten Einstellungen Sektion.

Sie können die folgenden erweiterten Einstellungen auf der Schichtebene konfigurieren.

Produktive Stunden

Es ist möglich, dass Schichten, die nicht als geplante Stunden gezählt werden, als produktive Zeit gezählt werden und somit in der Headcount Zusammenfassung, die Sie im täglichen Zeitplan und in der Ansicht des geplanten Personals sehen können, wenn Sie das Prognosemodul verwenden, enthalten sind. Wenn eine Schicht als produktive Zeit gekennzeichnet ist, wird sie in allen Headcount Zusammenfassungen in geplanten Ansichten und Prognose enthalten sein:

  • Nein: Diese Option kann ausgewählt werden, wenn der Schichttyp für Aufgaben verwendet wird, die nicht zum Umsatz beitragen und niemals im Headcount im Vergleich zu optimalen Personalzahlen enthalten sein sollten, z.B. Verwaltung oder Schulung.
  • Ja, für geplante Stunden: Stunden werden nur dann als produktiv berechnet, wenn die Schicht als geplante Stunden markiert ist und standardmäßig ausgewählt ist.
  • Ja, immer: Der Wert Zählen als geplante Stunden wird ignoriert und die Schicht wird immer als produktive Zeit gezählt.
Zählen als geplante Stunden

Zählen als geplante Stunden bestimmt, ob die Stunden der Schicht zu den Geplanten Stunden zählen. Beachten Sie die Abhängigkeit dieser Einstellung und die der Produktiven Stunden.

Als Arbeitsstunden zählen

Als Arbeitsstunden zählen bestimmt, ob der mit dieser Schicht verknüpfte Stempelvorgang zu den Arbeitsstunden.

Freier Tag

zählt. Die Überprüfung, ob eine Schicht ein freier Tag ist, zeigt an, dass der Beauftragte dieser Schicht nicht zwischen der Start- und Endzeit der Schicht arbeiten soll. Typischerweise wird diese Einstellung in Kombination mit dem Deaktivieren der Zählen als geplante Stunden und Zählen als Arbeitsstunden.

überprüft. Wenn Sie Änderungen auf Schichtebene vornehmen und dann einen neuen Schichttyp für Ihre Schicht auswählen, werden die erweiterten Einstellungen dieses neu ausgewählten Schichttyps die ersetzen, die Sie auf Schichtebene festgelegt haben.

Korrekturmaßnahmen

Wenn eine Schicht mit mindestens einem Stempelvorgang verbunden ist, wird zusätzliche Funktionalität im Schichtdetailfenster angezeigt.

Stempelaufteilung

Mit dieser Funktion werden alle Segmente des Stempelvorgangs, die außerhalb der verbundenen Schicht liegen, in eigene Stempelvorgänge aufgeteilt. Nachdem die Aufteilung vorgenommen wurde, werden alle aufgeteilten Stempelvorgänge mit der ursprünglichen Schicht verbunden, können aber mit einer anderen Schicht und anderen Vereinbarungen, Kostenstellen und Projekten verbunden werden.

Ein typisches Anwendungsbeispiel ist, wenn ein Mitarbeiter mehrere Vereinbarungen hat, eine, die Gleitzeit erlaubt, und eine, die Überstunden erlaubt. Mit dieser Funktion verbindet ein Manager (oder Mitarbeiter) die verschiedenen Segmente mit der richtigen Vereinbarung, abhängig davon, ob der Mitarbeiter in Gleitzeit gearbeitet hat oder ob er Überstunden geleistet hat.

Korrekte Pausen

Dies kann nützlich sein, wenn der Mitarbeiter eine Pause falsch gestempelt hat oder vergessen hat, sich komplett auszustempeln. Wenn Sie Korrekte Pausen auswählen, wird der letzte Eintrag, der mit der Schicht verknüpft ist, vor- oder zurückgeschoben, sodass die gestempelte Gesamtdauer der Pause mit der geplanten Gesamtdauer der Pause übereinstimmt. Wenn beim Stempeln keine Pausen vorhanden sind, erstellt die Funktion Korrekte Pause automatisch Pausen für Sie.

Wenn ein Benutzer die Funktion Korrekte Pausen anwendet, gilt folgende Logik:

  • Eine geplante Pause, keine gestempelte Pause: Es wird eine Pause zur gleichen Zeit und Dauer wie die geplante Pause hinzugefügt und der Stempelvorgang wird aufgeteilt
  • Eine geplante Pause, eine gestempelte Pause, die kürzer ist als die geplante Pause: Die Startzeit des zweiten Stempelvorgangs wird verschoben, sodass die Gesamt-Pausenzeit der geplanten Pausenzeit entspricht.
  • Eine geplante Pause, eine gestempelte Pause, die länger als die geplante Pause ist: Die Startzeit des zweiten Stempelvorgangs wird verschoben, sodass die Gesamt-Pausenzeit der geplanten Pausenzeit entspricht.
  • Zwei oder mehr geplante Pausen, zwei oder mehr gestempelte Pausen, bei denen die Gesamtanzahl der geplanten Pausenstunden länger ist als die Gesamtanzahl der gestempelten Pausen: Der Start des letzten Stempelvorgangs wird verschoben, sodass die Gesamt-Pausenzeit der geplanten Pausenzeit entspricht.
  • Zwei oder mehr geplante Pausen, zwei oder mehr gestempelte Pausen, bei denen die Gesamtanzahl der geplanten Pausenstunden kürzer ist als die Gesamtanzahl der gestempelten Pausen: Der Start des letzten Stempelvorgangs wird verschoben, sodass die Gesamt-Pausenzeit der geplanten Pausenzeit entspricht. (Beachten Sie, dass gestempelte Pausen vollständig entfernt werden können)

Einem Mitarbeiter eine Schicht zuweisen

Wenn Sie einem Mitarbeiter eine Schicht zuweisen, sehen Sie eine Liste potenzieller Mitarbeiter, die in einer Liste geplant werden können. Wenn ein Mitarbeiter verfügbar ist, wird die Verfügbarkeit als "Badge" neben dem Namen des Mitarbeiters angezeigt.

Wenn ein Mitarbeiter nicht verfügbar ist, wird die "Zeile" leicht ausgegraut.

Wie man eine Schicht zuweist

  1. Erstellen Sie eine neue Schicht oder bearbeiten Sie eine bestehende Schicht.
  2. Wählen Sie einen Schichttyp aus.
  3. Wählen Sie das Datum und die Uhrzeit der Schicht.
  4. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü, um einen Mitarbeiter auszuwählen, der für die Schicht eingeplant werden soll.
  5. Die Mitarbeiterliste erscheint und die Mitarbeiter sind nach Relevanz sortiert.
Was bedeutet Sortiert nach Relevanz?
  1. Mitarbeiter, die gemäß ihrer Vereinbarung verfügbar oder nicht verfügbar sind und Verfügbarkeit eingereicht haben (wenn Verfügbarkeit nicht verwendet wird, ist dieser Teil nicht anwendbar):
    1. Heimeinheit
    2. Auswärtseinheit
  2. Verfügbare Mitarbeiter (gemäß der Hauptvereinbarung, keine Abwesenheit oder Schicht):
    1. Heimeinheit
    2. Auswärtseinheit
  3. Nicht verfügbare Mitarbeiter (gemäß der Hauptvereinbarung, haben eine Abwesenheit oder eine Schicht):
    1. Heimeinheit
    2. Auswärtseinheit

Bei der Sortierlogik berücksichtigt Quinyx auch, wie viele Fähigkeiten zwischen dem Schichttyp und dem Mitarbeiter übereinstimmen. Wenn Mitarbeiter die exakt gleichen Kriterien erfüllen, werden sie in alphabetisch aufsteigender Reihenfolge sortiert.

Visuelle Indikationen

Fähigkeiten
  • Grauer Text: Übereinstimmende Fähigkeiten zwischen Mitarbeiter und Schichttyp.
  • Roter Text: Fehlende Fähigkeiten zwischen Mitarbeiter und Schichttyp.
Grauer Punkt auf dem Profilbild des Mitarbeiters
  • Nichtverfügbarkeit gemäß Vereinbarung.
  • Abwesenheit
  • Mitarbeiter hat zur gleichen Zeit eine Schicht.
Grüner Punkt auf dem Profilbild des Mitarbeiters
  • Verfügbarkeit
Um so viele Informationen wie möglich in der Liste zu erhalten, wählen Sie das Datum, die Uhrzeit und den Schichttyp aus, bevor Sie einen Mitarbeiter auswählen.
Die visuellen Informationen in der sortierten Liste basieren auf dem gesamten Tag.

Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter den ersten Teil des Tages abwesend ist, erhält er/sie eine visuelle Anzeige (grauer Punkt) mit dem Text "Abwesenheit besteht" und wird am Ende der Liste sortiert, auch wenn die Schicht, die zugewiesen werden soll, der zweite Teil des Tages ist.
Smartlist überprüft Fähigkeiten bei Aufgaben

Die Smartlist überprüft Fähigkeiten bei Aufgaben, wenn sie vorschlägt, welcher Mitarbeiter am besten für eine Schicht geeignet ist.

Beispiel

Im untenstehenden Beispiel haben wir eine Person einer Schicht mit einer Aufgabe zugewiesen. Die Schicht erfordert Fähigkeit 1 und die Aufgabe erfordert Fähigkeit 2.

  • Elin Olsson hat beide Fähigkeiten, daher wird sie als beste Übereinstimmung angesehen.
  • Andreas Olsson hat Skill 1 (für die Schicht erforderlich), aber es fehlt ihm Skill 2 (für die Aufgabe erforderlich), daher gilt er als zweitbeste Übereinstimmung.
  • Björn Gustafsson fehlen beide Fähigkeiten, daher gilt er als drittbeste Übereinstimmung.

Welche Mitarbeiter kann ich planen?

Vorausgesetzt, Sie haben die richtigen Berechtigungen eingerichtet, können Sie alle Mitarbeiter planen, die Mitglieder einer bestimmten Gruppe sind und über eine gültige Rolle, eine gültige Vereinbarung und ein festgelegtes Beschäftigungsbeginndatum verfügen. Als Planer müssen Sie auch Mitglied derselben Gruppe sein.

Stapelweise Kopieren, Verschieben und Löschen von Schichten

Schichten stapelweise kopieren

Sie können Schichten von einem Mitarbeiterplan auf einen anderen stapelweise kopieren.

  1. Klicken Sie auf den Mitarbeiter im linken Rand und wählen Sie Schichten kopieren aus.
  2. Wählen Sie den Mitarbeiter aus, für den Sie die Schichten kopieren möchten.
  3. Wählen Sie den Zielzeitraum aus, für den Sie die Schichten kopieren möchten.
Sie erhalten Warnungen, wenn es Probleme mit den kopierten Schichten gibt. Wenn Sie das Kontrollkästchen auswählen, werden die Schichten trotz der Warnung hinzugefügt. Sie können alle Schichten oder nur bestimmte Schichten auswählen. Die Schichten werden erst kopiert, wenn Sie die Warnungen akzeptieren oder ablehnen.
Sie können Schichten nicht zwischen Einheiten stapelweise kopieren.
  1. Die Schichten wurden nun kopiert.

Stapelweise Verschieben von Schichten

Sie können Schichten von einem Mitarbeiter auf einen anderen stapelweise verschieben.

  1. Klicken Sie auf den Mitarbeiter im linken Rand und wählen Sie Schichten verschieben.
  2. Wählen Sie den Mitarbeiter aus, auf den Sie die Schichten verschieben möchten.
Sie erhalten Warnungen, wenn es Probleme mit den verschobenen Schichten gibt. Wenn Sie auf das Häkchen klicken, werden die Schichten trotz der Warnung verschoben. Die Schichten werden erst verschoben, wenn Sie die Warnungen akzeptieren oder ablehnen.
Sie können Schichten nicht zwischen Einheiten stapelweise verschieben.

Stapelweise Löschen von Schichten aus der Mitarbeiterzeile

Sie können eine gesamte Mitarbeiterzeile im Zeitplan löschen.

  1. Klicken Sie auf den Mitarbeiter im linken Rand und wählen Sie Schichten löschen.
  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Stempelvorgänge einbeziehen , wenn Sie alle Stempelvorgänge löschen möchten, die mit den Schichten verbunden sind.
  3. Klicken Sie auf Löschen.
Wenn Sie die Abweichungsmeldung als Art der Zeiterfassung für den betreffenden Mitarbeiter festgelegt haben, werden die Stempelvorgänge automatisch gelöscht.
Das stapelweise Löschen basiert auf Ihrer Ansicht. Das bedeutet, dass bei einer Wochenansicht alle Schichten gelöscht werden und bei einer monatlichen Ansicht alle diese Schichten gelöscht werden.

Schichtlöschung mit Filteroptionen im Stapelverfahren

Es ist möglich, alle derzeit sichtbaren Schichten zu löschen, wobei alle von Ihnen vorgenommenen Filterauswahlen berücksichtigt werden. Dies bedeutet, dass Sie beispielsweise alle Schichten für einen bestimmten Mitarbeiter, eine Einheit usw. aus einem Zeitplan löschen können. Sie können dies auf verschiedene Arten tun.

Beispiel 1

  1. Beginnen Sie damit, zum gewünschten Zeitraum zu navigieren und einen beliebigen Filter anzuwenden. In diesem Fall haben wir einen bestimmten Mitarbeiter ausgewählt.
  2. Klicken Sie anschließend auf die Auslassungspunkte neben dem Namen des Mitarbeiters, gefolgt von Schichten löschen, wie unten gezeigt. Es erscheint ein Popup-Fenster, das die Anzahl der zu löschenden Schichten anzeigt und Ihnen die Möglichkeit gibt, auch zugehörige Stempelvorgänge zu löschen.
  3. Klicken Sie auf Löschen, und die Schichten für diesen Mitarbeiter werden gelöscht.

Beispiel 2

  1. Beginnen Sie damit, zum gewünschten Zeitraum zu navigieren und einen beliebigen Filter anzuwenden. In diesem Fall haben wir einen bestimmten Schichttyp ausgewählt.
  2. Klicken Sie anschließend auf die Auslassungspunkte in der oberen rechten Ecke, gefolgt von Schichten löschen, wie unten gezeigt.
  3. Klicken Sie auf Löschen, und der Schichttyp für den angezeigten Zeitraum wird gelöscht.
Das Löschen von Schichten berücksichtigt Filter, sodass nur Schichten dieses Typs gelöscht werden, wenn Sie beispielsweise nach Schichttypen gefiltert haben.
Bitte beachten Sie, dass bei der Zeiterfassung des betreffenden Mitarbeiters die Abweichungsmeldung als Art der Zeiterfassung festgelegt ist, werden Stempelvorgänge automatisch gelöscht.
Wenn Sie keine Filter anwenden, während Sie die oben beschriebenen Schritte ausführen, werden alle Schichten im angezeigten Zeitraum gelöscht.

Löschen historischer Schichten

Manchmal wird gefragt, ob es möglich ist, historische Schichten von Mitarbeitern nach einer bestimmten Zeit automatisch zu löschen. In diesem Fall gelten zwei Dinge:

  • Derzeit gibt es keine Funktion im Manager-Portal, die das automatische Löschen historischer Schichten ermöglicht. Es kann jedoch mit einem externen Workflow unter Verwendung der APIs und dem Löschen von Schichten durchgeführt werden. Beachten Sie, dass dies im Allgemeinen nicht empfohlen wird, da aus rechtlichen Gründen fast alle Kunden die Möglichkeit haben möchten, zurückzugehen.
  • Wenn Sie das Beschäftigungsverhältnis für einen Mitarbeiter beenden, der eine Schicht hat, werden diese Schichten automatisch nach einem Enddatum nicht zugewiesen, wenn Sie die erforderlichen Schritte zur Neuzuweisung oder zum Löschen der Schichten nicht durchführen.

Verwendung von APIs

Lesen Sie mehr über die Verwendung von APIs im Zusammenhang mit Zeitplänen hier.


Wie haben wir das gemacht?