Wie man die Konfiguration aufräumt
Updated
durch
Leigh Hutchens
Im Laufe der Zeit kann Ihre Quinyx-Umgebung veraltete Schichttypen, inaktive Mitarbeiter oder alte Kostenstellen ansammeln. Das Bereinigen dieser Daten stellt sicher, dass Ihr System leicht navigierbar bleibt und Fehler bei der Planung und Berichterstattung verhindert.
Verwaltung historischer Daten: löschen, inaktivieren und archivieren
Je nach Element haben Sie drei Hauptmöglichkeiten, ungenutzte Daten zu verwalten: Löschen, Inaktivieren oder Archivieren.
Verständnis Ihrer Optionen
Die Wahl der richtigen Aktion hängt davon ab, ob Sie historische Aufzeichnungen für Compliance oder Berichterstattung aufbewahren müssen.
Löschen
Warnung: Das Löschen eines Elements ist dauerhaft. Wenn ein Element gelöscht wird, werden alle zugehörigen Daten (wie Vereinbarungen, Zeitpläne und historische Aufzeichnungen) aus dem System entfernt und können nicht wiederhergestellt werden.
- Am besten geeignet für: Elemente, die versehentlich erstellt wurden und nie verwendet wurden.
- Einschränkung: Viele Elemente können nicht gelöscht werden, wenn sie historische Daten enthalten.
Inaktivieren
Das Inaktivieren eines Elements entfernt es aus der aktuellen Ansicht und der zukünftigen Planung, ohne die Historie zu löschen.
- Am besten geeignet für: Schichttypen oder Mitarbeiter, die nicht mehr aktiv sind, aber eine historische Aufbewahrung erfordern.
- Effekt: Benutzer können das Element nicht für zukünftige Zeitpläne auswählen, aber alle vergangenen Daten bleiben in Berichten verfügbar.
Archivieren
Die Archivierung funktioniert ähnlich wie die Inaktivierung und wird für spezifische Organisationsstrukturen wie Kostenstellen und Vorlagen verwendet.
- Am besten geeignet für: Organisatorische Bereinigung von Einheiten oder langfristigen Zeitplänen.
- Effekt: Historische Daten werden beibehalten, aber das Element wird aus aktiven Dropdowns und Menüs ausgeblendet.
Für Vorlagen, Schichtarten, Kostenstellen und Projekte können Sie entweder die Archivierungsfunktion verwenden oder das Kontrollkästchen „Aktiv“ deaktivieren, um das Element zu inaktivieren.
Best Practices für eingeschränkte Elemente
Einige Elemente in Quinyx können aufgrund von Systemabhängigkeiten nicht inaktiviert oder archiviert werden. Wenn Sie ein historisch verwendetes Element nicht entfernen können, empfehlen wir einen "Soft-Hide"-Ansatz:
- Benennen Sie das Element um: Präfixieren Sie den Namen mit
XX_DO_NOT_USE_[Original Name]. - Warum das funktioniert: Dies verschiebt das Element an das Ende alphabetischer Listen und signalisiert anderen Managern deutlich, dass das Element außer Betrieb ist. Behalten Sie immer den ursprünglichen Namen in der Zeichenfolge bei, um sicherzustellen, dass Sie es für historische Berichte identifizieren können.
Datenverwaltungsmöglichkeiten nach Element
Verwenden Sie die folgende Tabelle, um festzustellen, welche Aktion für bestimmte Systemelemente verfügbar ist.
Element | Empfohlene Aktion | Kann gelöscht werden? |
Abwesenheitstypen | N/A | Ja, wenn keine historischen Aufzeichnungen existieren. |
Vereinbarungsvorlagen | Umbenennen in | Ja, wenn nicht verwendet. |
Vorlagen | Archivieren | Entwürfe können gelöscht werden; aktive sollten archiviert werden. |
Kostenstellen | Archivieren | Ja, wenn nicht mehr mit aktiven Daten verknüpft. |
Bezirke | Einheiten deaktivieren oder verschieben | Ja, nachdem Einheiten in einen anderen Bezirk verschoben wurden. |
Mobile- und Mitarbeiterportal-Berechtigungen | Ja, wenn nicht verwendet | |
Überstundenmethoden | Ja, wenn nicht verwendet | |
Personen | Inaktivieren oder passiv machen, um die Historie zu behalten | Ja. Beachten Sie, dass alle historischen Daten entfernt werden. Siehe spezielle Anmerkung unten. |
Projekte | Archivieren | Ja, wenn nicht mehr mit aktiven Daten verknüpft. |
Rollen | N/A | Ja, wenn derzeit keinem Benutzer zugewiesen. |
Sektionen | Archivieren | Ja, aber kann sich auf historische Berichte auswirken. |
Schichttypen | Inaktivieren | Ja, wenn nie verwendet. |
Zeitkonten | Zuordnungen entfernen | Ja, wenn nicht mit Vorlagen/Gehaltstypen verknüpft. |
Einheiten | Archivieren | Ja, aber alle zugehörigen Daten gehen verloren. |
Fähigkeiten | Löschen | Ja, kann ohne Systemwarnung gelöscht werden. |
Besondere Hinweise zum Beenden eines Arbeitsverhältnisses
Wenn Sie ein Arbeitsverhältnis beenden (einen Benutzer inaktivieren):
- Das System behält alle historischen Daten.
- Alle zukünftigen Schichten, die diesem Benutzer zugewiesen sind, werden automatisch nicht zugewiesen.
- Sie können den Benutzer später reaktivieren, wenn er in das Unternehmen zurückkehrt.
Wenn Sie stattdessen wählen, einen Benutzer zu löschen, werden alle historischen Daten, die mit diesem Mitarbeiter verbunden sind, dauerhaft aus dem System entfernt.
