Checklista för lönehanteringsprocessen
Uppdaterad
av
Leigh Hutchens
Effektiv lönekörning är avgörande för att driva korrekta och tidsenliga operationer. Quinyx erbjuder ett strukturerat arbetsflöde som hjälper löneadministratörer att hantera varje steg med förtroende och tydlighet. Guiden nedan beskriver hela löneprocessen, från förberedelse till rapportering, och kan användas som en referens eller praktisk checklista för att säkerställa att inget missas under varje lönecykel. Oavsett om du är ny i processen eller förfinar din rutin, stöder denna steg-för-steg-översikt konsekvens, efterlevnad och kontroll.
1. Förbered för lönekörning
- Granska tidrapporter: Säkerställ att alla anställdas tidrapporter är inlämnade och godkända.
- Kontrollera frånvaro: Verifiera att all frånvaro är registrerad och godkänd.
- Validera schemaändringar: Bekräfta att eventuella schemaändringar är uppdaterade och godkända.
2. Initiera löneexport
- Gå till lönepostmodulen: Navigera till lönekörnings-sektionen inom Quinyx.
- Välj löneperiod: Välj den lämpliga löneperioden för bearbetning.
- Generera exportfil: Skapa lönefilen, som inkluderar all relevant data för den valda perioden.
3. Granska exporterad data
- Verifiera anställdas uppgifter: Säkerställ att anställdas information är korrekt och uppdaterad.
- Kontrollera timmar och satser: Bekräfta att arbetade timmar och löneposter är korrekta.
- Bedöm avdrag och förmåner: Granska eventuella avdrag eller förmåner som tillämpas på anställdas löner.
4. Integrera med lönesystemet
- Importera data: Överför den exporterade filen till er organisations lönesystem.
- Bearbeta löneposter: Kör löneposterna inom ert system, tillämpa alla nödvändiga beräkningar och justeringar.
- Generera lönebesked: Skapa lönebesked för anställda, med detaljer om deras inkomster och avdrag.
5. Efter löneaktiviteter
- Distribuera lönebesked: Dela lönebesked med anställda genom de utsedda kanalerna.
- Hantera frågor: Hantera eventuella frågor eller bekymmer från anställda angående deras lönebesked.
- Arkivera dokument: Förvara lönekörningsfiler säkert för framtida referens och efterlevnad.
6. Avstämning och rapportering
- Avstäm konton: Matcha lönetransaktioner med finansiella konton för att säkerställa noggrannhet.
- Generera rapporter: Skapa rapporter för intern analys och externa efterlevnadskrav.
- Granska process: Utvärdera löneprocessen för eventuella avvikelser eller förbättringsområden.
