Übersichtsseite
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durch
Leigh Hutchens
Warum die Übersicht nützlich ist
Die Übersicht dient als Ihr zentrales Steuerungszentrum für das Workforce-Management und bietet erhebliche Vorteile, die die betriebliche Effizienz und Entscheidungsfindung verbessern. Durch die Konsolidierung kritischer Informationen in einer einzigen, anpassbaren Ansicht ermöglicht die Übersicht Managern:
- Zeit sparen: Zugriff auf alle wesentlichen Workforce-Daten an einem Ort, wodurch das Navigieren durch mehrere Bildschirme und Module entfällt
- Proaktive Entscheidungen treffen: Potenzielle Personalprobleme, Abdeckungslücken und bevorstehende Ereignisse erkennen, bevor sie zu Problemen werden
- Verbessern Sie die Reaktionszeiten: Identifizieren und adressieren Sie schnell ausstehende Anfragen, Genehmigungen und Planungsprobleme mit direkten Links zu den relevanten Sektionen
- Sichtbarkeit verbessern: Erhalten Sie Echtzeiteinblicke in Personalstärken, Schichtabdeckungsprozente und bevorstehende Personalbedarfe auf verschiedenen Organisationsebenen
- Arbeitsabläufe optimieren: Nutzen Sie die integrierte Navigation, um nahtlos von Übersichtseinblicken zu umsetzbaren Aufgaben in der Zeitplanansicht zu wechseln
Egal, ob Sie eine einzelne Einheit verwalten oder mehrere Bezirke überwachen, die Übersicht passt sich Ihrem Verantwortungsbereich an und stellt sicher, dass Sie immer die richtigen Informationen zur Hand haben, um eine optimale Arbeitsleistung und Mitarbeiterzufriedenheit zu gewährleisten.
Greifen Sie einfach auf Informationen zu Ereignissen, Personal und Planung zu. Abhängig von Ihrer Auswahl im Gruppenselektor werden die relevanten Daten für Ihren Bezirk, Ihre Einheit oder Sektion angezeigt.
Standard-Übersicht-Widgets
Die Standard-Übersicht-Widgets sind:
Widget-Name | Hauptfunktion |
Zusammenfassung des Standorts | Schlüsselkennzahlen (KPIs), die geplante Mitarbeiter, Stunden, nicht zugewiesene Schichten und Schichtabdeckung für den ausgewählten Zeitraum anzeigen. |
Heutige Übersicht | Ein Echtzeit-Schnappschuss der Mitarbeiteranwesenheit, einschließlich verspäteter Ankünfte, Nichterscheinen und aktueller Abwesenheiten. |
Bevorstehende Ereignisse | Eine Liste bevorstehender Aktivitäten, wie Geburtstage, Ablauf von Fähigkeiten und ausstehende Abwesenheits-/Schichtanfragen. |
Personalplanung | Ein Vergleichsdiagramm der Geplanten Stunden im Vergleich zu tatsächlich geleisteten (gestempelten) Stunden für den aktuellen Tag, die Woche oder den Monat. |
Bedarf an Genehmigung | Eine konsolidierte Ansicht von Anfragen, die eine Genehmigung des Managers erfordern (z. B. Abwesenheitsanfragen und Schichtbuchungen) und sofortige Abdeckungslücken. |
Schichtabdeckung | Eine visuelle Darstellung aller Schichten und zugewiesenen Schichten. |
Zusammenfassung des Standorts
In der Zusammenfassung des Standorts können Manager schnell den aktuellen Planungsstatus verstehen und sehen, wo Handlungsbedarf besteht.
- Geplante Mitarbeiter: Der KPI für geplante Mitarbeiter zeigt die Anzahl der Mitarbeiter, die am aktuellen Tag, am darauffolgenden Tag oder innerhalb eines 24-Stunden-Zeitraums eingeplant sind.
- Geplante Stunden: Der KPI für Geplante Stunden zeigt die Anzahl der Geplanten Stunden am aktuellen Tag, am darauffolgenden Tag oder innerhalb eines 24-Stunden-Zeitraums.
- Nicht zugewiesene Schichten: Der KPI für nicht zugewiesene Schichten zeigt die Anzahl der nicht zugewiesenen Schichten innerhalb des aktuellen Tages, des folgenden Tages oder innerhalb eines 24-Stunden-Zeitraums. Dieser KPI kann als Indikator dafür verwendet werden, wie viele Schichten besetzt werden müssen.
- Schichtabdeckung: Der KPI für Schichtabdeckung gibt den Prozentsatz der Schichten mit zugewiesenen Mitarbeitern im Vergleich zur Anzahl der nicht zugewiesenen Schichten innerhalb des aktuellen Tages, des folgenden Tages oder innerhalb eines 24-Stunden-Zeitraums an. Dieser KPI hilft Ihnen, schnell den Prozentsatz der Schichten zu verstehen, die besetzt werden müssen.
Heutige Übersicht
Die heutige Übersicht bietet einen Echtzeit-Schnappschuss der Anwesenheit, der Ihnen ein sofortiges Gefühl dafür gibt, wie sich der Tag entwickelt. Anstatt an mehreren Stellen nachzusehen, wer bald anfängt, wer bereits vor Ort ist, wer zu spät kommt oder wer nicht erschienen ist, erhalten Sie all diese Informationen direkt auf der Übersicht.
Es ist die Ansicht, die Sie morgens als erstes öffnen und im Laufe des Tages immer wieder aufrufen, um sicherzustellen, dass Sie die benötigte Abdeckung haben. Wenn jemand zu spät kommt, einen Stempelvorgang verpasst oder eine Abwesenheit eine Personallücke verursacht, sehen Sie es sofort. Das macht es viel einfacher, Maßnahmen zu ergreifen - eine Schicht neu zuzuweisen, eine Vertretung zu arrangieren oder potenzielle Probleme zu lösen, bevor sie größer werden.
Die heutige Übersicht besteht aus zwei Teilen: Mitarbeiteranwesenheit und Abwesenheiten heute.
Mitarbeiteranwesenheit
Diese Sektion zeigt Mitarbeiter mit Schichten oder Stempelvorgängen innerhalb eines 4-Stunden-Fensters (aktuelle Zeit ± 2 Stunden). Die Liste ist nach der Schichtstartzeit (oder Stempelvorgangsstartzeit, wenn keine Schicht existiert) sortiert. Wenn relevant, enthält jede Zeile ein Statuslabel.
Statuslabel | Wann es erscheint |
Bald beginnend | Zeigt 15 Minuten vor Schichtbeginn an. |
Eingestempelt | Aktiver Stempelvorgang existiert. |
Verspätet | Kein Stempelvorgang innerhalb von 0–60 Minuten nach Schichtbeginn. |
Verspätet: [Zeit] | Mitarbeiter hat nach Schichtbeginn eingestempelt, [Zeit] zeigt die Zeit zwischen Schichtbeginn und Stempelvorgangsstart. |
Nicht erschienen | Noch nicht eingestempelt >1h nach Schichtbeginn. |
Ausgestempelt | Frühes Ausstempeln vor dem Ende der Schicht. |
Sie können die Liste mit dem Statusfilter über den Elementen filtern. Wenn Sie alle Mitarbeiter auswählen, wird die vollständige Liste angezeigt.
Schließlich können Sie auch direkt zum heutigen Zeitplan gehen, indem Sie auf Alle Schichten anzeigen klicken.
Besondere Zeitberichterstattungsfälle
- Stempeln ohne Zeitplan: Stempelvorgänge erscheinen in der Liste, solange der Stempelvorgang existiert. Die Startzeit des Stempelvorgangs bestimmt seine Position in der Liste.
- Abweichungsbericht: Es werden nur die Status Eingestempelt oder Bald beginnend angezeigt.
- Ein- und Ausstempeln sowie Pausen: Wenn ein Mitarbeiter während einer Pause ausgestempelt ist, wird er dennoch als eingestempelt angezeigt. In dieser ersten Version berücksichtigt das Widget nur die Start- und Endzeiten der Stempelvorgänge.
Abwesenheiten heute
Diese Sektion zeigt alle genehmigten Abwesenheiten für heute zwischen 00:00–23:59.
Wissenswertes über die heutige Übersicht
- Widget-Daten: Das Widget spiegelt alle Daten wider, die in der Einheit oder Sektion, die Sie betrachten, verfügbar sind. Geteilte Mitarbeiter, die in dieser Einheit oder Sektion arbeiten, werden angezeigt, falls zutreffend.
- Datenaktualisierung:
- Stempeldaten werden alle 5 Minuten automatisch aktualisiert.
- Schichtdaten werden alle 3 Stunden aktualisiert.
- Das Neuladen der Seite zeigt immer die neuesten verfügbaren Informationen an.
- Berechtigungen: Sie benötigen mindestens Lesezugriff auf die Planung, um das Widget anzuzeigen. Um jede Sektion zu sehen:
- Mitarbeiteranwesenheit: Planung → Stempelvorgänge (≥ lesen).
- Abwesenheiten heute: Planung → Abwesenheiten (≥ lesen).
- Sichtbarkeit: Das Widget ist auf Desktop, Mobilgerät oder Tablet sichtbar.
- Übersicht Benutzer: Das Widget wird auf einer Einheit- und Sektionsebene-Übersicht verfügbar sein.
Bevorstehende Ereignisse
Das Bevorstehende Ereignisse Widget enthält Informationen zu verschiedenen bevorstehenden Ereignissen und ist nach zeitlichem Auftreten sortiert, wobei die zeitlich nächstgelegenen Ereignisse zuerst in der Liste erscheinen. Die folgenden Informationen werden in diesem Widget angezeigt:
- Abwesenheitsanfragen
- Vereinbarungsausläufe
- Zuweisungsanfrage für genehmigenden Manager
- Geburtstage
- Schichtbuchungen von nicht zugewiesenen Schichten
- Schichttauschanfragen
- Schichtaufhebungsanfragen
- Fähigkeitsausläufe
Abhängig von Ihren Zugriffsrechten werden möglicherweise nur Elemente angezeigt, die zu einigen der oben genannten Kategorien gehören.
Filtern bevorstehender Ereignisse in der Übersicht
Sie können mit der Sektion für bevorstehende Ereignisse interagieren, indem Sie die Ereignisse herausfiltern, die Sie sehen möchten. Zusätzlich können Sie auch die Anzahl der Ereignisse für jede Gruppe von Ereignissen sehen.
Wenn es keine bevorstehenden Ereignisse gibt, zeigt die Seite einen leeren Zustand ähnlich dem untenstehenden Beispiel an.
Personalplanung
Dieses Widget ist so eingestellt, dass es Daten für den aktuellen Tag, die Woche oder den Monat anzeigt. Das Widget enthält ein Diagramm, das Geplante Stunden im Verhältnis zu gearbeiteten Stunden anzeigt. Die Auswahl der Tagesansicht zeigt die Anzahl der geplanten und gestempelten Stunden, gruppiert nach Stunde des Tages. Die Auswahl der Wochen- oder Monatsansicht zeigt die gleichen Daten, jedoch gruppiert nach Tag der Woche bzw. Monat.
Wenn Sie über einen Balken im Diagramm fahren, wird die Anzahl der geplanten vs. gearbeiteten Stunden für diese Stunde oder diesen Tag angezeigt.
Innerhalb des Staffing-Diagramms können Sie die spezifischen Daten für den ausgewählten Zeitraum sehen. Ein Klick auf eine der Balken im Diagramm leitet Sie zur Zeitplanansicht für diesen bestimmten Tag, diese Woche oder diesen Monat weiter.
Planung
Diese Widgets enthalten planungsbezogene Informationen und zeigen Daten für die kommenden vier Wochen (28 Tage) an.
Genehmigung erforderlich
Genehmigung erforderlich enthält Informationen über die Anzahl der ausstehenden Abwesenheiten und Schichtanfragen, die die Genehmigung des Managers benötigen.
- Abwesenheitsanfragen: Die Anzahl der Abwesenheitsanfragen wird für die kommenden 28 Tage gezählt.
- Schichtbuchungen zur Genehmigung: Dies ist die Anzahl der Schichtbuchungen, nicht die Anzahl der Schichten, für die Mitarbeiter sich beworben haben. Wenn beispielsweise eine Schicht vorhanden ist, für die sich vier Mitarbeiter beworben haben, wird dies als vier Schichtbuchungen angezeigt, nicht als eine. Anfragen zur Schichtaufhebung sind in dieser Zählung nicht enthalten.
- Anfragen anzeigen: Unter der Anzahl der ausstehenden Anfragen gibt es einen neuen Link namens Anfragen anzeigen , der Sie zum Benachrichtigungsbereich der Zeitplanansicht weiterleitet, wo Sie ausstehende Anfragen leicht lösen können.
Schichtabdeckung
Innerhalb der Schichtabdeckung können Sie die Anzahl der nicht zugewiesenen Schichten und den verbundenen Prozentsatz der Schichtabdeckung sehen.
- Schichtabdeckung: Die Schichtabdeckung zeigt an, welcher Anteil aller Schichten derzeit nicht zugewiesen ist. Die Formel zur Berechnung dieses Prozentsatzes lautet: (Anzahl der zugewiesenen Schichten / (Anzahl der zugewiesenen und nicht zugewiesenen Schichten)) * 100.
- Nicht zugewiesene Schichten: Die Anzahl der nicht zugewiesenen Schichten.
- Kommenden Zeitplan anzeigen: Unter der Anzahl der Schichtabdeckung und nicht zugewiesenen Schichten gibt es einen neuen Link namens Kommenden Zeitplan anzeigen , der Sie zur Zeitplanansicht der kommenden 28 Tage weiterleitet, sodass Sie diese Schichten einfach zuweisen und die Schichtabdeckung in Ihrer Einheit erhöhen können.
Anpassen von Widgets
Zusätzlich zu den Widgets, die Quinyx standardmäßig anzeigt, können Sie prognosebezogene Widgets anzeigen. Gehen Sie dazu zu Kontoeinstellungen > Optimierungseinstellungen > variable Einstellungen und erlauben Sie die verschiedenen Widgets in der Übersicht Spalte.
Zugriffsrechten
Bitte lesen Sie mehr über Zugriffsrechte für detailliertere Informationen darüber, welche Zugriffsrechte erforderlich sind, um bestimmte Elemente auf der Übersicht anzeigen zu können.
