Vereinbarungsvorlagen erstellen

Updated 26/7/21 durch Leigh Hutchens

Klicken Sie hier, um mehr über das Erstellen und Verwenden von Vereinbarungsvorlagen zu erfahren.

Was sind Vereinbarungsvorlagen?

Eine Vereinbarung kann als Rahmen angesehen werden, der festlegt, welche Arbeitszeitregelungen für einen Arbeitnehmer gelten, zum Beispiel, ob ein Mitarbeiter auf monatlicher oder stündlicher Basis bezahlt wird, wie viele Stunden pro Woche gearbeitet werden müssen, was der Dienstzeitraum ist, welche Beschäftigungsquote der Mitarbeiter hat und vieles mehr. Die Vereinbarungsvorlage legt fest, für welche Zeiten/Zeiträume Zuschläge generiert werden sollen, wie Überstunden für den Mitarbeiter zu berechnen sind und welche Gehaltsarten und Abwesenheitsgründe für den Mitarbeiter gelten.

Wie werden Vereinbarungsvorlagen verwendet?

Eine Vereinbarungsvorlage wird verwendet, um einen Rahmen für Mitarbeiter hinsichtlich ihrer Arbeitszeiten, Überstundenberechnungen usw. zu schaffen. Außerdem werden Warnungen in der Zeitplanung angezeigt, wenn Sie gegen eine der konfigurierten Regeln verstoßen, zum Beispiel erhalten Sie eine Warnung, wenn Sie eine Schicht für mehr als 10 Stunden planen, wenn dieser Wert von der Vereinbarungsvorlage vorgegeben wird. Ein Manager kann die Warnung übergehen und trotzdem genehmigen, aber sowohl die Warnung als auch die Übertretung der Regel werden in Quinyx protokolliert. Alle konfigurierten Regeln sollten als Unterstützung für die Planer gesehen werden, um ihnen zu helfen, betriebliche Regeln und allgemeine Gesetze einzuhalten.

Wenn Sie zwei verschiedene Gruppen von Mitarbeitern haben, die zum Beispiel unterschiedliche ungünstige Arbeitszeiten oder unterschiedliche Berechnungsmethoden für Überstunden haben, benötigen Sie möglicherweise mehr als eine Vereinbarungsvorlage.

Arbeitszeitregelungen und andere anwendbare Bestimmungen werden in der Regel durch gesetzliche Vorgaben, einen Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung geregelt. Prüfen Sie, was in Ihrem Unternehmen zutrifft.

Einige Einstellungen in einer Vereinbarungsvorlage wie Feiertage oder Zeitkontenberechnungen basieren immer auf den Vorlageneinstellungen, aber es gibt einige Dinge, die Sie auf persönlicher Ebene für jeden Mitarbeiter ändern können. Es ist sehr üblich, Gehälter, Beschäftigungsquote, Start- und Enddatum der Vereinbarung auf persönlicher Ebene festzulegen. Sie können auch Berichte, Bilanzzeiträume usw. ändern. Wir empfehlen jedoch, diese Änderungen auf ein Minimum zu beschränken.

In der Konfigurationsphase, in der wir mit Ihnen Ihr Projekt erstellen, besprechen wir mit Ihnen, wann individuelle Vereinbarungen erforderlich sind.

Es gibt dreizehn verschiedene Bereiche, die Sie in einer Vereinbarungsvorlage konfigurieren müssen:

Details

Hier benennen Sie die Vorlage, legen beliebige Integrationsschlüssel fest, d.h. ob die Vorlage in irgendeiner Art von Integration mit einem HR-/Personalabrechnungssystem verwendet wird. Sie können bei Bedarf auch einen Kommentar hinzufügen.

Gehalt

Wenn Sie Kosten in Statistiken anzeigen möchten, müssen Sie Gehälter in Quinyx einrichten. Die in Quinyx eingestellten Gehälter dienen nur zur Kostenkalkulation und werden nicht an die Gehaltsabrechnung gesendet. Mit dieser Funktion behalten Sie sowohl in der Planungsphase als auch danach den Überblick über Ihre Kosten.

Arbeitsstunden und Zeiträume

Legen Sie die definierten Arbeitszeiten für Zeiträume wie Dienstzeitraum, Bilanzzeitraum usw. fest.

Regeln für Arbeitszeit

Hier richten Sie Zeitregeln ein, die Warnungen generieren, wenn Sie sie während des Planungsprozesses brechen.

Zeit

Im Abschnitt Zeit können Sie verschiedene Regeln für das Stempeln und die Zeiterfassung einrichten. Der Abschnitt ist in vier Unterabschnitte unterteilt - Regeln für Arbeitszeit, Überstunden und ungünstige Arbeitszeit, Stempel- und Webpunch-Abweichungen sowie Pausenberechnungsregeln.

Ungünstige Zeit und Überstunden

Hier können Sie Zeiträume definieren, in denen Zuschläge für ungünstige Arbeitszeit (UT) und welche Zuschlagsstufe bei Überstunden generiert werden soll.

Monatliche Sollstunden pro Jahr

Legen Sie fest, ob die monatlichen Stunden auf andere Weise als die vertraglich vereinbarten Stunden berechnet werden.

E-Signing

Einrichten des Unterzeichnungsablaufs für die elektronische Unterzeichnung von Vereinbarungen.

Mobiler Stempelfluss

Entscheiden Sie, welche Funktionen verfügbar sein sollen, wenn Sie das Ein- und Ausstempeln über die mobile App zulassen.

Zeitkonten

Zeitkontenberechnungen können auf der Vereinbarungsvorlage eingestellt werden. Sie dienen dazu, in den Zeitkonten Stunden und Minuten oder Tage hinzuzufügen oder abzuziehen.

Feiertage

Definieren Sie, welche Feiertage Sie haben und ob diese besondere Gehaltsregeln oder Zuschläge haben sollen.

Abwesenheitsgründe

Entscheiden Sie, welche Abwesenheitsgründe vom Mitarbeiter beantragt oder vom Vorgesetzten hinzugefügt werden sollen.

Gehaltsarten

Wählen Sie die Gehaltsarten aus, die für die Vereinbarungsvorlage aktiv sein sollen.

Vereinbarungsvorlage mit einem Mitarbeiter verbinden

Nachdem Sie eine Vereinbarungsvorlage erstellt haben, können Sie sie einem Mitarbeiter zuweisen.

Die Anzahl der Vereinbarungsvorlagen, die Sie pro Mitarbeiter verwenden können, ist unbegrenzt.

User Stories

Als Manager in Quinyx kann ich:

  • Informationen zu allen Vereinbarungseinstellungen sehen, hinzufügen und bearbeiten, die für einzelne Vereinbarungen in den Vereinbarungsvorlagen definiert wurden.
  • Zeiterfassungseinstellungen in der Vereinbarungsvorlage sehen, hinzufügen und bearbeiten.
  • Einstellungen zu Abwesenheitsgründen in der Vereinbarungsvorlage sehen, hinzufügen und bearbeiten.
  • Einstellungen für ungünstige Arbeitszeiten in der Vereinbarungsvorlage sehen, hinzufügen und bearbeiten.
  • Einstellungen für Überstunden in der Vereinbarungsvorlage sehen, hinzufügen und bearbeiten.
  • Einstellungen für Gehaltsart in der Vereinbarungsvorlage sehen, hinzufügen und bearbeiten.
  • Feiertagseinstellungen in der Vereinbarungsvorlage können Sie sehen, hinzufügen, hochladen und bearbeiten.
  • Einstellungen für monatliche Sollstunden in der Vereinbarungsvorlage sehen, hinzufügen und bearbeiten.
  • Einstellungen für den mobilen Stempelfluss in der Vereinbarungsvorlage sehen und bearbeiten.
  • E-Signing-Einstellungen in der Vereinbarungsvorlage (einschließlich der Auswahl hochgeladener PDF-Vorlagen) sehen, hinzufügen und bearbeiten.
  • Informationen zur Vereinbarungsvorlagen-ID in den Details der Vereinbarungsvorlage sehen.

Häufig gestellte Fragen

F: Kann ich mehr als eine Vereinbarungsvorlage pro Mitarbeiter verwenden?

A: Die Anzahl der Vereinbarungen, die Sie für einen Mitarbeiter konfigurieren können, ist unbegrenzt.

F: Kann ich mehrere Einheiten in einer Vereinbarungsvorlage festlegen?

A: Nein, Sie können nicht mehr als eine Einheit in einer Vereinbarung haben, jedoch können Sie mehrere Vereinbarungen mit unterschiedlichen Einheiten pro Mitarbeiter haben.


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