Arbeiten mit Vertragsvorlagen
Updated
durch
Daniel Sjögren
Was sind Vereinbarungsvorlagen?
Eine Vereinbarung kann als Rahmen betrachtet werden, der definiert, welche Regeln für die Arbeitszeit für einen Mitarbeiter gelten, zum Beispiel, ob der Mitarbeiter monatlich oder stündlich bezahlt wird, das Arbeitszeitkontingent des Mitarbeiters, den Berechnungszeitraum, das Beschäftigungsniveau und vieles mehr. Die Vereinbarungsvorlage legt die Zeiten/Perioden fest, für die unsoziale Arbeitszeiten-Zahlungen generiert werden sollen, wie Überstunden für den Mitarbeiter berechnet werden sollen und welche Lohnarten und Abwesenheitsgründe für den Mitarbeiter gelten.
Wie werden Vereinbarungsvorlagen verwendet?
Eine Vereinbarungsvorlage wird verwendet, um einen Rahmen für Mitarbeiter in Bezug auf ihre Arbeitszeiten, Überstundenberechnungen usw. zu schaffen. Sie löst auch Warnungen aus, wenn Sie gegen eine der konfigurierten Regeln verstoßen, z.B. wenn Sie festgelegt haben, dass die maximale Schichtlänge 10 Stunden beträgt, erhalten Sie eine Warnung, wenn Sie eine Schicht für mehr als 10 Stunden planen. Ein Manager kann die Warnung außer Kraft setzen und sie dennoch genehmigen, aber die Warnung und die Aufhebung werden in Quinyx protokolliert. Alle eingerichteten Regeln sollten als Unterstützung für die Planer gesehen werden, um ihnen bei der Einhaltung von Regeln und Gesetzen zu helfen.
Wenn Sie zwei verschiedene Gruppen von Mitarbeitern haben, die unterschiedliche Zeiten mit unsozialen Arbeitszeiten oder unterschiedliche Methoden zur Berechnung von Überstunden haben, benötigen Sie möglicherweise mehr als eine Vereinbarungsvorlage.
Einige Einstellungen in einer Vereinbarungsvorlage basieren immer auf den Vorlageneinstellungen, aber es gibt einige Dinge, die Sie auf persönlicher Ebene für jeden Mitarbeiter ändern können. Es ist sehr üblich, Gehälter, Beschäftigungsquoten sowie Start- und Enddaten auf persönlicher Ebene festzulegen. Sie können auch Berichterstattung, Bilanzzeiträume usw. ändern, aber wir empfehlen, diese Änderungen auf ein Minimum zu beschränken.
Während der Konfigurationsphase, wenn wir mit Ihnen zusammenarbeiten, um Ihr Projekt zu erstellen, werden wir mit Ihnen besprechen, wann die Notwendigkeit für personalisierte Vereinbarungen besteht. Hier gibt es vierzehn verschiedene Bereiche, die Sie in einer Vereinbarungsvorlage konfigurieren müssen.
Hier geben Sie der Vorlage einen Namen und legen alle Integrations-Schlüssel fest, d.h. ob die Vorlage in irgendeiner Art von Integration mit einem HR-/Gehaltssystem verwendet wird. Bei Bedarf können Sie auch einen Kommentar hinzufügen. | |
Wenn Sie Kosten in Statistiken anzeigen möchten, müssen Sie Gehälter in Quinyx einrichten. Die in Quinyx festgelegten Gehälter dienen nur zur Unterstützung bei der Kostenberechnung und werden nicht an die Gehaltsabrechnung gesendet. Diese Funktion kann Ihnen helfen, Ihre Kosten sowohl in der Planungsphase als auch danach im Auge zu behalten. | |
Legen Sie die definierten Arbeitsstunden für Zeiträume wie den Zeitplanzeitraum, den Bilanzzeitraum usw. fest. | |
Hier legen Sie Zeitregeln fest, die Warnungen generieren, wenn Sie sie während des Planungsprozesses verletzen. | |
Der Abschnitt "Zeit" ermöglicht es Ihnen, verschiedene Regeln in Bezug auf Stempelvorgänge und Zeiterfassung festzulegen. Der Abschnitt ist in vier Unterabschnitte unterteilt - Regeln für Stempelvorgänge, Überstunden und unsoziale Zeit, Abweichungen bei Stempelvorgängen und Webpunch sowie Regeln zur Pausenberechnung. | |
Hier können Sie festlegen, in welchen Zeiträumen UT generiert werden soll und auf welcher OT-Stufe gearbeitet werden soll, wenn Überstunden anfallen. | |
Legen Sie fest, ob monatliche Stunden auf andere Weise als auf den vereinbarten Stunden berechnet werden sollen | |
Richten Sie den Signaturfluss für die elektronische Unterschrift bei Vereinbarungen ein | |
Entscheiden Sie, welche Funktionen verfügbar sein sollen, wenn Sie das Stempeln über die mobile App zulassen. | |
Time Trackers ist ein einzigartiger Begriff von Quinyx. Es handelt sich um eine Funktion zur Erfassung von Stunden und Minuten oder Tagen. | |
Definieren Sie, welche Feiertage Sie haben und ob sie spezifische Gehaltsregeln oder zusätzliche Vergütungen haben sollten. | |
Entscheiden Sie, welche Arten von Abwesenheiten von Mitarbeitern beantragt oder von Managern hinzugefügt werden können. | |
Aktivieren Sie die Gehaltsarten, die für die Vereinbarungsvorlage gültig sein sollen. | |
Quinyx verfügt über die Funktionalität zur Unterstützung von Pausen. Die Pausenfunktion dient hauptsächlich der Einhaltung der Arbeitsgesetze in den USA. Sie können sie jedoch auch verwenden, wenn Sie sich nicht in den USA befinden. Diese Arbeitsgesetze regeln die Arbeitszeiten der Mitarbeiter und berücksichtigen Ruhe- und Essenspausen, um die Mitarbeiter effektiv bei einer ausgewogenen Work-Life-Balance zu unterstützen. |
Kopieren einer Vertragsvorlage
Sie können Kopien von bestehenden Vertragsvorlagen erstellen, wenn Sie die meisten Einstellungen der Originalvorlage beibehalten und nur einige wenige ändern möchten.
So kopieren Sie eine Vertragsvorlage:
- Navigieren Sie zu Kontoeinstellungen > Vertragsvorlagen.
- Klicken Sie auf das Kopiersymbol neben der Vertragsvorlage, die Sie kopieren möchten.
- Geben Sie der kopierten Vertragsvorlage optional einen neuen Namen und einen Integrationsschlüssel.
- Klicken Sie auf Speichern.
Verknüpfen Sie die Vereinbarungsvorlage mit einer Mitarbeiterkarte
Sobald Sie eine Vereinbarungsvorlage erstellt haben, können Sie sie mit einer Mitarbeiterkarte verknüpfen.
Benutzerstories
Als Manager kann ich in Quinyx:
- Sie können alle Einstellungen für Vereinbarungen in den Vereinbarungsvorlagen einsehen, hinzufügen und bearbeiten.
- Sie können die Einstellungen für das Zeitkonto in der Vereinbarungsvorlage einsehen, hinzufügen und bearbeiten.
- Sie können die Einstellungen für den Urlaubstyp in der Vereinbarungsvorlage einsehen, hinzufügen und bearbeiten.
- Sie können die Einstellungen für den UT-Zeitraum in der Vereinbarungsvorlage einsehen, hinzufügen und bearbeiten.
- Sie können die Einstellungen für den Überstundenzeitraum in der Vereinbarungsvorlage einsehen, hinzufügen und bearbeiten.
- Sie können die Einstellungen für den Gehaltstyp in der Vereinbarungsvorlage einsehen, hinzufügen und bearbeiten.
- Sie können die Einstellungen für Feiertage in der Vereinbarungsvorlage einsehen, hinzufügen, hochladen und bearbeiten.
- Sie können die Einstellungen für die monatlichen Stunden in der Vereinbarungsvorlage einsehen und ändern.
- Sie können die Einstellungen für den mobilen Stempelvorgang in der Vereinbarungsvorlage einsehen und ändern.
- Sie können die Einstellungen für die elektronische Unterschrift in der Vereinbarungsvorlage einsehen, hinzufügen und bearbeiten (einschließlich der Auswahl hochgeladener PDF-Vorlagen).
- Sie können Informationen zur ID der Vereinbarungsvorlage in den Details der Vereinbarungsvorlage einsehen.
Häufig gestellte Fragen
F: Kann ich mehr als eine Vereinbarungsvorlage pro Mitarbeiter verwenden?
A: Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Vereinbarungen, die Sie für einen Mitarbeiter konfigurieren können.
F: Kann ich mehrere Einheiten in einer Vereinbarungsvorlage festlegen?
A: Nein, Sie können nicht mehr als eine Einheit in einer Vereinbarung haben; jedoch können Sie mehrere Vereinbarungen mit unterschiedlichen Einheiten pro Mitarbeiter haben.
