Arbeta med avtalsmallar
Uppdaterad
av
Daniel Sjögren
Vad är avtalsmallar?
Ett avtal kan ses som en ram som definierar vilka regler angående arbetstid som gäller för en anställd, till exempel om den anställde betalas månadsvis eller per timme, arbetstagarens heltidsmått, beräkningsperiod, anställningsgrad och mycket mer. Avtalsmallen reglerar de tider / perioder som betalningar för Obekväm arbetstid ska genereras, hur övertid ska beräknas för den anställde och vilka lönearter och frånvaroorsaker som gäller för den anställde.
Hur används avtalsmallar?
En avtalsmall används för att skapa en ram för anställda när det gäller deras arbetstid, övertidsberäkningar etc. Det håller också koll på regler och ger varningar om du bryter mot någon av de konfigurerade reglerna, t.ex. om du har ställt in att maximal skiftlängd är 10 timmar får du en varning om du planerar ett skift som är längre än 10 timmar. En chef kan överskrida varningen och ändå godkänna den, men varningen och överskridningen loggas i Quinyx. Alla uppsatta regler bör ses som stöd för schemaläggarna för att hjälpa dem att följa regler och lagar.
Om du har två olika grupper av anställda som har olika ob-perioder eller olika sätt att beräkna hur övertid ska genereras, kan du behöva ha mer än en avtalsmall för dina olika grupper av anställda.
Vissa inställningar i en avtalsmall baseras alltid på mallinställningarna, men det finns några inställningar som kan ändras på en personlig nivån för varje anställd. Det är mycket vanligt att sätta löner, sysselsättningsgrad, start- och slutdatum på personlig nivå. Du kan också ändra rapportering, beräkningsperioder mm., men vi rekommenderar att du ändrar så lite som du behöver på personlig nivå.
Under konfigurationsfasen, när vi arbetar med dig för att skapa dina avtalsmallar, kommer vi att diskutera med dig när behovet av personliga avtal uppstår.
Det finns tretton olika områden som du måste konfigurera i en avtalsmall:
Det är här du namnger mallen, ställer in eventuella integrationsnycklar, dvs om mallen kommer att användas i någon typ av integration med ett HR / lönesystem. Du kan också lägga till en kommentar, om det behövs. | |
Om du vill kunna se kostnader i statistik måste du ställa in löner i Quinyx. Lönerna som anges i Quinyx är bara för att hjälpa till med kostnadsberäkningar och skickas inte till Lön. Denna funktion kan hjälpa dig att hålla koll på dina kostnader både i planeringsfasen och efteråt. | |
Ställ in de definierade arbetstiderna för perioder som schema, beräkningsperiod etc. | |
Det är här du ställer in tidsregler som genererar varningar när du bryter dem vid schemaläggning | |
I avsnittet Tid kan du ställa in olika regler för stämpling och tidsrapportering. Avsnittet är uppdelat i fyra underavsnitt - Regler för stämpling, Övertid och ob- tid, och Stämplings- och Webpunch-avvikelser och Rast -beräkningsregler. | |
Här kan du definiera perioder då OB ska genereras och vilken erstättningsnivå som ska genereras vid övertid. | |
Definiera om månatliga timmar beräknas på något annat sätt än på de avtalade timmarna | |
Ställ in signeringsflödet för e-signatur på avtal (E-signering är en egen modul och kräver licensavtal med Quinyx) | |
Bestäm vilka funktioner som ska vara tillgängliga om du tillåter anställda att stämpla via mobilappen. | |
Time Trackers är en unik Quinyx-term. Det är en funktion för att hålla reda på timmar och minuter eller dagar. | |
Definiera vilka helgdagar du har och om specifika regler gäller för dessa dagar. Du kan definiera separat Ob erstättning, övertidsersättning och ha specifika regler för dessa dagar. | |
Bestäm vilka frånvaroorsaker som ska finnas tillgängliga för anställda att ansöka, eller kunna läggas till av chefen. | |
Markera de lönearter som ska vara aktiva för avtalsmallen. | |
Quinyx har funktionen för att stödja matraster. Matrastfunktionen finns huvudsakligen för att tillgodose arbetslagstiftningen i USA, men du kan naturligtvis använda den även om du inte befinner dig i USA. I en väldigt kortfattad bemärkelse skyddar dessa arbetslagar anställdas arbetstid som tar hänsyn till vila och matraster för att effektivt stödja anställd med en rättvis balans mellan arbete och privatliv. |
Kopiera en avtalsmall
Du kan göra kopior av befintliga avtalsmallar om du vill behålla de flesta av inställningarna i den ursprungliga mallen och bara ändra några få.
För att kopiera en avtalsmall:
- Navigera till Kontoinställningar > Avtalsmallar.
- Klicka på kopierings-ikonen till höger om den avtalsmall du är intresserad av att kopiera.
- Ge den kopierade avtalsmallen ett nytt, frivilligt namn och integrationsnyckel.
- Klicka på Spara.
Associera avtalsmall med en anställd
När du har skapat en avtalsmall kan du associera den till med en eller flera anställda.
Användningsområden
Som chef i Quinyx kan jag:
- Se, lägga till och redigera information för alla avtalsinställningar vi har för enskilda avtal i avtalsmallarna.
- Se, lägga till och redigera Time Tracker-inställningar i avtalsmallen.
- Se, lägga till och redigera inställningar för lämna typ i avtalsmallen.
- Se, lägga till och redigera OB-periodinställningar i avtalsmallen.
- Se, lägga till och redigera inställningar för Övertid i avtalsmallen.
- Se, lägga till och redigera lönearter i avtalsmallen.
- Se, lägga till, ladda upp och redigera helgdagsinställningar i avtalsmallen.
- Se, lägga till och redigera inställningar för månadstimmar i avtalsmallen.
- Se och ändra inställningar för mobila punchflöden i avtalsmallen.
- Se, lägga till och redigera inställningar för e-signering i avtalsmallen (inklusive att välja uppladdade pdf-mallar).
- Se information om avtalsmallarnas ID i avtalsmallens detaljer.
Vanliga frågor
F: Kan jag använda mer än en avtalsmall per anställd?
S: Det finns ingen gräns för antalet avtal du kan konfigurera för en anställd.
F: Kan jag ställa in flera enheter på en avtalsmall?
S: Nej, du kan inte ha mer än en enhet i ett avtal, men du kan ha flera avtal med olika enheter per anställd.
