Arbeta med avtalsmallar

Uppdaterad 27/9/21 av Leigh Hutchens

Klicka här för att läsa mer om att skapa och använda avtalsmallar.

Vad är avtalsmallar?

Ett avtal kan ses som en ram som definierar vilka regler angående arbetstid som gäller för en anställd, till exempel om den anställde betalas månadsvis eller per timme, arbetstagarens heltidsmått, beräkningsperiod, anställningsgrad och mycket mer. Avtalsmallen reglerar de tider / perioder som betalningar för Obekväm arbetstid ska genereras, hur övertid ska beräknas för den anställde och vilka lönearter och frånvaroorsaker som gäller för den anställde.

Hur används avtalsmallar?

En avtalsmall används för att skapa en ram för anställda när det gäller deras arbetstid, övertidsberäkningar etc. Det håller också koll på regler och ger varningar om du bryter mot någon av de konfigurerade reglerna, t.ex. om du har ställt in att maximal skiftlängd är 10 timmar får du en varning om du planerar ett skift som är längre än 10 timmar. En chef kan överskrida varningen och ändå godkänna den, men varningen och överskridningen loggas i Quinyx. Alla uppsatta regler bör ses som stöd för schemaläggarna för att hjälpa dem att följa regler och lagar.

Om du har två olika grupper av anställda som har olika ob-perioder eller olika sätt att beräkna hur övertid ska genereras, kan du behöva ha mer än en avtalsmall för dina olika grupper av anställda.

Arbetstidsregler och andra tillämpliga villkor regleras vanligtvis av ett kollektivavtal. Kontrollera vad som gäller för ditt företag.

Vissa inställningar i en avtalsmall baseras alltid på mallinställningarna, men det finns några inställningar som kan ändras på en personlig nivån för varje anställd. Det är mycket vanligt att sätta löner, sysselsättningsgrad, start- och slutdatum på personlig nivå. Du kan också ändra rapportering, beräkningsperioder mm., men vi rekommenderar att du ändrar så lite som du behöver på personlig nivå

Under konfigurationsfasen, när vi arbetar med dig för att skapa dina avtalsmallar, kommer vi att diskutera med dig när behovet av personliga avtal uppstår.

Det finns tretton olika områden som du måste konfigurera i en avtalsmall:

Detaljer

Det är här du namnger mallen, ställer in eventuella integrationsnycklar, dvs om mallen kommer att användas i någon typ av integration med ett HR / lönesystem. Du kan också lägga till en kommentar, om det behövs.

Lön

Om du vill kunna se kostnader i statistik måste du ställa in löner i Quinyx. Lönerna som anges i Quinyx är bara för att hjälpa till med kostnadsberäkningar och skickas inte till Lön. Denna funktion kan hjälpa dig att hålla koll på dina kostnader både i planeringsfasen och efteråt.

Arbetstid och perioder

Ställ in de definierade arbetstiderna för perioder som schema, beräkningsperiod etc.

Regler för timmar

Det är här du ställer in tidsregler som genererar varningar när du bryter dem vid schemaläggning

Tid

I avsnittet Tid kan du ställa in olika regler för stämpling och tidsrapportering. Avsnittet är uppdelat i fyra underavsnitt - Regler för stämpling, Övertid och ob- tid, och Stämplings- och Webpunch-avvikelser och Rast -beräkningsregler.

OB- och övertidsperioder

Här kan du definiera perioder då OB ska genereras och vilken erstättningsnivå som ska genereras vid övertid.

Månatliga nominella timmar per år

Definiera om månatliga timmar beräknas på något annat sätt än på de avtalade timmarna

E-signering

Ställ in signeringsflödet för e-signatur på avtal (E-signering är en egen modul och kräver licensavtal med Quinyx)

Mobilt punchflöde

Bestäm vilka funktioner som ska vara tillgängliga om du tillåter anställda att stämpla via mobilappen.

Time Trackers

Time Trackers är en unik Quinyx-term. Det är en funktion för att hålla reda på timmar och minuter eller dagar.

helgdagar

Definiera vilka helgdagar du har och om specifika regler gäller för dessa dagar. Du kan definiera separat Ob erstättning, övertidsersättning och ha specifika regler för dessa dagar.

Frånvarotyper

Bestäm vilka frånvaroorsaker som ska finnas tillgängliga för anställda att ansöka, eller kunna läggas till av chefen.

Lönetyper

Markera de lönearter som ska vara aktiva för avtalsmallen.

Associera avtalsmall med en anställd

När du har skapat en avtalsmall kan du associera den till med en eller flera anställda.

Det finns ingen gräns för antalet avtalsmallar du kan använda per anställd.

Användningsområden

Som chef i Quinyx kan jag:

  • Se, lägga till och redigera information för alla avtalsinställningar vi har för enskilda avtal i avtalsmallarna.
  • Se, lägga till och redigera Time Tracker-inställningar i avtalsmallen.
  • Se, lägga till och redigera inställningar för lämna typ i avtalsmallen.
  • Se, lägga till och redigera OB-periodinställningar i avtalsmallen.
  • Se, lägga till och redigera inställningar för Övertid i avtalsmallen.
  • Se, lägga till och redigera lönearter i avtalsmallen.
  • Se, lägga till, ladda upp och redigera helgdagsinställningar i avtalsmallen.
  • Se, lägga till och redigera inställningar för månadstimmar i avtalsmallen.
  • Se och ändra inställningar för mobila punchflöden i avtalsmallen.
  • Se, lägga till och redigera inställningar för e-signering i avtalsmallen (inklusive att välja uppladdade pdf-mallar).
  • Se information om avtalsmallarnas ID i avtalsmallens detaljer.

Vanliga frågor

F: Kan jag använda mer än en avtalsmall per anställd?

S: Det finns ingen gräns för antalet avtal du kan konfigurera för en anställd.

F: Kan jag ställa in flera enheter på en avtalsmall?

S: Nej, du kan inte ha mer än en enhet i ett avtal, men du kan ha flera avtal med olika enheter per anställd.


Fick du hjälp?