Webpunch ordlista

Uppdaterad av Leigh Hutchens

Förstå Webpunch-inställningar: En guide till säker och effektiv konfiguration

Webpunch är ett mångsidigt verktyg som gör det möjligt för organisationer att hantera anställdas stämplingar, skift, frånvaro och annan tidsspårningsdata. Korrekt konfiguration av dess inställningar är dock avgörande för att upprätthålla datasekretess och säkerställa smidig funktionalitet. Viktiga inställningar som "Stämplingsöversikt" och "Självbetjäning" erbjuder kraftfulla funktioner men kan exponera känslig information om de inte hanteras noggrant. Alternativ som "Tillåt kamera i Webpunch," "Kommentarsfält," och "Övertidstypval" förbättrar användbarheten, medan behörigheter och granskningsloggar ger lager av kontroll och spårbarhet. Denna artikel utforskar de kritiska Webpunch-inställningarna och erbjuder handlingsbara insikter för säker, effektiv konfiguration anpassad till organisatoriska behov.

Account manager roll

Alla användare med skrivåtkomst till kontoinställningar i sin roll kommer att ha tillgång till Webpunch-konfigurationer. Åtkomst är inte begränsad till account manager-rollen—alla roller med behörighet att ändra kontoinställningar kan hantera Webpunch och andra kontokonfigurationer.

Det mest säkra sättet att konfigurera Webpunch är att begränsa System Admin- eller Super User-åtkomst till en liten grupp av utbildade användare som fullt ut förstår konfigurationsprocessen.

Stämplingsöversikt

  • Definition: En inställning som tillåter anställda att se stämpling, skift och frånvarodata för andra anställda.
  • Konsekvenser: Kan exponera känslig personlig information om den är aktiverad.
  • Rekommendation: Aktivera endast efter samråd med Quinyx-teamet och säkerställ att det överensstämmer med sekretesspolicyer.
Varning! Möjliggör att en anställds stämpling, skift och frånvarodata kan ses av andra anställda och kan exponera personlig information. Vänligen diskutera med Quinyx-teamet innan aktivering.

Frånvaro-popup

  • Definition: En funktion som uppmanar användare att definiera frånvaroorsaken när de stämplar in sent.
  • Användningsfall: Förbättrar spårning och kategorisering av anställdas frånvaro.
  • Varför det är användbart:
    • Hjälper till att spåra och kategorisera anställdas frånvaro mer exakt.
    • Möjliggör för anställda att själva rapportera sina frånvaroskäl, vilket minskar administrativa uppföljningar.
    • Förbättrar rapportering och efterlevnad genom att säkerställa att frånvaroorsaker registreras korrekt.

Tillåt kamera i Webpunch

  • Definition: Möjliggör användning av enhetens kamera för att ta foton under stämplingsevent.
  • Användningsfall: Förbättrar verifiering och säkerhet.
Observera att denna funktion endast är tillgänglig om din organisation har aktiverat Webpunch-funktionen för att ta bilder vid stämpling in och ut. Om din organisation inte använder denna funktion, kommer du inte att påverkas av detta. För mer information om Webpunch-funktionen för att ta bilder, vänligen kontakta vårt supportteam.
För att följa GDPR-reglerna lagras alla bilder tagna med bildfångstfunktionen i Webpunch3 i 65 dagar innan de automatiskt raderas.
Läs mer om att använda bilder i Webpunch här.

Stämpla manuellt

Funktionen Stämpla manuellt tillåter anställda att manuellt ange eller justera sin stämplings-/arbetstid, istället för att använda den automatiska tidsstämpeln som registreras av Webpunch när åtgärden utförs.

  • Definition: Tillåter användare att manuellt lägga till eller redigera detaljer relaterade till sina stämplingar, såsom skift, kommentarer eller projektdetaljer.
  • Viktig notering: Inaktivering av denna inställning återställer alla underkonfigurationer till standard.
  • Bra att veta:
    • Inställningarna nedan (frånvaroorsak, kommentar, kostnadsställe, projekt och skift) är kopplade till "Stämpla manuellt-inställningen" - Denna undermeny/konfiguration visas endast om du aktiverar funktionen "Stämpla manuellt".
    • Både "Stämpla manuellt" och "Övertid"-inställningarna kan påverka löneutfallet baserat på arbetad tid, så de kräver noggrann uppmärksamhet.
Frånvaroorsak
  • Definition: En inställning som låter användare specificera orsaken till frånvaro vid stämpling in eller ut.
Kommentar
  • Definition: Tillåter redigering av kommentarer kopplade till stämplingar.
  • Användningsfall: Användbart för att ge ytterligare kontext till stämplingar.
Kostnadsställe
  • Definition: Möjliggör redigering av kostnadsstället kopplat till en stämpling.
  • Användningsfall: Säkerställer att stämplingar korrekt tillskrivs specifika kostnadsställen för ekonomisk uppföljning.
Projekt
  • Definition: En inställning som möjliggör för användaren att redigera projektet kopplat till en specifik stämpling.
  • Användningsfall: Användbart för att korrekt tillskriva arbetstimmar eller uppgifter till rätt projekt, vilket säkerställer korrekt rapportering och fakturering.
Skift
  • Definition: En inställning som tillåter användaren att ändra skiftdetaljer kopplade till en stämpling.
  • Användningsfall: Säkerställer att stämplingar tilldelas rätt skift, vilket är avgörande för korrekt tidsspårning, lönebearbetning och efterlevnad av schemapolicyer.

Övertid

  • Definition: Tillåter användare att redigera och hantera sina övertidsregister.
  • Val av övertidstyp: En underinställning som gör det möjligt för användare att bestämma hur övertid ska hanteras (t.ex. utbetalning eller tillägg till tidsbalans).
Både inställningarna för "Övertid" och "Stämpla manuellt" kan påverka löneutfallet baserat på arbetad tid, så de kräver noggrann uppmärksamhet.

Inget skift-popup

  • Definition: Ger en sekundär bekräftelse för stämplingar gjorda utan ett schemalagt skift.
  • Användningsfall: Minskar oavsiktliga stämplingar utan schema.

Visa kortnummer

  • Definition: Visar kortnumret associerat med en stämpling under stämplingshändelser. Det är numret på RFID-kortet/brickan/taggen. Så om "Visa kortnummer" är inställt på sant/visa kommer du att se numret från kortet som används i inmatningsfältet i Webpunch.
  • Implikationer: Användbart för verifiering men kan exponera känsliga detaljer om det missbrukas.

Kommentarsfält

  • Definition: Möjliggör för anställda att lägga till kommentarer vid stämpling in eller ut.
  • Användningsfall: Underlättar ytterligare kontext för avvikelser eller undantag.

Numpad

  • Definition: Aktiverar ett numeriskt tangentbord för enklare inloggning i Webpunch-gränssnittet.

Qmail

  • Definition: Ger tillgång till Qmail-meddelanden inom Webpunch-systemet.
  • Användningsfall: Centraliserar kommunikation för anställda.

Självbetjäning

  • Definition: Ger användare en översikt över andra anställdas time trackers och avancerade detaljer.
  • Implikationer: Riskabelt om det missbrukas; begränsa åtkomst för att minska dataexponering.

Anteckningar för implementering

  • Säkerställ korrekt dokumentation och utbildning för superanvändare för att undvika oavsiktliga inställningsändringar.
  • Granska regelbundet Webpunch-inställningar och granskningsloggar för att förhindra problem som dataexponering.
  • Använd ytterligare skyddsåtgärder, såsom begränsad åtkomst och tydliga interna policyer, för att anpassa Webpunch-funktionalitet med integritets- och organisationsbehov.

Ytterligare Webpunch-resurser

För ytterligare information om Webpunch se:

Fick du hjälp?