Logik kring meddelanden vid frånvaroansökan

Uppdaterad 28/4/21 av Leigh Hutchens

Introduktion

Nedan hittar du en beskrivning av den logik som används för att avgöra vilka chefer som meddelandet ska skickas till när en anställd skickar in en ansökan om ledighet. Logiken tillämpas också på fliken Manager i mobilappen, där samma logik avgör vilka frånvaroansökningar chefen kommer att ha tillgång till på den sidan.

Observera att vi inte tar upp synlighetslogiken (dvs. där en ansökan om ledighet är synlig i schemavyn) i den här artikeln. Läs mer om den logiken här .

Varför en ny logik?

  • Eftersom nuvarande logik bygger på åtkomsträttigheter och rollhantering från Classic versionen är den inte kompatibel med Quinyx nuvarande åtkomsträttigheter och rollhantering.
  • Vi har möjlighet att förenkla logiken, eftersom den gamla logiken kan komma att vara lite komplex.

Hög nivå

  • Vilka chefer ska få aviseringar (push-meddelanden via mobilappen, Qmail) när en anställd skickar in en ledighetsansökan från mobilappen eller personalportalen.
  • Vilka anställdas frånvaroansökningar hamnar under fliken Manager i mobilappen som chefen kan godkänna.
Vi fortsätter att stödja funktionen där den anställde kan välja vilken chef han vill skicka ledighetsansökan till. De chefer som presenteras i listan är ALLA chefer som har en direkt roll ovanför medarbetaren i organisationsstrukturen (avdelning/enhet/region).

Skillnader på hög nivå mellan den gamla- och den nya Quinyx-logiken

  • Chefen som valts under Chef i Kontoinställningar> Grupphantering kommer inte att meddelas med den nya Quinyx-logiken. Detsamma gäller för chefer valda under avdelning, enhet och region.
  • Funktionen Chefs-grupper som ingick i den gamla logiken (Classic) kommer inte att ingå i logiken för Quinyx frånvaroansökningar.

Logik kring meddelanden vid frånvaroansökan

För att få ett meddelande måste en chef uppfylla följande kriterier:

  • Ha skrivåtkomst för frånvaro (dvs. kunna godkänna / neka en ansökan om ledighet).
  • Ha en direkt chefroll minst en nivå över den anställdes högsta rollnivå i arbetstagarens hemenhetsträd .

När en anställd skickar en ledighetsansökan, letar den nya logiken efter en chef med en direkt roll som uppfyller ovan nämnda kriterier och som är närmast ovanför den anställdes högsta roll i hemenhetsträdet.

I exemplet nedan ser du ett av de vanligaste scenarierna, där det finns en person med en direkt anställd roll i enheten. Det finns en chef på den anställdes hemmaenhet, med rollnivå 4 med rättigheter att hantera frånvaro. I det här fallet kommer meddelandet att skickas till chefen på den anställdes hemenhet eftersom den chefen är närmaste chef ovanför anställd i hemenhetsträdet.

Ytterligare information
  • Om den anställde har en chef som anges i Rapporter till (Personer> Personuppgifter> Avancerade detaljer), kommer den chefen att få alla aviseringar och undantas från den beskrivna logiken.
  • En person (anställd och / eller chef) i Quinyx måste ha minst en direkt roll på hemenheten (avdelning ingår), men det behöver inte vara en anställd.
  • Om det finns flera chefer med samma roll i samma grupp, till exempel tre avdelningschefer, kommer de alla att få samma avisering.
  • I den här logiken skiljer vi inte mellan roller inom samma nivå, så om du har två roller på nivå 4 (med rättighet för frånvaro), kommer alla chefer på den nivån att få ett meddelande.
  • Någon med den högsta rollen i högsta gruppen, vanligtvis en kontoägare / systemadministratör, måste ha definierat en chef i Rapporter till (Personer> Personuppgifter> Avancerade detaljer), eftersom logiken helt enkelt inte fungerar för dem, eftersom det inte finns någon "ovanför" dem i trädet.
  • Vi betraktar nivåer och inte roller i den här logiken, vilket innebär att om du har flera roller på samma nivå, kommer alla roller på nivån att få aviseringar (under förutsättning att de alla har skrivrättigheter för frånvaro och ligger närmast ovanför medarbetaren i hemenhetens träd ).

Hur gör jag om jag vill att aviseringar ska hoppa över en nivå?

Om du vill att aviseringar ska hoppa över en eller flera nivåer föreslår vi att du skapar en ny roll på nivån strax ovanför den sökande anställdes nivå och tilldelar den nya rollen till de chefer som ska få aviseringarna. På så sätt kommer aviseringarna att "fångas upp" på vägen och skickas till rätt personer. T.ex., du har assisterande chefer på nivå 3, och chefer på nivå 2. Du vill inte att assisterande chefer ska få aviseringarna från anställda på nivå 4, istället vill du att de ska gå direkt till cheferna.

  1. Skapa en ny roll (se Rollhantering) med ett lämpligt namn som t.ex. "Frånvaroansökanaviseringar till chefer".
  2. Ställ in rollen på nivå 4, så att "anställd" hamnar på nivå 5.
  3. Ställ in rättigheterna för den nya rollen. Vi föreslår att du stänger av all rättigheter på rollen förutom frånvaro, ställ istället in den på "skrivrättigheter" (pennan).
  4. Tilldela rollen till alla chefer som ska få aviseringar när anställda på nivå 5 ansöker om frånvaro.

Bra-att-känna till definitioner

Hemenhetsträd

Hemenhetsträd definieras som alla de grupper som är direkt kopplade till den anställdes hemenhet. Den inkluderar alla avdelningar under hemmaenheten, hemmaenheten, regionen ovanför hemmaenheten och kundnivån.

Alla rosa grupper (avdelningar, hemmaenhet, region och kund) i exemplet ovan är en del av arbetstagarens hemenhetsträd.
Chefsroll

Alla roller i Quinyx utom medarbetarrollen anses vara chef.

Direkt roll

En direkt roll är när någon har ett medlemskap direkt i gruppen (avdelning, enhet, region eller kund). Observera att vi i logiken av frånvaroansökan endast tar hänsyn till direkta roller i logiken.

Ärvd roll

Alla roller i Quinyx ärvs ned till alla grupper under gruppen där medarbetaren / chefen har ett direkt medlemskap. Till exempel, om en chef har en direkt roll i en region, betyder det att han / hon kommer att ha en ärftlig roll i alla enheter och avdelningar under regionen.

Delade anställda

Delade anställda har medarbetarrollen i minst två avdelningar och / eller enheter inom samma region i Quinyx.

Klicka här för att titta på en video om aviseringslogik - frånvaroansökan och skiftbokningar.


Fick du hjälp?