Avtal
Uppdaterad
av
Leigh Hutchens
Lista över personer
Du kan se information om anställningsavtal i Quinyx. För att göra detta, klicka på Personer.
Vyn visar följande information:
- Anställdas namn
- Anställningsnummer
- Kontaktinformation (e-post/telefonnummer)
- Avtalens namn
- Färdigheter
- Enhet och avdelning
- Roller
Det förvalda antalet anställda som visas på en sida är 10. När det finns fler än 10 anställda, använd < >-knapparna för att navigera mellan sidorna.
Avtal-fliken i panelen för anställningsinformation
Du kan lägga till ett nytt avtal och se mer detaljerad information om de olika avtalen som är kopplade till den anställda. Du kan göra detta i fliken Avtal som finns till höger om Medarbetaruppgifter i sidopanelen Redigera anställd. För att lägga till ett nytt avtal, klicka på Lägg till nytt avtal, fyll i korrekt information och klicka på Spara. Du kan också se det aktuella avtalet för den valda anställda i denna flik. Följande information finns tillgänglig i fliken och om användning av mallen checkbox är inte markerad kan du också redigera den informationen.
Lägg till följande information i anställdens avtal:
- Avtal
- Huvudavtal
- Om det finns flera avtal visas huvudavtalet först följt av de andra avtalen baserat på deras skapade datum.
- Avtalsdetaljer
- Välj avtalsmall
- Enhet
- Avtalsnamn
- Från och till datum
- Upphör (du kan ange ett avtalens utgångsdatum i framtiden)
- Lön
- Använd avtalsmall
- Löner / Nuvarande
- Månadslön
- Normallön/tim
- Egen delningsfaktor
- Anställningsgrad
- Använd avtalsmall
- Avancerade inställningskategorier
- Avstämningsperiod
- Beräkningsperiod & arbetstidsmått
- Tidregler
- Rastregler & schemaförändringar
- Rastberäkningsregler
- Lönejusteringar
- Sociala kostnader
- Extrafält
- Nominella timmar per månad
- Tid
- Tillgänglighet
- E-signering
- Mobilt stämplingsflöde
Logik för avtalsval och ändringar av avtals giltighet
Lön
Avsnittet Lön visar den anställdes nuvarande, framtida och tidigare löner och deras respektive från-datum. Du kan också se om den anställda är anställd per timme eller om de har en månadslön. Om den anställda har en månadslön kan du också se den egna delningsfaktorn. Denna faktor är där antalet månatliga arbetstimmar anges. Månadslönen delas sedan med denna faktor för att beräkna den timlön som visas. Om checkrutan Använd avtalsmall inte är markerad, kommer du att se en ytterligare avsnitt som kallas Avtalsmallens värden där du kan se löneinformation som definierats i avtalsmallen (i jämförelsesyfte).
Anställningsgrad
Avsnittet Anställningsgrad visar personens nuvarande, framtida och tidigare anställningsgrader och deras respektive från datum. Om kryssrutan Använd avtalsmall inte är markerad, kommer du att se ytterligare ett avsnitt som kallas Avtalsmallens värden som visar anställningsgradsinformation som definierats i avtalsmallen för jämförelseändamål.
Avancerade inställningskategorier
Avstämningsperiod
Avstämningsperioden gör det möjligt att följa upp en anställds schemalagda och arbetade timmar i förhållande till en långsiktig arbetskvot. Som exempel kan detta användas för att följa upp årliga arbetstimmar på 2080 timmar. Arbetskvoten kan definieras över en period av antingen X månader eller X dagar, med ett angivet startdatum.
Beräkningsperiod och arbetstidsmått
Beräkningsperioden ställs in genom att välja om den ska baseras på X antal månader eller dagar och startdatum för beräkningsperioden.
Arbetstimmarna ställs in genom att definiera önskad heltidstjänstgöring under perioden, antalet dagar i perioden och antalet arbetsdagar per vecka. Dessa värden kommer sedan att bestämma de nominella timmarna per dag, t.ex. 40 arbetstimmar på 5 arbetsdagar = 8 nominella timmar per dag.
Du kan också ange om de nominella timmarna ska minskas för ledigheter genom att markera Justera för frånvaro. Ett annat alternativ är att använda arbetsdagsmodellen, som är en alternativ modell för att beräkna nominella timmar med möjlighet att utesluta söndagar:
Tidregler
Avsnittet Tidregler används för att ange olika typer av tidsregler som gäller för anställda. De regler som ställs in hjälper sedan vid schemaläggning, och Quinyx kommer att generera varningar när reglerna bryts. Följande alternativ finns tillgängliga:
- Använd avtalsmall: Du kan välja att använda en avtalsmall, så att du inte behöver konfigurera något i detta avsnitt.
- Använd standardtidsregler: Du kan använda en standardtidsregel, så att du inte behöver konfigurera något i detta avsnitt.
- Max timmar per dag: Det maximala antalet timmar som en anställd kan schemaläggas per dag, innan Quinyx utfärdar en varning.
- Max timmar per vecka: I detta fall har vi specificerat att schemalagd tid per vecka kan uppgå till högst 48 timmar.
- Minsta vila: Den minsta viloperioden, daglig vila, är inställd på 11 timmar i exemplet. Rutan till höger avgör om viloperioden kan sträcka sig över dygnsbrytet (i så fall är rutan markerad) eller om den totala viloperioden måste falla inom den förinställda 24-timmarsperioden (i så fall är rutan omarkerad). I det senare fallet (med rutan omarkerad) behövs det ingen 11 timmars vila mellan arbetspassen, men viloperioden kan tas när som helst under 24-timmarsperioden, men inte sträcka sig över dygnsbrytet.
- Min timmar per vecka: Minimigränsen för antalet schemalagda timmar per vecka.
- Fridagar: Det minsta antalet sammanhängande lediga dagar som den anställda har rätt till efter att ha arbetat den maximala perioden som anges i fältet ovan.
- Max dagar: Det maximala antalet sammanhängande dagar som kan schemaläggas för samma anställd. Quinyx genererar en varning om den anställde schemaläggs för fler än dessa sammanhängande dagar.
- Min timmar veckovila: Precis som med daglig vila kan du ange hur många timmar kontinuerlig veckovila den anställda ska ha. Exempelvis 35 timmar. Quinyx genererar också en varning i detta fall om den minsta veckovilakvoten inte uppfylls.
- Kontrollera minsta vila/vecka under en sammanhängande 7-dagarsperiod: Om checkrutan är markerad utförs vilan per vecka på en rullande basis. Läs mer om denna funktion i artikeln Avtalsmallar - Tidregler.
- Schemalägg helgdagar: Om avtalsmallen omfattar anställda som arbetar i en enhet som till exempel stänger för varje helgdag kan den här rutan avmarkeras. Du kommer då att få en varning om att försöka schemalägga anställda för dagar som är markerade som helgdagar i Quinyx.
- Dygnsvila infaller: Detta avser tiden för dagligt dygnsbryt. Värdet som anges här kommer att påverka minsta dagliga vila, minsta veckovila, max antal timmar per dag och max antal timmar per vecka.
- Minsta antal lediga helger/år: Detta fält kan användas om den anställda har rätt att ha ett visst antal helger lediga per år.
- Avancerade tidsregler: Om denna checkruta, som främst används i Danmark, är markerad kommer Quinyx att generera varningar om följande avancerade tidsregler inte följs:
- Maximalt 96 schemalagda timmar varannan vecka.
- Minst 4 lediga dagar under en 14-dagarsperiod.
- Det måste vara minst 2 på varandra följande lediga dagar varannan vecka.
- Minst 5 lediga helger under de senaste 3 månaderna.
- Minst 1 ledig helg under varje beräkningsperiod.
- Övertid åsidosätter OB-perioder: Enligt de flesta kollektivavtal kan en arbetad timme av en anställd inte leda till ersättning både för övertid och obekväm arbetstid. Om denna ruta är markerad kommer ersättning för övertid att ha företräde framför ersättning för arbete under obekväm arbetstid.
- Tillåt godkännande av överlappande skift: Quinyx genererar en varning om ett skift är schemalagt som innebär överlappande tider för en anställd. Om du markerar den här rutan kan du fortsätta schemaläggningen trots varningen.
- Veckans första dag: Ange den första dagen i en 7-dagarsperiod. Denna period anges så att Quinyx kan övervaka inom vilken 7-dagarsperiod den veckovila kvoten uppnås.
- Gräns för OB-perioder: Vissa kollektivavtal anger att anställda måste arbeta ett visst antal timmar per vecka eller ha en beräkningsperiod för att vara berättigade till kompensation för obekväm arbetstid. Denna kompensation kommer i så fall att baseras på relevanta perioder för obekväm arbetstid. Kompensation för obekväm arbetstid genereras endast när den angivna tidsgränsen nås. När tidsgränsen nås kommer denna kompensation också att gälla retroaktivt för hela perioden.
- Under dagar/Maximalt antal dagar/Med övertid: Dessa tre fält används tillsammans och är endast relevanta för vissa kollektivavtal. I dessa kollektivavtal finns det en regel att under en viss period finns det en begränsning för antalet dagar då en anställd får arbeta skift som överstiger x antal timmar. Som exempel kan regeln konfigureras så att under en tidsperiod på 10 dagar får högst 3 dagar arbetas av den anställda med skift som överstiger 10 timmar. En varning genereras i Quinyx om regeln som anges i dessa tre fält bryts.
- Minsta skiftlängd (h): Klicka på Lägg till för att lägga till regler för den minsta skiftlängden som en anställd kan schemaläggas för. Till exempel måste skiftet vara minst 6 timmar om skiftet börjar när som helst mellan 19:00 och 03:00.
Rastregler och schemaändringar
Den här avdelningen är uppdelad i två under-avdelningar.
Rastregler
Den första avdelningen är Rastregler. Funktionerna här är:
- Raster räknas som arbetstid: Om du markerar den här rutan kommer Quinyx att beräkna raster som arbetstid.
- Max skiftlängd utan rast (h): Tillåter dig att ange det maximala antalet arbetstimmar som är tillåtna utan raster.
- Min rastlängd (minuter): Ange den minsta rastlängden för anställda.
- Max rastlängd (minuter): Ange den maximala rastlängden för anställda.
Schemaförändringar
Den andra under-avdelningen kallas Schemaförändringar. Den gör det möjligt att låsa schemaförändringar X dagar/månader/veckor i förväg. Detta används till exempel om ett kollektivavtal säger att anställda har rätt att bli informerade om skiftförändringar som påverkar dem minst 5 dagar innan det aktuella skiftet äger rum. Quinyx genererar en varning om du gör en ändring i schemat med mindre varsel än det definierade värdet.
Rastberäkningsregler
I avsnittet Rastberäkningsregler kan chefer ställa in specifika rastberäkningsregler för en specifik person. Det innebär att olika personer inom en organisation kan ha olika rastberäkningsregler. Du kan använda avtalsmallens värden, eller ställa in värden själv.
Lönejusteringar
I avsnittet Lönejusteringar har du möjlighet att ställa in lönejusteringar baserat på följande kriterier:
- Anställdes ålder: Ange anställdes ålder. Du kan använda en avtalsmall eller starta en punkt för beräkning själv baserat på samma kalendermånad, en exakt kalenderdag eller nästa kalendermånad.
- Arbetade år: Ange antal arbetade år. Du kan använda en avtalsmall eller starta en punkt för beräkning själv baserat på samma kalendermånad, en exakt kalenderdag, nästa kalendermånad, samma kalendermånad - branschstartdatum, exakt kalenderdag - branschstartdatum eller nästa kalendermånad - branschstartdatum.
- Personliga lönejusteringar: Ange ett från-datum och belopp för den extra lönen som den anställde ska få.
När du vill lägga till en ny regel för lönejusteringar baserat på ålder och antal arbetade år, börjar du med att välja en startpunkt för beräkningen (samma månad, exakt datum eller nästa kalendermånad) och klickar sedan på Lägg till. När du lägger till en lönejustering har du också möjlighet att ange ett negativt värde för att göra ett avdrag, t.ex. genom att skriva -5 för att minska grundlönen med 5 euro. Att inte placera ett tecken före värdet räknas som en addering. Om betalningen ska justeras baserat på ålder, till exempel, anger du en grundlön i avsnittet Lön längre upp på fliken Avtal och rullar sedan ner till avsnittet Lönejusteringar för att justera den. Lägg inte till den faktiska lönen under fliken Lönejusteringar , lägg bara till den faktiska justeringen:
Sociala kostnader
Quinyx kan ta hänsyn till sociala kostnader för att öka noggrannheten i beräknade personalkostnader. Både sociala och ledighetskostnader kan definieras, och dessa kan variera beroende på personens ålder. Av denna anledning är det viktigt att ange rätt födelsedatum för alla personer i organisationen. Sociala och ledighetskostnader läggs till som en procentandel av personens standardkostnader. Om dessa extra kostnader saknas i den anställdas individuella avtal kommer de att hämtas från avtalsmallen. Om de också saknas där kommer de att hämtas från enhetsinställningarna.
Det är möjligt att välja en period där den anställdas grundlön (månadslön/timlön) inte ska inkluderas i sammanfattningen av personalkostnader under Schema och Tid.
Du kan använda en avtalsmall eller lägga till en annan kostnad själv.
Lägg till kostnad: Lägger till en annan regel för att konfigurera inställningarna för sociala kostnader.
Typ: Välj typ av kostnad (social/frånvaro).
Från ålder: Ålder för den anställde då kostnaden ska börja.
Till ålder: Ålder för den anställde då kostnaden ska sluta.
Börja från: Välj när du vill att kostnaden ska börja (födelsedag/år).
Kostnad %: Välj procent mellan 1% och 100%.
Extrafält
Extrafält-avsnittet består av fem standardtextfält. Du kan lägga till både siffror och text i extrafälten. Informationen kommer att inkluderas i avtalstransaktioner via integrationer.
Nominella timmar per månad
Avsnittet Nominella timmar per månad används om du har olika nominella tider per månad beroende på säsongen. Till exempel kan du ange ett exakt antal timmar per kalendermånad.
Tid
I avsnittet Tid kan du ställa in olika regler för stämpling och tidsrapportering. Avsnittet är uppdelat i tre underavsnitt: Regler för stämpling, Övertid och OB samt Stämplings och Webpunch 3 avvikelser.
Regler för stämpling
Tid kan rapporteras av personer antingen genom att stämpla in och ut eller inte. En stämplingsterminal, mobiltelefon eller webblänk används vid in- och utstämpling.
- På en stämplingsterminal stämplar anställda in/ut genom att antingen:
- Ange sitt anställningsnummer.
- Dra sitt magnetkort.
- Hålla sin tagg mot terminalens läsare.
- Skanna ett fingeravtryck.
- Vid stämpling in/ut via en mobil enhet kan du välja om förinställda GPS-koordinater ska användas i Quinyx för platsigenkänning.
- Stämpling in/ut via webben på en dator, kassaterminal eller surfplatta är ett annat alternativ, förutsatt att det finns en internetanslutning. Anställda stämplar in/ut genom att ange sitt anställningsnummer eller hålla sin tagg mot terminalens läsare.
Regler för stämpling
- Typ av tidsrapportering: Detta rullgardinsmeny låter dig välja mellan de fyra olika sätten att rapportera tid i Quinyx:
- Stämpa tider och raster: Detta innebär att du inte bara måste stämpla in och ut, utan också stämpla in och ut vid raster.
- Stämpling in/ut men inte raster: Detta innebär att du endast stämplar in och ut. Eventuella schemalagda raster i skiftet dras automatiskt av från arbetad tid. Att tillåta personer att stämpla in och ut i Quinyx ger ett enkelt, automatiserat sätt att hantera flextid och ledighet i stället när den inrapporterade tiden är kortare eller längre än det schemalagda skiftet.
- Avvikelserapportering: Personer med denna rapporteringsmetod inte behöver stämpla in eller ut. Quinyx följer anställdas schema och genererar automatiskt in- och utstämplingstider som matchar de schemalagda skiftens start- och sluttider. Eventuella avvikelser måste rapporteras, såsom frånvaro, övertid eller andra extra timmar utöver det normala. Avvikelsrapporteringsfunktionen kan med fördel användas om det inte är nödvändigt att spara arbetad tid på minutnivå, till exempel på kontor eller i företag där stämpling in och ut är svårare i praktisk mening, som när en anställd arbetar ute på fältet.
- Stämpling utan schema: Detta innebär att en anställd kan stämpla in och ut utan skift på schemat.
- Automatisk attest för frånvaro: Om detta är markerat kommer alla godkända frånvaroperioder att godkännas samtidigt och inkluderas i lönefilen. Om du markerar rutan behöver du inte godkänna frånvaron.
- Automatisk utstämpling efter (h): Denna funktion är användbar för att säkerställa att ingen blir kvarstämplad av misstag i Quinyx. Genom att ställa in detta alternativ till 12 timmar kommer alla som har glömt att stämpla ut automatiskt att stämplas ut 12 timmar efter instämplingen.
- Dygnsbryt: Detta fält styr brytet för beräkningen av nominell arbetstid, övertid och mertid under en period.
- Ignorera frånvarotyp i Webpunch: Detta bör markeras om anställda kan kringgå skapandet av frånvaro i Webpunch när de stämplat in sent eller stämplat ut tidigt. Detta kan vara användbart i fall av flextid.
- Tillåt stämpling på uppgifter: Markera den här rutan om anställda ska stämpla tid på uppgifter som är planerade för skiftet. Detta kommer att visa en extra dialogruta i Webpunch som låter anställda välja uppgift för vilken de vill stämpla in/ut.
- Dela skifts existerande stämpling vid tillägg av uppgift: När en uppgift läggs till i ett skift i det förflutna som har en stämpling och uppgiften helt överlappar med en befintlig stämpling, kommer stämplingen automatiskt att delas upp enligt den nyss tillagda uppgiften. Denna uppdelning kommer också att ske för öppna stämplingar, men endast när utstämplingen för skiftet sker, inklusive öppna stämplingar som automatiskt stämplas ut.
- Lönefil: Ange den korrekta lönefilen som ska användas vid överföring till lön.
Övertid och OB
Den andra under-avdelningen i Tid-avsnittet är Övertid och OB. Det innehåller tre delar; Övertid, Övertidsmetoder, och OB. Följande funktioner är tillgängliga:
- Flex tid/Tidbank Om denna ruta är markerad kommer ingen övertid att beräknas.
- Övertids-/mertidstidbank: Om övertid och mertid ska genereras, välj om standardläget är att de ska betalas ut eller sparas som kompensationstid.
- Användare kan ignorera övertid i Webpunch: Denna ruta bör markeras om den anställda ska kunna ignorera övertid i Webpunch för att undvika att generera övertid. Stämplingstiden avrundas sedan till skiftets början/slut.
- Övertidsmetoder: Du kan välja Tid som överstiger schemat per dag, Tid som överstiger nominella timmar under en schemaperiod, Arbetade timmar per vecka, Mertid, Minustid, Mertid/vecka.
- OB: Om obekväm arbetstid ska genereras, välj om standardläget är att de ska betalas eller sparas som ledighet istället.
- Sen schemaändring: Markera den här checkrutan om obekväm arbetstid ska betalas vid sena schemaförändringar.
- Typ av obekväm arbetstid: Ange typen av obekväm arbetstid som ska gälla vid sena schemaförändringar, under förutsättning att ovan nämnda kryssruta är markerad.
Stämplings och Webpunch 3 avvikelser
Den tredje delen i avsnittet Tid är Stämplings och Webpunch 3 avvikelser. Den innehåller två delar, Stämplingsavvikelser och Webpunch 3 avvikelser. Precis som i avsnitten Tidsregler och Övertid och OB används funktionen Använd avtalsmall flitigt i Stämplings och Webpunch 3 avvikelser. En av de stora fördelarna med Quinyx är att du med optimal bemanning och rätt användning av Quinyx ofta har möjlighet att behålla kontrollen över lönekostnaderna. En användbar funktion är möjligheten att ställa in avvikelseregler.
- Avrunda raster: Denna funktion är aktiverad med tidrapporteringsmetoden Stämpla tid och raster. Du kan också markera rutan Avrunda raster själv. Följande händer när denna ruta är markerad:
- Stämpling av rast är kortare än schemalagd paus: Quinyx kommer att öka den stämplade rasttiden till den schemalagda rasttiden.Själva stämplingen kommer inte att ändras när rasten avrundas. Endast löneutfallet kommer att ändras.
- Stämplingen är längre än schemalagd rast: Om den stämplade rasten är längre än den schemalagda rasten kommer de stämplade tiderna att vara som de är. Om flera raster stämplas under dagen, men bara en är schemalagd, läggs alla raster ihop och avrundningen baseras på den totala paustiden.
- Stämpling av rast är kortare än schemalagd paus: Quinyx kommer att öka den stämplade rasttiden till den schemalagda rasttiden.
- Lägg till: Du kan konfigurera en ny avvikelseregel. Konfigurationsalternativen är följande:
- Maxavvikelse: Detta innebär att personen kan vara något sen eller lämna lite tidigare men ändå få betalt för hela skiftet.
- Exempel: En anställd är schemalagd att arbeta mellan 09:00 och 18:00. Om den anställda stämplar in kl. 09:07 och ut kl. 17:52. Maxavvikelsefunktionen i vårt exempel har ett avvikelsevärde som är inställt på 10 minuter i förhållande till skiftets start och slut. Detta innebär att personen har möjlighet att stämpla in upp till 10 minuter sent och stämpla ut upp till 10 minuter tidigt, med en lön beräknad från skiftets starttid till skiftets sluttid.
- Avrundning till skiftets start/slut: Du kan avrunda tiden så att om en person stämplar in några minuter tidigt och ut några minuter sent, kommer den anställda endast att bli betald för schemalagda tider.
- Exempel: En anställd är schemalagd att arbeta mellan 09:00 och 18:00. Den anställda stämplar in kl. 08:46 och ut kl. 18:09. Om avrundningsfunktionen inte är aktiverad, kommer arbetstiden att beräknas från kl. 08:46 till kl. 18:09. Om den anställda också får betalt per timme innebär detta att du kan betala en timlön för 23 minuter (14 + 9 minuter = 23 minuter) mer än det schemalagda skiftet. Genom att använda avrundningsfunktionen kan Quinyx automatiskt ta bort dessa extra minuter, baserat på en tidsram som du själv definierar. En regel på 15 minuter i samband med in- och utstämpling innebär att Quinyx automatiskt avrundar de stämplade tiderna till skiftets start- och sluttider, så länge personen stämpler in eller ut inom den definierade tidsramen på 15 minuter. I fallet ovan kommer personens arbetstid att beräknas mellan 09:00 och 18:00, precis enligt schemat.
- Avrunda i tidsintervaller: Denna avrundningsmetod gör det möjligt för Quinyx att avrunda stämplingar vid olika tidsintervall. Stämplingar avrundas till ett specifikt tidsintervall. Det är möjligt att avrunda uppåt, nedåt eller till närmaste intervall. Det är också möjligt att ange om avrundning av intervall ska tillämpas utanför, inom eller både utanför och inom tidsintervallen för skiftet.
- Exempel: 20-minutersintervall tillämpas. Om personen har ett skift som börjar kl. 09:00 men stämplar in 30 minuter tidigt kommer tiden att avrundas till 08:40. Om avrundningsmetoden är Nedåt kommer stämplingstiden att avrundas till 08:20. Om avrundningsmetoden är Närmaste kommer tiden att avrundas till 08:40 eftersom den alltid avrundas uppåt om stämplingen är inom det definierade intervallet. Observera att samma logik tillämpas om du har valt Insidan för skiftförhållandet. Den enda skillnaden är att avrundningsreglerna tillämpas inom skiftet. Om både tidsintervallsregler och avrundnings- eller maxavvikelseregler tillämpas, kommer avrundningsreglerna alltid att ha företräde över tidsintervallsreglerna Som ett exempel, låt oss säga att vi har tillämpat både tidsintervallsregler och avrundningsregler med följande inställningar: Tidsintervall på 6 minuter, stämpling in, avrundningsmetod uppåt och utanför skiftet med en avrundning på 30 minuter. Om till exempel en person har ett skift som börjar kl. 09:00 och stämplat in kl. 08:32, kommer stämplingen att avrundas till 08:38 enligt de nya tidsintervallsreglerna. Men om personen stämplat in kl. 08:44 kommer avrundningsregeln att tillämpas, vilket innebär att tiden avrundas till 09:00.
- Indikator: Du kan ställa in en färg för en indikator för att snabbt se när schemat och tillhörande stämplingar in och ut avviker med mer än ett angivet antal minuter. Du kan välja Innan skiftets start, Efter skiftets start eller Både innan och efter skiftets start.
- Maxavvikelse: Detta innebär att personen kan vara något sen eller lämna lite tidigare men ändå få betalt för hela skiftet.
- Skapa en godkänd frånvaro: Denna inställning avgör om en godkänd frånvarosansökan ska skapas när en stämpling avviker från tidpunkten för det anslutna skiftet. Skapande av godkänd frånvaro är standardinställningen, men det finns också möjlighet att skapa en frånvarosansökan som måste godkännas av en chef.
Tillgänglighet
I avsnittet Tillgänglighet kan du konfigurera att anställda är tillgängliga för schemaläggning varje vecka, 7 dagar i veckan. På individnivå kan du sedan specificera tillgänglighet mer exakt, vilket är bra om du till exempel har minderåriga som inte får arbeta på natten enligt lag, eller om du har en anställd som bara är tillgänglig att arbeta vissa dagar i veckan.
E-signering
E-signering är en tilläggstjänst. Anställningsavtal kan skapas, signeras och distribueras digitalt via Quinyx.
Lägg till: Klicka på den här knappen för att lägga till personer i e-signeringsprocessen om fler anställda ska läggas till i signeringsprocessen än vad som anges i avtalsmallen. Du måste avmarkera rutan Använd avtalsmall för att knappen Lägg till ska bli klickbar.
Försäkra att avtalet redan är giltigt: Genom att markera den här rutan ställs avtalet som giltigt. Detta tar bort möjligheten för dig att starta e-signeringsprocessen.
I rutan som visas, markera rutan Undertecknare om personen du lägger till är en faktisk undertecknare av avtalet. För anställda som bara ska se avtalet, lägg till dem men lämna rutan obokad.
Efter att ha lagt till de anställda du valt, klicka på Spara längst ned i sidopanelen. Uppdatera sidan Personer som du för närvarande är på. Du bör se en stjärna i kolumnen Avtal på denna sida för den aktuella anställda:
Klicka på stjärnan. Du kan initiera signaturprocessen enligt angivna instruktioner.
Om du uppdaterar sidan Personer kommer du att märka att stjärnan bredvid personen du har initierat signaturprocessen för har ersatts av en timglas. Denna symbol indikerar att signaturprocessen har initierats:
Genom att klicka på timglaset visas en ruta som visar statusen för signaturprocessen. Du har också möjlighet att dra tillbaka signeringen.
När signaturprocessen är klar kommer timglaset att ersättas av en grön bock följt av en PDF-symbol. Genom att klicka på den gröna bocken får du möjlighet att initiera en ny e-signeringsprocess, medan klicka på PDF-symbolen kommer att ladda ner det signerade avtalet till den enhet du för närvarande använder.
Mobilt stämplingsflöde
Mobilt stämplingsflöde styr alla inställningar för den mobila stämplingen. Du kan välja en befintlig avtalsmall att kopiera från eller markera checkrutorna för att konfigurera specifika inställningar:
- Tillåt stämpling på historiska uppgifter: Detta gör det möjligt att stämpla på en uppgift som är i det förflutna.
- Dela upp stämpling på uppgifter: Detta delar upp stämplingen baserat på de planerade uppgifterna under dagen med rätt inställningar i den anställdes avtal.
- Tillåt val av projekt: Välj projekt för en stämpling kopplad till en uppgift.
- Tillåt val av kostnadsställe: Tillåt valet av kostnadsställe.
- Visa övertidsdialog: Denna inställning avgör om övertidsdialogen i mobil stämpling är på eller av.
- Välj övertidstyp: Du kan välja typ av övertid.
- Visa kommentar för stämpling: Lägg till en kommentar på stämplingen kopplad till uppgifter.
- Visa "Inget skift" dialog: Tillåt en dialog som indikerar att det inte finns något skift.
- Visa frånvaroorsaksdialog: Tillåt en dialog som gör att den anställde kan välja en frånvaroorsak.
- Tillåt att ignorera frånvaroorsak: Tillåter den anställde att ignorera/hoppa över att lägga till en frånvaroorsak.
- Visa frånvaroorsakskommentar: Visa kommentarer om frånvaro.
- Kommentar på frånvaroorsak är obligatoriskt: Kräv att anställda kommenterar frånvarotypen.
