Att arbeta med frånvarotyper
Uppdaterad
av
Leigh Hutchens
Konfigurera frånvarotyper
En frånvarotyp definierar hur en anställds ledighet kategoriseras, beräknas och betalas. Oavsett om det är "årlig ledighet", "sjukfrånvaro" eller "jurytjänstgöring", säkerställer dessa typer att din organisation följer arbetslagar och interna policyer.
För att komma igång, navigera till Kontoinställningar och klicka på Lägg till frånvarotyp i det övre högra hörnet av sidan.
Allmän information
Denna avdelning fastställer den grundläggande identiteten för frånvaron.
- Namn: Visningsnamnet (t.ex. "Årlig ledighet").
- Förkortning: En kort kod som används i kompakta schemavyer.
- Frånvarokod: Det unika ID som ofta används för att synkronisera data med externa lönepostsystem.
- Frånvaroorsakstyp: Välj en kategori från dina förkonfigurerade orsaker för att gruppera liknande frånvaron för rapportering.
Beräkningsregler
Dessa regler bestämmer hur Quinyx räknar varaktigheten av en frånvaro och hur det hanterar återkommande instanser.
Inställning | Syfte |
Buffert för dagar | Används för länkade frånvaron. Detta förhindrar Quinyx från att generera en ny kvalificeringsdag om en anställd blir sjuk igen inom ett specifikt tidsfönster (t.ex. 5 dagar). |
Frånvaroorsak påverkar buffert för dagar | När frånvaroorsaken ligger mellan frånvaroorsaker med buffert för dagar inställd. |
Räkna endast schemalagda dagar | Under en frånvaroperiod räknas endast schemalagda dagar. Annars betraktas hela perioden som frånvaro, även när den anställde inte är schemalagd. |
Inte föregås av | Begränsar denna frånvaro från att följa en annan specifik orsak om inte den anställde har "stämplat" in eller ut mellan de två. |
Exkludera dagar mellan frånvaron | Om markerad, kommer luckor mellan två icke-sammanhängande perioder av samma frånvaroorsak inte att inkluderas vid beräkning av totala frånvarodagar. |
Dela skift vid midnatt | Bestämmer om frånvaron följer kalenderdagen eller din organisations definierade "dagbrytning" (vanligt för nattskift). |
Frånvarotyp påverkar schema
När en frånvaro godkänns, behöver Quinyx veta hur de ska hantera de skift den anställde redan var tilldelad att arbeta.
- Hantera redan tilldelade skift genom att:
- Ta bort skift: Tar bort skiften helt från schemat.
- Avlägsna tilldelning av skift: Flyttar skiften till poolen "otilldelade" så att en annan chef kan täcka dem.
- Frånvaroschema: Länka detta till ett specifikt schema som är konfigurerat i dina kontoinställningar för att säkerställa att timmar beräknas mot rätt dagliga eller veckovisa avtal.
Löneinställningar
- Aktivera valda lönetyper på avtalsmallar: Tillämpas automatiskt dessa löneposter på dina befintliga anställdas avtal.
- Generera övertid på frånvarodag: Detta bör generellt endast användas om en enda löne typ är kopplad till denna frånvaro.
- Räkna jour- och beredskapstimmar mot max timmar-beräkning: Inkluderar dessa icke-aktiva timmar vid beräkning av maximala arbetstimmar.
Avancerade inställningar
Använd avancerade inställningar som ett proaktivt verktyg snarare än bara reaktiv frånvarospårning.
- Tillgänglig i Webpunch: Om markerad kan anställda själva välja denna frånvaroorsak när de använder Webpunch-terminalen.
- Speciell norsk egenrapporterad sjukfrånvaro: Aktiverar specifik logik som krävs för att uppfylla norska arbetsregler (Egenmelding).
- Tillgänglig för att erbjuda frånvaromöjligheter: Om markerad, kan denna frånvarotyp användas i flödet för att erbjuda anställda avancerade möjligheter som frivillig ledighet. Läs mer om frånvaromöjligheter här.
Övervakning av frånvaro på din översikt
När dessa typer är konfigurerade och anställda börjar begära ledighet, kan du hantera dem direkt från din översikt.
- Kräver uppmärksamhet: Nya förfrågningar kommer att visas i sidopanelen under Frånvaroförfrågningar.
- Dagens översikt: Eventuella godkända frånvaron som sker idag kommer att listas i Frånvaro idag widgeten, vilket ger dig omedelbar insyn i din bemanningsnivå.
