Avtalsmallar FAQ
Uppdaterad
av
Victor Jespersen
Varje person vars arbete ska schemaläggas i Quinyx måste omfattas av ett avtal. Avtalet kan ses som en ram som definierar vilka regler som gäller för arbetstid för den enskilde, till exempel om den anställde får betalt månadsvis eller per timme, den anställdes arbetstidskvot, beräkningsperiod, anställningsnivå, osv.
F: Hur skapar jag en avtalsmall i Quinyx?
S: Navigera till Kontoinställningar > Avtal > Avtalsmallar. Du kan skapa en ny avtalsmall antingen genom att välja Lägg till, eller genom att kopiera en som redan är konfigurerad.
F: Hur ser det ut i Quinyx när en anställd har mer än ett avtal?
S: Du kan välja att även visa utgångna avtal genom menyn Visa på höger sida.
F: Om inställningen Övertid/Mertidsbank på en avtalsmall ändras, kan detta påverka befintliga stämplingar?
S: Nej, att ändra inställningen på avtalsmallen bör inte påverka befintliga stämplingar.
F: Kan varningen för överlappande skift inaktiveras?
A: Nej, du kan inte inaktivera varningen för överlappande skift. Genom att kryssa i rutan Tillåt godkännande vid överlappande skift under Tidregler på dina avtalsmallar kan du fortsätta schemaläggningen trots denna varning.
F: Kan jag fördela och definiera heltidstimmar för varje arbetsdag i veckan?
A: Ja, det är möjligt. Du hittar denna inställning i din avtalsmall/personliga avtal, under avsnittet Arbetstider och perioder. I denna dropdown-lista kan du definiera heltidstimmar anpassat fördelade för varje arbetsdag i veckan genom att välja dropdown-alternativet kallat Heltidstimmar anpassat fördelade för varje arbetsdag i veckan.
När detta alternativ är valt kommer en lista med veckodagar och checkrutor att visas. I den listan kan du välja vilken veckodag som ska betraktas som en arbetsdag enligt det avtalet. När checkrutan är markerad kan du sedan specificera arbetstimmar som avtalats för den dagen.
På botten av listan ser du en sammanfattning av heltidsarbete och totala arbetsdagar per vecka.
Hur påverkar anställningsgraden de timmar jag lagt till på arbetsdagarna?
Den anställdas anställningsgrad kommer att tillämpas på de definierade timmarna på arbetsdagarna i veckan.
Exempel:
Om, i bilden ovan där heltidsarbetstimmarna på måndag är 8 timmar, med en anställningsgrad på 50%, skulle den anställde ha 4 förväntade nominella timmar på måndag.
Vad är en nominell timme?
Det är den förväntade avtalsenliga arbetstid som fastställs i arbetstagarens avtal under en viss period.
Exempel:
Om du arbetar 40 timmar per vecka och arbetar 5 dagar per vecka blir beräkningen 40(heltidsarbetstimmar)/5(arbetsdagar per vecka) = 8(dagliga nominella timmar). Sedan kan du få fram det totala antalet nominella timmar genom att multiplicera de dagliga nominella timmarna med antalet arbetsdagar under den önskade perioden.
Vad är det maximala antalet timmar jag kan lägga till på en dag?
Det är inte möjligt att lägga till mer än 24 timmar på en arbetsdag och avrundning är inställd på 2 decimaler.
Hur återspeglas mina konfigurerade timmar i de anställdas mätvärden i schemavisningen?
- I Daglig vy
- När du tittar på de anställdas nyckeltal i daglig vy bör värdet på nominella timmar som tilldelats den dagen vara detsamma som värdet på timmar som definierats i avtalet för den anställde.
- Till exempel, om den anställdas arbetsdagar som definierats i avtalet är måndag, onsdag och lördag med respektive timmar 8, 8, 5, då när du tittar på de anställdas mätvärden i daglig vy, bör tilldelade nominella timmar vara 8, 8, 5 på måndag, onsdag och lördag. Alla andra dagar i veckan bör ha 0 som tilldelade värden för nominella timmar.
- I den veckovisa vyn
- När du tittar på anställdas nyckeltal i den veckovisa vyn bör värdet för nominella timmar för den veckan vara en sammanfattning av dagliga timmar för den veckan enligt avtalet för den anställde.
- Till exempel, om en anställds arbetsdagar enligt avtalet är måndag, onsdag och lördag med respektive timmar 8, 8, 5, då när du tittar på anställdas mätvärden i veckovyn, bör tilldelade nominella timmar vara 21 för den veckan.
- I den månatliga vyn
- När du tittar på anställdas nyckeltal i den månatliga vyn bör värdet för nominella timmar för den månaden vara en sammanfattning av dagliga timmar för den månaden enligt avtalet för den anställde.
- Till exempel, om en anställds arbetsdagar enligt avtalet är måndag, onsdag och lördag med respektive timmar 8, 8, 5, då kommer sammanfattningen för hela månaden att bero på antalet måndagar, onsdagar och lördagar under den månaden.
- I den anpassade vyn
- När du tittar på anställdas nyckeltal i den anpassade vyn bör värdet för nominella timmar för den månaden vara en sammanfattning av dagliga timmar för den anpassade vyn enligt avtalet för den anställde.
- Till exempel, om en anställds arbetsdagar som definierats i avtalet är måndag, onsdag och lördag med respektive timmar 8, 8, 5, kommer sammanfattningen för anpassad visning att bero på antalet måndagar, onsdagar och lördagar i den anpassade visningen.
Kan min anställd faktiskt arbeta mer än de avtalade arbetsdagarna i veckan?
Ja, Quinyx kommer inte att blockera schemaläggningen av anställda på fler dagar än de som definierats i deras avtal. Beroende på den konfigurerade övertidsmetoden kommer anställda att kompenseras för dessa timmar.
Exempel:
Om en anställd är kontrakterad att arbeta 3 dagar den veckan, men faktiskt arbetar 4 dagar → om du använder daglig övertidsberäkning, kommer den 4:e dagen att betraktas som övertid. Om du använder vecko/månadsövertidsberäkning kommer systemet att titta på vecko/månadstimmar och anställda kommer att kompenseras beroende på dessa timmar.
Hur återspeglas mina konfigurerade timmar när jag lägger till frånvaro med ett frånvaroschema som har justering av nominella timmar?
Frånvaroscheman som har justeringar baserade på nominella timmar kommer alltid att ta hänsyn till värdena för den anställdas arbetsdagar och timmar under veckan som är konfigurerade i den anställdas avtal under alternativet Heltidsarbete med anpassade timmar fördelade för varje arbetsdag i veckan. Om en anställds avtal är konfigurerat för att använda Heltidsarbete med anpassade timmar fördelade för varje arbetsdag i veckan, är vår rekommendation att frånvaroscheman konfigureras med alla veckodagar valda. Det finns ingen anledning att lägga till fasta dagar i frånvaroschemat eftersom Quinyx nu kommer att få den informationen från den anställdas avtal.
När en chef lägger till en frånvaro med hjälp av ett frånvaroschema kommer frånvaroskift att läggas till på de arbetsdagar som är definierade i den anställdas avtal. Dessutom, med ny och förbättrad logik, kommer Quinyx nu att ta hänsyn till om den anställda redan har arbetat skift under den veckan, och frånvaroskift kommer att läggas till på andra dagar som är definierade i avtalet.
Exempel:
- En anställd har definierat arbetsdagar i veckan som måndag, onsdag och lördag med respektive timmar 8, 8, 5. Frånvaro med hjälp av ett frånvaroschema läggs till för hela veckan. Den anställda var inte schemalagd att arbeta den här veckan. Frånvaroskift genereras på måndag, onsdag och lördag med respektive timmar 8, 8, 5.
- En anställd har definierade arbetsdagar under veckan som måndag, onsdag och lördag med respektive timmar 8, 8, 5. Anställden arbetade ett skift på måndag och blev sjuk. Frånvaro med hjälp av ett frånvaroschema läggs till för resten av veckan. Frånvaroskift genereras på onsdag och lördag med respektive timmar 8, 5. I det här exemplet ansåg Quinyx att den anställde redan hade arbetat 1 av 3 arbetsdagar som definierats i den anställdes avtal.
Hur minskar vi de nominella timmarna för helgdagar för denna avtalskonfiguration?
Anställda med definierade arbetsdagar under veckan kommer att få en minskning av helgdagar beroende på den valda metoden för minskningen:
- Om du har en metod som använder en procentandel, minskar den procentdelen av de nominella timmarna för den dagen (med denna typ av konfiguration gäller det endast för definierade arbetsdagar).
- Om du har en metod som använder specificerade timmar, minskar den dessa timmar oavsett om du är definierad att arbeta den dagen.
Fråga: Är det möjligt att se en logg över alla utgångna avtal?
A: Ja, du kan se en logg över alla utgångna avtal, men du måste använda getAgreements SOAP API-slutpunkt.
F: Hur fungerar hanteringen av Time Tracker-associationer med flera avtalsmallar?
S: När inställningen Inkludera all medarbetardata är aktiverad för flera avtal kommer Quinyx nu att summera timmarna över alla tillämpliga avtal med liknande Time Tracker-associationer. Denna konsolidering ger en fullständig översikt över en medarbetares totala arbetstimmar och rättigheter, vilket undviker duplicering – särskilt användbart för medarbetare med på varandra följande eller överlappande avtal. Om Inkludera all medarbetardata inte är aktiverad, kommer systemet att beräkna tidssaldot separat för varje avtalsmall.
Q: Vad innebär heltidsarbete med jämnt fördelade arbetstimmar över veckans arbetsdagar (före-0183)?
Denna alternativ representerar avtals uppsättningen som fanns fram till version 183. Och alternativet med samma namn utan (före-0183 logik) är den uppdaterade versionen. Vi har beslutat att behålla denna konfiguration aktiv tills alla kunder är aktiverade och överflyttade till den nya konfigurationen som vi släppte med Version 0183.
Hur konfigurerar jag avtalsmallar med logiken efter 0183?
Avtalsmallar/personliga avtal har ett alternativ i drop-down menyn under avsnittet Arbetstimmar och perioder. I denna drop-down meny kan du definiera heltidstimmar med jämnt fördelade arbetstimmar över veckans arbetsdagar genom att välja alternativet "Arbetstid på heltid jämnt fördelat över veckans arbetsdagar".
När du väljer detta alternativ visas fält för att definiera heltidstimmar samt arbetsdagar.
Hur skiljer sig konfigurationen efter 0183 från den vi har idag (före-0183)?
Avtalskonfigurationsfälten är identiska mellan de två versionerna. Skillnaden ligger i hur de definierade timmarna i Quinyx återspeglas i anställdas nyckeltal och när man arbetar med frånvaroscheman med nominella timjusteringar.
Hur påverkar anställningsgraden de timmar jag lagt till på arbetsdagarna?
Anställdas anställningsgrad fungerar på samma sätt som i den föregående versionen. Procentandelen kommer att tillämpas på de definierade timmarna under veckans arbetsdagar.
Exempel:
Om, i bilden ovan, där heltidsarbetstimmarna definieras som 24 timmar, med en anställningsgrad på 50%, skulle den anställde ha 12 förväntade nominella timmar för den veckan.
Hur återspeglas mina konfigurerade timmar i de anställdas nyckeltal i schemavy?
Låt oss anta att vår exempelanställda har definierat 24 arbetstimmar per vecka på 3 arbetsdagar.
Eftersom den anställdas avtal inte anger vilka 3 dagar under veckan som är arbetsdagar, med logiken efter 0183 har du ett mer flexibelt tillvägagångssätt där de 3 arbetsdagarna kan flyttas under veckan beroende på den anställdas faktiska schema.
Logiken fungerar på följande sätt:
- Nominella timmar per arbetsdag är 8 timmar, vilket är den jämnt fördelade 24 timmarna på 3 arbetsdagar.
- Om den anställdas arbetsvecka fortfarande är tom (dvs. den anställda är ännu inte schemalagd) kommer 8 dagliga nominella timmar att tilldelas till de tre första dagarna i veckan (måndag, tisdag och onsdag). Andra veckodagar kommer att ha 0 tilldelade dagliga nominella timmar.
- Om den anställda under schemaläggningen schemaläggs att arbeta någon annan av de 3 dagarna under veckan, kommer de tilldelade 8 nominella timmarna per dag att flyttas till dessa 3 arbetsdagar.
Exempel:
Jag har schemalagt min anställd att arbeta 8 timmar på tisdag, torsdag och lördag. Dagliga nominella timmar kommer att flyttas från de första tilldelade måndag, tisdag och onsdag till de schemalagda tisdagen, torsdagen och lördagen, vilket gör dessa arbetsdagar för den anställda.
- Med denna logik tillåter vi chefer att ha flexibilitet i schemaläggningsprocessen för att tilldela skift på vilka 3 dagar som helst under veckan för anställda med denna avtalskonfiguration som anpassar de anställdas mätvärden till schemaläggningsprocessen.
- När alla 3 dagar som definierats enligt avtalet har schemalagts kommer alla andra dagar under veckan att ha 0 nominella timmar tilldelade.
Vad händer om min anställd schemaläggs att arbeta ett skift som sträcker sig över arbetsdagens början?
De dagliga nominella timmarna kommer att tilldelas den dag då skiftet börjar.
Vad händer om min anställd inte har ett schemalagt skift men har en stämpel?
Om en anställd bara har en stämpel utan ett schemalagt skift kommer vi att betrakta denna dag som en "schemalagd" dag också, och dagliga nominella timmar kommer att tilldelas den enligt avtalet.
Kan min anställd faktiskt arbeta mer än de avtalade arbetsdagarna per vecka?
Ja, Quinyx kommer inte att blockera schemaläggningen av anställda på fler dagar än de som definierats i deras avtal. Beroende på konfigurerad övertidmetod kommer anställda att kompenseras för de timmarna.
Exempel:
Låt oss säga att en anställd är kontrakterad att arbeta 3 dagar den veckan men faktiskt arbetar 4 dagar → om du använder daglig övertidsberäkning kommer den 4:e dagen att helt räknas som övertid. I detta exempel räknas den 4:e dagen från veckans början, från och med måndag.
Om du använder vecko/månadsvis övertidsberäkning kommer systemet att titta på vecko/månadstimmar och anställda kommer att kompenseras beroende på dessa timmar.
Får de anställda reduktion av timmar på helgdagar med logiken efter 0183?
Ja, med logiken efter version 0183 kommer Quinyx att titta på antalet arbetsdagar som läggs till i avtalet och var de timmarna finns i schemat för den veckan, följande samma tillvägagångssätt som definierats ovan.
Exempel:
Anställden har 3 arbetsdagar och är schemalagd att arbeta alla 3 dagar (måndag-onsdag).
Om en helgdag infaller på tisdag och den helgdagen är inställd på att minska nominella timmar kommer den anställda att få en reducering av helgdagen eftersom tisdag betraktas som en schemalagd dag för den anställda.
Om en helgdag infaller på lördag kommer inte den anställda att få en reduktion av helgdagen på lördag eftersom de kontrakterade 3 arbetsdagarna redan är schemalagda under den veckan.
Hur återspeglas mina konfigurerade timmar när jag lägger till frånvaron med ett frånvaroschema som har nominella timjusteringar?
Frånvaroscheman som har justeringar baserade på nominella timmar kommer alltid att beakta värdena för den anställdas arbetsdagar och timmar i veckan som är konfigurerade i den anställdas avtal under alternativet "Heltidsarbete med jämnt fördelade arbetstimmar över veckans arbetsdagar."
När en chef lägger till en frånvaro med hjälp av ett frånvaroschema kommer frånvaroskift att läggas till på samma antal arbetsdagar som definierats i den anställdas avtal. Med logiken efter version 0183 kommer Quinyx nu att överväga om den anställda redan har arbetat skift under den veckan, och frånvaroskift kommer att läggas till på andra dagar som är definierade i avtalet.
Dagarna som konfigurerats i frånvaroschemat kommer att representera det intervall av dagar på vilka Quinyx kommer att lägga till frånvaroskift när frånvaron skapas. Vi rekommenderar att frånvaroscheman konfigureras med alla veckodagar valda (måndag-söndag) för att möjliggöra maximal flexibilitet.
Frånvaroschemalogiken kommer att följa samma tillvägagångssätt som de anställdas mätvärden, under förutsättning att de första tre dagarna i veckan är arbetsdagar för den anställda.
Exempel:
Låt oss använda samma exempelanställd som har definierat 24 arbets timmar per vecka på 3 arbetsdagar med denna frånvaroschemakonfiguration.
- Förutsatt att den anställda inte är schemalagd att arbeta och frånvaron med användning av frånvaroschemat läggs till för hela veckan, genereras frånvaroskift på de första 3 dagarna i veckan (måndag, tisdag och onsdag). Varje dag har 8 dagliga nominella timmar tilldelade, vilket justerar de nominella timmarna för veckan till att vara 24 timmar.
- Om den anställda arbetade ett skift på måndag men sedan blev sjuk efter att de kom hem från arbetet den dagen, som ett resultat, läggs frånvaro med ett frånvaroschema till för resten av veckan. Frånvaroskift genereras på tisdag och onsdag med respektive timmar på 8 och 8. I det här exemplet ansåg Quinyx att den anställda redan hade arbetat 1 av 3 arbetsdagar som definierats i den anställdas avtal.
