Skifttyper

Uppdaterad 27/7/20 av Leigh Hutchens

I Neo finns olika sätt att skapa ett schema. Gemensamt för samtliga tillvägagångssätt är att du använder dig av så kallade Skifttyper, som kan ses som byggstenar till schemat. På varje skifttyp finns flera inställningsalternativ för att göra din schemaläggning smidig och effektiv.

Skifttyper

Du hittar listan över skifttyper under Skifttyps-menyn i kontoinställningar och gruppinställningar (visas endast i gruppinställningar när du är på enhetsnivå).

Vyn nedan visar en lista över befintliga skifttyper. Skifttypens namn avser ofta var och när de anställdas arbete eller uppgiften utförs.

  • Du kan söka i listan över skifttyper genom att skriva något i sökfältet högst upp på sidan.
  • Om listan innehåller mer än 50 objekt kommer den att delas upp i flera sidor. Navigera mellan sidorna genom att klicka på pilarna i det övre högra hörnet.
  • För att se inaktiva skifttyper, klicka på displayen och kontrollera "Inaktiva skifttyper".

Exempel på skifttyper:

  • Kök
  • Reception
  • Morgonpass
  • Kvällspass
  • Kassa
  • Admin
  • Chaufför
  • Utbildning
  • Plock
  • Läkare
  • Skötare
  • Spa
  • Fackligt arbete
  • Verkstad

En skifttyp kan associeras med en färg. Att välja en specifik färg för en skifttyp ger schemaläggaren en väldigt bra överblick i schemat. Generella start- och sluttider för skifttypen visas om sådana är satta och även kopplade färdigheter kommer att visas.

Skapa en skifttyp

Det finns två olika sätt att skapa skifttyper i Quinyx:

  • Delad: Skapad under kontoinställningar och synlig under kontoinställningar och gruppinställningar för alla enheter.
  • Lokal: Skapad under gruppinställningar (på enhetsnivå) och visas endast under gruppinställningar för gruppen (enheten) där de skapades.

Alla delade skifttyper är markerade med en blå etikett som indikerar att skiftet är delat.

Om en skifttyp skapas under gruppinställningar på huvudenheten, kommer den också att betraktas som en delad skifttyp.

Klicka på Lägg till för att skapa en ny skifttyp:

  • Namn: Skifttypens namn. Detta är det som chefer eller medarbetaren ser i schemat.
  • Färg: Välj en färg från en uppsättning fördefinierade färger.
  • Beskrivning: Beskrivningen är ett extrafält för att ange ytterligare information om arbetsuppgifter, rutiner eller dylikt. Beskrivningen är synlig för alla medarbetare.
  • Tid: Det är inte tvingande att lägga in start- och sluttider i en skifttyp, men det kan spara mycket tid vid schemaläggning om skifttypen vanligen används för samma tidsperioder i schemat. Skifttypens tider föreslås som standard vid schemaläggning men går att justera.
  • Raster: Tryck på plustecknet för att lägga till ytterligare raster i skifttypen.
  • Visa raster i mobilappen: Markera om du vill visa raster när du tittar på skiftet i mobilappen
  • Kategori: Det är möjligt att gruppera skifttyper under en kategori för att använda vid tex filtrering. Välj om skifttypen ska tillhöra en kategori. Kategorierna skapas under "Skifttypkategorier" i kontoinställningar eller gruppinställningar.
  • Kostnadställe: Välj om skifttypen ska anslutas till ett specifikt kostnadställe. Detta kommer att säkerställa att den tid som arbetats på skiftet också tilldelas det valda kostnadsstället, och att tiden därmed också hamnar på rätt kostnadsställe i eventuell lönefil
  • Projekt: Välj om skifttypen ska kopplas till ett specifikt projekt.
  • Löneartsregler: Det är möjligt att definiera regler för extra lönearter som ska genereras när en anställd redovisar tid på ett skift. Läs mer om regler på skifttyper längre ner på denna sida
  • Kostnad: Man måste inte lägga till kostnad, men det är användbart om personalkostnader ska följas upp i Quinyx. Denna kostnadsuppsättning för skifttypen definierar en standardkostnad för otilldelade skift som visas i schematöversikt etc. Så snart som när skiftet tilldelas beräknas kostnaden enligt den tilldelade medarbetarens avtal.
  • Färdigheter: Du kan lägga till färdigheter som är relevanta för skift så att en schemaläggare enkelt kan avgöra vem som har en färdighet som krävs för ett visst skift. Om en färdighet krävs och schemaläggaren försöker schemalägga någon som inte har den, kommer en varning att visas till schemaläggaren. Anställda kommer att förhindras att automatiskt tilldelas en skift om de inte har de nödvändiga färdigheterna för det skiftet
  • Uppgifter: Du kan lägga till uppgifter och specifika tider för att de ska utföras under en skift. En uppgift räknas inte som produktiv tid.
  • Taggar (endast synliga om du använder vår taggmodul): En tagg är en behållare med egenskaper som du kan ansluta till skifttyper, skift eller stämplingar. Taggar liknar kostnadsställen och projektkoder som du kan ansluta till en skifttyp, men de kan bära fler egenskaper.

  • Produktiva timmar: Det är möjligt att skift som inte räknas som schemalagda timmar ska räknas som produktiv tid. Om ett skift är taggat som produktiv tid kommer den att inkluderas i alla "Headcount" -sammanfattningar i schema.
    • Nej: Det här alternativet kan väljas om skifttypen används för uppgifter som inte bidrar till försäljningen och aldrig borde inkluderas i personalantalet som jämförs med optimala bemanningssiffror, t.ex. administration eller utbildning.
    • Ja, för schemalagda timmar: timmar beräknas endast som produktiva om skiftet har räknat som schemalagda timmar och är valt som standard.
    • Ja, alltid - värdet: Räknas som schemalagda timmar ignoreras, skiftet räknas alltid som produktiv tid.
  • Jourskift: Aktiveras ifall skiftet är en jourskift. När detta aktiverats kontrolleras inte skiftet mot den anställdes tidsregler för bemanning. Detta på grund av att jourskift oftast inte omfattas av samma kollektivavtalsregler som ordinarie skift.
    • Ingen
    • Enkel
    • Kvalificerad
    • Extra
  • Beredskapsskift : Väljs om skiftet är en beredskapsskift. Beredskapsskift fungerar på samma sätt som jourskift.
  • Övertidsskift: Fungerar som andra skift och ingår i överenskomna timmar men kommer att sammanställas separat från normaltid.
  • Räkna som schemalagda timmar: Aktiverad som standard och innebär att skifttypens timmar ingår i tidsöversikten och beräkningar mot angivna tidsregler.
  • Räkna som arbetade timmar: Aktiverad som standard och bestämmer om stämplingar kopplade till skifttypen ska inkluderas i tidsöversikten.
  • Fridag: Fridagsskift kan användas för att schemalägga lediga dagar för anställda, vilket gör att anställda kan byta lediga dagar med varandra via skiftbytsfunktionen. Lediga dagar räknas inte som schemalagda timmar.
  • Tillgänglig i Webpunch: Aktivera detta för att göra skifttyper valbara i Webpunch.
För att lägga till en skifttyp behöver du skriv åtkomst på behörigheten för skifttyper.

Redigera skifttyp

  1. Navigera till gruppinställningar eller kontoinställningar och klicka på Skifttyper i menyn till vänster.
  2. Klicka på Redigera bredvid skifttypen du vill redigera.
  3. En sidopanel öppnas på höger sida.
  4. Uppdatera informationen du vill ändra.
  5. Klicka på Spara när du är klar.
  6. Dina ändringar sparas nu och ändringarna kommer att synas i schemat nästa gång du använder skifttypen.
För att redigera en skifttyp behöver du skriv åtkomst på behörigheten för skifttyper. Observera att det inte är möjligt att redigera en delad skifttyp under gruppinställningar.

Radera skifttyp

  1. Navigera till gruppinställningar eller kontoinställningar och klicka på skifttyper i menyn till vänster.
  2. Klicka på Ta bort knappen bredvid den skifttyp du vill ta bort.
  3. En pop-up dyker upp och ber dig bekräfta att du vill  ta bort den.
  4. När skifttypen har tagits bort stängs modalen och skifttypen försvinner från listan över skifttyper.
För att radera en skifttyp behöver du skriv åtkomst på behörigheten för skifttyper. Det går inte att radera en skifttyp som används eller har använts tidigare. Om detta händer får du ett felmeddelande som säger att skifttypen inte kan raderas. Ta bort skifttypen där den har använts i schemat och försök igen.

Inaktivera en skifttyp

En skifttyp kan inte raderas om den har använts i schemat, men det är möjligt att göra skifttyper inaktiva genom att avmarkera Aktiv om du inte längre vill använda den. Då är det inte möjligt att välja dem under schemaläggningen.

Det går bra att inaktivera en skifttyp som används i det aktuella schemat. Detta påverkar inte det utrullade schemat. Det enda som påverkas är att det inte kommer att vara möjligt att välja skifttyp i framtiden.

Du kan inaktivera enligt följande:

  • Öppna skifttypen
  • Avmarkera Aktiv
  • Klicka på Spara

Uppdatera en skifttyp

Det är möjligt att ändra inställningar i en skifttyp samtidigt välja att uppdatera grundscheman och skift i det faktiska schemat.

Att ändra skifttid är ett exempel.

  1. Klicka på Ändra för att uppdatera skifttypinformation.
  2. Ändra relevant information (t.ex. starttid).
  3. Klicka på Spara.

När du har gjort uppdateringar på en skifttyp klickar du på åtgärdsmenyn i det övre högra hörnet och väljer uppdatera skift. En ny popup visas:

  1. Välj den skifttyp som du just har gjort en ändring på.
  2. Välj den period du vill att skiften ska uppdateras.
  3. Välj vad du vill uppdatera.

Du kommer då att se de berörda grundscheman och antalet påverkade skift som kommer att uppdateras. Välj om du vill uppdatera allt (markera alla) eller bara specifika grundscheman och/eller utrullade skift i schemat, välj sedan uppdatera. När uppdateringen är klar stängs popup-fönstret och en text visas för att indikera om uppdateringen lyckades eller inte.

Observera att vissa ändringar (till exempel en ändring i skifttypsnamnet eller tillhörande kostnader) är omedelbara och påverkar historiska skift också, och andra kräver en uppdatering innan de träder i kraft.

När du uppdaterar skift genom grupphantering behöver du skriv åtkomst på behörigheten för skifttyper.

Manuella regler för skift

Det är möjligt att definiera regler för extra lönearter som ska genereras när en anställd redovisar tid på ett skift. I Löneartsöversikten kan du identifiera lönearter som läggs till som ett resultat av dessa regler. De visas med en orange fyrkant.

För att lägga till lönartsregler på en skifttyp, klicka på "Lägg till"  under "Löneartsregler" när du redigerar en skifttyp.

Då ser du följande formulär:

Börja med att välja löneartsutfall, som vi kommer att kalla "löneart X" för resten av den här artikeln. Du har tre alternativ här:

  • Ingen löneart: Regeln kommer endast att tillämpas om stämplingen inte har något utfall  av löneart.
  • Grupp av lönearter: Regeln kommer endast att tillämpas om en löneart i den valda gruppen lönearter förekommer på stämplingen. Klick här för en lista över vilka standardlönearter som ingår i vilka kategorier.
  • Specifik löneart: Regeln tillämpas endast om den lönearten förekommer på stämplingen. Observera att för att en löneart ska vara synlig i den här listan på ett tilldelat skift krävs att den är vald i personend avtalsmall.

Du kan välja mellan de fyra följande alternativen:

  • Ersätt med: Tar bort löneart X och ersätter den med löneart Y.
  • Lägg till: Löneart Y genereras utöver löneart X.
  • Multiplicera med: När du väljer denna funktion visas ett ytterligare fält där du måste ange en multiplikationsfaktor. Denna faktor multiplicerar mängden löneart Y med löneart X.
  • Ersatt helt av: Den här funktionen tar bort löneart X från stämplingen helt oavsett tidsintervall som anges nedan, men lägger endast till löneart Y till det specifika tidsintervallet.

Du väljer sedan den löneart som den här funktionen ska tillämpas på. Vi hänvisar till den här lönearten som "löneart Y" för resten av den här artikeln. Du har två alternativ här:

  • Ingen löneart: Ingen löneart
  • Specifik löneart : Observera att för att en löneart ska vara synlig i den här rullgardinsmenyn måste den väljas i personens avtalsmall för tilldelade skift.

Nästa steg är att ställa in vilket tidsintervall regeln ska tillämpas på. Du har fem alternativ här:

  • Specificerad tidsperiod: Regeln ska endast tillämpas inom den angivna tidsperioden. Om du väljer detta alternativ visas ytterligare två fält så att du kan ange "Från" och "Till" -tid för tidsperioden.
  • Innanför schema: Regeln ska endast tillämpas i timmar på den stämpling som arbetats inom det schemalagda skiftet.
  • Utanför schema: Regeln ska endast tillämpas i timmar på stämplingen som arbetats utanför det schemalagda skiftet.
  • Genererade timmar: Regeln ska tillämpas för alla timmar på den stäpmlingsgenererade lönearten X.

Därefter definierar du hur många timmar löneart Y ska genereras av den aktuella regeln. Följande alternativ är tillgängliga:

  • Arbetstid: löneart Y ska genereras med samma mängd som antalet stämplade timmar på detta skift och som definieras i avsnittet ”Tidsintervall”.
  • Exakt: En exakt summa av löneart Y bör skapas. Ett ytterligare fält som låter dig ange den summan visas om du väljer det här alternativet.
  • Minsta: löneart Y ska genereras för samma antal timmar som har arbetats och som definierats i avsnittet ”Tidsintervall”, men en minsat summa kommer att genereras om arbetstidens antal är mindre än det. Den minsta summan anges i ett ytterligare fält som visas om du väljer det här alternativet.
  • Maximalt: löneart Y ska genereras för samma antal timmar som har arbetats och som definierats i avsnittet ”Tidsintervall”, men en maximalt summa kommer att genereras om arbetstimmarna är mindre än det. Den maximala summan anges i ett ytterligare fält som visas om jag väljer det här alternativet.

När du sätter upp en löneartsregel kan du också använda en “Om sats”  som gör att du kan ange olika kriterier som måste uppfyllas för att regeln ska gälla i första hand:

Denna “om sats” kontrollerar också om det finns en viss löneart på den aktuella stämplingen. Precis som för löneart X på själva regeln, har du tre alternativ här:

  • Ingen löneart: Regeln kommer endast att tillämpas om stämplingen inte har något resultat av lönearter.
  • Flera lönearter: Regeln kommer endast att tillämpas om en löneart i den valda gruppen lönearter förekommer på stämplingen. Klick här för en lista över vilka standardlönearter som ingår i vilka kategorier.
  • Specifik löneart: Regeln tillämpas endast om den lönearten förekommer på stämplingen. Observera att för att en löneart ska vara synlig i den här listrutan på ett tilldelat skift krävs att den är vald i personens avtalsmall. 

Följande kriterier är sedan tillgängliga:

  • > : Lönearten du väljer i denna “om sats” har genererats i fler timmar på stämplingen än vad som har definierats i “om satsens” fält för summa.
  • =: Lönearten du väljer i denna “om sats” har genererats i exakt lika många timmar på stämplingen som vad som har definierats i “om satsens” fält för summa.

Tillämpa regler

Det är möjligt att uppdatera lönartsregler från skifttyper på historiska skift och uppdatera flera olika skifttyper i olika enheter samtidigt. När du har lagt till en löneartsregel till en befintlig skifttyp kan du välja att också tillämpa den regel för skift av den skifttypen i schemat under en vald period.

När du har lagt till löneartsregeln till en skifttyp klickar du på åtgärder i det övre högra hörnet och väljer tillämpa regler:

  1. Välj under vilken period regeln ska läggas till.
  2. Välj om regeln bara ska läggas till skift som saknar en regel.
  3. Välj om regeln ska tillämpas på alla enheter och skift (alla enheter som du har tillgång till). Om du inte markerar den här kryssrutan väljer du de specifika enheterna och skifttyperna.
  4. Klicka på Spara.

Regeln som du lagt till på skifttypen kommer nu också att läggas till på skiften (av den skifttypen) i schemat för den valda perioden.

Denna funktion är som standard inställd på ingen åtkomst och måste vara påslagen under rollhantering (redigera roller). Behörigheten kallas tillämpa regler och du kommer bara att se det i rollhantering om du har skriv åtkomst på behörigheten för skifttyper.

Skifttypkategorier

Du kan använda skifttypkategorier för att gruppera olika skifttyper i en kategori. Det finns två olika sätt att skapa nya kategorier av skifttyp:

  • Kontoinställningar: Klicka på kategorierna för skifttyp.
  • Gruppinställningar: Klicka på kategorierna för skifttyp.

För att lägga till en ny kategori, klicka på den gröna lägg till -knappen, ge kategorin ett namn och klicka på spara.

Om en ny kategori skapas under kontoinställningar, kommer den att delas och kan ses / användas av alla enheter.

Om en ny kategori skapas under gruppinställningar, blir den lokal och kan bara ses / användas av enheten den skapas på.

  • Du kan söka i listan med kategorier av skifttyp genom att skriva något i sökfältet högst upp på sidan.
  • Du kan redigera namnet på en kategori genom att klicka på redigera till höger.
  • Du kan radera en kategori genom att klicka på radera till höger (notera att det bara är möjligt att ta bort en kategori som inte används).
  • Om listan innehåller mer än 100 objekt kommer den att delas upp i flera sidor. Navigera mellan sidorna genom att klicka på pilarna i det övre högra hörnet.
  • Skifttypkategorier kommer endast att synas under gruppinställningar när du är i en grupp som är en enhet (inte i distrikt eller avdelning).

Rastberäkningsregler

Under rastberäkningsregler kan du definiera hur lång tid som måste arbetas innan en anställd ska ha en rast, hur lång raste ska vara, vid vilken tidpunkt i skiftet den ska planeras,  och veckodagen där denna regel gäller. Du kan använda rastberäkningsregler för skift i schemat och på skift i grundscheman. Klicka på ikonen med två pilar för att tillämpa rastberäkningsregler på en skift.

Du hittar rastberäkningsregler under både kontoinställningar och gruppinställningar (endast på enhetsnivå).

Regler som skapas under kontoinställningar delas till alla enheter inom organisationen och regler skapade under gruppinställningar kommer att vara lokala och endast tillgängliga för den gruppen (enhet) där de skapas. När du tittar på beräkningsregler för raster under gruppinställningar ser du en delad etikett bredvid regeln om den är ärvd från kontoinställningarna:

Klicka på Lägg till regel för att lägga till en rastberäkningsregel:

  • Skiftlängd: Ange skiftets längd.
  • Rast: Ange längden på rasten (i minuter).
  • Applicera enbart för specifik veckodag: välj om regeln gäller alla dagar eller en specifik veckodag.
  • Visa raster: Du kan avmarkera Visa raster om det schemalagda avbrottet inte behöver visas i mobilappen. Det är användbart om personalen kan ta sin rast när de har tid snarare än vid en fast tid.
  • Förläggning av rester: Början, mitten, slut, efter.
  • Antal raster: Ange antalet raster under en skift.


Fick du hjälp?