Time Trackers

Uppdaterad 19/3/20 av Leigh Hutchens

Den här artikeln gäller Classic.

Time Tracker är en funktion för att hålla koll på timmar och minuter eller dagar. Det kan handla om spåra semestersaldon, komp - eller flex-tid. Medarbetare kan följa sina saldon i tidkortet och appen.

För att Time Trackers ska beräknas korrekt över en längre period måste man ta ut en skarp lönefil minst var 60e dag. Det gör man genom att bocka ur Preliminär körning under Överför till lön.

Skapa en Time Tracker

Du skapar din Time Tracker under fliken Inställningar -> Tabeller och i kolumnen till vänster hittar du Time Trackers.

  • Klicka på Lägg till
  • Förkortning -  Ange förkortning
  • Namn  - Ge din Time Tracker ett beskrivande namn
  • Periodiserad  - Bocka i om Time Trackers ska periodiseras per år och ha ett unikt saldo varje år. Till exempel om medarbetare kan spara upp 5 semesterdagar i 5 år, så kan Quinyx beräkna olika saldon per år.
  • Varje år börjar den - välj datum om Time Trackers ska periodiseras.
  • Standard ordning för avdrag: Välj hur beräkning ska göras om Time Trackers periodiseras.Vi stödjer flera olika sätt att dra av dagar/timmar från en periodiserad Time Tracker. Denna inställning styr vilket år som negativa transaktioner (t.ex. att ta ut semester) kommer att dras ifrån:
    • Ingen (dra av från aktuellt år) - Detta är standardalternativet och som beskrivet kommer dagar/timmar dras ifrån samma periodiserade år som transaktionen skapats i.
    • Mest nyligen inträffade år först - Detta alternativ kommer att dra av dagar från det äldsta året som har ett saldo högre än noll.
    • Aktuellt år först, sedan äldsta året - Kommer förbruka dagar från det nuvarande året först, sedan applicera samma ordning som alternativet ovan, det äldsta året som har ett saldo högre än noll.
  • Max intjänande per år - För positiva transaktioner med operatorn Addera, förutom för manuella justeringar, begränsa summan av intjänande per periodiserat år till den angivna summan. Noll betyder obegränsat.
  • Dagar/Timmar - Välj om dagar eller timmar ska adderas. Exempelvis så adderas ofta en flexbank i timmar medan semester kanske räknas i dagar.
  • Decimaler att visa - Hur många decimaler som ska visas
  • Totalt startdatum -  Ange datum om du vill att den ska börjar räkna från ett visst datum, om du inte anger datum börjar den räkna från första transaktionen för den anställde.
  • Visas på tidkort - Bestäm om TT ska visas på tidkortet. Om du väljer att den ska visas så syns den även på den anställdes tidkort. Om den inte syns på tidkortet kan man se den i olika rapporter.
  • Saldo per - Bestäm om saldo ska visas på den aktuella dagen då transaktionen görs, eller om du vill se ett ackumulerat saldo baserat på ett visst datum - nästa inträffande av. Exempelvis kan man sätta nästa inträffande av till slutet av året för semester, då räknas godkänd semester i framtiden in i saldot och det är en bättre reflektion av hur många semesterdagar kvar som är kvar.
  • Min värde, Max värde - Du kan sätta Min & Max värde för att få en varning på Time Trackern när något av värdena har nåtts. Notera att ett inställt minimum och maximumvärde inte gör något annat än varnar då man går förbi värdet. Varningen syns på Översikten under rutan
  • Typ av Time Tracker - Välj Normal Time Tracker oavsett typ. (Välj semester bara om det finns uppräkningsfaktor av semester på avtalsmall)

Systeminformation

När du har skapat din Time Tracker ska du bestämma vilka lönearter som ska aktivera den. Detta gör du under respektive avtalsmall under fliken Lönearter. Klicka på den löneart som du vill ha en Time Trackers beräkning på. Välj om den ska öka eller minska. Du kan också välja om den ska räkna 1:1 eller på något annat sätt.

Screen Shot 2017-05-09 at 20.50.31.png

Upprepa detta på alla lönearter som ska räkna, både plus och minus. När du har gjort detta är du klar och så fort lönearten används kommer du att få en transaktion på Time Trackern.

Menyn Time Trackers

I denna vy kan du se alla Time Trackers utan att behöva öppna individuella tidkort. Du kan filtrera på datum, personal, avdelning med mera. Du kan uppdatera Time Trackers och även ta ut en excelrapport, vid behov.

När du väljer en tidsperiod i den här vyn kommer saldot att beräknas baserat på det aktuella låsta saldot + transaktionerna för alla olåsta tidkort under den valda tidsperioden.

För att säkerställa att du ser samma saldo som du gör på tidskortet, föreslår vi att du säkerställer att tidigare månader är uppdaterade med en slutgiltig överföring till lön samt att välja en tidsperiod som inkluderar minst 60 dagar tillbaka i tiden.

Uppdatera Time Tracker saldo manuellt

Du kan uppdatera saldot på en time tracker manuellt. Gå till fliken Tid/Time

Trackers.

Screen Shot 2017-05-09 at 21.15.14.png
  • Välj Anställd
  • Välj Time Tracker
  • Välj datum när transaktionen ska registreras
  • Ange transaktionens antal. Om det är ett negativt värde så anger du det med minustecken ex: -2,5. Till exempel om du har ett kompsaldo som ska gå från 20 timmar till 15, skriver du -5.
  • Klicka på Spara

Time Trackers - Avtalsmallar

Time Trackers skapas under Inställningar och tabeller, och kan vara olika saldon, exempelvis semester, flex eller komptid.

I avtalsmallen kan man ställa in regler kring hur det aktuella saldot beräknas, om relevant. Du kan koppla värdejusterare (annat än lönearter) och faktornivågivare i avtalsmallar under fliken Time Trackers.

Notera att för att Time Trackers skall fungera korrekt måste transaktioner äldre än 60 dagar vara överförda till lön.

Klicka på knappen Lägg till för att öppna Ändra koppling till Time Tracker.

Namn - Ange ett namn för din association. Namnet visas för skapade transaktioner under Time Trackers.

Välj time tracker och värdejusterare.

Värdejusterare

Värdejusteraren talar om för Quinyx hur/när time trackern ska justeras,

  • Ett år efter varje ökande lönebaserad transaktion - Justeras på varje ettårsdag av varje ökande löneartsbaserad (konfigureras under Tabeller → Lönearter) transaktion. Kan till exempel användas för att “jämna ut” effekten av en lönebaserad transaktion och således kan man skapa en temporär (som finns exakt ett år) ökning av Time Tracker-saldot.
  • Ett år efter varje minskande lönebaserad transaktion - Fungerar som Ett år efter varje ökande lönebaserad transaktion men justerar på minskande löneartsbaserade transaktioner istället för ökande.
  • Första dagen av varje periodiserade saldoår - Betyder att den kommer att infalla på första dagen av varje år, exempelvis den första januari eller första april beroende på hur inställningarna under Tabeller → Time Trackers.
  • Stämplade timmar varje dag - i slutet på varje dag ökar värdet på Time Trackern med lika många timmar som har stämplats.
  • Varje dag avtalet har varit aktivt - för varje dag som avtalet är aktivt (gällande) ökar värdet på Time Trackern
  • Varje dag med stämplingar - för varje dag som går där den anställde har arbetat (d.v.s. har en stämpling) ökar värdet på Time Trackern
  • Varje årsjubileum av anställningsdatumet - för varje årsjubileum av anställningsdatumet (en gång per år) ökar värdet på Time Trackern
  • Varje dag schemalagd för arbete historiskt - för varje dag som går där den anställde var schemalagd att arbeta ökar värdet på Time Trackern
  • Varje födelsedag - varje födelsedag ökar värdet på Time Trackern
  • Varje månad efter angivet datum i avtalets startår - Denna justeras varje månad på en specificerad dag i månaden, men på avtalets startår med den månaden specificerad. (Dessutom, liksom alla andra värdejusterare, justeras den ej på ett datum före avtalets startdatum, eller efter avtalets slutdatum)
  • Varje månad efter anställningsdatumet - Denna justeras varje månad på datumet för anställningen
  • Varje semesterdag - Kan styra vilka dagnummer under frånvaron ska påverka Time Tracker-värdet.  Det finns möjlighet att styra om lördagar ska minska Time Tracker-värdet, oavsett om det finns skift på lördagen eller inte.
  • Men du kan även välja vilka dagar som inte ska minska Time Tracker-värdet, oavsett om det finns skift på lördagen eller inte.
  • Varje år efter angivet datum i avtalets startår - Justeras varje år på ett specifikt månadsdatum (Dessutom, liksom alla andra värdejusterare, justeras den ej på ett datum före avtalets startdatum, eller efter avtalets slutdatum)
  • Varje årsjubileum av anställningsavtalet


Varje Time Tracker kan ha flera värdejusterare.

  • Applicera bara om på huvudavtal - om ibockat så kommer associationen ignoreras om den inte tillhör avtalsmallen som används för nuvarande huvudavtal.
  • Beakta all data från den anställde - Inkludera all data för den anställde, oavsett avtal. Tex kan skapa transaktioner inom hela anställningsperioden istället för vara under avtalsperioden dvs inkluderar alla den anställdes skift och stämplingar i beräkningen istället för bara dem som tillhör det aktuella avtalet.
  • Operator - Välja mellan Addera och Sätt till nytt värde. När Sätt till nytt värde används, kommer skapade transaktioner att sätta (skriva över) saldot för Time Trackern till värdet från justeringsfaktorn istället för att addera den till saldot. Tilläggsvis kan ett Behåll upp till- värde sättas som tillåter att sätta ett upp till värde på saldot.
  • Faktornivågivare
    • År sedan anställningen påbörjades - t.ex. kan justeringsfaktorn ändras från 0,5 till 1 efter att den anställde har varit anställd i 3 år, och från 1 till 2 efter att den anställde har varit anställd i 5 år
    • Ålder (räknat i år) - fungerar som ovan, men skillnaden att justeringsfaktorn kommer att justeras utifrån den anställdes ålder istället för anställningslängden
    • Ackumulerat värde av den valda värdejusteraren

    Det går att definiera en justeringsfaktor som avgör hur mycket Time Tracker-saldot ska öka eller minska. T.ex. om värdejusteraren “Varje dag avtalet har varit aktivt” är vald, kan en justeringsfaktor på 0,5 ställas in, vilket innebär att Time Tracker-saldot kommer att öka med 0,5 för varje dag som avtalet är aktivt.

    Justeringsfaktorn kan dessutom vara dynamisk, d.v.s. det ökar eller minskar vid givna tillfällen utifrån andra faktorer.

    I tabellen anges vilken faktor som ska appliceras för olika nivåer av värdet på den valda faktornivågivaren, baserat på olika tröskelvärden. Notera att det alltid måste finnas minst en nivå, och den nivån måste ha ett tröskelvärde på noll. Denna nivå kommer appliceras tills nästa tröskel nås. Justeringsfaktorn kan antingen vara ett numeriskt värde eller ett blankt fält. Blankt fält tolkas som att skapa någon transaktion.
  • Multiplicera justeringsfaktorn med värdet från värdejusteraren - Värdet för en dag från en värdejusterare (t.ex. 8 för en dag om du arbetat 8 timmar och har valt värdejusteraren Stämplade timmar varje dag) är en faktor för att generera en transaktion. Den inkluderas som standard (checkbox ibockad). Om du bockar ur checkboxen kommer faktorn att exkluderas. (Notera att värdet från Faktornivå-tabellen alltid används, men kan sättas till 1 om du vill att det skall “exkluderas”. Anställningsgrad kan inkluderas genom att använda existerande kryssruta)
  • Skapa transaktioner enbart på trösklar - Med denna ibockad kommer en transaktion bara skapas varje gång en tröskel passeras. Alla andra kommande transaktioner kommer att ignoreras innan den appliceras - varje tröskel kommer bara att användas en gång, dvs för en transaktion.
  • Multiplicera justeringsfaktorn med anställningsgrad - välj om faktorn ska multipliceras med anställningsgrad
  • Multiplicera justeringsfaktorn med snitt antal nominella timmar per dag - välj om värdejusteraren skall multipliceras med snittantal nominella timmar per dag. Snittantal nominella timmar beräknas från medarbetarens Arbetstidsmått vid heltidsanställning delat på antalet arbetsdagar per vecka.


Fick du hjälp?