Time Trackers, praktiska exempel
Uppdaterad
av
Daniel Sjögren
Time Trackers kan användas på flera olika sätt, beroende på dina behov.
Intjänad semester, beroende på anställningens längd
Anställda tjänar 0,068493 semesterdagar per anställningsdag om de har varit anställda i mindre än 3 år.
Från och med 3 år tjänar de 0,082191 dagar per anställningsdag.
Till en början skapas en Time Tracker med namnet Semester under Kontoinställningar > Avtal > Time Trackers.
Därefter skapas en Time Tracker på avtalsmallen för den berörda anställde under Kontoinställningar > Avtalsmallar > Time Trackers med följande inställningar:
- Värdejusterare: Varje år efter det angivna datumet i avtalets startdatum (förutsatt att den anställda har minst ett aktivt avtal under hela anställningsperioden).
- Faktornivågivare: Varje årsjubileum av anställningsdatumet.
- Faktornivå 0, justeringsfaktor 0,068493
- Faktornivå 3, justeringsfaktor 0,082191
Denna Time Tracker kommer att börja räkna upp med 0,068493 per dag för vilken avtalet är aktivt tills anställningstiden är större än 3, då kommer faktorn att börja räknas upp med 0,082191 per dag för vilken avtalet är aktivt. Om antalet förvärvade dagar ska påverkas av anställningsgraden, det vill säga om en anställd som arbetar på deltid 50% ska tjäna hälften så många semesterdagar, måste du välja att Multiplicera justeringsfaktorn med anställningsgraden.
Flextime-balans återställs varje månad
- Kopplad till en tidsspårare för Flextime.
- Värdejusterare: Varje månad efter den angivna datumen i avtalets startår.
- Operator: Sätt till nytt värde - 0
- Justeringsfaktor: 0
 |  |
Lägg till nya semesterdagar och överför sparade dagar
- Time Trackern måste vara inställd på Saldo från och med innevarande år: Nästa förekomst av
- Värdejusterare: Varje år efter angivet datum i avtalets startår
- Angivet datum: 01-01 (1 januari)
- Operator: Sätt till nytt värde
- Behåll upp till: 5
- Faktornivåregulator: År sedan anställningen började
- Faktornivå = 0, justeringsfaktor = 25
- Avmarkera Multiplicera justeringsfaktorn med värdet från värdejusteraren
 |  |
25 nya semesterdagar den 1 januari, spara upp till 5 dagar i 5 år
Ställ in Time Trackern under Kontoinställningar > Time Trackers enligt följande:
Skapa en periodiserad Time Tracker med standardordning för avdrag = Aktuellt år först, sedan det äldsta.
Denna alternativperiodisering bryter upp saldot per år, standardordningen anger hur många dagar som ska tas ut. I exemplet - rensas årets semesterdagar först, följt av det äldsta året.
Skapa 3 Time Tracker-förbund i en avtalsmall
25 nya dagar varje år
 |  |
Överför upp till 5 dagar
 |  |
Återställ sparad semester efter 5 år
 |  |
Semester, reducering för lördagar
En värdejusterare gör det möjligt att minska semestersaldot för varje semester och med en möjlighet för lördagar, även om det inte finns någon löneart för denna dag.
- Time Tracker: Välj vilken Time Tracker som ska uppdateras.
- Värdejusterare: Välj Varje semesterdag.
- Operatör: Välj Lägg till
- Justeringsfaktor: Välj 1 eller -1, beroende på om du vill öka eller minska saldot.
- Markera rutan Minska för lördagar
 |  |
Värdejusteraren Varje semesterdag
Värdejusteraren Varje semesterdag kan kontrollera vilken/vilka dag(ar) under ledigheten som ska påverka Time Tracker-värdet. Denna funktion används främst i Danmark.
Det är möjligt att ange om lördagar ska minska Time Tracker-värdet, oavsett om skift äger rum på en lördag eller inte.
Du kan dock också välja vilka dagar som INTE ska minska Time Tracker-värdet, oavsett om skift äger rum på en lördag eller inte, genom att markera rutan "Ackumulera inte" på följande dagsräkningar och markera dag(ar). Denna inställning är endast tillgänglig för värdejusteraren Varje semesterdag.
 |  |
I exemplet är inställningarna definierade så att dagar numrerade 6 och 7 inte ökar Time Tracker-värdet. Det innebär att om en semesterperiod är inställt på en vecka och börjar på onsdag, kommer värdet att justeras för de första 5 dagarna (onsdag till söndag), men inte de sista 2 (måndag, tisdag). Om ledigheten i exemplet ovan var i 3 veckor, skulle den fortsätta att beräknas på onsdag och söndag (men inte måndag, tisdag) för vecka 2 och 3 också.
Förhandskontrollera semesterledighet
Det är möjligt att göra en automatisk kontroll om en anställd har tillräckligt med semesterdagar att ansöka om innan frånvaroansökan skickas till chefen.
Exempel:
- Vår exempelanställd har 15 dagar kvar av semestersaldot
- Den anställde skapar en frånvaroansökan för 4 veckors semester (med 5 schemalagda skift per vecka)
- När en anställd sparar frånvaroansökan kontrollerar systemet automatiskt saldot, och om saldot är otillräckligt kommer ansökan att nekas.
Denna möjlighet är baserad på Time Tracker-funktionaliteten och möjligheten att koppla ihop en Time Tracker med en avtalsmall. För att ställa in en Time Tracker-koppling måste du först ha eller skapa en Time Tracker. Skapande och redigering av Time Trackers görs under Kontoinställningar > Avtal > Time Trackers.
 |  |
I det ovanstående exemplet är Time Trackern namngiven VAC - Semester, och värdena för min/max är inställda på 0 och 30.
För att koppla Time Trackern till en avtalsmall, gå till Kontoinställningar > Avtalsmallar > [Önskad avtalsmall] > Time Trackers > Lägg till.
 |  |
- Välj den Time Tracker som ska påverkas: (VAC - Semester)
- Vad ska vara värdejusteraren (orsaken) för ändringen av Time Trackern: Varje semesterdag
- Vad ska hända när det är en semesterdag (operator): Lägg till
- Vilken mängd ska tillämpas (faktornivåreglerare): -1
Detta måste tas bort på alla lönearter kopplade till frånvaron. Både på avtalsmallen och globala lönearter.
"Holländsk semester" konfiguration
Time Tracker "Holländsk konfiguration"
Vi har gjort många förbättringar och uppdateringar av möjligheterna att konfigurera Quinyx när det gäller lagstadgad och icke-lagstadgad semester för Nederländerna.
Årlig intjänande av semestertimmar (ett exempel från Kanada)
- Tjäna 160 timmar (20 dagar x 8 timmar) fram till 5-årsjubileet, sedan 200 timmar (25 x 8 timmarsdagar).
- Proportionerad från startdatumet det första året av anställningen.
- Återställs varje 2 april.
- En anställd får inte ansöka om mer än de har
I det här exemplet behöver du 3 Time Tracker-kopplingar i avtalsmallen.
- Intjänande av semestertimmar.
- Avdrag av semester timmar när de tas ut.
- Återställs varje år.
Ackumulering av semestertimmar
Bryt ner den årliga ackumuleringen till ett månatligt värde.
160 timmar/12 månader=13.3333 timmar per månad.
- Efter 5 år blir det 200 timmar/12 månader=16.666666667 timmar per månad.
- Avdrag av semestertimmar när de tas ut.
För att Time Trackern ska kunna dra av i timmar och för att anställda inte ska kunna ansöka om mer tid än de har måste följande vara inställt:
- Det får inte finnas någon koppling till Time Tracker i lönekoden själv (globalt under Kontoinställningar >Avtal >Lönearter eller lokalt i avtalsmallen).
- Frånvaroorsaken måste vara inställd på "räkna endast schemalagda dagar" (under Kontoinställningar > Frånvarohantering > Frånvaroinställningar).
- Time Trackern måste ha "Visa varningar" och vara aktiverad med en minimuminställning (Kontoinställningar > Avtal > Time Trackers).
- Återställ varje år
Tjäna 8 timmar PTO för varje tvåveckors löneperiod
Tjäna 8 timmar PTO för varje tvåveckors löneperiod, där PTO omfattar semester, sjukfrånvaro och dagar för mental hälsa. Anställda kan endast ha maximalt 200 timmar vid en given tidpunkt och kan endast överföra 200 timmar varje år den 1 januari. Anställda kan inte begära mer PTO än de har tjänat.
Förkonfiguration
- Översätt 8 timmar per två veckor till ett dagligt justeringsvärde. 8 timmar / 14 dagar = 0,57 timmar PTO per dag.
Steg:
- Skapa Time Tracker med följande inställningar.
- Lägg till Time Tracker-justering i avtalsmallarna.
- Lägg till Time Tracker-avdrag. Eftersom tre frånvaroorsaker kan dras av från en Time Tracker måste du lägga till en konfiguration för varje frånvaro där "frånvaroorsaken" ändras för att återspegla semester, sjukfrånvaro och dag för mental hälsa.
- Lägg till PTO-tröskel för att säkerställa att inte mer än 200 timmar kan tjänas in per år.
Tjäna in en ledig dag för varje x mängd arbetad tid (Vuosivapaa-ackumulering)
Tjäna in en ledig dag för varje x mängd arbetad tid (Vuosivapaa-intjäning). Max 9 intjänade tillfällen per år.
- Skapa Time Tracker.
- Ställ in regler (intjäning börjar 6 månader efter anställningsstart och är icke-linjär). Återställ intjäning varje år.
Rätt till vård av sjukt barn (VAB)
I vissa fall beror omfattningen av ledighetsrättigheter på faktorer som Quinyx inte spårar. Till exempel, i Norge, bestäms en anställds rätt till ledighet för att vårda sjuka barn varje år av antalet barn de har, åldrarna på dessa barn och deras status som ensamstående förälder. I sådana fall är det möjligt att konfigurera en Time Tracker för att räkna uppåt medan rättighetsfaktorerna spåras externt från Quinyx.
- Skapa en Time Tracker.
Inställningarna nedan beror på kundspecifika behov, till exempel kan en varning vara önskvärd när den minsta rättighetströskeln nås.
- Anslut Time Trackern till den skapade lönearten för Sjukt barn för att räkna uppåt 1 dag för varje gång frånvaron används.
- En kopplad Time Tracker på det relevanta avtalet kan säkerställa att den årliga rätten för sjukt barn återställs inom Time Trackern i början av året till 0.
- Nedan finns översikter över lönearter för både hel- och halvdags frånvaro baserat på ovanstående konfigurationsinställningar.
Förhandsvillkor för årliga periodiseringar i Time Tracker
Förhandsvillkor kan ställas in innan tid ackumuleras i en Time Tracker. Detta säkerställer att medarbetarna uppfyller specifika kriterier innan tidssaldot ackumuleras.
Låt oss ta ett exempel från Danmark, där anställda tjänar in extra betald ledighet varje år (t.ex. 5 dagar/år). De måste dock ha arbetat i minst 9 månader för att vara berättigade till denna periodisering.
Detta kan konfigureras i Quinyx med hjälp av alternativet ”förhandsvillkor” för <utvalda> värdejusterare (se nedan):
- År sedan anställningens början
- Varje år efter ett i avtalet angivet datum
- År sedan födelse (ålder)
Exempel på konfigurationssteg:
Skapa en Time Tracker-koppling i avtalsmallen med en av de ovannämnda värdejusterare.
Inställning av periodisering av Time Tracker: Time Tracker ”Förhandsvillkor för test av värdejusterare” periodiserar 5 extra dagar årligen den 1 juni.
Förhandsvillkor: Medarbetare måste ha arbetat minst 9 månader sedan anställningens startdatum för att få tid i Time Tracker ”Förhandsvillkor för test av värdejusterare”.
Anställningsstartdatum för den anställde: 1 februari 2023.
Den 1 juni 2023 utges ingen extra ledighet eftersom den anställde endast har arbetat i 4 månader, vilket inte uppfyller kravet på 9 månader.
Den 1 juni 2024 har den anställde arbetat 15 månader och uppfyller därmed villkoret. Därför periodiserar systemet 5 extra dagar enligt inställningarna för Time Trackern.
När villkoret är OFF, d.v.s. ”Inget förhandsvillkor” har valts
Så återgår beteendet till hur det fungerar idag, dvs. den 1 juni 2023 - 5 dagar ackumuleras på den Time Trackern och inga förhandsvillkor kontrolleras.
