Anställdas nyckeltal i Schema

Uppdaterad 22 hours ago av Daniel Sjögren

Se anställdas nyckeltal

Om du vill se de anställdas nyckeltal klickar du på ellipsen/tre punkts-menyn bredvid den anställdes avatar och namn och sedan på Medarbetares nyckeltal (mätvärden för anställda). När panelen laddas visas en laddningsindikator. Panelen visas som standard till vänster om ellipsmenyn, men du kan flytta den. Du kan förvänta dig samma beteende från den här panelen som från panelen Lägg till skift och Redigera skift. Överst i panelen visas namnet på den anställde i fråga. Om du till exempel skulle ta bort/flytta skift för den anställde vars nyckeltal du tittar på kan du använda uppdateringsknappen uppe till höger i panelen.

Du kan visa schemalagda, arbetade och förväntade timmar i panelen jämfört med nominella timmar. Quinyx visar timantalet för varje variabel, skillnaden mellan de två (formel: schemalagda eller arbetade eller förväntade timmar minus nominella timmar) och procentsatsen (formel: schemalagda eller arbetade eller förväntade timmar dividerat med nominella timmar). Skillnaden visas i rött om den är negativ, precis som listan över anställda i schemats vänstra marginal. På grund av populär efterfrågan visar vi de faktiska namnen på variablerna och inte ikoner med verktygstips.

Panelen Medarbetares nyckeltal innehåller ovanstående information om nyckeltal för den valda perioden, schemaperioden och beräkningsperioden (om tillämpligt). Var och en av dessa perioder finns i ett dragspel. Varje period har sedan ett dragspel per avtal. Eftersom det alltid bara finns en vald period visar det specifika dragspelet alltid datum.

Det kan dock finnas flera perioder för schemaläggning och saldo inom en vald period. Av denna anledning kommer dragspelet för avtal i dragspelsmenyn för schemaläggning och beräkningsperiod att innehålla ett daterat dragspel per schemaläggning eller balansperiod (se den animerade skärmdumpen ovan). När du öppnar panelen öppnas alla dragspel utom de daterade dragspelen i schemaperioden och beräkningsperioden; för dessa dragspel öppnas endast det första som standard.

Uppgifterna för schemaperioden och beräkningsperioden som äger rum kl. 00:00 på det första datumet i den aktuella perioden visas av avataren och i de övre dragspelen för schemaperioden och beräkningsperioden i nyckeltalspanelen. Detta är särskilt värt att notera för de av er som i Personer > Personalkort > Avancerade inställningskategorier > Tidsregler > Dygnsvila infaller har konfigurerat ett annat värde än 00:00.

Quinyx erbjuder stöd för en anställd som har flera avtal, vilket är fördelaktigt antingen när samma anställd har olika positioner med varierande anställningsgrad och löner, eller som ett sätt att hantera att de tar extra skift.

Anta till exempel att en anställd har flera avtal i Quinyx som är giltiga minst en dag under den period som för närvarande visas i Schema. I det fallet kommer nyckeltalspanelen för anställda att visa nyckeltalen för varje avtal i ett eget dragspel för varje daterad period. Beroende på hur många avtal din anställde har kan du räkna med att panelen laddas långsammare än för anställda med endast ett avtal.

Observera att ett avtal kan ställas in som föredraget för en viss enhet i Personer > Avtal > Avtalsdetaljer i Quinyx. Detta kräver att den anställde har konfigurerats som delbar på personalkortet under Personer > Medarbetaruppgifter > Delning mellan enheter. Den här funktionen är praktisk om den anställde har en roll på flera enheter och du vill att olika avtal ska användas beroende på vilken enhet den anställde arbetar på. I panelen Medarbetares nyckeltal visas namnet på den föredragna enheten.

För varje daterad period kommer flera avtal att sorteras i följande ordning:

  • Huvudavtal visas alltid först.
  • För sekundära/icke-huvudavtal sker sorteringen efter avtalens startdatum från tidigaste till senaste startdatum.
  • Om det finns flera sekundära/icke-huvudavtal med samma startdatum tillämpas alfanumerisk sortering.

Huvudavtal är färgkodade på samma sätt som de är i Personer; huvudavtal visas mot ett mörkblått märke medan sekundära avtal visas mot ett turkos.

Sortering av anställda

Standardordningen för schemat, utom för otilldelade skift, är skiftets starttid. Det skift som börjar tidigast ligger högst upp i schemat. Du kan enkelt ändra sorteringsordningen genom att klicka på rullgardinsmenyn för sortering.

  • Starttid
  • Anställds namn A-Ö
  • Anställds namn Ö-A
  • Diff. av metriska data under beräkningsperioden

Beräkningsperiod av anställdas nyckeltal

Du kan bestämma för vilken period som de anställdas nyckeltal för alla anställda i den vänstra marginalen i schemat ska visas.

De valbara perioderna är:

  • Vald period: Det här är vilken period du för närvarande tittar på i Schema.
  • Schemaperiod: Detta konfigureras i Avtal > Avtalsmall .
  • Beräkningsperiod: Detta konfigureras i Avtal > Avtalsmall .
Quinyx kommer ihåg ditt urval av perioder om du lämnar den nuvarande vyn och kommer tillbaka.

När det kommer till hur avtal översätts till nominella timmar och du tittar på nyckeltalen för en specifik dag så gäller samma principer i Schema som i Grundschema:

  • Om arbetsdagar är konfigurerade till 7, betraktar Quinyx varje dag som en arbetsdag.
  • Om arbetsdagar är 6, betraktar Quinyx måndag till lördag som arbetsdag.
  • Om arbetsdagar är 5, betraktar Quinyx måndag till fredag som arbetsdagar.
  • Om arbetsdagar är mindre än 5 saknar Quinyx för närvarande stöd för att avgöra vilka vardagar som är arbetsdagar. Därför, till exempel, om arbetsdagar är 4 och nominella timmar är listade som 21 i avtalet så kommer de nominella timmarna för varje dag du tittar på att visas som 21.

När du flyttar mellan olika dagar eller veckor i ditt schema kommer Quinyx ihåg den valda beräkningsperioden.

De nominella timmarna som visas i panelen för mätvärden för anställda gäller för närvarande alltid endast för huvudavtalet. Det innebär att systemet utgår från det antal arbetsdagar som definierats i det avtal som är konfigurerat som huvudavtal per dagens datum.

Visningsläge av nyckeltal i Schema

I visningsalternativen för anställda kan du ställa in hur nyckeltal för avtal ska visas under rubriken Visningsläge för nyckeltal:

  • Totaler
    • Detta visar totalerna för schemalagda timmar och nominella timmar över avtal.
    • Observera att om det finns parallella avtal som har olika schema- eller beräkningsperioder och schema- respektive beräkningsperiod väljs som beräkningsperiod för nyckeltal, så kommer ett märke som säger Olika perioder att visas här eftersom summering av dem skulle vara missvisande.
    • Observera att om du till exempel följer upp övertid eller mertid under en period, så kommer inte beräkningen av vad som visas på tidkortet och vad som överförs till löne att återspeglas korrekt om du har en avtalsändring under den period du tittar på, eftersom Quinyx beräkning för detta görs enligt avtal.
  • Per avtal
    • Detta visar de schemalagda timmarna och de nominella timmarna som en rad per avtal. Precis som i Personer och panelen för nyckeltal är huvudavtalen färgkodade i mörkblått och icke-huvudavtalen i turkos.
    • När sorteringsalternativet Skillnad i nyckeltalets data för beräkningsperioden mellan schemalagda och nominella timmar under beräkningsperioden har valts, sker den faktiska sorteringen av anställda i den vänstra marginalen fortfarande i enlighet med timmar i olika avtal.

I båda ovanstående fall visas nyckeltalen vid den anställdes avatar nu också med ett procenttecken som anger hur många procent av de nominella timmarna som för närvarande är schemalagda. I vissa fall visas inte hela procentsatsen - vi kommer att åtgärda detta inom kort.

Quinyx kommer ihåg ditt val av visningsläge för nyckeltal om du lämnar vyn och kommer tillbaka.

Nyckeltal

Schemalagda timmar/Nominella timmar

Nyckeltalet schemalagda timmar vs. nominella timmar visar antalet schemalagda timmar under tidsperioden (om raster räknas som schemalagda timmar i avtalet kommer de att inkluderas här) jämfört med antalet nominella timmar i en anställds avtal.

Arbetade timmar/Nominella timmar

Nyckeltalet arbetade timmar vs. nominella timmar visar antalet faktiska arbetade timmar vs. de nominella timmarna i en anställds avtal.

För frånvaroskift och stämplingar utan skift så kommer nyckeltalet att räkna dem som startar i den valda perioden.

Nyckeltalen för arbetade timmar för anställda räknar endast de stämplingar vars överordnade skift börjar under perioden i fråga. Om inställningen "Generera löner på uppgifter" är aktiverad kommer varje uppgifts stämpling att räknas till den period under vilken uppgiftens överordnade skift börjar. Räkningslogiken när det gäller frånvaroskift har inte ändrats. Den ovan beskrivna ändringen gjordes som ett resultat av användarfeedback.

Förväntade timmar/Nominella timmar

Nyckeltalet förväntade timmar vs. nominella timmar är särskilt användbart om du vill se till att de anställda uppfyller sina grundläggande nominella timkrav enligt avtalet.

  • Innan ett skift startar kommer förväntade timmar att visa samma som schemalagda timmar.
  • För ett pågående skift som har en öppen stämpling, kommer förväntade timmar att visa arbetade timmar, dvs. timmar som är stämplade fram till det aktuella ögonblicket.

Nyckeltalet förväntade timmar för anställda räknar också skiftets timmar efter öppna stämplingar.

Även om en anställd har stämplat in tidigt kommer de förväntade timmarna fortfarande att återspegla skiftets skifttid eftersom Quinyx inte kan göra några antaganden om när den anställde kommer att stämpla ut.

När stämplingen blir "stängd" kommer nyckeltalet för förväntade timmar att övergå till att räkna stämplingens timmar i stället.

Tänk på att Quinyx gör detta "byte" endast varje hel timme. Om stämplingen sker klockan 20:16 kommer de förväntade timmarna att återspegla det skiftets skifttimmar tills klockan slår 21:00. När klockan har slagit 21:00 kommer de förväntade timmarna istället att återspegla det skiftets stämplingstimmar. 

Ovanstående beskrivning använder skift , men detsamma gäller för uppgifter om du stämplar på uppgifter.

För stämplingar utan skift eller uppgift fortsätter Quinyx att räkna tid från starttid tills nuvarande tid, precis som vanligt.

Förklaring av Schemalagda/Arbetade/Förväntade timmar vs. Nominella timmar

Schemalagda timmar vs. nominella timmar: Det totala antalet skifttimmar från skift som är inställda på "Räknas som schemalagda timmar" visas i förhållande till den anställdes nominella timmar för perioden i fråga. Det här nyckeltalet används vanligtvis när du arbetar med schemat i förväg, för att se till att du har schemalagt dina anställda i enlighet med det antal timmar som de har rätt till enligt den anställningsgrad som anges i deras avtal.

Förväntade timmar vs. nominella timmar: Det är ett sätt att övervaka hur en viss anställd i praktiken följer sina avtalstimmar. Nedan finns mer information om logiken för detta mått:

  • Den räknar timmarna i skiftet för öppna stämplingar. Observera att även om en anställd har stämplat in tidigt kommer de förväntade timmarna fortfarande att återspegla skiftets skifttimmar eftersom Quinyx inte kan göra några antaganden om när den anställdes stämpling kommer att ske.
  • När stämplingen blir "stängd" kommer den förväntade timmätningen att övergå till att räkna timmarna för stämplingen i stället. Tänk på att Quinyx gör detta "byte" endast varje hel timme. Så om stämplingen sker kl. 20.16 kommer de förväntade timmarna att återspegla det skiftets skifttimmar tills klockan slår 21.00. När klockan har slagit 21:00 kommer de förväntade timmarna istället att återspegla det skiftets stämplingstimmar. En av anledningarna till denna begränsning är att förväntade timmar och statistikvariabeln förväntade kostnader båda är information som du sannolikt vill titta på tillsammans med varandra, så på detta sätt minskar vi risken för inkonsekvens mellan dem.
  • I beskrivningen ovan används skift, men samma sak gäller för uppgifter om du stämplar på uppgifter.
  • För stämplingar utan skift eller uppgift fortsätter Quinyx att räkna tiden från stämplingens starttid till den aktuella tiden, som vanligt.

Arbetade timmar vs. nominella timmar: Visar det totala antalet skifttimmar från skift som är inställda på "Räknas som schemalagda timmar" i förhållande till den anställdes nominella timmar för perioden i fråga. Det här måttet används vanligtvis när du arbetar med schemat i efterhand, dvs. i uppföljningssyfte, för att se till att dina anställdas antal arbetade timmar stämmer överens med det antal timmar de har rätt till enligt anställningsgraden i deras avtal.

Arbetade/Utrullade timmar

Mätvärdet för arbetade timmar vs. utrullade timmar är särskilt användbart för dig som vill använda schema som en tid -metod, men det är också användbart för alla som vill följa upp en anställd arbetstimmar när det gäller utrullning schema timmar.

Nyckeltalet arbetade timmar vs. utrullade timmar är särskilt användbart för dig som vill använda grundschemat som en övertidsmetod, men det är också användbart för alla som vill följa upp en anställds arbetade timmar i förhållande till utrullade grundschematimmar.

Uppgifterna som används i arbetade timmar är exakt samma som de i statistiken för arbetade timmar vs nominella timmar. skift schema den senaste utrullningen av ett schema som rullats ut för den givna anställd .

Datan som används för arbetade timmar är exakt desamma som för mätningen av arbetade timmar jämfört med nominella timmar. Den data som används för utrullade timmar är en ögonblicksbild av alla skifttimmar i grundschemat i den senaste utrullningen av ett grundschema som har rullats ut för den anställde.

Några detaljer om de utrullade timmarna:

  • Detta nyckeltal tar hänsyn till helgdagars minskning p.g.a. inställningen för helgdagars minskning, som kan konfigureras till mellan 0 % och 100 %. För att inte motverka syftet med att ta med den inställningen i beräkningen så beaktas inte avtalsinställningen Schemalägg helgdagar.
  • Detta nyckeltal tar hänsyn till inställningen Räkna som schemalagda timmar för skift/skifttyper och avtalsinställningen Beräkna raster som arbetstid.
  • Uppgifterna återspeglar den period du tittar på nyckeltalet för (vald period / schema / beräkningssperiod), precis som med andra nyckeltal.
Exempel scenarier

Eftersom vi har fått många frågor om det förväntade beteendet, beskriver vi nedan hur det fungerar. Observera att inte alla fallen nedan är något du kanske vill göra regelbundet, vi beskriver bara många olika scenarier, inklusive nischade sådana, så att det blir tydligare för dig vad du kan förvänta dig och inte.

  • Om du rullar ut 10 schemalagda timmar på en helgdag konfigurerad till 70% reduktion, så kommer detta att räknas som 3 timmar mot slutpunkten för utrullade timmar.
  • Om anställd har ett schema men det inte har rullats ut kommer utrullade timmar att vara 0.
  • Om du rullar ut ett schema , tar du bort det utrullade skift i Schema och sedan lanserar samma schema igen under samma period med samma schema över samma datum igen, kommer mätvärdet för utrullade timmar att uppdateras för att återspegla vad schema såg ut som vid din senaste lansering.
  • Om du rullar ut ett grundschema, raderar de utrullade skiften i Schema och sedan rullar ut samma grundschema på nytt under samma period med samma grundschemaveckor på samma datum igen så kommer mätningen av utrullade timmar att uppdateras så att den återspeglar hur grundschemat såg ut vid den senaste utrullningen.
  • Om du rullar ut ett grundschema, gör en kopia av det grundschemat och rullar ut det också så kommer nyckeltalet för utrullade timmar för varje anställd att fördubblas.

Arbetade timmar/Schemalagda timmar

När du tillämpar nyckeltalet Arbetade timmar/Schemalagda timmar kommer den anställdes KPI att visa hur många arbetade timmar jämfört med schemalagda timmar som finns för alla anställda under den valda perioden. Detta gör det möjligt för chefer att snabbt se till att den anställde arbetar enligt schemat.

Beräkningslogik för medarbetares nyckeltal i Schema

Med hänsyn till dygnsbryt

Före version 0107 räknade och visade nyckeltalen för anställda i Schema data från Dygnsbryt för en given anställd. Med dygnsbryt menar vi värdet i fältet Dygnsbryt i Avtal > Avancerade inställningskategorier > Tid > Regler för stämpling > Dygnsbryt. I exemplet nedan har användaren Gregory Payne ett dygnsbryt vid 01:00 och som du kan se så räknas endast timmarna före 01:00 under den valda perioden måndagen den 3 maj i nyckeltal för anställda:

Som du kan se i Tidskortet är problemet att om du bara skulle överföra detta datum till lön så skulle du överföra 3,5 timmar och inte 0,5.

Anledningen till denna logik i tidkortet är att Quinyx vid överföring till lön kommer att överföra timmarna för alla skift som börjar före dygnsbrytet för de överförda datumen. De anställdas nyckeltal är till för att hjälpa dig att hålla koll på timmarna och i slutändan för att minska mertids- och/eller övertidsersättning - vilket innebär att denna bristande överensstämmelse mellan nyckeltalen och resultatet från tidskortet/lönekörningen har varit suboptimal när det finns skift som korsar dygnsbrytet.

För att bättre ta hänsyn till de beräkningar som Quinyx gör när löner körs, räknar och visar nyckeltalen för anställda i Schema nu istället timmarna för alla skift som börjar före dygnsbrytet. Detta innebär att du för samma användare, dygnsbryt, datum och skift nu får detta resultat:

Vi har förklarat ovanstående ändringar med hjälp av de anställdas nyckeltal "valda period", men samma ändring gäller för "schema" och "beräkningssperiod " i samma nyckeltal. Eventuella varningar om nominella timmar, veckotimmar etc. tar nu även hänsyn till denna nya räkningslogik.

Ovanstående gäller endast Schema.

Med hänsyn till ändringar av samma avtal

Observera att särskilt när du gör datumstyrda ändringar av anställningssgraden med samma avtal under en schemaperiod/beräkningsperiod så kommer nyckeltalet fortfarande att visas som en period. I tidkortet och lönelistan ser du dock att Quinyx delar upp övertid/mertid/minustid i en beräkningsperiod före ändringen av anställningssgraden och en efter.

Av denna anledning rekommenderar vi att du begränsar ändringar av anställningsgraden på grund av samma avtal till den första eller sista dagen i schemaperioden/beräkningsperioden om du använder någon av dessa som beräkningsperiod för övertid/mertid/minustid. När du gör datumstyrda ändringar av lönen på samma avtal sker inte den ovan beskrivna uppdelningen, så man behöver bara vara uppmärksam på ändringar av anställningsgraden på samma avtal.

Med hänsyn till frånvaroskift

För att ett frånvaroskift ska räknas till nyckeltalet av schemalagda timmar måste inställningen för skiftet "Räkna som schemalagda timmar" vara markerad, men även inställningen för frånvarotypen "Räknas som arbetade timmar" måste vara markerad.

För att ett frånvaroskift ska räknas till antalet arbetade timmar måste inställningen för skiftet "Räknas som arbetade timmar" vara markerad, men även inställningen för frånvarotypen "Räknas som arbetade timmar" måste vara markerad.

Nyckeltal för Tillgänglighet

När du öppnar visningsalternativ i schemavyn ser du att det är möjligt att välja Tillgängliga timmar/min. Om du väljer det här alternativet kommer vi att visa de anställdas inlämnade tillgänglighet för den valda beräkningsperioden jämfört med de minsta antalet obligatoriska tillgänglighetstimmarna från de anställdas huvudavtal i de anställdas nyckeltal till vänster i schemat.

Dessa val kommer också att lagras om du väljer att inkludera dem i ett sparat filter.


Fick du hjälp?