Nyckeltal / Visningsalternativ i Schema

Uppdaterad av Victor Jespersen

Översikt

Anställdas nyckeltal i Schema hjälper dig att förstå hur anställda presterar mot sina avtalsförväntningar i realtid. Du kan jämföra planerade, arbetade, förväntade och nominella timmar för olika tidsperioder, vilket gör det enklare att planera scheman, granska prestanda och identifiera avvikelser. Quinyx stöder flera avtal per anställd och tillhandahåller flexibla visningsalternativ så att du kan visa data på det sätt som passar ditt arbetsflöde bäst.

Åtkomst till anställdas nyckeltal

  1. Välj ellipsen bredvid en anställds avatar och namn.
  2. Klicka på Nyckeltal.
  3. En laddningsindikator visas medan data hämtas.

Nyckeltalspanelen öppnas till vänster om ellipsmenyn som standard, men du kan flytta den. Panelen fungerar på samma sätt som panelerna Lägg till skift och Redigera skift och visar anställdens namn högst upp. Använd uppdateringsikonen för att uppdatera data om du ändrar en anställds schema medan panelen är öppen.

Nyckeltal och datavärden avrundas till två decimaler.

Beräkningsperioder för nyckeltal

Du kan välja vilken tidsperiod nyckeltalen baseras på:

  • Vald period: Den period som för närvarande är synlig i Schema.
  • Schemaperiod: Konfigurerad i Avtal > Avtalsmall.
  • Avstämningsperiod: Konfigurerad i Avtal > Avtalsmall.

Quinyx kommer ihåg ditt val när du återgår till vyn.

Quinyx kommer ihåg ditt periodval när du navigerar bort och återgår till vyn.

Beräkningslogik för arbetsdagar

När avtalsarbetsdagar omvandlas till nominella timmar för specifika dagar gäller samma principer som i Grundschema:

  • 7 arbetsdagar: Varje dag betraktas som en arbetsdag
  • 6 arbetsdagar: Måndag till lördag är arbetsdagar
  • 5 arbetsdagar: Måndag till fredag är arbetsdagar
  • Mindre än 5 arbetsdagar: Systemet kan inte fastställa specifika veckodagar, så nominella timmar visar det fullständiga avtalsbeloppet för vilken dag som helst som visas
Nominella timmar som visas i panelen för nyckeltal är för närvarande alltid endast för huvudavtalet, baserat på arbetsdagar som definieras i huvudavtalet från dagens datum.

Visa alla avtal för schemaperioden

Kryssrutan Visa alla avtal för schemaperioden gör att du kan visa och gruppera anställdas avtal på ett mer intuitivt sätt, vilket hjälper dig att schemalägga flexibelt under intensiva och lugna perioder samtidigt som du håller koll på totalt avtalade timmar.

För att få åtkomst: Visa alla avtal för schemaperioden:

  • Öppna Visningsalternativ från Schemavyn
  • Välj Anställdvy
  • För nyckeltal väljer du att jämföra Arbetade timmar, Schemalagda timmar, eller Förväntade timmar med Nominella timmar
  • Ställ in Beräkningsperiod på Schemaperiod

När kryssrutan är aktiverad visas alla avtal från schemaperioden oavsett vald period, enligt följande regler:

Avtal visas när de:

  • Tillhör den aktuella schemaperioden (överlappar den valda perioden)
  • Delar samma avtalsmall
  • Är parallella eller på varandra följande, utan lucka i dagar mellan dem

Om du valde att nyckeltal ska visas per avtal, kommer du nu att se:

  1. Alla avtal som uppfyller ovanstående kriterier
  2. Andra relevanta avtal från den valda perioden som inte kan grupperas
  3. Följande detaljer finns i verktygstipset: aktuell vecka i schemaperioden, enhetens namn, avtalets namn, planerade, arbetade eller förväntade timmar jämfört med nominella timmar.

Om du valde Totalt nyckeltal som ska visas, kommer du nu att se:

  1. Summerad information för alla avtal som kan grupperas enligt kriterierna ovan (avtal som: tillhör schemaperioden som överlappar den valda perioden, delar samma avtalsmall, är parallella eller på varandra följande på ett sätt att en anställd inte har ett gap mellan dem)
  2. Ytterligare information för eventuella andra avtal som ligger utanför gruppen.
    Exempel:
    När det finns 2 avtal som inte kan grupperas enligt reglerna som beskrivs ovan, kommer informationen som visas i "Totalt" att vara densamma som informationen i "Per avtal". Om det finns 3 avtal och 2 av dem kan grupperas, kommer dessa 2 att summeras och den 3:e presenteras som i "Per avtal". Om det finns 4 avtal där 2 kan grupperas och de andra 2 inte kan det, summerar vi dem i 2 grupper.
  3. Följande detaljer finns i verktygstipset: aktuell vecka i avstämningsperioden, enhetens namn, upp till 2 avtalsnamn (med en indikator om fler finns), schemalagda, arbetade eller förväntade timmar jämfört med nominella timmar.

Visningsalternativ och sortering

Anställdvyn: mätvärdets visningsläge

Konfigurera hur avtal visas i listan över anställda under Mätvärdets visningsläge.

  • Totalt
    • Visar kombinerade schemalagda timmar och nominella timmar för alla avtal
    • Visar märket "Olika perioder" när parallella avtal har olika schema/avstämningsperioder
    • Kan inte korrekt återspegla övertidsberäkningar när avtalsändringar inträffar inom den visade perioden
  • Per avtal
    • Visar en rad per avtal med färgkodning: mörkblått för huvudavtal, turkos för sekundära avtal
    • Ger korrekt representation för övertids- och tilläggsberäkningar
    • Sortering av anställda efter timdifferens tar fortfarande hänsyn till totalt för alla avtal
När "Per avtal" är valt visar hovring över anställdas nyckeltal avtalsnamnet och den tillhörande enheten (om konfigurerad under Personer > Avtal > Avtalsdetaljer > Enhet).
Quinyx kommer ihåg ditt val av nyckeltalvisningsläge mellan sessioner.

Nyckeltalvisningsläge i affärsvy

För att komma åt visningsinställningarna för affärsvyn klickar du på ikonen Visningsalternativ (reglage) som finns i det övre högra hörnet, bredvid knappen Filter. Detta öppnar en sidopanel där du kan växla mellan flikarna Anställd och Affär för att anpassa din layout.

Fliken Affär gör att du kan strukturera schemat baserat på operativa behov snarare än bara en lista med namn. Du kan konfigurera:

  • Gruppering: Organisera din vy enligt specifika kriterier, till exempel skifttyp eller avdelning. Detta samlar skift i tydliga kategorier, vilket hjälper dig att visualisera täckning för specifika roller eller uppgifter.
  • Sortering: Kontrollera ordningen på objekt inom grupper med hjälp av listrutan. Alternativen inkluderar sortering efter Start time eller Name.
  • Veckonummer: Markera rutan om du vill att veckonummer ska visas.

Sorteringsalternativ för anställd

Standardsorteringsordningen är efter skiftstarttid (tidigaste först). Ändra sortering med hjälp av listrutan:

  • Start time
  • First name
  • Efternamn
  • Skillnad i nyckeltalsdata under beräkningsperioden
  • Sortering av anställd (om konfigurerad via inställningar för tjänstgöring)

Använd pilikonen bredvid sorteringsalternativet för att växla mellan stigande (A-Z, uppåtpil) och fallande (Z-A, nedåtpil) ordning.

Förstå nyckeltalsyper

Schemalagda timmar jämfört med nominella timmar

Jämför schemalagda skifttimmar (inklusive pauser om de är konfigurerade att räknas som schemalagda timmar) mot avtalade nominella timmar. Använd detta nyckeltal för framåtblickande schemaplanering för att säkerställa att anställda är schemalagda enligt deras anställningsgrad.

Du kan se felaktig matchning mellan schemalagda och nominella timmar när du använder frånvaroscheman med justeringsalternativ för nominella timmar.

Arbetade timmar jämfört med nominella timmar

Jämför faktiska arbetade timmar mot avtalade nominella timmar. Inkluderar frånvaronskift och stämplingar utan skift som börjar inom den valda perioden. Idealisk för retrospektiv analys av huruvida anställda uppfyllde sina avtalskrav.

Justerade arbetade timmar jämfört med nominella timmar

Justerade arbetade timmar är arbetade timmar under perioden minus timmar som redan har betalats ut som övertid eller tilldelats som tid i stället.

Nyckeltalet Justerade arbetade timmar / Nominella timmar för anställd hjälper schemaläggningschefer att se hur mycket av den arbetade tiden under en period som fortfarande räknas som "ordinarie arbetstid" efter att redan kompenserad övertid har dragits av.

Detta stöder kollektiva avtal såsom avtalet för den finska hotell-, restaurang- och fritidsindustrin (MA‑RA), där: "De timmar som berättigar den anställda att få ersättning för tilläggsarbete eller övertid under den specifika perioden beaktas inte vid beräkningen av den totala arbetstiden under en justeringsperiod."

I praktiken innebär detta att timmar som redan har "reglerats" som övertid eller tid i stället inte längre bör bidra till att nå övertidströsklar igen.

Beräkningar av justerade arbetade timmar

För den valda Beräkningsperioden, för varje anställd, systemet:

  1. Summerar alla arbetade timmar under perioden.
  2. Identifierar alla timmar som räknas som redan kompenserad övertid för samma period (dessa timmar är synliga på en tidrapport, under avsnittet "Lönetypsöversikt").
    Redan kompenserad övertid representeras med följande lönekoder:
    1. lönekoder för övertid (1030, 1031, 1033, 1034, 1180, 1181, 1182, 1183, 1184, 1185, 1186, 1187);
    2. lönekoder för tid i stället för övertid (1091, 1092, 1093, 1094, 1188, 1189, 1190, 1191, 1192, 1193, 1194, 1195);
  3. Subtraherar redan kompenserad övertid från arbetade timmar för att få justerade arbetade timmar.
  4. Hämtar nominella timmar för perioden (enligt konfigurationen i avtalsmallen eller avtalet).
  5. Beräknar:
    • Skillnad = Justerade arbetade timmar − Nominella timmar
    • Procentsats = Justerade arbetade timmar ÷ Nominella timmar (uttryckt i %)
    Justerade arbetade timmar reduceras inte med "ytterligare tid" eller "ytterligare tid i stället för övertid".
Beteende i specifika scenarier

Flera enheter/avdelningar

Om en anställd samlar övertid i två eller fler enheter/avdelningar:

  • Alla övertidstimmar beaktas, oavsett enhet/avdelning.
  • Justerade arbetade timmar beräknas över alla skift som den anställda är tilldelad till.

Nattskift

Nattskift interagerar med inställningen Beräkning av natttimmar i Inställningar → Globala kontoinställningar → Beräkning av natttimmar.

Alternativ A: "Startdag för objektet."

  • Aktuellt beteende:
    • I anställds KPI:er tilldelas både arbetade timmar och övertid till den första dagen (dagen då skiftet börjar).
  • Resultat för nyckeltalet:
    • Justerade arbetade timmar beräknas som förväntat med detta beteende.

Alternativ B: "Dag när timmarna är planerade."

  • Aktuellt beteende:
    • På tidkortet är arbetade timmar fördelade mellan de två dagarna.
    • Löne och övertid tilldelas dock fortfarande den första dagen som standard.
  • Resultat för nyckeltalet:
    • Justerade arbetade timmar kan beräknas felaktigt för dessa dagar, eftersom övertid inte är uppdelad på samma sätt som arbetade timmar. Det finns för närvarande inget sätt att helt korrigera detta inom den befintliga löne-/övertidstilldelningslogiken.
  • Rekommendation:
    • Om du använder nattskift och vill använda nyckeltalet för justerade arbetade timmar rekommenderar vi att du väljer "Startdag för objektet" så att arbetade timmar, övertid och justerade arbetade timmar överensstämmer.

Sommartid (DST)

För nattskift som sträcker sig över sommartidsändringar:

  • Systemet säkerställer att skift inte räknas två gånger när klockan flyttas framåt (vår),
  • Och att en timme arbete inte "försvinner" när klockan flyttas bakåt (höst).

Förväntade timmar jämfört med nominella timmar

Ger realtidsspårning av hur anställda fortskrider mot sina nominella timmar:

  • Innan skiftet börjar: Visar samma värde som schemalagda timmar
  • Under pågående skift: Visar arbetade timmar (stämplingstid fram till aktuell tidpunkt)
  • Efter skiftets slutförande: Visar faktiska arbetade timmar

Exempel: Om du är schemalagd att arbeta 40 timmar under en vecka och arbetar 2 extra timmar vid veckans slut, kommer nyckeltalet för förväntade timmar att visa 42 timmar.

Även om en anställd stämplar in tidigt, återspeglar förväntade timmar skiftets schemalagda timmar tills Quinyx kan fastställa den faktiska stämplingstiden för utcheckning. Efter stämpling ut uppdateras värdet till de slutliga faktiska arbetade timmarna, men denna slutliga uppdateringsprocess sker vid nästa fulla timme

Arbetade timmar jämfört med utdelade timmar

Jämför faktiska arbetade timmar mot de senaste utdelade timmarna från grundschemat. Särskilt användbart för organisationer som använder grundschema som verktyg för övertidshantering.

Överväganden för utdelade timmar:

  • Inkluderar inställningar för helgdagsbortfall (0-100%)
  • Tar hänsyn till inställningar för "Räkna som schemalagda timmar" och preferenser för pausberäkning
  • Återspeglar noll timmar om grundschema finns men inte har distribuerats
  • Uppdateras för att återspegla den senaste distributionen när samma grundschema distribueras på nytt

Arbetade timmar jämfört med schemalagda timmar

Visar hur faktiska arbetade timmar jämförs med schemalagda timmar, vilket gör det möjligt för chefer att snabbt identifiera avvikelser mellan planerad och faktisk arbetstid.

Stöd för flera avtal

Quinyx stöder anställda med flera avtal, vilket är fördelaktigt för:

  • Olika positioner med varierande anställningsgrad och löner
  • Hantering av extra skiftövertaganden
  • Arbetsarrangemang mellan enheter

Panelen nyckeltal visar varje avtal i separata dragspelsmenyer, organiserade efter:

  • Vald period (alltid synlig med datum)
  • Schemaperiod (kan innehålla flera daterade dragspelsmenyer)
  • Avstämningsperiod (kan innehålla flera daterade dragspelsmenyer)

Sorteringsordning för avtal:

  1. Huvudavtal först (mörkblå märke)
  2. Sekundära avtal efter startdatum (tidigaste först, turkos märke)
  3. Alfabetisk sortering för avtal med identiska startdatum
De data som visas av anställdas avatarer och i dragspelsmenyer på översta nivå återspeglar schemat/avstämningsperioden som börjar kl. 00:00 på det första datumet i den period som för närvarande visas. Detta är viktigt om du har konfigurerat en annan daggräns i Personer > Personalkortet > Avancerade inställningskategorier > Regler för arbetstid > Daggräns daglig vila.

Panelstruktur och navigering

Panelens nyckeltal innehåller dragspelsmenyer för olika tidsperioder. Varje period har separata dragspelsmenyer för varje avtal. Flera schema- och avstämningsperioder inom en vald period skapar ytterligare daterade dragspelsmenyer.

Som standard öppnas alla dragspelsmenyer förutom daterade dragspelsmenyer i schema- och avstämningsperioder, där endast den första dragspelsmenyn öppnas automatiskt.

För anställda med flera avtal kan du förvänta dig en långsammare panelbelastning jämfört med anställda med ett enda avtal.

Om ett avtal är inställt som föredraget för en specifik enhet (Personer > Avtal > Avtaldetaljer) och den anställda är konfigurerad som delbar mellan enheter, visar panelen det föredragna enhetens namn.

För detaljerad information om räknelogik för nyckeltal, se den dedikerade räknelogikartikeln.

Vanliga frågor

Varför matchar mina schemalagda och nominella timmar inte när jag använder frånvaroscheman?

Detta inträffar när du använder frånvaroscheman med alternativet för nominell timjustering aktiverat. Justeringen ändrar hur timmar beräknas för att ta hänsyn till frånvaroperioden.

Varför ser jag "Olika perioder"-märken i totalläge?

Detta visas när en anställd har parallella avtal med olika schema- eller avstämningsperioder. Eftersom perioderna inte överensstämmer, skulle summeringen av timmarna vara missvisande, så visar Quinyx denna varning istället.

Varför visas förväntade timmar och skifttimmar även när en anställd stämplar in tidigare?

Quinyx kan inte förutsäga när den anställda kommer att göra en stämpling ut, så systemet fortsätter att visa schemalagda skifttimmar tills skiftet är slutfört och de faktiska arbetade timmarna är bekräftade.

Hur ofta uppdateras nyckeltalet för förväntade timmar under ett skift?

Systemet uppdaterar förväntade timmar varje hel timme. Om en anställd gör en stämpling ut klockan 20:16 kommer förväntade timmar att visa skifttimmar tills 21:00, och sedan växla till faktiska stämplingstimmar.

Vad händer med utdelade timmar om jag tar bort och återutdelar samma grundschema?

Nyckeltalet för utdelade timmar uppdateras för att återspegla hur grundschemat såg ut vid din senaste utdelning, inte tidigare versioner.

Varför kanske procentvärden inte visas helt bredvid anställdas avatarer?

Detta är ett känt visningsproblem som Quinyx arbetar på. Procentberäkningen är korrekt, men den visuella visningen kan vara trunkerad i vissa fall.

Kan jag se vilken enhet ett avtal är kopplat till?

Ja, när du använder visningsläget "By agreement" håller du muspekaren över nyckeltalet för anställda för att se både avtalsnamnet och den tillhörande enheten (om den är konfigurerad).

Varför läses panelen långsamt in för vissa anställda?

Anställda med flera avtal kräver ytterligare databehandling. Ju fler avtal en anställd har, desto längre tid tar det för panelen att läsas in eftersom den beräknar nyckeltal för varje avtal separat.

Ta en titt på Snabbstart för chef: Nyckeltalet i schema för verkliga exempel.

Fick du hjälp?