Granskningar
Uppdaterad
av
Leigh Hutchens
Granskningar i Employee Hub
Granskningar är en funktion i Employee Hub som låter din organisation utforma, distribuera, genomföra och spåra strukturerade granskningar på dina butiker, enheter eller gym. Oavsett om du genomför hälso- och säkerhetskontroller, varumärkesöverensstämmelsegranskning eller kvartalsvis butiksgranskning kan du bygga granskningen en gång som en mall och sedan skicka den för slutförande till valda arbetsgrupper - butiker/enheter/gym/restauranger/anläggningar/platser.
Granskningar ersätter ad hoc-formulär, papperschecklister och frånkopplade formulär med ett konsekvent flöde som samlar in bevis, poängsätter resultat och skapar automatiskt uppföljningsuppgifter överallt där problem upptäcks.
Hur granskningar fungerar
Granskningar är byggda kring en mallbaserad metod. Du skapar alltid en återanvändbar gransknings mall först och initierar sedan enskilda granskningar från den mallen när du behöver köra den. Mallar finns i biblioteket för granskningsmallar, så de kan återanvändas, förfinas och delas över hela organisationen till användare med behörighet att initiera granskningar – vilket innebär att granskningar förblir konsekventa över tid och på olika butiker.
När du initierar en granskning från en mall skickas den till de butiker/enheter du väljer, och de slutför den själva.
Var du hittar granskningar
Granskningar har en egen dedikerad flik i Employee Hub, tillsammans med Uppgifter och Formulär. Fliken är endast synlig för användare med relevant behörighet (se Behörigheter nedan).
Inuti fliken Granskningar hittar du två huvudsakliga områden:
- Granskningar – varje granskning som har initierats och skickats ut, organiserad efter status och målgrupp.
- Bibliotek för granskningsmallar – varje granskningsmal som är tillgänglig för din organisation, inklusive utkast och arkiverade mallar.
Du kan växla mellan de två vyerna högst upp på sidan.
Behörigheter
Tre behörigheter styr hur användare interagerar med Granskningar:
- Åtkomst till granskningar – styr om användaren ser fliken Granskningar överhuvudtaget. Utan den är modulen helt dold. Tillgänglig som ingen åtkomst eller läsbehörighet.
- Skapa granskningsmallar – styr vem som kan bygga och redigera mallar i biblioteket för granskningsmallar. Tillgänglig som ingen åtkomst eller skrivbehörighet.
- Initiera granskning från mall – styr vem som kan starta en ny granskning med hjälp av en befintlig mall. Tillgänglig som ingen åtkomst eller skrivåtkomst. Om du har denna behörighet utan behörigheten för att skapa granskningsmallar betyder det att du kan initiera granskningar från mall, men inte skapa eller redigera mallar.
En typisk konfiguration kan se ut så här:
- HQ-användare har alla tre behörigheter.
- Område- eller distriktschefer har vanligtvis åtkomst till Granskningar plus möjligheten att initiera granskningar men inte skapa mallar.
- Butikschefer och användare på butiksnivå behöver vanligtvis endast åtkomst för att utföra de granskningar som tilldelats dem.
Behörigheter följer samma samarbetsgruppshierarki som resten av Employee Hub – användare ser och agerar endast på granskningar, butiker och resultat inom deras övervakning.
Komma igång: Skapa en granskning
När en användare med rätt behörigheter klickar på +-knappen för att skapa en granskning presenteras de med två alternativ:
- Skicka en granskning – använd en godkänd granskingsmall och skicka den till butiker.
- Skapa en ny granskingsmall – utforma en återanvändbar granskingsmall med dina egna avdelningar, frågor, logik och poäng.
Vilka alternativ en användare ser beror på deras behörigheter. En användare med behörigheten Initiera granskning från mall men inte Skapa granskningsmallar kommer endast att se Skicka en granskning, eftersom de endast kan återanvända mallar som redan finns.
Bygga en granskingsmall
Granskningsmallar skapas i biblioteket för granskningsmallar. En mall är den återanvändbara ritning som du fyller i en gång och sedan skickar ut när du behöver köra den granskningen.
Grundläggande information
Varje mall innehåller samma kärnfält som du redan känner till från Uppgifter:
- Titel och beskrivning
- Bilagor
- Godkännare
- Prioritet, kategori och taggar
- Storlek
Avdelningar
Granskningar är organiserade i avdelningar. Varje avdelning har sitt eget namn och innehåller en uppsättning frågor, vilket gör långa granskningar lättare att navigera, lättare att bedöma och lättare att läsa i resultat och rapporter.
Du kan kopiera en avdelning, kopiera enskilda frågor och flytta frågor upp och ned inom en avdelning.
Frågor
Granskningar stöder samma frågtyper som Uppgifter idag: kort svar, stycke, flerval, kryssrutor, datum, filöverföring, innehål och rätt/fel-stilfrågor.
För varje fråga kan du:
- Markera den som obligatorisk.
- Ange rätt svar.
- Ta bort frågan eller något av dess svarsalternativ.
- Kopiera frågor
- Kopiera avdelningar
Villkorliga frågor
Villkorlig logik i Granskningar ställs in per svarsalternativ, vilket innebär att en enda flervalsfrågakan förgrena granskningen till helt olika vägar beroende på hur den besvaras.
För att ställa in en villkorlig fråga måste du först klicka på "lägg till regel", när du klickat öppnas en rullgardinsmeny märkt Fortsätt till nästa för varje svarsalternativ. Om du klickar på den öppnas en panel för Välj var detta svar ska gå, där du kan välja var granskningen ska hoppa till när det specifika alternativet väljs:
- Nästa – fortsätt till nästa fråga i ordning. Detta är standardinställningen.
- En fråga i denna avdelning – hoppa över till en senare fråga i samma avdelning och förbigå allt däremellan.
- En fråga i en annan avdelning – gå direkt till en annan avdelning av granskningen.
Eftersom routningen är per alternativ kan två svar på samma fråga leda användaren på två olika vägar. Till exempel, på frågan "Fungerar kylrummet inom rätt temperaturintervall?":
- Ja kan fortsätta till nästa fråga.
- Nej kan gå direkt till en avdelning för felsökning av kylrum med detaljerade följdfrågor.
- Inte tillämpligt kan hoppa över till nästa avdelning helt och hållet.
Eftersom Conditional logic krävde specifika svarsalternativ för att dirigeras till "place", fungerar conditional logic endast för frågetypen "multiple choice".
Detta gör granskningar kortare och mer relevanta för användaren, eftersom de endast ser de frågor som faktiskt gäller för deras situation.
Poängsättning
Poängsättning ställs in per fråga. På varje multiple choice- och checkbox-fråga hittar du en Scoring-inställning som kan aktiveras eller inaktiveras:
- När den är inaktiverad är frågan endast informativ och räknas inte mot granskningspoängen.
- När den är aktiverad bidrar frågan till det slutliga granskningspoänget, och du tilldelar ett numeriskt värde till varje svarsalternativ.
Några regler att tänka på:
- Endast flervalsfrågor (envalsfrågor) och kryssrutafrågor kan få poäng. Alla andra fragetyper är informativa.
- Värdet på det alternativ användaren väljer blir denna frågans poäng. För flervalsfrågorna är det högsta möjliga poänget det högsta värdet av svarsalternativen, för kryssrutor är det högsta möjliga poänget det totala poänget för alla kryssrutealternativ.
- Frågor besvarade som N/A är uteslutna från beräkningen.
- Om villkorlig logik gör att en avdelning eller fråga hoppas över, är dessa frågor också uteslutna – de räknas inte mot det slutliga poänget.
Det totala granskningspoänget beräknas som en procentsats från 0 till 100, och procentsatsen är också uppdelad per avdelning, så du kan se var en butik presterar bra och var den inte gör det.
Eftersom varje alternativ har sitt eget värde kan du ge vissa frågor större vikt genom att helt enkelt tilldela högre värden till deras svarsalternativ – utan att behöva en separat viktningsinställning.
Automatiska uppföljningsuppgifter
Du kan ställa in specifika alternativ för att automatiskt utlösa en uppföljningsuppgift. Om svaret på "Har butiken en fungerande brandsläckare?" är Nej kan en uppföljningsuppgift för att anskaffa och installera en skapas automatiskt.
📌 Var hamnar uppföljningsuppgifterna? En uppföljningsuppgift distribueras alltid till butiken/enheten som revisionssvaret avser. Åtgärden hamnar alltid hos de personer som är ansvariga för den specifika butiken, så rätt team tar hand om arbetet utan att någon behöver dirigera det manuellt.
För varje uppföljningsuppgift kan du förifyll:
- Titel och beskrivning
- Bilagor
- Prioritet, kategori, taggar och storlek
- Ett filöverföringsfält
- En fråga
Uppföljningsuppgifter visas i mottagarbutikens Employee Hub och är länkade tillbaka till revisionen de kom från, så du har alltid full spårbarhet mellan ett revisionssvar och den åtgärd det utlöste. Initiatören till revisionen kommer att vara initiatören till uppföljningsuppgiften.
Skicka en granskning
Granskningar initieras alltid från en mall. För att skicka en granskning väljer du Skicka en granskning från skapningsmenyn och väljer den mall du vill använda. Du kommer då till skärmen Granska och skicka din granskning där du väljer din målgrupp och ställer in schemat.
Välj din målgrupp
Du skickar granskningen till de enheter som behöver slutföra den. De valda enheterna får granskningen i sin Employee Hub och slutför den på egen hand.
Schema
På samma skärm ställer du in när granskningen går ut och när den förfaller:
- Utskicksdatum – när granskningen ska släppas till sin målgrupp. Välj Nu för att skicka omedelbar, eller välj ett datum i framtiden.
- Återkommande – ställ in ett återkommande datum om granskningen ska upprepas med jämna mellanrum.
- Startdatum – det datum från vilket granskningen blir aktiv.
- Förfallodatum/tid – deadline då granskningen måste vara slutförd.
Du kan också lägga till ett valfritt meddelande till mottagarna innan du skickar.
Godkännare
Om godkännare är inställda på en granskning fungerar godkännandeflödet på samma sätt som för Uppgifter idag. Godkännare ser endast de enheter de är ansvariga för.
Redigera en skickad eller schemalagd granskning
För granskningar som är schemalagda för framtida utskick kan du fortfarande redigera målgruppen på samma sätt som med Uppgifter.
För granskningar som redan har skickats kan du lägga till nya målgrupper, men du kan inte ändra eller ta bort målgrupper som redan har mottagit granskningen.
Genomföra en granskning
Butiksanvändare kan slutföra granskningar från vilken enhet som helst – mobil, surfplatta eller dator. Flödet är detsamma på alla:
- Besvara varje fråga i tur och ordning.
- Gå tillbaka till en tidigare fråga för att granska eller ändra ett svar. Villkorlig logik omvärderas automatiskt baserat på dina senaste svar.
- Tryck på Slutför när du är klar.
- Se resultatet – totalt poäng i procent och en uppdelning per avdelning – tillsammans med en lista över eventuella uppföljningsuppgifter som skapades.
Vyn för uppdelning mellan flera butiker
När en granskning omfattar flera butiker finns det en uppdelningsvy inuti granskningen som listar varje butik som ingår.
För varje butik ser du:
- Status (Inte påbörjad, Pågår, Slutförd, Behöver granskning, Godkänd)
- Poängen, där tillämpligt
Vad du ser i uppdelningen beror på din åtkomst: du ser endast butiker eller områden inom ditt ansvarsområde.
Avbryt-funktionen fungerar på följande sätt:
- Avbryt alla slutföranden: kräver behörighet för granskningstartning och att du är skaparen eller en del av skapargruppen
- Avbryt slutföranden för specifika grupper: kräver behörighet för granskningstartning, kräver inte att du är skapare
Meddela-funktionen fungerar på följande sätt:
- Endast skaparen av granskningen och personer som finns i skapargruppen kan meddela
Översikten över granskningar
Fliken Granskningar ger dig en realtidsvy över varje granskning du har åtkomst till.
Granskningskort
Varje granskning visas som ett kort som visar:
- Butiksnamn (eller butiksantal om det finns flera)
- Status (Inte påbörjad, Pågår, Skickad, Godkänd)
- Slutförandeprogress, till exempel "3/5 granskningar slutförda"
- Prioritet
Samlingar
Använd samlingar för att filtrera granskningsvyn:
- Alla – allt du har åtkomst till.
- Tilldelad till mig – granskningar du behöver utföra.
- Väntar på mitt godkännande – granskningar som väntar på din granskning.
- Skickad – granskningar som du har initierat.
- Schemalagd – granskningar schemalagda för framtida utskick.
- Slutförd – slutförda granskningar.
I biblioteket för granskningsmallar kan du växla mellan:
- Bibliotek för granskningsmallar – alla aktiva mallar.
- Utkast – mallar som sparats men ännu inte publicerats.
- Arkiverade mallar – mallar som inte längre används.
Sökning, filter och platsväljare
Du kan söka efter någon granskning på fliken Granskningar, och alla granskningar du har åtkomst till visas också i Employee Hub:s globala sökning. Filtrera granskningar efter status och använd platsväljaren för att fokusera på en specifik del av din organisation.
Granskningsresultat
När en granskning är slutförd kan användaren som utförde den se:
- Det totala resultatet i procent.
- En uppdelning av resultatet per avdelning.
- En lista över alla uppföljningsuppgifter som genererats, med länkar till var och en.
- En detaljerad vy över varje fråga och svar i granskningen.
Widget för startsida
Anställda ser granskningar tilldelade till dem på startsidan för Employee Hub i en dedikerad widget som visar de senaste granskningarna. Widgeten visas under widgeten Uppgifter.
Chatt
Varje revision per butik har sin egen kontextuell chatt, så de personer som är involverade i revisionen kan diskutera fynd, bifoga kontext eller samordna svaret på en specifik butiks revision. Chatt är inte tillgänglig på revisionsmallar.
Aviseringar
En butiksanvändare meddelas när en granskning initieras som de behöver slutföra.
