Filter - Användarfall och vanliga frågor

Uppdaterad av Daniel Sjögren

Nedan hittar du några av de vanligaste användningsfallen för filter och hur du löser dem. Dessutom hittar du de vanligaste frågorna om filter.

Vi rekommenderar att du ställer in dina favoritfilter för de vanligaste uppgifterna (och namnger filtren därefter). Favoritfiltret "Attest" kan till exempel innehålla schemakomponenterna skift, frånvaro och stämplingar. Beroende på hur ni arbetar i er organisation kan oattesterade stämplingar och stämplingar med varningar också vara intressanta att lägga till i samma favoritfilter eller ett ytterligare favoritfilter. 

Filter - vanliga användarfall och hur du löser dem

Göra klart mitt schema innan publicering

Användarfall: Du har precis publicerat ett grundschema och eventuellt kört automatisk tilldelning eller automatisk schemaläggning för den tidsperiod som du kommer att publicera för dina anställda. Du vill nu granska schemat och göra eventuella relevanta ändringar.

Hur du går tillväga:

  1. I Schema ställer du in datumintervallet och visningsläget till den period som bäst motsvarar den period du arbetar med (Dag/vecka/månad/anpassad).
  2. Aktivera statistikfliken och ställ in visningsläget för statistik (summa/tabell/diagram) samt de statistikvariablerna som är relevanta för dig.
  3. I visningsalternativen, ställ in följande efter vad som bäst passar dina behov:
    1. Beräkningsperiod för anställdas nyckelvärden (vald period / schemaperiod / beräkningsperiod).
    2. Nyckeltalet Schemalagda timmar/Nominella timmar är troligen relevant i detta specifika fall för nästan alla användare eftersom detta mått återspeglar antalet schemalagda timmar i förhållande till det antal timmar som den anställde har rätt att arbeta enligt sitt avtal.
    3. Metriskt visningsläge. Alternativet Enligt avtal rekommenderas om det finns anställda för vilka mer än ett avtal kommer att vara aktivt under perioden i fråga, även om detta beror på en avtalsändring utan att avtalen överlappar varandra.
    4. Kalenderveckor. Beroende på ditt företags arbetssätt och/eller geografiska läge kanske du tycker att det är bra eller mindre bra att kalenderveckor finns med i schemat.
  4. Se till att alla filtergrupper är markerade. Om du föredrar det kan du också välja att bara kryssa i skift och uppgifter för att få en mer minimalistisk vy, men det innebär att du inte tar hänsyn till frånvaro, intresseanmälningar, tillgänglighet eller otillgänglighet.
  5. I filtren konfigurerar du vilka anställda du vill visa. Som ett första steg vill du troligen bara visa anställda som har ett objekt i sitt schema under den aktuella perioden. I Personer > Anställd har väljer du därför Objekt i aktuell vy. Granska mätningen schemalagda timmar/nominella timmar för var och en av dina anställda för att se till att varje anställd är schemalagd det antal timmar som du vill att de ska vara. Gör manuella justeringar om det behövs, särskilt med tanke på eventuella helgdagar, särskilda evenemang eller liknande avvikelser under perioden. Tips: spara filtret i sitt nuvarande tillstånd som en sparad vy så att du enkelt kan återanvända det varje gång du utför den här arbetsuppgiften.
  6. Stäng filterpanelen för att granska statistiken och se till att schemat uppfyller den kvot av schemalagda timmar som du har rätt till för perioden i fråga. Gör manuella justeringar om det behövs.
  7. Om du vill försäkra dig om att du har tillräcklig täckning för alla typer av dimensioner som kan vara viktiga för dig - t.ex. skiftsektion eller uppgiftssektion, eller kanske skifttyp eller uppgiftstyp - kan du filtrera specifikt på de värden som är relevanta för dig.
  8. I panelen Filter, i Personer > Anställda har, tar du bort värdet Objekt i aktuell vy och väljer istället Tomt schema. Kontrollera att dessa personer de facto ska ha ett tomt schema under den period som du förbereder dig för att publicera.
  9. Du är nu redo att publicera schemat - se bara till att du följer eventuella policyer som din organisation har eller inte har när det gäller publicering av scheman.

Hitta någon att tilldela otilldelade skift till

Användarfall: Jag vill bara se otilldelade skift och intresseanmälan eller tillgänglighet tillsammans för att kunna "matcha" anställda med skift. Därför vill jag bara se de anställda som antingen har ett helt tomt schema eller som har ett intresseanmälan eller en tillgänglighet.

Hur du går tillväga:

  1. Ställ in visningsläget på "Dag".
  2. Se till att alla checkrutor för gruppering är avmarkerade, utom kryssrutorna för Intresseanmälan, Skift och Tillgänglighet.
  3. I Skift > Skiftstatus väljer du skiftstatusen "otilldelade skift".
  4. I Personer > Anställda har väljer du Objekt i aktuell vy samt Tomt schema.
  5. Använd Qmail-i-schemat funktionen för att nå ut till önskade anställda.

Planering av sommarledighet

Användarfall: Våra anställda har fram till den 1 april på sig att lämna in sina ansökningar om betald ledighet för juli och augusti. Det är nu den 2 april och jag vill få en så bra överblick över schemat och ansökningarna som möjligt så att jag kan fortsätta att behandla ansökningarna i fråga.

Hur du går tillväga:

  1. I Schema ställer du in datumintervallet och visningsläget till den period som bäst motsvarar den period du arbetar med. I det här fallet är det troligen Anpassad - 1 juli till 31 augusti.
  2. Slå på statistikfliken, ställ in visningsläget för statistik (summa/tabell/diagram) och de statistikvariabler som är relevanta för dig. Detta kommer troligen att omfatta frånvarotimmar och antingen schemalagda timmar inkl. frånvaro eller schemalagda timmar exkl. frånvaro för de allra flesta användare.
  3. I visningsalternativen konfigurerar du följande till det som bäst passar dina behov:
    1. Beräkningsperioden för medarbetarmåttet (vald period / schemaperiod / beräkningsperiod).
    2. Nyckeltalet Schemalagda timmar/nominella timmar är troligen relevant i detta specifika fall för nästan alla användare eftersom detta mått återspeglar antalet schemalagda timmar i förhållande till det antal timmar som den anställde har rätt att arbeta enligt sitt avtal.
    3. Metriskt visningsläge. Alternativet Enligt avtal rekommenderas om det finns anställda för vilka mer än ett avtal kommer att vara aktivt under perioden i fråga, även om detta beror på en avtalsändring utan att avtalen överlappar varandra.
    4. Kalenderveckor. Beroende på ditt företags arbetssätt och/eller geografiska läge kanske du tycker att det är bra eller mindre bra att kalenderveckor finns med i schemat.
  4. I filterpanelen avmarkerar du endast grupperingarna Frånvaroansökan och Frånvaro. (Tips: spara den här vyn som din planeringsvy för betald ledighet.)
  5. Se över antalet anställda som har ansökt om betald ledighet och ta hänsyn till redan godkänd frånvaro - t.ex. föräldraledighet, tjänstledighet eller betald ledighet. Godkänn eller avslå frånvaroansökningarna i enlighet med företagets och/eller kollektivavtalets riktlinjer. När du godkänner väljer du att antingen radera, omfördela eller radera frånvaroskiften.
  6. Rensa filtren. Se över ditt schema för att se till att timmarna stämmer.

Attestering

Användarfall: Jag vill tillämpa chefens godkännande på löneposter.

Hur du går tillväga:

  1. I Schema ställer du in datumintervallet och visningsläget till den period som bäst motsvarar den period du arbetar med. Detta beror troligen på ditt företags interna riktlinjer och processer för attestering.
  2. Slå på statistikfliken, ställ in visningsläget för statistik (summa/tabell/diagram) och de statistikvariabler som är relevanta för dig. Detta kommer troligen att omfatta schemalagda timmar inkl. frånvaro eller schemalagda timmar exkl. frånvaro samt arbetade timmar inkl. frånvaro eller arbetade timmar exkl. frånvaro för de allra flesta användare.
  3. I visningsalternativen konfigurerar du följande till det som bäst passar dina behov:
  4. Beräkningsperioden för medarbetarmåttet (vald period / schemaperiod / beräkningsperiod).
    1. Nyckeltal. Beroende på dina metoder för övertid/tidsersättning/minustid är det troligen någon av följande som är relevant för dig: Arbetade timmar/nominella timmar, Arbetade timmar/planerade timmar, Arbetade timmar/utrullade timmar.
    2. Metriskt visningsläge. Alternativet Enligt avtal rekommenderas om det finns anställda för vilka mer än ett avtal kommer att vara aktivt under perioden i fråga, även om detta beror på en avtalsändring utan att avtalen överlappar varandra.
    3. Kalenderveckor. Beroende på ditt företags arbetssätt och/eller geografiska läge kanske du tycker att det är bra eller mindre bra att kalenderveckor finns med i schemat.
  5. Som ett första steg ska du se till att det inte finns några frånvaroansökningar under den period som du ska attestera. Dessa bör antingen ha nekats eller godkänts eftersom perioden i fråga nu har passerat. Gör detta genom att ta bort krysset i alla grupperingar utom för Frånvaroansökningar. Filtrera nu på Personer > Anställd har > Objekt i aktuell vy. (Tips: spara detta som en sparad vy för framtida referens.)
  6. Kontrollera sedan att det inte saknas några stämplingar helt och hållet. Gör detta genom att se till att alla grupperingar är markerade och filtrera på Skift > Varningar > Stämpling saknas.
  7. Se sedan till att alla löneposter under perioden har intygats av den anställde.
  8. Kontrollera att följande grupperingar är markerade: Skift, Uppgifter, Stämplingar, Frånvaro.
    1. Filtrera på Stämplingar > Attest > Godkännande av anställd saknas och Personer > Anställd har > Objekt i aktuell vy. Beroende på ditt företags policyer kommer Quinyx att konfigureras eller inte att konfigureras för att automatiskt godkänna frånvaro. Om detta inte är fallet för dig måste du också filtrera på Frånvaro > Attestera > Anställd godkännande saknas. (Tips: spara detta som en sparad vy för framtida referens.)
    2. Beroende på ditt företags policy kan du antingen själv attestera de som saknas, eller så måste du informera dina anställda om att de måste göra det själva.
  9. Fortsätt sedan med att bearbeta alla markerade löneposter som är värda din uppmärksamhet. Det här är poster som din arbetsgivare har valt att konfigurera för att generera en varning i ditt schema i Quinyx.
  10. Kontrollera att följande grupperingar är markerade: Skift, Uppgifter, Stämplingar, Frånvaro.
    1. Filtrera på Skift > Varningar > Skift med varningar och ta bort alternativet Stämpling saknas. Detta kommer att lyfta fram alla skift med varningar. Observera att skiften endast har dessa varningar vid vissa regler för helgdagar, så det här steget kanske inte är tillämpligt på ditt fall. Rensa eventuella frågetecken vid behov. Funktionen för tidskort hjälper dig sannolikt att göra detta (tips: spara detta som en sparad vy för framtida referens). Rensa nu fältet Skift > Varningar helt och hållet.
    2. Filtrera på Stämplingar > Varningar > Stämplingar med varningar och även på Frånvaro > Varningar > Frånvaro med varningar. Rensa eventuella frågetecken vid behov. Funktionen för tidkort hjälper dig sannolikt att göra detta. Tips: Spara detta som en sparad vy för framtida referens.
      Beroende på vad du föredrar kan du antingen attestera varje markerat objekt en efter en eller använda någon av funktionerna för multi-attest i Schema, eftersom det senare tar hänsyn till dina schemafilter. Rensa nu fälten Stämplingar > Varningar och Frånvaro > Varningar.
    3. Granska den schemalagda respektive arbetade tiden för perioden i sin helhet. Tidkortet och statistiken hjälper dig sannolikt att göra detta.
  11. Du vet att du är klar med attesteringen för den period du tittar på när det finns en grön cirkel runt varje anställds avatar i den vänstra marginalen av schemat. Det betyder i sin tur att den här perioden är redo att överföras till löneadministrationen av Quinyx-användarna i din organisation med de nödvändiga Quinyx-behörigheterna för att göra det.

Filter - Vanliga frågor

F: Kan vi skapa globala filter för alla?

S: För närvarande måste alla användare skapa sina egna filter. Det är dock troligt att någon version av globala filter kommer att läggas till i framtiden. 

F: Kan vi filtrera och schemalägga på 3 platser samtidigt?

S: Du kan kombinera schemat för flera platser i samma vy genom att välja regionen, men du kan för närvarande inte filtrera efter specifika enheter i regionen. Schemaläggning sker fortfarande på en enhetsnivå. Du kan filtrera på personer som tillhör en viss enhet.

F: Kan jag filtrera på uppgifter?

S: Ja, men du måste också filtrera på skift för att uppgifterna ska visas. Om du bara filtrerar på uppgifter kommer ingenting att visas.

F: När du filtrerar efter icke-tilldelade skift och vissa skifttyper visar schemat så många oönskade objekt, som frånvaro eller anställda som inte har den skifttyp som jag har filtrerat på. Från andra programvarulösningar och/eller e-handelssajter som jag har använt är jag van vid att få fram just det som jag har filtrerat på. Varför är detta inte fallet med Quinyx?

S: Det korta svaret är att schemat innehåller många olika typer av objekt och dimensioner, och beroende på användningsfallet vill du att det ska agera på olika sätt. Våra filter brukade till exempel fungera på ett annat sätt, t.ex. att filtrering på en anställd skulle få de icke tilldelade arbetstillfällena att försvinna. Vi fick feedback från användare dagligen eftersom de inte kunde visa en anställd med de otilldelade skiftena och notiser av intresse, vilket de ville göra när de tilldelade otilldelade skiften.

Det finns fall där du behöver den befintliga logiken och det finns andra fall där du vill att "allt annat ska försvinna automatiskt". Vi testade en lösning med ett urval av kunder där man kunde växla mellan dessa två typer av logik, men återkopplingen var enhällig, det var alldeles för komplicerat för cheferna att lära sig använda. Därför har vi parkerat den idén som något som vi kanske kommer att återkomma till när det finns funktionalitet på plats för Quinyx superanvändare att konfigurera filter centralt. I teorin skulle superanvändarna sedan kunna ställa in den logik som behövs för varje sparad vy och sedan skicka ut den. Med det sagt måste vi fortfarande undersöka om detta är genomförbart. Kort sagt är detta ämne parkerat tills vidare av dessa skäl.

Fick du hjälp?