Översiktspanel
Uppdaterad
av
Leigh Hutchens
Varför översikten är användbar
Översikten fungerar som ditt centrala kommandocenter för personalhantering och erbjuder betydande fördelar som förbättrar operativ effektivitet och beslutsfattande. Genom att konsolidera kritisk information i en enda, anpassningsbar vy, möjliggör översikten för chefer att:
- Spara tid: Få tillgång till all viktig personaldata på en plats, vilket eliminerar behovet av att navigera genom flera skärmar och moduler
- Göra proaktiva beslut: Upptäcka potentiella bemanningsproblem, täckningsluckor och kommande event innan de blir problem
- Förbättra svarstider: Identifiera och åtgärda snabbt väntande förfrågningar, godkännanden och schemakonflikter med direkta länkar till relevanta avdelningar
- Förbättra synlighet: Få insikter i realtid om bemanningsnivåer, skifttäckningsprocent och kommande personalbehov på olika organisatoriska nivåer
- Effektivisera arbetsflöden: Använd integrerad navigering för att smidigt gå från översiktsinsikter till åtgärdsbara uppgifter i schemavyn
Oavsett om du hanterar en enskild enhet eller övervakar flera regioner, anpassar sig översikten till ditt ansvarsområde, vilket säkerställer att du alltid har rätt information till hands för att upprätthålla optimal arbetskraftsprestanda och anställdas tillfredsställelse.
Få enkelt tillgång till information om event, bemanning och schemaläggning. Beroende på ditt val i gruppväljaren visas relevanta data för din region, enhet eller avdelning.
Standardwidgets för översikten
Standardwidgets för översikten är:
Widgetnamn | Primär funktion |
Sammanfattning av plats | Nyckelprestandaindikatorer (KPI:er) som visar schemalagda anställda, timmar, obemannade skift och skifttäckning för den valda perioden. |
Dagens översikt | En ögonblicksbild i realtid av anställdas närvaro, inklusive sena ankomster, uteblivna och aktuell frånvaro. |
Kommande event | En lista över förestående aktiviteter, såsom födelsedagar, kompetensutgångar och väntande frånvaro-/skiftförfrågningar. |
Bemanning | Ett jämförelsediagram över schemalagda timmar kontra faktiskt arbetade (stämplade) timmar för den aktuella dagen, veckan eller månaden. |
Kräver godkännande | En sammanställd vy över förfrågningar som kräver chefens godkännande (t.ex. frånvaroansökningar och skiftbokningar) och omedelbara täckningsluckor. |
Skifttäckning | En visuell representation av alla skift och tilldelade skift. |
Sammanfattning av plats
I Sammanfattning av plats, kan chefer snabbt förstå den aktuella schemaläggningsstatusen och se var åtgärder kan behövas.
- Schemalagda anställda: KPI:n för schemalagda anställda visar antalet anställda som är schemalagda att arbeta den aktuella dagen, dagen efter eller inom en 24-timmarsperiod.
- Schemalagda timmar: KPI:n för schemalagda timmar visar antalet schemalagda timmar den aktuella dagen, dagen efter eller inom en 24-timmarsperiod.
- Obemannade skift: Nyckeltalsindikatorn för obemannade skift visar antalet obemannade skift under den aktuella dagen, dagen efter eller inom en 24-timmarsperiod. Denna nyckeltalsindikator kan användas som en indikator på hur många skift som behöver bemannas.
- Skifttäckning: Nyckeltalsindikatorn för skifttäckning visar procentandelen skift med tilldelade anställda jämfört med antalet obemannade skift under den aktuella dagen, dagen efter eller inom en 24-timmarsperiod. Denna nyckeltalsindikator hjälper dig att snabbt förstå procentandelen av skiften som behöver bemannas.
Dagens översikt
Dagens översikt ger en realtidsbild av närvaron som ger dig en omedelbar uppfattning om hur dagen utvecklas. Istället för att kontrollera flera platser för att förstå vem som snart börjar, vem som redan är på plats, vem som är sen, eller vem som inte har dykt upp, får du allt detta direkt på Översikten.
Det är vyn du öppnar först på morgonen och återkommer till under dagen för att säkerställa att du har den täckning du behöver. Om någon kommer sent, missar en stämpling eller en frånvaro skapar ett bemanningsgap, ser du det direkt. Det gör det mycket enklare att agera - omtilldela ett skift, ordna täckning eller hantera potentiella problem innan de växer.
Dagens översikt består av två delar: Anställdas närvaro och Frånvaro idag.
Anställdas närvaro
Denna sektion visar anställda med skift eller stämplingar inom ett 4-timmarsfönster (aktuell tid ± 2 timmar). Listan sorteras efter skiftets starttid (eller stämplingens starttid när inget skift finns). När det är relevant, inkluderar varje rad en statusetikett.
Statusetikett | När den visas |
Startar snart | Visas 15 minuter före skiftets start. |
Instämplad | Aktiv stämpling finns. |
Sen | Ingen stämpling inom 0–60 minuter efter skiftets start. |
Sen: [tid] | Anställd stämplade in efter skiftets starttid, [tid] visar tiden mellan skiftets start och stämplingens start. |
Ingen närvaro | Fortfarande inte stämplad in >1h efter skiftets start. |
Utstämplad | Tidig utstämpling före skiftets slut. |
Du kan filtrera listan med statusfiltret ovanför objekten. Om du väljer alla anställda visas hela listan.
Slutligen kan du också gå direkt till dagens schema genom att klicka på Visa alla skift.
Speciella tidrapporteringsfall
- Stämpling utan schema: Stämplingar visas i listan så länge stämplingen existerar. Stämplingens starttid avgör dess position i listan.
- Avvikelserapportering: Endast Instämplad eller Startar snart status visas.
- Stämpling in/ut och raster: Om en anställd är utstämplad på en rast visas de fortfarande som instämplade. I denna första version tar widgeten endast hänsyn till start- och sluttider för stämplingar.
Frånvaro idag
Denna sektion visar alla godkända frånvaron för idag mellan 00:00–23:59.
Bra att veta om Dagens översikt
- Widgetdata: Widgeten speglar all data som finns tillgänglig i den enhet eller avdelning du tittar på. Delade anställda som arbetar i den enheten eller avdelningen kommer att visas om tillämpligt.
- Datauppdatering:
- Stämplingsdata uppdateras automatiskt var 5:e minut.
- Skiftdata uppdateras var tredje timme.
- Att ladda om sidan visar alltid den senaste tillgängliga informationen.
- Behörigheter: Du behöver minst läsåtkomst till Schemaläggning för att se widgeten. För att se varje avdelning:
- Anställdas närvaro: Schemaläggning → Stämplingar (≥ läs).
- Frånvaro idag: Schemaläggning → Frånvaro (≥ läs).
- Synlighet: Widgeten är synlig på skrivbord, mobil eller surfplatta.
- Översikt användare: Widgeten kommer att vara tillgänglig på enhets- och avdelningsnivå i Översikten.
Kommande event
Widgeten Kommande event innehåller information om olika event som är på väg att inträffa och sorteras efter tidpunkt, med de event som ligger närmast i tid först i listan. Följande information visas i denna widget:
- Frånvaroansökningar
- Avtalsutgångar
- Tilldelningsförfrågan för godkännandeansvarig
- Födelsedagar
- Skiftbokningar av obemannade skift
- Skiftbytesförfrågningar
- Förfrågningar om skiftavbokning
- Utgångna färdigheter
Beroende på dina åtkomsträttigheter kan endast objekt som tillhör vissa av ovanstående kategorier visas.
Filtrera kommande event i översikten
Du kan interagera med avdelningen för Kommande event genom att filtrera ut de event du vill se. Dessutom kan du också se antalet event för varje grupp av event.
Om det inte finns några kommande event, kommer sidan att visa ett tomt tillstånd liknande exemplet nedan.
Bemanning
Denna widget är inställd på att visa data för den aktuella dagen, veckan eller månaden. Widgeten innehåller ett diagram som visar schemalagda timmar i relation till arbetade timmar. Om du väljer daglig vy kommer det att visa mängden schemalagda och stämplade timmar grupperade per timme på dagen. Om du väljer veckovis eller en månadsvy kommer samma data att visas men grupperade per veckodag eller månad, respektive.
När du hovrar över en stapel i diagrammet kommer antalet schemalagda vs. arbetade timmar för den timmen eller dagen att visas.
Inom bemanningsgrafen kan du se de specifika datumen för den valda perioden. Genom att klicka på någon av staplarna i grafen kommer du att omdirigeras till Schemavyn för den specifika dagen, veckan eller månaden.
Schemaläggning
Dessa widgets innehåller schemaläggningsrelaterad information och visar data för de kommande fyra veckorna (28 dagar).
Behöver godkännande
Behöver godkännande kommer att innehålla information om antalet väntande frånvaro- och skiftförfrågningar som behöver chefens godkännande.
- Frånvaroansökan: Antalet frånvaroansökningar räknas för de kommande 28 dagarna.
- Skiftbokningar att godkänna: Detta är antalet skiftbokningar, inte antalet skift som anställda har ansökt om. Till exempel, om det finns ett skift som fyra anställda har ansökt om, kommer detta att visas som fyra skiftbokningar, inte som ett. Förfrågningar om skiftavbokningar ingår inte i denna räkning.
- Visa förfrågningar: Nedanför antalet väntande förfrågningar finns en ny länk kallad Visa förfrågningar som kommer att omdirigera dig till notifikationspanelen i Schemavyn där du enkelt kan lösa väntande förfrågningar.
Skifttäckning
Inom skifttäckning kan du se antalet obemannade skift och den tillhörande procentandelen av skifttäckning.
- Skifttäckning: Skifttäckningen indikerar vilken andel av alla skift som för närvarande är obemannade. Formeln som används för att beräkna denna procentandel är: (Antal bemannade skift /(Antal bemannade och obemannade skift)) * 100.
- Obemannade skift: Antalet obemannade skift.
- Visa kommande schema: Nedanför antalet skifttäckning och obemannade skift finns en ny länk som heter Visa kommande schema som omdirigerar dig till Schemavyn för de kommande 28 dagarna så att du enkelt kan tilldela dessa skift och öka skifttäckningen på din enhet.
Anpassa widgets
Utöver de widgets som Quinyx visar som standard kan du visa prognosrelaterade widgets. För att göra detta, gå till Kontoinställningar > Optimeringsinställningar > Variabelinställningar och tillåt de olika widgetarna i översikt kolumnen.
Åtkomsträttigheter
Vänligen läs mer om Åtkomsträttigheter för mer detaljerad information om vilka åtkomsträttigheter som krävs för att kunna se specifika objekt på översikten.
