Lönefunktionalitet

Uppdaterad 15/10/20 av Leigh Hutchens

I tidvyn visas en kryssruta framför respektive medarbetare. Beroende på parameterinställningen "Överför endast helt attesterade tider" i Classic samt medarbetarens faktiska status kan du kryssa i en given kryssruta vilket i sin tur möjliggör nedanstående lönefunktionalitet. Läs mer om Tid-fliken här.

När du utför lönehandlingar för en specifik dag i så görs detta för en hel dag, från affärsdygnsbryt till affärsdygnsbryt.

Preliminär fil

Tack vare den preliminära filen kan du "provexportera" din lönefil för att se till att inga problem uppstår när filen når ditt lönesystem. På så sätt kan du, om ett problem skulle uppstå, ta itu med detta i Quinyx och köra samma fil igen. Av den anledningen så låser inte en preliminär fil de överförda löneposterna, vilket innebär att du fortfarande kan redigera de posterna i Schema även efter att du har kört den preliminära filen (såvida du inte låst själva schemat, såklart).

Följ stegen nedan för att köra en preliminär lönefil:

  • Gör dina val i Anpassa vy-panelen i Tid och se till att du väljer ett och enbart ett lönefil.
  • Klicka på "Tillämpa" längst ner i panelen.
  • Vänta medan Quinyx bearbetar din förfrågan.
  • Bocka i kryssrutorna för medarbetarna du vill överföra till lön för i kolumnen längst till vänster i listan som visas. Använd kryssrutan på rubriksnivå om du vill välja samtliga medarbetare i listan - detta kommer välja samtliga medarbetare som hämtats i och med din förfrågan, du behöver med andra ord inte skrolla ner för att visa alla medarbetare för att den kryssrutan ska inkludera alla.
  • Klicka på "Preliminär fil"-knappen som tänds bredvid "Anpassa vy"-knappen när du markerar en kryssruta.
  • I modalen som visas sammanfattas vad som kommer att överföras:
    • Antal löneposter som kommer inkluderas i filen.
    • Antal löneposter som kommer ignoreras eftersom de saknar medarbetar- och/eller chefsattest.
    • Antal löneposter som kommer att ignoreras eftersom de saknar stämpling.
    • Antal löneposter som kommer ignoreras eftersom de är redo medan medarbetaren inte är det (notera att den här raden enbart visas om du har valt medarbetare som har status "Klar för överföring" i kombination med minst en medarbetare som är inte redo men som har minst en lönepost som redan har överförts till lön.)
    • Antal löneposter som ignoreras eftersom de redan har överförts till lön.
  • Om du markerar "Lås schemat till och med"-kryssrutan så kommer schemat, när du väl skapar filen i fråga, att låsas till och med angivet datum för alla enheter och avdelningar där åtminstone en lönepost nu överförs till lön.
    Notera att:
    • Alternativet att låsa gruppens schema är inte tillgängligt om det "Till datum" du har valt i Anpassa vy-panelen är inställt på dagens datum eller senare. Detta är konsekvent med funktionen att låsa schemat i Schema.
    • Schemat låses inte för någon grupp för vilket det nuvarande låsdatumet är satt till senare än det "Till datum" som valts för den valda perioden. Syftet med detta är att användare inte av misstag ska kunna upp datum som de medvetet har låst ifrån Schema.
    När det kommer till behörigheter så behöver du skrivrättighet på Lås schema-rättigheten för att göra detta. Om du för någon av de enheter eller avdelningar för vilka du överför minst en lönepost till lön inte har åtkomst och / eller läsrättighet så kommer ett felmeddelande att visas där det står att du inte har tillgång till den här åtgärden för samtliga valda grupper.
  • Om du bockar i "Skicka mig till filarkivet"-kryssrutan så kommer du omdirigeras till filarkivet när du klickar på "OK".
  • När du väl kommit till filarkivet, vänta på att genereringen av din fil är klar.

Skapa lönefil

Lönefilen kör lön definitivt för de valda grupperna och medarbetarna.

Jämfört med att köra en preliminär lönefil kommer överföring till lön dessutom att:

  • Låsa överförda löneposter från att redigeras genom att visa dem som utgråade i Schema - bara genom att backa överföringen kommer du kunna redigera de här posterna igen.
  • Uppdatera statusen för överförda löneposter från "Klar för överföring" till "Överförd till lön".

För att köra en definitiv lönefil, följ samma steg som när du kör en preliminär fil (se ovan), men när du väl har valt vilka medarbetare du vill föra över så klickar du istället på "Skapa lönefil"-knappen som visas bredvid "Preliminär lönefil"-knappen när minst en kryssruta är ibockad. Resten av flödet är likadant som när du kör en preliminär fil.

Quinyx varnar och stoppar dig om du försöker överföra en definitiv lönefil medan lön redan överförs för minst en av samma medarbetare av en annan Quinyx-användare i din organisation - förutsatt att perioderna överlappar. Denna funktion ämnar säkerställa att lön inte överförs två gånger för samma löneposter.

Löneunderlagsrapport

Du kan köra en löneunderlagsrapport från Tid-vyn. För kunder som går över från Classic så är denna rapport också känd som Excel-rapporten som är tillgänglig i Överför till lön-gränssnittet i Classic.

Om du markerar minst en kryssruta i Tid så visas en löneunderlagsrapport. Precis som när du har klickat på knappen för att köra en preliminär eller definitiv lönefil så visas nu en modal med antalet löneposter som kommer att tas med, ignoreras eftersom de saknar attest, ignoreras för att de saknar stämpling samt ignoreras för att de redan har överförts till lön.

Samma alternativ för att låsa schemat finns här som för preliminär och definitiv lönefil - se längre upp i denna artikel för en detaljerad beskrivning av den funktionen. Du kan också välja att omdirigeras till filarkivet tack vare kryssrutan längst ner i modalen.

Alternativen "Endast attesterade stämplingar", "Endast totaler" och "Inkludera lönearter som inte överförts till lön" som finns i Analys-gränssnittet är alla inställda på falskt / ej ibockade när du kör denna rapport från Tid-gränssnittet.

Backa

Som beskrivis ovan så uppdateras status för inkluderade löneposter när du skapar en definitiv lönefil ("Skapa lönefil"-knappen) till "Överförd till lön" i Tid samtidigt som samma poster låses från att redigeras i Schema. Om du backar löneposterna så ändras statusen till "Klar för överföring" och de kan redigeras i Schema igen.

Medan redigeringslåset som beskrivs ovan är olåst så återställer backningen inte låsdatumet för själva Schemat som eventuellt tillämpats med hjälp av "Lås schemat till och med"-kryssrutan.

Du kan backa samtliga överförda löneposter. Bocka bara i checkrutan för den medarbetare du väljer att backa en lönepost för. Bland knapparna som visas i det övre högra hörnet av vyn finns det nu en som heter "Backa".

Om du klickar på backa-knappen så visas en modal som sammanfattar antalet valda poster som kommer att backas, liksom vilka som inte kommer att backas eftersom de inte har överförts än. Om du väljer en medarbetare som är klar för överföring men som inte har några överförda poster så kommer backa-knappen fortfarande att visas, men sammanfattningen i modalen kommer ange att 0 poster kommer backas. Om du bara vill återställa en delmängd av en given medarbetares löneposter så använder du Anpassa vy-panelens filteralternativ till att specifikt ladda just de posterna för den medarbetaren i vyn.

Om du fortsätter med att faktiskt backa poster så kommer en förloppsindikator visas medan din förfrågan bearbetas. Medan denna förfrågan körs så stängs Anpassa vy-panelen och funktionaliteten inom tidsvyn inaktiveras, men du kan lämna vyn medan förfrågan körs och komma tillbaka senare.

När bearbetningen av din förfrågan är klar så kommer du att landa i samma vy med samma data som tidigare. Du kan nu gå till Schema och redigera de backade löneposterna. Om du vill visa den aktuella statusen för de återställda löneposterna så klickar du på "Tillämpa" i Anpassa vy-panelen igen.

Överför lönefil till FTP-server

Kunder med en FTP-server uppsatt på sitt Quinyx-konto överföra en lönefil till den FTP-servern i tillägg till att filen i fråga överförs till filarkivet.

När du klickar på knappen "Skapa lönefil" som visas efter att ha markerat minst en kryssruta så kommer modalen som visas att ha ytterligare två alternativ om du har en FTP-server uppsatt:

  • Ladda upp fil till filarkiv.
    • Detta är standard- och enda beteende för konton som inte har någon FTP-server uppsatt.
  • Ladda upp fil till filarkiv och till FTP-server.
Av säkerhetsskäl så är detta alternativ inte tillgängligt vid överföring av preliminära filer.

Vad förs över till lön?

Följande gäller för Quinyx, både i Classic och Neo:

  • Om du har gjort ändringar i systemet efter att du klickade på "Tillämpa" i Anpassa vy-panelen så kommer dessa ändringar att beaktas när du förför till lön.
  • Om en faktisk lönepost inte genererar lön, exempelvis eftersom lönearten som genereras av posten inte är ibockad i medarbetarens avtalsmall, så kommer den posten att visas i Tid-fliken men inte inkluderas i lönefilen.
  • Den i gruppväljaren valda gruppens affärsdygnsbryt tillämpas. Föreställ dig till att du för över till lön för 1-31 mars och att enheten du valt i gruppväljaren har midnatt som affärsdygnsbryt. Vissa löneposter du för över har 23:30 som starttid den 31 mars och de äger rum på en enhet vars affärsdygnsbryt är 23:00 - de kommer fortfarande föras över som del av mars månads lön eftersom det är den valda enhetens affärsdygnsbryt som tillämpas vid skapande av lönefilen.
Löneposterna som inkluderas kontra ignoreras i filen beror på ett antal parameterinställningar i Classic, inklusive "Överför endast helt attesterade tider" samt "Inkludera transaktioner som saknar personalattest i lönefil" i kombination med "Hierarkisk attest" och "Chef kan attestestera för anställd".


Fick du hjälp?