Översikt
Uppdaterad
av
Leigh Hutchens
Varför översikten är användbar
Översikten fungerar som ditt centrala kommandcenter för workforce management, och erbjuder betydande fördelar som förbättrar operativ effektivitet och beslutsfattande. Genom att konsolidera kritisk information i en enda, anpassningsbar vy, möjliggör översikten för chefer att:
- Spara tid: Få tillgång till all viktig workforce-data på en plats, vilket eliminerar behovet av att navigera genom flera skärmar och moduler
- Göra proaktiva beslut: Upptäcka potentiella bemanningsproblem, täckningsluckor och kommande event innan de blir problem
- Förbättra svarstider: Snabbt identifiera och hantera väntande förfrågningar, godkännanden och schemakonflikter med direkta länkar till relevanta avdelningar
- Förbättra synlighet: Få insikter i realtid om bemanningsnivåer, skifttäckningsprocent och kommande personalbehov på olika organisatoriska nivåer
- Effektivisera arbetsflöden: Använd integrerad navigering för att smidigt gå från översiktsinsikter till åtgärdsbara uppgifter i schemavyn
Oavsett om du hanterar en enskild enhet eller övervakar flera regioner, anpassar sig översikten till ditt ansvarsområde, vilket säkerställer att du alltid har rätt information för att upprätthålla optimal personalprestanda och anställdas tillfredsställelse.
Få enkelt tillgång till information om händelser, bemanning och schemaläggning. Beroende på ditt val i gruppväljaren visas relevant data för din region, din enhet eller avdelning.
Standardöversiktswidgets
Standardöversiktswidgets är:
Widgetnamn | Primär funktion |
Sammanfattning av plats | Nyckelprestandaindikatorer (KPI:er) som visar schemalagda anställda, timmar, obemannade skift och skifttäckning för den valda perioden. |
Dagens översikt | En ögonblicksbild i realtid av anställdas närvaro, inklusive sena ankomster, uteblivna och aktuell frånvaro. |
Behöver Uppmärksamhet | En prioriterad översikt över operativa uppföljningar (t.ex. godkännanden och kommande event). |
Bemanning | Ett jämförelsediagram över schemalagda timmar kontra faktiskt arbetade (stämplade) timmar för den aktuella dagen, veckan eller månaden. |
Behöver godkännande | En sammanställd vy över förfrågningar som kräver chefens godkännande (t.ex. frånvaroansökningar och skiftbokningar) och omedelbara täckningsluckor. |
Skifttäckning | En visuell representation av alla skift och tilldelade skift. |
Sammanfattning av plats
I Sammanfattning av plats kan chefer snabbt förstå den aktuella schemaläggningsstatusen och se var åtgärder kan behövas.
- Schemalagda anställda: KPI:n för schemalagda anställda visar antalet anställda som är schemalagda att arbeta den aktuella dagen, dagen efter eller inom en 24-timmarsperiod.
- Schemalagda timmar: KPI:n för schemalagda timmar visar antalet schemalagda timmar den aktuella dagen, dagen efter eller inom en 24-timmarsperiod.
- Obemannade skift: Nyckeltalsindikatorn för obemannade skift visar antalet obemannade skift under den aktuella dagen, dagen efter eller inom en 24-timmarsperiod. Denna nyckeltalsindikator kan användas som en indikator på hur många skift som behöver bemannas.
- Skifttäckning: Nyckeltalsindikatorn för skifttäckning visar procentandelen skift med tilldelade anställda jämfört med antalet obemannade skift under den aktuella dagen, dagen efter eller inom en 24-timmarsperiod. Denna nyckeltalsindikator hjälper dig att snabbt förstå procentandelen av skiften som behöver bemannas.
Dagens översikt
Dagens översikt ger en realtidsbild av närvaron som ger dig en omedelbar uppfattning om hur dagen utvecklas. Istället för att kontrollera flera platser för att förstå vem som börjar snart, vem som redan är på plats, vem som är sen, eller vem som inte har dykt upp, får du allt detta direkt på Översikten.
Det är vyn du öppnar först på morgonen och återkommer till under dagen för att säkerställa att du har den täckning du behöver. Om någon kommer sent, missar en stämpling eller en frånvaro skapar ett bemanningsgap, ser du det direkt. Det gör det mycket enklare att agera - omtilldela ett skift, ordna täckning eller hantera potentiella problem innan de växer.
Dagens översikt består av två delar: Anställdas närvaro och Frånvaro idag.
Anställdas närvaro
Denna sektion visar anställda med skift eller stämplingar inom ett 4-timmarsfönster (aktuell tid ± 2 timmar). Listan sorteras efter skiftets starttid (eller stämplingens starttid när inget skift finns). När det är relevant, inkluderar varje rad en statusetikett.
Statusetikett | När den visas |
Startar snart | Visas 15 minuter före skiftstart. |
Instämplad | Aktiv stämpling finns. |
Sen ankomst | Ingen stämpling inom 0–60 minuter efter skiftets start. |
Sen stämpling | Anställd stämplade in efter skiftets starttid, [tid] visar tiden mellan skiftets start och stämplingens start. |
Ingen närvaro | Fortfarande inte stämplat in >1h efter skiftets start. |
Utstämplad | Tidig utstämpling före skiftets slut. |
Du kan filtrera listan med statusfiltret ovanför objekten. Om du väljer alla anställda visas hela listan.
Slutligen kan du också gå direkt till dagens schema genom att klicka på Visa alla skift.
Speciella tidrapporteringsfall
- Stämpling utan schema: Stämplingar visas i listan så länge stämplingen existerar. Stämplingens starttid bestämmer dess position i listan.
- Avvikelserapportering: Endast statusarna Instämplad eller Startar snart visas.
- Stämpla in/ut och raster: Om en anställd är utstämplad på en rast, visas de fortfarande som instämplade. I denna första version beaktar widgeten endast start- och sluttider för stämplingar.
Frånvaro idag
Denna sektion visar all godkänd frånvaro för idag mellan 00:00–23:59.
Bra att veta om Dagens översikt
- Widgetdata: Widgeten återspeglar all data som är tillgänglig i den enhet eller avdelning du tittar på. Delade anställda som arbetar i den enheten eller avdelningen kommer att visas om tillämpligt.
- Datauppdatering:
- Stämplingsdata uppdateras automatiskt var 5:e minut.
- Skiftdata uppdateras var 3:e timme.
- Att ladda om sidan visar alltid den senaste tillgängliga informationen.
- Behörigheter: Du behöver minst läsbehörighet till Schemaläggning för att se widgeten. För att se varje sektion:
- Anställdas närvaro: Schemaläggning → Stämplingar (≥ läs).
- Frånvaro idag: Schemaläggning → Frånvaro (≥ läs).
- Synlighet: Widgeten är synlig på skrivbord, mobil eller surfplatta.
- Översiktsanvändare: Widgeten kommer att finnas tillgänglig på enhets- och avdelningsnivå i översikten.
Kräver uppmärksamhet
Widgeten Kräver uppmärksamhet hjälper dig att identifiera och agera på de viktigaste operativa uppföljningarna för de kommande veckorna. Den ersätter den tidigare widgeten "Kommande händelser" för att ge en mer strömlinjeformad och handlingsbar upplevelse.
Vad som ingår
Widgeten visar händelser som inträffar inom de kommande 28 dagarna. Beroende på dina behörigheter kan du se:
- Förfrågningar: Frånvaro, skiftavbokning, skiftbokningar, skiftbyten och tilldelningsförfrågningar.
- Avtal: Kommande avtalsuppdateringar och avtal som löper ut.
- Anställd info: Födelsedagar och kompetensutgångar.
Allmänt beteende
- Kollapsbara listor: Avdelningar visas som "dragspel." De är som standard kollapsade för att spara utrymme, och visar en titel och antalet objekt.
- Scrollbara vyer: De flesta avdelningar visar upp till fem objekt; du kan scrolla för att se resten.
- Uppdatera: Widgeten uppdateras varje gång översikten laddas om.
Interaktioner
Du kan vidta åtgärder direkt från widgeten:
- Djup-länkning: Genom att välja ett objekt baserat på en förfrågan (t.ex. en frånvaro- eller skiftbytesförfrågan) öppnas Schema -fliken med Notifikationspanelen automatiskt fokuserad på den specifika förfrågan.
- Endast information: Objekt som födelsedagar, kompetensutgångar och avtalsuppdateringar är för synlighet och leder inte till en omdirigering när de klickas på.
Synlighet & Behörigheter
Denna widget är synlig på Lokala chefer och Avdelningschefers Översikter. Om du saknar behörighet för en specifik sektion (t.ex. Kompetensutgångar) är den sektionen dold. Om du saknar behörigheter för alla sektioner visas ett meddelande om "Ingen behörighet"
Filtrera kommande event i Översikten
Du kan interagera med sektionen Kommande event genom att filtrera ut de event du vill se. Dessutom kan du också se antalet event för varje grupp av event.
Om det inte finns några kommande event, kommer sidan att visa ett tomt tillstånd liknande exemplet nedan.
Bemanning
Denna widget är inställd på att visa data för den aktuella dagen, veckan eller månaden. Widgeten innehåller ett diagram som visar schemalagda timmar i förhållande till arbetade timmar. Om du väljer daglig vy visas mängden schemalagda och stämplade timmar grupperade per timme på dagen. Om du väljer veckovis eller månadsvis vy visas samma data men grupperade per veckodag eller månad, respektive.
Genom att hovra över en stapel i diagrammet visas antalet schemalagda vs. arbetade timmar för den timmen eller dagen.
Inom bemanningsgrafen kan du se de specifika datumen för den valda perioden. Genom att klicka på någon av staplarna i grafen omdirigeras du till schemavisningen för den specifika dagen, veckan eller månaden.
Schemaläggning
Dessa widgets innehåller schemaläggningsrelaterad information och visar data för de kommande fyra veckorna (28 dagar).
Behöver godkännande
Behöver godkännande kommer att innehålla information om antalet väntande frånvaro- och skiftförfrågningar som behöver chefens godkännande.
- Frånvaroförfrågningar: Antalet frånvaroförfrågningar räknas för de kommande 28 dagarna.
- Skiftbokningar att godkänna: Detta är antalet skiftbokningar, inte antalet skift som anställda har ansökt om. Till exempel, om det finns ett skift som fyra anställda har ansökt om, kommer detta att visas som fyra skiftbokningar, inte som ett. Förfrågningar om skiftavbokningar ingår inte i denna räkning.
- Visa förfrågningar: Under antalet väntande förfrågningar finns en ny länk som heter Visa förfrågningar som omdirigerar dig till Notifikationspanelen i schemavisningen där du enkelt kan lösa väntande förfrågningar.
Skifttäckning
Inom Skifttäckning kan du se antalet obemannade skift och den anslutna procentandelen av skifttäckning.
- Skifttäckning: Skifttäckningen indikerar vilken andel av alla skift som för närvarande är obemannade. Formeln som används för att beräkna denna procentandel är: (Antal bemannade skift /(Antal bemannade och obemannade skift)) * 100.
- Obemannade skift: Antalet obemannade skift.
- Visa kommande schema: Under antalet skifttäckning och obemannade skift finns en ny länk som heter Visa kommande schema som omdirigerar dig till schemavisningen för de kommande 28 dagarna så att du enkelt kan tilldela dessa skift och öka skifttäckningen på din enhet.
Anpassa widgets
Utöver de widgets som Quinyx visar som standard kan du visa prognosrelaterade widgets. För att göra detta, gå till Kontoinställningar > Optimeringsinställningar > Variabelinställningar och tillåt de olika widgets i Översikt -kolumnen.
Åtkomsträttigheter
Vänligen läs mer om Åtkomsträttigheter för mer detaljerad information om vilka åtkomsträttigheter som krävs för att kunna se specifika objekt på översikten.
